Дополнительные отпуска по ТК РФ — это регламент предоставления отдельным категориям трудящихся ежегодного отдыха сверх установленной продолжительности в 28 календарных дней. Помимо Трудового кодекса и других нормативных актов федерального уровня, правила предоставления допотпусков устанавливаются локальным нормативным актом предприятия.

Наряду с основным отдыхом в 28 календарных дней, законом установлены дополнительные отпуска (ТК РФ, ст. 116), и они оплачиваются. Кроме того, существует возможность отдохнуть от работы без сохранения заработной платы.

Работодатель вправе утвердить на предприятии и другие виды отпусков (часть 2 ст. 116). Порядок и принципы их предоставления определяются в коллективном договоре или иных ЛНА.

Мнение выборного органа работников учитывается в обязательном порядке.

Таким образом, дополнительные отпуска бывают оплачиваемыми и неоплачиваемыми. ТК РФ и внутренние нормативные акты предприятий регулируют их продолжительность и порядок предоставления.

Следует помнить, что организации вправе увеличивать количество дней допотдыха, предусмотрев это локальными актами.

Оформлять их следует так же, как ежегодные оплачиваемые или административные (без сохранения заработной платы).

Срок выплаты отпускных — не позднее трех календарных дней до его начала (например, если отдых начинается в понедельник, перевести отпускные необходимо не позднее четверга).

За непредоставление дополнительных дней отдыха к работодателю применяется ответственность в виде штрафов в размерах и порядке, установленных ст. 5.27 КоАП.

Кому положены допотпуска и какой продолжительности

Этот вопрос урегулирован главой 19 ТК РФ, где дан список оснований для получения дополнительного времени отпуска. Этот перечень неполный, отпуска сверх установленной продолжительности вводятся и иными нормами.

Закон связывает установление такого отпуска с местом работы (например, Крайний Север) или ее характером (выполнение определенных обязанностей), графиком и т. д. В соответствии со ст.

116 ТК РФ, ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск предоставляется отдельным категориям работников.

Ненормированный рабочий день

На основании ст. 119 ТК РФ дополнительный отпуск работающим в режиме ненормированного рабочего дня предоставляется, если по условиям трудового соглашения установлен рабочий день с нефиксированной продолжительностью.

Этим способом работодатель компенсирует переработку. Оплачивается он в том же порядке, что и основной, его заменяют денежной компенсацией по заявлению сотрудника. Она рассчитывается исходя из среднего заработка.

Следует помнить, что в трудовое соглашение обязательно включается условие об установлении работнику ненормированного рабочего дня. И если в течение года работник не привлекался к работе за пределами фиксированной продолжительности дня, отпуск все равно предоставляется.

А всего в год гарантирован не один дополнительный день к отпуску, а минимум три календарных дня такого отдыха.

Образец заявления при ненормированном рабочем дне

Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс

Скачать бесплатно

Особый характер работы

За особый характер работы (ст. 118 ТК РФ) дополнительный отдых гарантирован сотрудникам, особенности труда которых перечислены в соответствующих постановлениях правительства РФ. Они регламентируют и его продолжительность: например, врачам и медсестрам, если они проработали непрерывно более трех лет (постановление № 1588).

Вредные, опасные условия труда

Этому случаю посвящена ст. 117 ТК РФ, которая говорит, что если условия труда отнесены ко 2, 3 или 4 степени вредности, дополнительный оплачиваемый отпуск может предоставляться продолжительностью минимум 7 дополнительных дней отдыха.

Конкретное число дней для каждого работника указывается в коллективном договоре. Также обязанность работодателя по предоставлению такого отдыха фиксируется в трудовых договорах.

Работодатель перечисляет деньги вместо дней только за дни, превышающие минимальное время отдыха, если это прописано в отраслевом соглашении и колдоговоре.

Следует помнить, что полное количество дней отдыха полагается тем, кто во вредных условиях отработал 11 и более месяцев. В противном случае продолжительность рассчитывается пропорционально отработанному времени в таких условиях.

При этом в стаж для получения допотдыха не включаются:

• периоды нахождения на больничном;
• время в отпуске по беременности и родам;
• период, в который беременная женщина, или кормящая грудью, или имеющая ребенка до года была переведена на легкие работы;
• период, в который сотрудник выполнял государственные или общественные обязанности.

Положение об отпусках: образцы

Право на получение отпуска, в том числе и за счет работодателя, есть у каждого работника, нанятого в организацию посредством заключения трудового договора. Соответствующая гарантия устанавливается положениями ТК РФ.

Для того чтобы избежать нарушения норм действующего законодательства, руководителям рекомендуется регламентировать правила отдыха сотрудников в отдельном локальном акте.

С этой целью можно составить положение о предоставлении отпусков.

Рассмотрим подробнее, как должен выглядеть такой документ, и какие сведения следует в него включить.

Образцы документов

Скачать образец положения об отпусках работников в организации (пример №1)

Скачать образец приказа об утверждении положения об отпусках работников

Право на отпуск

Под отпуском понимается временное освобождение наемного сотрудника от трудовых обязанностей. В том случае, если специалист принят в организацию на основании трудового договора, то он имеет право на различные отпуска, гарантированные ТК РФ, о чем прямо говорится в ст. 21 указанного выше кодекса.

В том случае, если человек был нанят руководством предприятия по договору ГПХ, то отпуск и все прочие социальные гарантии, предусмотренные трудовым законодательством, на него не распространяются.

Ежегодный отпуск

Каждый сотрудник может рассчитывать на получение отпуска с сохранением среднего заработка и своей должности, при условии, что он проработал подряд не менее 6 месяцев.

При этом право на 28 дней отдыха (для инвалидов 30 дней) имеют не только лица по основному месту трудоустройства, но также и те, кто: совмещает основную работу с другой оплачиваемой деятельностью, занят на сезонных работах или заключил трудовой договор на двухмесячный срок.

Кроме того, все гарантии трудового законодательства, в том числе и отпуск, полагаются надомникам и сотрудникам, выполняющим обязанности дистанционно.

В том случае, если положение разрабатывается работникам образовательных учреждений, то длительность отпусков устанавливается с учетом постановления Правительства № 466 от 14.05.2015 г. Она зависит от категории сотрудника, конкретной должности и прочих условий. В целом продолжительность удлиненного отдыха для педагогов может быть 42 или же 56 календарных дней.

Дополнительный отпуск

У определенных категорий работников есть право на ежегодное получение дополнительного отпуска. Например, у тех, чьи условия труда по СОУТ были признаны опасными или вредными, или у специалистов с ненормированным графиком.

Не стоит забывать, что предоставление отпусков может регламентироваться отраслевыми законами. Например, в органах прокуратуры служащие уходят в оплачиваемый дополнительный отпуск на 30 дней, согласно п. 41.4 закона № 2202-1 от 17.01.1992 г.

Отпуск за свой счет

В особых случаях работник на основании письменного заявления может получить отпуск за свой счет. Так, согласно ст. 128 ТК РФ, работодатель вправе дать ему отдых без сохранения заработка по семейным обстоятельствам.

Следует отметить, что предоставление неоплачиваемых отпусков, это не обязанность, а право руководства. Иными словами, работодатель вполне может отказать подчиненному в отпуске, если сочтет причины недостаточно уважительными. Это не будет считаться нарушением трудового законодательства и не приведет к неблагоприятным правовым последствиям.

Существуют и иные виды отпусков. Например, отпуск для тех, кто совмещает получение образования с работой. Для того чтобы работодатель оплатил временное отсутствие сотрудника на работе, понадобится справка-вызов из учебного заведения.

А также, отпуск по БиР, продолжительность которого составляет 140 дней, а в некоторых случаях этот период увеличивается. Декретный отпуск предоставляется на основании заявления работницы с приложением листа нетрудоспособности.

В 2023 году вместо него работодателю сообщается номер электронного больничного листа.

Нормативная база

Следует отметить, что хотя ТК РФ и гарантирует предоставление отпусков работникам, однако об обязанности работодателя издать специальное положение, регламентирующее правила предоставления отпусков персоналу, в нем ничего не сказано.

Тем не менее, согласно ст. 22 ТК РФ, работодатель имеет право на разработку и введение различных локальных актов, касающихся трудовой деятельности, в том числе и положения об отпусках.

Издание положения позволяет упорядочить в учреждении внутренний документооборот, а также помогает достигнуть взаимопонимания с контрольно-надзорными органами, например, с ГИТ при проверке документации, связанной с отпусками.

Рассмотрим подробнее, почему работодателю  целесообразно утвердить этот документ.

Зачем нужно положение о предоставлении отпусков?

В трудовом законодательстве содержатся обязательные условия, касающиеся предоставления отпусков сотрудникам, устроенным по трудовым договорам. Однако при этом работодатель в своей организации может утвердить дополнительные условия в отношении отдыха персонала, которые не указаны в ТК РФ.

Важно, чтобы они в целом не противоречили федеральному закону.

Следует отметить, что введение положения о предоставлении отпусков может решать одновременно несколько задач. Например, при необходимости администрация предприятия может урегулировать в нем такие вопросы, как:

• порядок предоставления административного отпуска за свой счет. В документе можно обозначить отдельные обстоятельства, при которых работник вправе рассчитывать на его получение, так, согласно ст. 128 ТК РФ, работодатель не может отказать в отпуске работнику в случае смерти родственников, рождения ребенка или регистрации брака. Принятым положением, указанный перечень обстоятельств может быть существенно расширен;
• вопросы, касающиеся предоставления дополнительного отдыха, в документе можно обозначить категории сотрудников, имеющих на него право, которые не попали в льготную категорию, указанную в ст. 117 ТК РФ, также в документе можно указать продолжительность такого отпуска;
• нюансы предоставления отпускных дней вне утвержденного графика;
• особенности предоставления учебных отпусков, сотрудникам, совмещающим обучение и работу;
• возможность разделения отпуска на части и порядок начисления отпускных, сведения о документах необходимых для оформления отдыха и прочая информация.

Лицо, занимающееся разработкой положения, должно помнить о том, что условия, содержащиеся в нем не должны противоречить действующему трудовому законодательству.

А кроме того, сведения, прописанные в документе, не должны ухудшать условий предоставления отпуска, гарантированные ТК РФ.

Например, руководство организации не вправе устанавливать продолжительность ежегодного отпуска за счет средств работодателя менее 28 дней, положенных ст. 115 ТК РФ.

Грамотно составленный документ позволит работникам правильно понимать условия предоставления отпусков в организации. А работодателю, в свою очередь, минимизировать риск нарушения трудового законодательства и снизить риски судебных разбирательств.

Следует отметить, что на основании абз. 4 ст. 189 ТК РФ, многие работодатели предпочитают включать условие об отпусках в ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка). Поскольку сведения, касающиеся этого вопроса, могут быть достаточно объемными, целесообразнее составить отдельное положение о предоставлении отпусков. Обязательным этот локальный акт не является.

Как издать документ?

Для того чтобы принять локальный акт необходимо разработать проект приказа, а далее согласовать его с бухгалтерией, юристами и при необходимости со специалистами других служб. В том случае, если в компании создан и функционирует представительный орган работников, например, профсоюз, то проект положения надлежит также согласовать и с ним.

На следующем этапе положение о предоставлении отпусков вводится в действие. Осуществляется это путем издания руководством соответствующего приказа (распоряжения). В нем должны содержаться сведения о том, какой локальный акт утверждается, с какого числа он начинает действовать, данные о лицах, ответственных за его исполнение, а также информация о порядке и сроках ознакомления персоналом.

Работодатель должен помнить, что корректировки положения об отпусках влекут за собой изменение условий трудового договора. Поэтому, если сотрудники желают продолжить трудовую деятельность в новых условиях, то к их трудовым договорам должны быть заключены допсоглашения.

Содержание положения об отпусках

Поскольку в законе не предусмотрено унифицированной формы положения об отпусках, работодатель может самостоятельно разработать документ и отразить в нем те сведения, которые необходимы, без лишней информации. В качестве примера можно использовать образец документа, предложенный в статье.

В локальный акт можно включить сведения, указанные ниже.

Общие положения

Данный раздел может содержать:

• данные о нормативно-правовых актах, в соответствии с которыми разрабатывается положение, в частности, можно обозначить, что документ составлялся согласно нормам ТК РФ;
• сведения о том, чем вызвана необходимость принятия документа, например, для регулирования вопросов, связанных с порядком и условиями предоставления отпусков работника предприятия.

Виды отпусков и их продолжительность

Во второй раздел положения можно включить сведения обо всех отпусках, на которые имеют право сотрудники предприятия, а также прописать их продолжительность.

Например, обозначить, что:

• всем работникам организации полагается ежегодный отпуск длительностью в 28 дней с сохранение должности и среднего заработка;
• ежегодные дополнительные отпуска предоставляются за счет бюджета работодателя с сохранением места работы, можно отметить, что право на него возникает после полугода беспрерывной работы в организации, а по согласования с руководством отдых может быть предоставлен раньше, также в данном пункте следует обозначить, какие категории работников могут на него рассчитывать, а также продолжительность отпуска в календарных днях, например:
  • сотрудникам, работающим в опасных или вредных условиях — 7 дней;
  • специалистам, чья трудовая деятельность осуществляется на севере, а также территориях к нему приравненных — 24 дня;
  • лицам с инвалидностью — 2 дня.

Кроме того, можно отметить, что несовершеннолетним подчиненным работодатель предоставляет отпуск в удобное для них время. А также, указать, что лица, работающие по совместительству, могут взять отпуск авансом, если они трудятся менее 6 месяцев. По общим правилам, отпуск совместителя должен совпадать по времени с отпуском по основному месту работы.

Порядок предоставления отпусков

В данный раздел можно включить сведения о том, что ежегодный отпуск, в том числе дополнительный предоставляются согласно утвержденному графику. О времени начала отпуска сотрудник извещается отделом кадров под подпись.

Кроме того, можно указать, что предоставление отпускных дней оформляется приказом руководства, с содержанием которого должен быть ознакомлен работник под подпись.

Также можно включить условие о том, что при наличии обстоятельств, дающих право на продление отпуска, работник должен в разумные сроки поставить работодателя в известность в письменной форме.

Например, отпуск может быть продлен по причине болезни.

Правила отзыва из отпуска

Помимо прочего при составлении проекта положения в содержание можно включить правила, по которым сотрудника можно отозвать из отпуска. Например, в случае производственной необходимости.

Прерывание и перенос отдыха на другую дату может осуществляться на основании служебной записки от руководителя структурного подразделения при наличии письменного согласия работника.

Так, подчиненный вправе дать согласие на отзыв из отпуска и указать пожелание, когда бы он хотел его отгулять.

Важно указать, что отзыв рабочего и перенос его отпуска на другие даты осуществляется путем издания руководителем соответствующего приказа. Данный приказ является основанием для внесения необходимых изменений в график отпусков.

Заключительные положения

В последнем разделе документа можно указать, что положение вступает в силу с момента его подписания, а также, что его действие распространяется на весь кадровый состав учреждения.

Помимо прочего, нужно помнить о стандартных сведениях документа. А именно, о названии организации, где принимается положение, номере документа и дате его издания, а также о сроке, в течение которого он действует и подписи руководителя организации.

Вопросы неурегулированные положением, подлежат разрешению, согласно действующему законодательству, а также прочим внутренним актам организации.

С готовым положением необходимо ознакомить весь персонал предприятия под подпись. При трудоустройстве новых работников в штат, руководство знакомит их с локальным документом до подписания трудового договора.

Источник: «Юридическая азбука»

Как должно быть составлено положение об отпусках

Положение об отпусках (образец вы найдете в нашей статье) — это внутренний локальный акт, оформляемый в организации. Он помогает работодателю регламентировать порядок предоставления отдыха персоналу.

Основания, порядок и условия предоставления законных выходных сотрудникам содержит Трудовой кодекс. В нем нет требований об обязательном наличии у работодателя положения об отпусках.

Но принятие такого документа будет крайне полезным как для работников, так и для самого нанимателя: в нем можно подробно осветить отдельные вопросы предоставления отпусков, которые не урегулированы действующим законодательством и отданы на усмотрение сторон. Например:

• правила предоставления сотрудникам административного отдыха. Можно указать условия, при которых работник может на него рассчитывать;
• вопросы по предоставлению дополнительного отдыха, правила которых не установлены на законодательном уровне, а отданы на соглашение сторон;
• нюансы предоставления учебных отпусков сотрудникам;
• вопросы об объединении или использовании по частям отпусков, а также порядок оплаты такого времени;
• перечень необходимых документов, которые сотрудник должен предоставить при оформлении того или иного вида отдыха и т. д.

Кроме того, положение о предоставлении отпусков может содержать ответы на вопросы, касающиеся отпускных выплат.

Составляя документ, следует помнить, что его нормы не должны ухудшать существующие в трудовом законодательстве условия предоставления отдыха (согласно ст. 8 ТК РФ). Например, устанавливая продолжительность отпуска за работу во вредных условиях, работодатель может предоставить работникам десять дней вместо семи. Но никак не меньше, чем предусмотрено ст. 117 ТК РФ.

Правила оформления

В одном документе могут рассматриваться сразу все вопросы, связанные с предоставлением работникам всех типов отдыха. Или же могут оформляться отдельные документы на каждый случай. Например, на предприятии могут действовать положения:

• о ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусках;
• об отпусках без сохранения заработной платы и т. д.

Но чаще всего составляется общий документ. Его оформление возлагается на бухгалтера и юриста компании. После того, как положение будет готово и утверждено, можно начинать работу над графиком отпусков, согласно которому работники будут отправляться на отдых.

Документ должен содержать шапку и несколько разделов, касающихся предоставления сотрудникам различных видов отдыха.

Шапка

В шапке следует указать наименование предприятия, Ф.И.О. и должность работодателя и дату утверждения. Там же ставится подпись директора и печать.

Разделы

Положение состоит из нескольких разделов, краткое содержание которых представлено ниже:

1. «Общие положения». Помимо законодательных актов и нормативов, в этом пункте также указывается, что именно регламентирует документ.
2. «Основания и условия предоставления ежегодных отпусков». В нем перечисляются категории работников, имеющихся на предприятии. А также указывается количество дней ежегодного отдыха, на которые может рассчитывать сотрудник.
3. «Основания и условия предоставления ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков». Указываются работники, которые имеют право брать дополнительное время для каникул. Рассматривается порядок получения.
4. «Условия предоставления, использования и порядок оформления ежегодных основных и дополнительных оплачиваемых отпусков». Здесь указываются необходимые данные для составления графика отпусков, правила утверждения графика и внесения в него изменений при необходимости. Уточняются сроки подачи заявлений и самого отдыха. Также регламентируются условия использования и порядок оформления отпусков разных категорий.
5. «Заключительные положения». Указывается дата вступления локального акта в силу. Документ подписывается работодателем и сотрудниками отдела кадров.

Четкой структуры документа не существует. Поэтому руководитель вправе формировать его по своему усмотрению.

Готовый проект согласовывается с профсоюзом организации (при наличии). После согласования он вводится в действие приказом работодателя.

В распоряжении указывается дата вступления локального акта в силу, а также лицо, ответственное за его исполнение.

После подписания приказа на первой странице положения нужно проставить отметку «Утверждаю» с указанием реквизитов указа. Оба документа хранятся вместе. При этом положение является приложением к приказу.

Согласно нормам ст. 68 ТК РФ, каждый работник должен быть ознакомлен с положением об отпусках под подпись при трудоустройстве до подписания трудового договора.

Положение об отпусках 2023, образец

В этом разделе вы можете ознакомиться с образцом документа.

Скачать

Где и сколько хранится

Хранится положение чаще всего в отделе кадров или в кабинете руководителя. Копия данного документа может находиться также в отдельных подразделениях организации.

Что касается срока хранения, то на государственном уровне утверждены предельные моменты: положение не должно уничтожаться на протяжении 75 лет.

Правила предоставления отпусков в 2023 году: что изменилось

В трудовое законодательство внесены изменения: компании обязаны предоставить демобилизованному гражданину очередной отпуск в любое удобное время. Новые правила действуют с 21 сентября 2022 года. Право взять отпуск вне графика сохраняется за сотрудником, который вернулся с военной службы, в течение шести месяцев. При этом стаж работы не важен.

https://www.youtube.com/watch?v=p5CY3p-saEk\u0026pp=ygVr0J_QvtC70L7QttC10L3QuNC1INCeINCU0L7Qv9C-0LvQvdC40YLQtdC70YzQvdC-0Lwg0J7Qv9C70LDRh9C40LLQsNC10LzQvtC8INCe0YLQv9GD0YHQutC1INCSIDIwMjMg0JPQvtC00YM%3D

Количество дней отпуска, которые нужно предоставить демобилизованному, рассчитывают с учетом всего времени военной службы.

Например, если сотрудник был мобилизован 1 октября 2022 года, а вернется на работу 31 января 2023 (общий срок службы – 4 месяца), то к количеству дней отпуска, заработанных до призыва, нужно добавить 9 дней.

Дополнительно за мобилизованными сотрудниками сохраняется рабочее место со всеми положенными трудовыми гарантиями. В частности, если компания предоставляет дополнительные отпуска (например, за ненормированный рабочий день), то сотрудник вправе получить такой отпуск.

Кадровый документооборот по мобилизованным и прочим сотрудникам удобно вести в электронной форме. Это сокращает сроки оформления и согласования документов.

Попробуйте КЭДО прямо сейчас.

Правила предоставления отпусков в 2023

Большинство сотрудников в 2023 году имеет право получить ежегодные очередной отпуск длительностью 28 календарных дней.

При этом некоторым работникам полагается более продолжительный отдых.

Например, сотрудники младше 18 лет имеет право на отпуск в 31 календарный день, работающие инвалиды (независимо от группы) могут получить 30 дней отпускных. Для работников имеющих ученую степень кандидата наук положен отпуск 36 рабочих дней, а для докторов наук – 48 рабочих дней.

Очередность предоставления отпусков в 2023 году определяется графиком отпусков. График формируется организацией самостоятельно, на основании пожеланий сотрудников. Важно отметить, что подписанный график является обязательным к исполнению как работниками, так и работодателем.

При этом по личным обстоятельствам работник имеет право переносить дни оплачиваемых выходных. Для этого необходимо составить заявления на перенос дат и согласовать его с руководством. На основании этого документа будет скорректирован график.

Некоторые категории сотрудников имеют право получить отпуск вне утвержденного графика. К ним относятся несовершеннолетние работники, внешние совместители, беременные сотрудницы. Аналогичное правило предоставления отпусков действуют для сотрудников, которые были отозваны из предыдущего отпуска, почетных доноров, многодетных родителей (при наличии ребенка младше 14 лет).

В 2023 году продолжает действовать правило дробления отпусков: сотрудник имеет право отправиться отдыхать сразу на все дни, которые ему положены, а может – делить их на части. Основное правило – чтобы хотя бы одна часть отпуска была 14 календарных дней и более. Оставшуюся часть можно делить на любое количество дней.

В электронный документооборот можно перевести все документы по отпускам – от графика до оформления. Каждому сотруднику предоставляется свой личный кабинет. Сотрудники смогут сами запрашивать и скачивать документы: справки о доходах, для пособий, копию трудовой. Кадровики освободят себя для выполнения других задач.

Переходите на КЭДО с компанией «Бизнес-легко!».

Особенности предоставления отпусков в 2023

Первый отпуск сотрудника предоставляется после полугода непрерывной работы в компании. Однако для некоторых работников трудовое законодательство предусматривает исключение из этого правила.

В частности, женщина, которая планирует уйти в декретный отпуск (или уже использует его) вправе уйти в очередной отпуск на выбор: либо перед декретом, либо сразу после него.

Эту же возможность имеет супруг беременной женщины, работник-совместитель, работники младше 18 лет и усыновители детей в возрасте до трех месяцев.

Внешним совместителям ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в одни даты с периодом отдыха по основному месту работы.

Важно отметить, что продолжительность ежегодных отпусков по основному и дополнительному месту работы может не совпадать.

Если отпуск на работе по совместительству короче, то работник может компенсировать недостающую часть дней, взяв отпуск за свой счет.

https://www.youtube.com/watch?v=p5CY3p-saEk\u0026pp=YAHIAQE%3D

В 2023 году лучшими для отпусков являются март, август и октябрь. Последний летний месяц лидирует по количество рабочих дней в наступившем году – при пятидневной рабочей неделе работать придется 23 дня. Также выгодными для очередного отпуска являются и другие летние месяцы: в июне и июле по 21 рабочему дню.

Если работник планирует продлить праздничные дни, то можно взять отпуска в мае или январе. При этом отдыхать в первый месяц года наименее выгодно, т. к. рабочих дней значительно меньше, чем в другие месяцы.

Поможет чек-лист с понятными инструкциями.

Чтобы получить чек-лист, заполните форму:

Пошаговый алгоритм предоставления отпуска

Типовой порядок предоставления отпуска включает ряд обязательных шагов. На старте процесса необходимо в письменной форме проинформировать сотрудника о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска. Уведомление направляется, при условии, что сотрудник планирует отдых по утвержденному графику.

Срок информирования – две недели до начала отпуска. Формы и способы извещения определяются компанией самостоятельно, это могут быть отдельные документы (уведомления, ознакомительные листы, ведомости). Независимо от формы документа, в нем должны быть как минимум две подписи: представителя работодателя и непосредственно сотрудника.

Если работник хочет использовать отпуск вне графика – он обязан составить заявление в произвольной форме. Срок направления этого документа в кадровую службу законодательно не установлен. Минимально возможный срок – за три дня до предполагаемого начала отпуска, это связано с обязательством работодателя выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня.

Чтобы не было споров с сотрудниками и контролирующими службами, компания имеет право установить в локальных документах минимальный срок подачи заявления на отпуск.

Например, в коллективном договоре указать, что заявление должно быть направлено в отдел кадров минимум за 10 календарных дней до начала отпуска.

Второй шаг в процессе – составление приказа о предоставлении отпуска и его подписание у руководителя компании. Формат этого документа выбирается организацией самостоятельно: можно использовать типовую форму, можно – индивидуальный шаблон.

Обязательными реквизитами являются сведения о сотруднике (ФИО, табельный номер, подразделение и должность), информация об отпуске (даты начала и завершения, длительность), а также – общие реквизиты (дата приказа, его номер, сведения о компании-работодателе).

Следующий шаг – ознакомление работника с приказом. Он обязан подписать приказ в соответствующей графе и указать дату ознакомления.

Финальный этап предоставление отпуска – расчеты с сотрудником по денежным выплатам. Работодатель обязан рассчитать сумму к выплате, и, при необходимости, оформить записку-расчет. Основание для составления расчета является приказ о предоставлении отпуска. Справку-расчет должны подписать представитель кадровой службы и бухгалтер, составивший документ.

Шаблон документа должен быть утвержден заранее: используется либо типовая форма Т-60, либо самостоятельно разработанный шаблон.

Отпускные нужно выплатить минимум за три календарных дня до начала отпуска. Если окончание периода выплаты выпадает на выходной или праздничный день, отпускные надо выплатить накануне – в последний рабочий день.

Нарушение порядка выплаты отпускных влечет наложение административного наказания. За первичное нарушение будет штраф на организацию – до 50 тысяч рублей. Предприниматель или руководитель будет обязан заплатить от 1 000 до 5 000 рублей. Повторное нарушение будет наказываться более существенными штрафами.

«Бизнес-легко!» предоставляет готовые решения для бизнеса. Кадровый ЭДО для отдела кадров и HR-менеджеров обеспечит создание документов, ведение учета отпусков, командировок и хранение личных дел.

Поможет чек-лист с понятными инструкциями.

Чтобы получить чек-лист, заполните форму:

Расчет отпускных в 2023 году: пошаговая инструкция

С 1 января 2023 года — проиндексированный МРОТ, который нужно учитывать при расчете отпускных выплат. Также с 2023 года кардинально поменялся порядок уплаты НДФЛ с оплат за отпуск. О порядке и нюансах расчета отпускных в 2023 году расскажем в статье.

https://www.youtube.com/watch?v=zxkxnSg2jRg\u0026pp=ygVr0J_QvtC70L7QttC10L3QuNC1INCeINCU0L7Qv9C-0LvQvdC40YLQtdC70YzQvdC-0Lwg0J7Qv9C70LDRh9C40LLQsNC10LzQvtC8INCe0YLQv9GD0YHQutC1INCSIDIwMjMg0JPQvtC00YM%3D

Если работаете в бухгалтерской программе, например СБИС, программа рассчитает отпускные автоматически. Чтобы понять, откуда берутся цифры, пользуйтесь нашим пошаговым алгоритмом расчета отпускных.

Шаг 1. Определите расчетный период. В общем случае это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, далее — Положение № 922).

Шаг 2. Посчитайте выплаты сотруднику за расчетный период. В общем случае это заработная плата за указанный период (п. 2 Положения № 922).

Шаг 3. Вычислите средний дневной заработок для оплаты отпуска. По какой формуле считать показатель, зависит от того, полностью сотрудник отработал расчетный период или нет. В любом случае в расчете участвует показатель 29,3 — это среднемесячное число календарных дней в году (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения № 922).

Расчетный период считается отработанным неполностью, если в расчетном периоде сотрудник был в командировке, официально болел, ходил в ежегодный отпуск или не работал по другим причинам. Полный список исключаемых дней приведен в п. 5 Положения № 922.

Если сотрудник отработал расчетный период целиком, исключаемых дней не было, применяется формула:

Среднедневной заработок за полностью отработанный расчетный период = Заработок за расчетный период/ 12 месяцев / 29,3.

Если были исключаемые периоды, например, в расчетном периоде работник официально болел или ездил в командировку, то такие дни и оплата за них не учитываются при расчете. Формула будет более сложная:

Среднедневной заработок за неполностью отработанный расчетный период = Заработок за расчетный период / (Количество полностью отработанных месяцев × 29,3 + Количество дней в неполностью отработанных месяцах).

Количество дней в неполностью отработанном месяце = 29,3 / Количество календарных дней месяца x Количество отработанных в месяце календарных дней.

Шаг 4. Сравните полученный средний дневной заработок и минимальный.

Для дальнейшего расчета в качестве среднедневного заработка берите ту величину, которая больше (п. 18 Положения № 922). Минималку вычисляйте так:

Минимальный среднедневной заработок = Федеральный МРОТ / 29,3.

Шаг 5. Рассчитайте собственно сумму отпускных. Для этого используйте формулу:

Отпускные = Cреднедневной заработок x Количество дней отпуска.

Шаг 6. Начислите отпускные и страховые взносы с них.

Отпускные нужно начислять на основании приказа на отпуск не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1, п. 16 и 18 ПБУ 10/99).

Страховые взносы начисляйте одновременно с отпускными или в конце того месяца, когда начислили отпускные (п. 1 ст. 421 и п. 1 ст. 424 НК РФ).

Шаг 7. Выплатите отпускные и удержите НДФЛ в день выплаты. Выплатить работнику начисленные отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1).

Сотрудник уходит в отпуск в понедельник. Перечислить отпускные нужно в четверг предыдущей недели или раньше.

Пример расчета отпускных

Сотрудник (налоговый резидент РФ) уходит в отпуск с 05.06.2023 по 19.06.2023 включительно. Расчетный период: с 01.06.2022 по 31.05.2023. В расчетном периоде, а именно в декабре 2022, работник был на больничном 14 календарных дней. Это исключаемый период, не учитывается при расчете отпускных. Сумма выплат сотруднику за расчетный период, без учета больничных, — 600 000 руб.

Для расчета отпускных определим:

• количество полностью отработанных календарных месяцев — 11. Из них в 2022 году — июнь, июль, август, сентябрь, октябрь, ноябрь, а в 2023 году — январь, февраль, март, апрель, май;
• количество дней в не полностью отработанном декабре 2022 — 16,07 дня [29,3 / 31 x (31 — 14)];
• средний дневной заработок — 1 773,21 руб. [600 000 руб. / (11 мес. x 29,3 дн. + 16,07 дн.)]. Значение больше минимального (16 242 руб. / 29,3), поэтому в расчет берем фактический средний заработок.

Отпуск составляет 14 дней, хотя фактически, за счет праздника, сотрудник отдохнет 15 дней. Дело в том, что праздничный день 12 июня по закону в число календарных дней отпуска не включается и не оплачивается как день отпуска (ст. 120 ТК РФ).

Дни отпуска сотрудника на календаре

Итого сумма отпускных равна 24 824,94 руб. (1 773,21 руб. x 14 дн.). На руки, за минусом НДФЛ (24 824,94 руб. x 13%), сотрудник получит 21 597,94 руб. (24 824,94 — 3 227).

Страховые взносы начисляем на сумму 24 824,94 руб. «сверху».

Продолжительность расчетного периода зависит от того, сколько времени проработал сотрудник у работодателя. Рассмотрим возможные варианты.

Сотрудник проработал больше года. В таком случае расчетный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск (п. 4 Положения № 922).

Сотрудник принят на работу 12.01.2022. Начало отпуска — с 10.06.2023. Расчетный период: с 01.06.2022 по 31.05.2023.

Сотрудник недавно устроился и проработал к началу отпуска меньше года. Тогда расчетный период определяется с даты приема на работу по месяц, предшествующий тому месяцу, в котором начинается отпуск (п. 4 Положения № 922).

Министерство труда и социальной защиты РФ: Официальный сайт | Предоставление ежегодного основного и дополнительных отпусков

• Каждому работнику гарантируется право на ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (статья 114 Кодекса).
• Ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью не менее 28 календарных дней (статья 115 Кодекса), для работников в возрасте до восемнадцати лет ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется продолжительностью 31 календарный день в удобное для них время (статья 267 Кодекса).
• Работникам, заключившим трудовой договор на срок до двух месяцев, занятым на сезонных работах, предоставляются оплачиваемые отпуска из расчета два рабочих дня за каждый месяц работы (статьи 291, 295 Кодекса).
• Конкретная продолжительность дополнительного оплачиваемого отпуска зависит от условий труда.
• Дополнительные оплачиваемые отпуска в соответствии со статьей 116 Кодекса предоставляются:

1. работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (статья 117 Кодекса);
2. работникам, имеющим особый характер работы (статья 118 Кодекса);
3. работникам с ненормированным рабочим днем (статья 119 Кодекс);
4. работникам, работающим в районах Крайнего Севера, предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска продолжительностью 24 календарных дня, а лицам, работающим в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, — 16 календарных дней (статья 321 Кодекса);
5. в других случаях, предусмотренных Кодексом, иными федеральными законами.

К другим случаям предоставления ежегодных отпусков, предусмотренных трудовым законодательством, относятся:

• отпуска работникам, выезжающим для выполнения работ вахтовым методом в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других регионов. Дополнительный отпуск им предоставляется в порядке и на условиях, предусмотренных для лиц, постоянно работающих в указанных районах (статья 302 Кодекса);
• отпуска спортсменам, тренерам продолжительность, которого определяется коллективными договорами, локальными нормативными актами, трудовыми договорами, но не менее четырех календарных дней (статья 348.10 Кодекса);
• отпуска педагогических работников, которым предоставляется удлиненный оплачиваемый отпуск, продолжительность которого устанавливается Правительством Российской Федерации (статья 334 Кодекса, Постановление Правительства Российской Федерации от 14 мая 2015 № 466 «О ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках»);
• отпуска для отдельных категорий медицинских работников продолжительность которых устанавливаются Правительством Российской Федерации (статья 350 Кодекса, Постановление Правительства Российской Федерации от 20 декабря 2021 г. № 2365 «О продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, предоставляемого отдельным категориям медицинских работников», Постановление Правительства Российской Федерации от 6 июня 2013 г. № 482 «О продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, предоставляемого отдельным категориям работников», Постановление Правительства Российской Федерации от 3 апреля 1996 № 391 «О порядке предоставления льгот работникам, подвергающимся риску заражения вирусом иммунодефицита человека при исполнении своих служебных обязанностей»).

Помимо дополнительных отпусков, установленных Кодексом, действующим законодательством предусмотрены также ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска стимулирующего характера (например, за выслугу лет, длительный стаж работы в организации или в отношении конкретной профессии). Их продолжительность, условия и порядок предоставления установлены федеральными законами и иными нормативными актами.

Продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается (статья 120 Кодекса).

Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (обязателен как для работодателя, так и для работника), утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (статья 123 Кодекса).

По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (статья 125 Кодекса).

При этом отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

1. Не допускается отзыв из отпуска работников в возрасте до восемнадцати лет, беременных женщин и работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (статья 125 Кодекса).
2. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы в данной организации (статья 122 Кодекса).
3. Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации (статья 122 Кодекса).

Отдельным категориям работников отпуск за первый год работы работодатель обязан предоставить до истечения шести месяцев непрерывной работы (ст. ст. 122, 123, 286 Кодекса):

• женщинам — перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него;
• работникам в возрасте до восемнадцати лет;
• работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев;
• лицам, работающим по совместительству, ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Если на работе по совместительству работник не отработал шести месяцев, то отпуск предоставляется авансом. Если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности;
• в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

Вместе с тем, по желанию работника ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное для него время, в случае, если работник, имеет трех и более детей в возрасте до восемнадцати лет, одному из родителей (опекуну, попечителю, приемному родителю), воспитывающему ребенка-инвалида в возрасте до восемнадцати лет (статьи 262.1, 262.2 Кодекса).

Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен или перенесен на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника, в случаях (статья 124 Кодекса):

• временной нетрудоспособности работника;
• исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы;
• в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством, локальными нормативными актами.

Работник в течение шести месяцев после возобновления действия трудового договора в связи с окончанием прохождения работником военной службы по мобилизации либо окончанием действия контракта о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы Российской Федерации, имеет право на предоставление ему ежегодного оплачиваемого отпуска в удобное для него время независимо от стажа работы у работодателя.

Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за две недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником.

В исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год, если иное не предусмотрено Кодексом. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется.

• Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до восемнадцати лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (часть четвертая статьи 124 Кодекса).
• Согласно статьи 126 Кодекса часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией, если иное не предусмотрено Кодексом.
• Не допускается замена денежной компенсацией ежегодного основного оплачиваемого отпуска и ежегодных дополнительных оплачиваемых отпусков беременным женщинам и работникам в возрасте до восемнадцати лет, а также ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, за работу в соответствующих условиях (за исключением выплаты денежной компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении, а также случаев, установленных Кодексом).
• Кроме того, не допускается в период пребывания работника в отпуске его увольнение по инициативе работодателя (за исключением случая ликвидации организации либо прекращения деятельности индивидуальным предпринимателем – статья 81 Кодекса).