Роскомнадзор и реестр операторов персональных данных: образец уведомления, меры по защите при обработке, регистрация лиц и как проверить есть ли данные на портале?

Здравствуйте! Сегодня мы обсудим еще один вид проверок, затрагивающий каждого работодателя, а именно инспекции Роскомнадзора. О том, как они проходят, и как к ним подготовиться, читайте в нашей статье.

Виды проверок

Процедура проверки во многом зависит от ее вида. Основные типы проверок:

1. Плановые. Их график составляется заранее, еще в конце предыдущего года, и публикуется на сайте. Кроме того, проверяемого предупредят письмом или лично как минимум за три дня до начала инспекции.
2. Внеплановые. Они инициируются после поступления жалоб от недовольных клиентов или даже от доноса конкурента. В зависимости от серьезности предполагаемого нарушения о проверке могут предупредить за сутки, а могут и не предупредить вовсе.
3. Документарные. Проверяется пакет документов, который по запросу предоставляется в контролирующий орган.
4. Выездные. Осматривается территория предприятия.

Что проверяет Роскомнадзор

Далеко не все знают, за какую область отвечает Роскомнадзор, или иначе Федеральная служба по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.

Роскомнадзор контролирует работу операторов любых персональных данных (сотрудников или клиентов).

Подконтрольными Роскомнадзору субъектами выступают все предприятия, большинство ИП и даже некоторые граждане, которые вне зависимости от объема, обрабатывают и собирают информацию о клиентах, сотрудниках и других гражданах.

У вас есть наемные работники? Если ответ положительный, то будьте уверены, вы уже точно попадаете под проверки Роскомнадзора по персональным данным.

Трудовой Кодекс РФ дает нам такое толкование термина: персональные данные — сведения, которые необходимо передать работодателю для осуществления служебных обязанностей. Например, это паспортные данные, номер телефона, адрес и даже факты биографии (образование, опыт работы, семейное положение).

Роскомнадзор проверяет:

1. Документы, включающие в себя персональные данные. Если проверка выездная – еще и условия их хранения, организацию места хранения. Собственно хранение данных на предприятии может быть физическим или электронным, Роскомнадзор проверяет оба метода;
2. Обрабатывающие их системы (компьютеры и программы);
3. Внутренние нормативные акты, касающиеся обработки и хранения персональных данных, и их практическое соблюдение;
4. Сайт компании в интернете. Например, предприятие могут оштрафовать, если на его сайте производится сбор персональных данных (для регистрации нужно вводить свое имя, номер телефона), но не размещены подробности дальнейшей работы компании с персональными данными.

Единого перечня документов, которые подвергаются проверке, не существует, но приблизительный список такой:

• Учредительные документы фирмы (свидетельство о государственной регистрации, ИНН, ЕГРЮЛ, устав общества и прочие);
• Копия уведомления о намерении осуществлять работу с персональными данными (можно заменить выпиской из реестра операторов);
• Список персональных данных, собираемых и охраняемых вашей компанией;
• Список сотрудников, имеющих доступ к персональным данным, вместе с приказом об их допуске;
• Инструкции сотрудников, которые в ходе своей трудовой деятельности обрабатывают персональные данные и обеспечивают информационную защиту;
• Положение об ответственности работников за разглашение персональных данных и нарушение запрета доступа к ним;
• Положения о коммерческой тайне, о защите персональных данных, хранящихся на предприятии;
• Положения об особенностях обработки персональных данных, в том числе их обезличивания;
• Документы, характеризующие систему защиты персональных данных (план мероприятий, акт определения уровня защищенности);
• Положения, касающиеся информационной безопасности (об антивирусах, паролях, инструктажи сотрудников по требованиям информационной безопасности);
• Соглашения о неразглашении персональных данных, подписанные всеми сотрудниками;
• Бланки согласия граждан на обработку их персональных данных;
• Журналы инструктажей сотрудников по вопросам информационной безопасности и прочих внутренних контрольных мероприятий режима защиты;
• Журналы учета всех носителей информации, а также средств защиты информационных систем.

Как подготовиться к проверке Роскомнадзора

Перед любой проверкой важна правильная подготовка. Давайте рассмотрим, какие мероприятия помогут не ударить в грязь лицом перед инспектором.

Проверка Роскомнадзора одна из самых сложных в плане подготовки. Данные – вещь нематериальная, для обеспечения безопасности их недостаточно положить в сейф под ключ. Нужно привести в порядок огромный пакет документов, и не удивительно, что сделать это самостоятельно, не упустив ничего из виду, задача не из легких.

Крупные операторы обычно не скупятся на содержание в штате фирмы специально обученного сотрудника, который следил бы за всеми бумагами, информационными системами и руководил подготовкой к проверке.

Для предприятий поменьше есть другой, но тоже недешевый вариант – нанять стороннего эксперта. Он поможет единожды систематизировать хранение и обработку персональных данных на фирме.

Если эти два варианта предпринимателю не по карману, придется все делать собственными силами.

Основной план подготовительных мероприятий выглядит так:

1. Убедитесь, что ранее вы подавали в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных. Подавать его нужно прежде, чем начинать деятельность, и опоздание уже становится поводом для штрафа. На практике Роскомнадзору почти всегда удается доказать, что каждый работодатель является оператором персональных данных. Какие бы факты он ни приводил в доказательство обратного.
2. Проверьте, соответствует ли ваша текущая деятельность указанному в едином реестре. Уточните содержание заявления, которое вы ранее подавали в Роскомнадзор и при необходимости внесите в него изменения. Необходимую для этого форму можно скачать на сайте Роскомнадзора. Именно несоответствие этих данных и фактической деятельности выступает самой распространенной причиной штрафа от Роскомнадзора. Например, даже назначение другого ответственного за обработку персональных данных сотрудника уже становится основанием для штрафа.
3. Назначьте ответственного за обработку персональных данных, вместе с ним приступайте к подготовке всех документов, сопровождающих путь персональных данных от сбора, до хранения и уничтожения.
4. Обязательно оформите «Политику компании в отношении обработки персональных данных». Вы можете дать документу другое название, но суть в том, что он станет основополагающим сводом правил и инструкций в интересующем Роскомнадзор вопросе.
5. Подготовьте к проверке всех сотрудников. Ознакомьте их с документами по работе с персональными данными. Установите четкие правила поведения с инспекторами, если ожидается выездная проверка. Очень часто у проверяющих возникают вопросы к простым работникам. Отработайте с ними тактику «глухой защиты» – ничего не говорить, ничего не подписывать без присутствия руководителя. Вы действительно имеете на это право.
6. Проверьте, как и где вы храните бумаги, особенно ксерокопии паспортов, кто имеет к ним доступ.
7. Проверьте материально-техническое оснащение офиса: замки на важных помещениях, наличие сейфов для документов.
8. Воспользуйтесь специальными онлайн-сервисами для подготовки документов. Они бывают совсем бесплатными или коммерческими, но в любом случае дешевле офлайн специалиста. Особенно если вы практически не знакомы с законодательством о персональных данных, сервисы дадут исключительно актуальные подсказки по подготовке.

Как проходит проверка Роскомнадзора

Начинается проверка с уведомления проверяемого. В нем указываются сроки и реквизиты инициирующего приказа. Прилагаются, кроме того, копия самого приказа, план контрольных мероприятий.

Сначала проверяют документы. На предприятие отправляется запрос, на который необходимо ответить в течение 10 дней. Предприниматель предоставляет копии документов, заверенные подписью и печатью. Свидетельство нотариуса не требуется. Если в документах содержится вся необходимая для разъяснения ситуации информация, то до выездной инспекции дело не дойдет.

Но если в бумагах будут обнаружены ошибки или у инспектора останутся вопросы, то тогда он лично навестит предпринимателя. Посетителей должно быть минимум двое, они обязаны предъявить удостоверения и копии приказа о проведении проверки.

Длится выездная проверка 20 рабочих дней, и еще на 20 дней она может быть продлена, если требуется провести дополнительные исследования.

Итогом проверки становится акт. Если были обнаружены нарушения – в акт включат предписания по их устранению и отведенные на исправление ошибок сроки.
Результат проверки можно обжаловать.

Сделать это можно как письменно, так и устно (например, в ходе личного приема или по телефону – подробности можно найти на сайте территориального органа Роскомнадзора).

Рассматривается жалоба в течение месяца.

Советы предпринимателям

Во время проверки:

1. Вы имеете право ознакомиться с документами, относящимися к проверке, с положениями и регламентом;
2. Не экономьте на помощи профессионалов. Даже присутствие юриста придаст вам уверенности и поможет не упустить из виду важных мелочей в переговорах и оформлении документов;
3. Не паникуйте;
4. Тщательно проверяйте документы, прежде чем передать их инспектору. По возможности снимайте со всего копии;
5. Выездной осмотр может проводиться только в присутствии понятых. Если их нет, вы имеете право обжаловать результаты проверки через суд;
6. Инспекторы не имеют права изымать документы, не имеющие отношения к предмету проверки;
7. Не предоставляйте требуемые документы мгновенно. Вы имеете право на некоторое время для обработки запроса. Не торопитесь, проверьте все еще раз перед передачей инспектору.

Кому не нужно уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных данных

По общему правилу операторы персональных данных перед обработкой этих данных обязаны направить уведомление в Роскомнадзор. При этом закон содержит ряд исключений, при которых уведомлять Роскомнадзор не нужно. 

Если компания планирует собирать сведения о физических лицах, она должна уведомить об этом Роскомнадзор сразу же после регистрации. Причем уведомить ведомство о намерении обрабатывать персональные данные граждан нужно до начала обработки сведений (ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). С 1 июля 2017 года введены повышенные административные штрафы за несоблюдение требований Федерального закона № 152-ФЗ. 

Отправить сообщение в Роскомнадзор можно по интернету на официальном сайте ведомства. В уведомлении указывают правовые основания для обработки персональных данных, цели сбора данных, дату начала обработки и меры по обеспечению сохранности полученных сведений. Сбором данных считается получение от физлиц любой информации, которая позволяет их идентифицировать.

При этом закон содержит ряд исключений, при которых уведомлять Роскомнадзор не требуется. Список таких ограничений установлен в ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Не требуется подавать уведомление в следующих случаях:

• При сборе и обработке персональных данных без использования средств автоматизации. Если обработка осуществляется без компьютера и электронных баз данных, уведомлять Роскомнадзор не требуется. При этом оператор данных должен соблюдать требования Постановления Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 «Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации». Если компания использует компьютеры, это не значит, что обработка данных осуществляется с использованием средств автоматизации. Неавтоматизированной обработкой персданных считается использование, уточнение, распространение, уничтожение персональных данных, которые осуществляются при непосредственном участии человека.
• При сборе личных сведений сотрудников в рамках трудовых отношений. Это касается только тех данных, которые необходимо предоставить работодателю при оформлении трудового и коллективного договора. О сборе и обработке сведений, которые не касаются трудовых отношений нужно уведомлять Роскомнадзор. Также уведомлять нужно, если работодатель собирается обрабатывать данные уволенных сотрудников (п. 1 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
• При оформлении компанией договора с физическим лицом. В этом случае уведомлять Роскомнадзор не нужно, если исполнитель/продавец/поставщик не собирается передавать персональные данные третьим лицам (п. 2 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Персональные данные должны использоваться исключительно для исполнения договора, в связи с заключением которого они получены.
• При сборе сведений общественным объединением или религиозной организацией. Обработка сведений членов таких организаций осуществляется без уведомления, если персональные данные не распространяются или не раскрываются третьим лицам без письменного согласия субъектов персональных данных (п. 3 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
• При сборе и обработке сведений, которые само физическое лицо сделало общедоступными (п. 4 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
• При сборе персональных данных, которые включают только имя, отчество и фамилию физического лица (п. 5 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
• При получении сведений для однократного пропуска физического лица на территорию оператора данных (п. 6 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
• При обработке данных, включенных в информационные системы персональных данных, имеющих статус государственных автоматизированных информационных систем (п. 7 ч. 2 ст. 22 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
• При сборе сведений транспортными компаниями для обеспечения безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса.

Во всех других случаях уведомлять об обработке данных нужно обязательно. Чтобы уточнить, обязана ли ваша организация подавать уведомление, можно обратиться в Роскомнадзор.

О том, как обезопасить свой бизнес от штрафов по Закону №152-ФЗ, читайте в статье «Закон 152-ФЗ о персональных данных: как обезопасить бизнес от новых штрафов с 1 июля 2017».

Уведомление об обработке персональных данных в Роскомнадзор: образец и пример заполнения, электронная форма для портала

• Правила обработки персональных данных в Российской Федерации утверждены на законодательном уровне, и периодически рекомендации Роскомнадзора — контролирующего эту сферу органа, обновляются.
• Поэтому следует отслеживать последние изменения и разбираться, в каких случаях потребуется уведомлять эту организацию об обработке персональных данных, и как это можно сделать правильно.
• Подготовка документа с уведомлением — это один из важнейших нюансов, который позволит не нарушать нормы и при этом грамотно сотрудничать с РКН.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

1. 8 (800) 700 95 53
2. ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
3. Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Что такое обработка персональных данных

За понятием персональных данных стоит вся информация, каким-либо образом характеризующая человека, это не только полное имя, паспортные данные и реквизиты документов (ИНН, СНИЛС).

Сюда входят любые сведения, в частности:

• адрес проживания и регистрации;
• место рождения, дата;
• информация о семье, социальном положении;
• контактные данные;
• состояние здоровья;
• образование, доходы и так далее.

Индивидуальной информацией обладает как отдельный человек, так и юридическое лицо.

Например:

1. Наименование организации.
2. Адрес.
3. Организационная форма.
4. Информация о документах, реквизитах.

Проще говоря, если по имеющейся информации можно понять к кому она относится, то это и есть персональные данные.

https://www.youtube.com/watch?v=Up1h8Jf4csU

Эти сведения постоянно используются в разных сферах жизни: чтобы взять кредит, устроиться на работу, обратиться в поликлинику или купить что-то через интернет. Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» обязывает получателей информации иметь письменное разрешение граждан для совершения манипуляций с их личными данными.

Сама процедура обработки подразумевает:

• сбор сведений;
• содержание на хранении;
• применение в своих целях;
• передача другим лицам.

Перечисленные действия строго регулируются законодательством, установлены следующие правила:

1. Правомерность и добросовестность – в первую очередь относится к назначению информации и способам обработки.
2. Соответствие совершаемых в отношении личных данных действий целям, для которых они собирались.
3. Объем и характер требуемых сведений, должен соответствовать их назначению.
4. Недопустимость объединения баз данных, собранных для разных целей.

Любая информация запрашивается, прежде всего, у того, к кому она относится. Привлечение посторонних для получения сведений, возможно, только если есть письменное согласие.

Общие положения

Для отправки уведомления необходимо пройти простой алгоритм и заполнить электронный вариант формы, представленной на сайте pd.rkn.gov.ru.

Что необходимо сделать

Оператору, который решил отправить уведомление, необходимо:

1. Зайти на сайт Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций.
2. Найти и заполнить форму. Новый вариант был представлен законодателем в Приложении №1 к Методическим рекомендациям по заполнению, которые были утверждены Приказом №94.
3. После заполнения форму уведомления следует отправить для обработки информационной системой, а затем скачать и распечатать. Бумажную версию уведомления необходимо подписать руководителю предприятия-оператора и направить в территориальный орган Роскомнадзора.
4. После включения в реестр сделать проверку и найти оператору самого себя. По результатам поискового запроса через этот же сайт получить сразу можно информацию о 100 операторах. Для более точного поиска лучше вводить не только наименование оператора, но и его ИНН. К примеру, можно ввести некоторую оригинальную часть наименования, не указывая организационно-правовую форму, кавычки и т. д. Из часто встречающихся слов лучше избегать таких как «федеральный», «российский», «общество» и т. д.

Есть возможность подать уведомление и через сайт Госуслуг, алгоритм действий тот же. Бумажный вариант уведомления направляется в Роскомнадзор по почте письмом с уведомлением.

Инструкция по заполнению для Роскомнадзора

Заполнение формы не составляет труда, на официальном сайте уполномоченного органа можно воспользоваться образцом.

Портал Роскомнадзора: что это

Оператор персональных данных – человек, учреждение, организация, располагающие доступом к индивидуальной информации, выполняющие в отношении неё действия, направленные на достижение собственных целей. Под это определение попадают также лица, привлечённые для работы с полученными сведениями, хотя правовую ответственность за деятельность третьих лиц несёт оператор.

Учитывая, что любой человек владеет чужими личными данными (например, полное имя друзей, знакомых, родственников, их номера телефонов, адрес и так далее), понятие оператора данных нуждается в некоторой конкретизации. Так, закон «О персональных данных» не применяется:

• в случае пользования индивидуальной информацией в личных целях, если это не приносит вред;
• в отношении работы архивных учреждений;
• если сведения относятся к государственной тайне;
• когда материалы касаются деятельности судов.

Все остальные обязаны заявить о себе в Роскомнадзор для занесения в общую базу операторов персональных данных.

Для контроля деятельности лиц, обладающих доступом к персональным данным, Роскомнадзором создан интернет-портал. На нём опубликована информация обо всём, что касается этого вопроса: нормативные документы, рекомендации, дополнительные материалы, новости.

Основная цель создания портала в обеспечении взаимодействия между гражданами и операторами, а также в организации возможности сообщить контролирующему органу о нарушениях в работе с индивидуальными сведениями.

Возможности сайта доступны для всех желающих, для получения справки об интересующем операторе достаточно указать его ИНН.

На середину 2020 года, в реестре Роскомнадзора зарегистрировано около 400 тыс. операторов персональных данных.

Порядок уведомления

Граждане и организации, прежде чем проводить работу по сбору материалов о ком-либо и их обработке, обязаны отправить уведомление в контролирующую организацию и пройти регистрацию. Органы контроля создали методические рекомендации для заполнения и подачи уведомления. Порядок оповещения оператором о своих действиях включает в себя:

1. Заполнение и отправку электронной формы на портале.
2. Отправку распечатанной на фирменном бланке и подписанной бумажной формы в Управление Роскомнадзора своего региона.

На то, чтобы принять решение о занесении оператора в реестр, отведено 30 дней, этот срок исчисляется с момента получения формы на бланке организации.

При указании неправильных данных или выяснение, что каких-то сведений недостаёт, может потребоваться их уточнение.

Основные правила заполнения

Заполнить бланк информационного письма в Роскомнадзор не составит особого труда: для этого создан единый образец.

При составлении письма следует учесть:

Так, перечисляя категории полученных сведений, подлежащих обработке, необходимо сообщать персональные, биометрические и специальные сведения.

К специальным относятся:

• расовая и национальная принадлежности;
• политические взгляды;
• религиозные и философские убеждения;
• состояние здоровья;
• об интимной жизни.

• Под видами субъектов подразумеваются, например, работники (субъекты), состоящие в трудовых отношениях с юридическим лицом (оператором).
• В графе «Правовое основание» указывайте не только соответствующие статьи Федерального закона, но и источники иного нормативно-правового акта, регулирующие осуществляемый вид деятельности и касающиеся обработки данных.
• «Перечень действий» – это общее описание используемых оператором способов обработки. К ним относятся неавтоматизированная, автоматизированная или смешанная обработка материала.
• Также в документе обозначается не только конкретная дата начала любого действия, совершаемого с личной информацией, но и сами мероприятия. Это сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение данных.
• формы уведомления об обработке персональных данных в Роскомнадзор
• формы уведомления Роскомнадзора об обработке персональных данных

Подробнее о нюансах заполнения уведомления читайте тут.

Даже в общих для всех правилах существуют исключения. Исходя из той же 22-й статьи Закона, подавать уведомление не требуется если:

Обработка информации производится без компьютера и электронных баз данных.

Как видите, информационное письмо включает обширные сведения о деятельности вашей организации. В то же время в штате любого учреждения неизбежны изменения. Наше законодательство учло и этот момент.

В этой ситуации специалисты ведомства советуют, как можно раньше внести поправки и следить за актуальностью информации о компании в реестре операторов.

Если организация прежде не сталкивалась с подобными запросами, внимание со стороны надзорного аппарата власти может насторожить и даже внушить опасения различного характера. Поэтому стараются «отмолчаться» по принципу: чем меньше о нас знают, тем лучше. Но излишняя «скромность» как раз и приведет к нежелательным последствиям.

Здесь нет никакой волокиты. Не стоит бояться и внезапных проверок. На практике такого не происходит, если вы не нарушаете закон. Также совершенно беспочвенны опасения финансовых затрат со стороны оператора. Лучше один раз правильно заполнить информационное письмо.

Электронное уведомление

При отправке уведомления оператору нужно указать:

• Название организации (полное, сокращённое);
• адрес (почтовый, фактический);
• субъект федерации;
• реквизиты (ИНН, ОГРН, ОКВЭД и так далее);
• чем обоснована обработка персональных данных (юридическое основание);
• цель;
• меры и средства, принятые чтобы обеспечить безопасность данных;
• дата начала и прекращения совершения действий по отношению к личной информации;
• какие именно материалы требуются заявителю и кому они принадлежат;
• какие действия будут проводиться;
• как будет осуществляться передача данных;
• информацию об ответственных лицах.

Электронное уведомление заполняется на сайте регионального Управления Роскомнадзора. В этот же орган направляется бумажный вариант.

Нужно подавать или нет

В Законе установлено 9 пунктов исключений, когда операторам разрешено не подавать уведомление в Роскомнадзор, но, как правило, работают они только в некоторых случаях.

Но, исходя из практики, можно сказать, если хотя бы для одного бизнес-процесса требуется обработка ПД, когда исключением нельзя воспользоваться, уведомление подавать придется.

Обязанность подавать уведомление – это лишь одно из требований, которые предъявляются к оператору.

Кроме того, на сегодняшний день Роскомнадзор целенаправленно рассылает запросы компаниям, которые, как предполагается, собирают и обрабатывают ПД, но не числятся в реестре операторов. Для проведения планового контроля любых предприятий уполномоченный орган руководствуется 2-мя факторами – это 3 года с момента открытия юрлица или последней проверки.

Зачем необходимо уведомлять Роскомнадзор

Обязанность ставить контролирующую инстанцию в известность о начале деятельности, направленной на обработку персональных данных установлена ст. 22 ФЗ от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных».

Избежать уведомления можно в нескольких случаях:

1. Информация обрабатывается в связи с трудовым законодательством.
2. Данные нужны только для работы в рамках заключённого договора, без распространения и передачи третьим лицам.
3. Это данные членов религиозных организаций, используемые для их законной деятельности, без распространения и передачи.
4. Если владелец данных сделал их общедоступными.
5. Если это только полное имя гражданина или его часть (фамилия, имя, отчество).
6. Для оформления одноразового пропуска на территорию.
7. Включение в АИС и ГИС персональных данных.
8. Если сведения обрабатываются без автоматизации.
9. Если действия с данными осуществляются в соответствии с законодательством РФ о транспортной безопасности.

При отсутствии регистрации без наличия одного из перечисленных условий, оператора ожидает административная ответственность.

В каких случаях это необходимо

В ст. 22 ч. 1 Закона сказано, что юрлицо или ИП обязано сообщить в Роскомнадзор о своем намерении собирать ПД, т. к. они потребуются в ходе работы. Фактически юрлицо обязано это сделать сразу после открытия, предполагая, что его деятельность будет связана частично с обработкой ПД.

Уведомление направляется до начала обработки ПД, когда предприятие или ИП становится оператором. О том, что Роскомнадзор является уполномоченным органом и обязано составлять и вести реестр операторов, сказано в Постановлении Правительства №228 (16.03.09).

После того как в Роскомнадзор будет направлено уведомление, запись в реестр о новом операторе вносится в течение месяца. Регистрация в реестре операторов осуществляется бесплатно на государственном уровне.

Как работать с персональными данными, чтобы не получить штраф от Роскомнадзора — Право на vc.ru

Если предприниматель собирает информацию о клиентах или посетителях своего сайта, он становится оператором персональных данных. К ним относится практически любая информация: телефоны, ссылки на соцсети, адреса. Чтобы правильно обрабатывать данные, нужно выполнять требования Федерального закона № 152-ФЗ. В противном случае бизнес получит солидный штраф от Роскомнадзора.

В журнале Делобанка разобрались, какие данные считаются персональными и как правильно их собирать, чтобы не получить проблем для бизнеса.

Персональные данные — это любая информация, которая прямо или косвенно относится к человеку. Закон не конкретизирует перечень, но обычно суды и Роскомнадзор причисляют к ним:

• фамилию, имя и отчество человека;
• дату рождения, паспортные данные;
• адрес проживания или регистрации;
• данные о местоположении и перемещениях;
• номера телефонов, адреса электронной почты;
• фотографии, видеозаписи с участием человека;
• IP-адреса устройств, ссылки на учетные записи.

Персональными данными считаются и куки. Это небольшие текстовые файлы, которые хранятся в браузере и содержат информацию о посещённых сайтах: время и дату просмотра, тип устройства, просмотренные товары и страницы. Куки помогают сайтам запоминать пользователей, чтобы не авторизоваться каждый раз. Такие данные относятся к персональным как по отдельности, так и в составе куки-файла.

Вот простой пример. Алина продаёт мыло ручной работы. Она запустила одностраничный сайт и разместила фото всех товаров. Чтобы клиентам было удобнее, на сайте есть форма для обратного звонка. Покупатели оставляют номер телефона, Алина перезванивает, уточняет заказ и договаривается о доставке. В этом случае Алина — оператор персональных данных, хоть и запрашивает только телефон.

Максим недавно открыл барбершоп. До сентября 2020 года он просто давал рекламу и привлекал новых клиентов. Персональные данные Максим не обрабатывал. Когда появилась постоянная аудитория, барбершоп ввёл программу лояльности — скидочные карты. Чтобы их оформить, клиенты оставляют фамилию, имя и номер телефона. Так Максим стал оператором персональных данных.

Операторы персональных данных — это любые компании и ИП, которые собирают информацию о пользователе. Фактически это любой предприниматель, который размещает в интернете формы для:

• регистрации на сайте;
• авторизации через соцсети;
• ответного звонка или сообщения;
• заказа товара или услуги;
• подписки на рассылку;
• обратной связи.

Не имеет значения, как пользователь передает персональную информацию: по почте, на сайте, через соцсеть или в личном разговоре с менеджером. Каждый из случаев — это сбор персональных данных.

Не считаются операторами только:

• Физические лица, которые собирают данные для личных или семейных нужд. Например, если человек записал номер телефона друга или спросил имейлы коллег, чтобы разослать приглашения на юбилей.
• Компании, которые обязаны хранить архивные документы по закону «Об архивном деле». Это государственные организации, которые занимаются делами Архивного фонда РФ.
• Компании, которые обрабатывают данные, отнесенные к гостайне указом Президента. Это органы власти и государственные организации.

Чтобы собирать и обрабатывать персональные данные, не обязательно работать в интернете. Если магазин оформляет дисконтную карту покупателю и спрашивает его номер телефона — это тоже сбор персональных данных.

Закон разрешает собирать информацию о пользователях только на территории России. Это значит, что компании не могут пользоваться услугами зарубежных хостинг-провайдеров, если работают с персональными данными. Чтобы не нарушать требование закона, перенесите сайт на российских хостинг.

Некоторые международные хостинг-провайдеры имеют серверы в России. В таких случаях переносить сайт на новый хостинг не придётся: просто договоритесь, чтобы его разместили на российских серверах.

Будьте осторожны с конструкторами сайтов. Обычно они используют собственные зарубежные хостинги, даже если работают с полной поддержкой русского языка. В таких случаях лучше заранее уточнять, где находятся серверы. Если Роскомнадзор обнаружит, что сервер с вашим сайтом расположен за рубежом, сайт заблокируют, а вам могут выписать штраф (о размерах мы рассказали в последнем разделе).

Если вы планируете собирать персональные данные, заранее сообщите об этом Роскомнадзору — ещё на этапе разработки сайта или форм для подписок. Это всего лишь уведомительный порядок: собирать кучу документов и ехать в офис Роскомнадзора не придётся.

• реквизиты и контакты компании;
• цель сбора и обработки данных;
• перечень действий с данными клиентов;
• виды данных, которые планируете собирать;
• информацию о месте нахождения сайта и баз данных.

Когда заполните и отправите анкету через сайт, сохраните её на компьютер и распечатайте. Подпишите документ и направьте заказным письмом в управление Роскомнадзора по месту регистрации бизнеса. Это обязательное требование. Перечень управлений с названиями и адресами посмотрите на сайте ведомства.

После регистрации Роскомнадзор внесёт ваш бизнес в Реестр операторов персональных данных. Найдите в реестре компанию и разместите на своём сайте ссылку — это дополнительное подтверждение, что вы соблюдаете все требования закона.

Некоторые компании могут не уведомлять Роскомнадзор, если:

• собирают данные только о собственных сотрудниках;
• заключают с каждым пользователем согласие на обработку данных;
• запрашивают только фамилии, имена и отчества;
• обрабатывают данные только на бумаге.

Есть и другие, более редкие исключения из общего правила. На всякий случай посмотрите весь список в законе — вдруг ваш бизнес может не уведомлять Роскомнадзор.

Добавьте под каждую форму для сбора данных небольшое предупреждение. Например, сделайте поле для галочки и подпись: «Я согласен на обработку персональных данных». Или просто добавьте текст: «Отправляя форму, вы даёте согласие на обработку персональных данных».

Чтобы законно обрабатывать данные, сообщите пользователю, кто, как и с какой целью использует информацию. Для этого составьте согласие на обработку персональных данных. Вот что в нём нужно указать:

• реквизиты оператора персональных данных;
• ФИО сотрудника, ответственного за обработку данных;
• перечень действий с персональными данными;
• срок, в течение которого действует согласие;
• перечень данных и цели обработки.

Если вы составляете документ на бумажном носителе, добавьте ещё несколько пунктов:

• паспортные данные субъекта персональных данных;
• паспортные данные представителя субъекта (например, по доверенности);
• подпись субъекта (и его представителя).

Чтобы пользователи ознакомились с документом, добавьте ссылку к форме регистрации или подписки. Конечно, согласие почти никто не прочитает. Зато вы обезопасите себя от лишних проверок.

Политика обработки персональных данных — ещё один документ, который проверяет Роскомнадзор. Он содержит общие правила сбора, обработки и хранения информации о пользователях. Фактически документ более подробно раскрывает согласие. Строгих требований для политики нет, но вы можете использовать рекомендации Роскомнадзора.

Размещать политику обработки данных под каждой формой не нужно. Добавьте ссылку на документ в любое место сайта. Например, в перечень локальных документов или нижнюю часть главной страницы. Если интересно, почитайте политику конфиденциальности Делобанка — можете даже взять в качестве примера.

Некоторые компании совмещают согласие и политику обработки данных. Роскомнадзор за это не штрафует, но лучше документы разделить — кто знает, к чему захочет придраться инспектор.

Роскомнадзор проводит дистанционные и выездные проверки. Если инспекторы заметят, что вы обрабатываете персональные данные без согласия пользователей, бизнес получит внушительный штраф — до 75 тыс. рублей, а его руководитель — до 20 тыс. рублей.

Наказания за неправильную работу с персональными данными постоянно ужесточаются. Раньше бизнесу грозил один штраф — до 10 тыс. рублей, но с 2017 года их стало больше. Например, за работу без политики обработки данных компании получают штраф до 30 тыс. рублей, ИП — до 10 тыс. рублей. Кроме того, Роскомнадзор накладывает денежные санкции и за другие нарушения:

• не предоставили пользователю информацию об обработке его данных — до 40 тыс. рублей для компаний или 15 тыс. для ИП;
• проигнорировали запрос пользователя на удаление его персональных данных — до 45 тыс. рублей для компаний или 20 тыс. для ИП.

В 2019 году появился новый штраф — за сбор данных через сайты с иностранными хостинг-провайдерами. Его размер — от 1 до 6 млн рублей для компаний и от 30 до 60 тыс. рублей для ИП. Руководителей тоже штрафуют на солидные суммы — от 100 до 200 тыс. рублей.

1. Персональные данные — любая информация о пользователе или клиенте, которую получает предприниматель. Если компания или ИП собирают номера телефонов, email или ФИО, они считаются операторами персональных данных.
2. Чтобы правильно обрабатывать данные, предприниматель должен соблюдать требования Федерального закона № 152-ФЗ. В частности, он размещает сайт на российском хостинге, составляет согласие и политику обработки данных, а также уведомляет Роскомнадзор о работе в качестве оператора.
3. Если компания неправильно собирает и обрабатывает персональные данные, Роскомнадзор выписывает штрафы. Например, за работу без политики обработки — до 30 тыс. рублей, за сбор без согласия — до 75 тыс., за работу на иностранном хостинге — до 6 млн.

«Подпишитесь на наш блог, чтобы первыми узнавать лайфхаки для бизнеса»

Руководство по заполнению уведомления оператора персональных данных / Блог компании Информационный центр / Хабр

В соответствии с ч. 1 ст. 22 152-ФЗ «О персональных данных», организация обязана уведомить Роскомнадзор о том, что хочет работать с такой информацией еще до начала обработки.

Если ваша компания уже работает или только планирует взаимодействовать с данными, позволяющими идентифицировать человека (сотрудника, клиента, соискателя, контрагента), необходимо заполнить и направить в Роскомнадзор уведомление об обработке персональных данных (скачать форму и образец заполнения можно ниже) в самые кратчайшие сроки.

Что нужно знать об уведомлении Роскомнадзора об обработке персональных данных

В мае 2020 года Роскомнадзор утвердил методические рекомендации о том, как известить об обработке сведений, которые компании получают от сотрудников и клиентов.

Рассмотрим, в каких случаях требуется уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных и как подготовить документ.

Правила обработки персональных данных и обязанности компаний-операторов изложены в «О персональных данных».

В частности, в ст. 22 этого закона указали, что компания-оператор перед началом своей деятельности обязана известить Роскомнадзор. Уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных осуществляют в соответствии с …, утв. приказом Роскомнадзора от 30 мая 2020 г.

№ 94. Обратите внимание, что согласно приказу № 94 утратили силу , утв. Роскомнадзором от 29 января 2020 г. Также с 21 августа 2017 года больше не действует приказ Минкомсвязи России .

✔ Памятки по работе с персональными данными Направить в адрес Роскомнадзора уведомление об обработке персональных данных должен каждый . Компания является оператором, если в том или ином виде взаимодействует с информацией, которую получает у граждан и которая входит в такие данные. В частности, если компания получает у клиентов сведения о месте проживания, паспортные данные и т.

п., она является оператором. Из общего правила есть исключения. Уведомлять Роскомнадзор не нужно, если:

1. персональные данные используют только в договорной работе – например, в договоре указывают персональные данные представителя контрагента;
2. компания получает и обрабатывает информацию только о ;
3. при обработке данных не применяют средства автоматизации (см. ).

Ч.

2 ст. 22 закона № 152-ФЗ содержит перечень исключений. Во всех остальных случаях Роскомнадзор должен получить уведомление об обработке персональных данных.

Уведомлять Роскомнадзор об обработке персональных нужно при помощи документа, составленного по форме. Воспользуйтесь сайтом ведомства, чтобы подготовить уведомление Роскомнадзора об обработке персональных данных, форма документа .

Ведомство ведет реестр операторов персональных данных. После того, как уведомление об обработке персональных данных направляют в Роскомнадзор, в течение 30 дней документ должны обработать и поместить сведения о компании в реестр.

Рекомендуем прочесть: Межведомственная комиссия по защите государственной тайны уменьнение ограничения на аыкзж

Внесение компании в список операторов можно проверить на сайте. Информация о файле Если уведомлять Роскомнадзор будут в электронном виде, нужно:

1. распечатать получившийся документ;
2. поставить подпись и переслать в территориальный орган ведомства по месту нахождения компании.
3. заполнить образец формы уведомления об обработке, который есть на сайте;

Подавать уведомление в ведомство можно не только через портал Роскомнадзора, уведомление об обработке персональных данных примут на . Также для извещения Роскомнадзора можно использовать бумажную форму документа: , заполнить его и направить по почте.

В уведомление на обработку персональных данных Роскомнадзор включил разделы, которые касаются характера сведений, цели их сбора, методов работы.

Содержание

Для того чтобы попасть в реестр операторов персональных данных (ПДн), необходимо предоставить следующую информацию:

• наименование (или ФИО), адрес;
• цель обработки;
• категории ПДн;
• категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;
• правовое основание;
• перечень действий с ПДн и их способы обработки;
• описание мер, предусмотренных статьей 18.1 и статьей 19 Федерального закона №152-ФЗ, в том числе, сведения о наличии шифровальных средств;
• данные физического или юридического лица, ответственных за организацию обработки персональных данных;
• дата начала обработки информации;
• срок или условие прекращения обработки;
• сведения о наличии или об отсутствии трансграничной передачи ПДн в процессе их обработки;
• сведения о месте нахождения базы данных информации, содержащей ПДн граждан Российской Федерации;
• сведения об обеспечении безопасности ПДн.

Как подать уведомление в Роскомнадзор

• Трансграничная передача персональных данных:
• Не осуществляется.
• Указанное уведомление должно быть направлено в письменной форме и подписано уполномоченным лицом или направлено в электронной форме и подписано электронной цифровой подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.