Как Получить Трудовую Книжку Впервые В 2023 Году
Правила оформления работников в 2023 году изменились, ведь с 01.01.2020 года вступил в законную силу нормативно-правовой акт об электронных трудовых книжках. В течение всего 2020-го года работающие россияне могли выбрать, какой формат фиксации их трудовой активности является для них более предпочтительным – бумажный или электронный. По какому механизму теперь проводится прием нового сотрудника с электронной трудовой книжкой и что делать с теми, кто сохранил бумажный документ, – давайте разбираться.
Особенности оформления нового работника в 2023 году
В текущем году продолжается масштабный переход на электронные трудовые книжки (далее сокращенно ЭТК). Основание – ФЗ №439 от 16.12.2019 года, согласно которому были внесены изменения в ТК РФ в части формирования электронных сведений о трудовой деятельности.
Если лицо устраивается на работу впервые в 2023 году и позже, на него заводится только ЭТК. Такой работник не может выбрать бумажный вариант, вся информация о трудовой истории оформляется в электронном виде.
Те, кто начал свой трудовой путь до 2023 года, могут выбирать между бумажным и электронным документом. Для сохранения бумажного носителя сотрудников обязали подать своему работодателю соответствующие заявления до 31.12.2020. Однако это условное правило, поскольку работник имеет право перейти на ЭТК в любой момент, никаких временных ограничений в этом вопросе нет.
Бумажную трудовую книгу также сохраняют в таких случаях:
- лицо вообще не подало работодателю заявления относительно перехода или не перехода на электронный формат;
- лицо в течение 2020 года не работало.
Как принять на работу владельца ЭТК?
Претендент на свободную должность подает в отдел кадров:
- бумажную трудовую книгу, в которую внесена закрывающая запись;
- сведения о трудовой деятельности (это и есть та самая выписка из ЭТК);
- форму СТД-Р (от работодателя) или форму СТД-ПФР (от Пенсионного фонда).
Закрывающую запись в бумажной трудовой книжке должен сделать работодатель по прежнему месту работы, который принял от работника заявление о переходе на ЭКТ и выдал подчиненному бумажный документ на руки.
Работодатель может оставить у себя только форму СТД-Р или СТД-ПФР. Эти документы хранятся в личном деле сотрудника. Бумажная трудовая книжка предоставляется исключительно для ознакомления и подлежит возврату владельцу. После закрывающей записи никакие данные в документ уже не вносятся.
Отчетность СЗВ-ТД
Электронная трудовая книжка 2020-2021: вопросы и ответы | Инфотекс Интернет Траст
С какой даты вводятся электронные трудовые книжки на территории Российской Федерации?
— Ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде началось с 1 января 2020 года.
Вместе с тем термина «электронная трудовая книжка» ТК РФ не содержит. Статья 66.1 ТК РФ говорит о сформированной работодателем в электронном виде основной информации о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (сведения о трудовой деятельности). Сведения о трудовой деятельности ведутся работодателем только в электронном виде.
- Источник 1 и Источник 2
- Какие сведения вносятся в электронную трудовую книжку?
- — Это информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, об установлении второй и последующей профессии или иной квалификации, а также другая предусмотренная ТК РФ или иным федеральным законом информация.
- При этом информация, содержащаяся в сведениях, в основном повторяет информацию, содержащуюся в трудовой книжке.
- Источник
В трудовую книжку в бумажной форме сведения о награждении вносятся, а в ЭТК — нет. Почему?
— В сведения о трудовой деятельности информация о награждении за успехи в работе не вносится, потому что такая обязанность работодателя законодательством РФ не установлена. Представляемая работодателем в ПФР форма «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)» также не содержит раздела для указания сведений о награждении за успехи в работе.
- Источник
- Что должен сделать работодатель в связи с введением электронной трудовой книжки?
- — До конца 2020 года работодатели должны:
- принять или изменить локальные нормативные акты с учётом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
- подготовить и обсудить с уполномоченными представителями работников изменения в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ;
- обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР;
- до 31 октября 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве по формированию сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор, подав письменно одно из заявлений о сохранении бумажной трудовой книжки или о ведении трудовой книжки в электронном виде.
Источник: Ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», п.2 постановления Правительства РФ от 19 июня 2020 № 887 «Об особенностях правового регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений в 2020 году»
Нужно ли рассылать уведомление о формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде внешним совместителям, если трудовые книжки на них ведут на основной работе? Необходимо ли от них получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек, если книжки ведутся в основной организации?
— Нет, не нужно. При оформлении трудовых отношений по совместительству работник трудовую книжку не представляет. В связи с тем что работодатель не ведёт трудовые книжки работников-совместителей, уведомлять их о переходе на ЭТК и получать заявления на ведение бумажных трудовых книжек нет необходимости.
Источник
Уведомления о переходе на электронные трудовые книжки с подписью работника об ознакомлении нужно хранить в личных делах? Подшивать ли их к делу при увольнении сотрудника? Хранить ли их в отдельных папках?
— Хранить уведомления работодатель вправе как в личном деле, так и в общей папке.
Источник
Разъясните порядок действий работодателя с заявлениями о выборе способа ведения трудовой книжки.
После выдачи трудовой книжки на руки работнику заявление о выборе ЭТК вкладывается в трудовую книжку или хранится у работодателя, которому подано заявление? Какой срок и порядок хранения такого заявления? Где хранится заявление о выборе бумажной трудовой книжки? Если оно остается у прежнего работодателя, то как новый работодатель узнает о том, что работник уже сделал выбор о продолжении ведения бумажной трудовой книжки и дату этого заявления, ведь в данном случае СТД-Р работник не предоставляет?
— Если гражданин не впервые поступает на работу, то при заключении трудового договора он обязан предъявить работодателю трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности вместе с трудовой книжкой или взамен трудовой книжки.
https://www.youtube.com/watch?v=g_eiL0GfIkg\u0026pp=ygVV0JrQsNC6INCf0L7Qu9GD0YfQuNGC0Ywg0KLRgNGD0LTQvtCy0YPRjiDQmtC90LjQttC60YMg0JLQv9C10YDQstGL0LUg0JIgMjAyMyDQk9C-0LTRgw%3D%3D
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения утверждён Приказом Росархива от 20.12.2019 № 23. В настоящее время заявления о выборе способа ведения трудовой книжки в этот перечень не внесены. Вероятно, работодателю следует определить срок хранения указанных заявлений самостоятельно — не менее 5 лет.
Источник
Что делать, если работник в отпуске или на больничном и поэтому не успевает обратиться к работодателю с заявлением о сохранении бумажной трудовой книжки?
Как получить трудовую книжку впервые 2023
В этой статье будем говорить о бумажных трудовых. Этот материал пригодится, если принимаете на работу человека, который на предыдущем месте решил сохранить бумажную трудовую книжку и не перешёл на электронную.
Если сотрудник устраивается на работу впервые, заводить бумажную книжку не нужно. По таким работникам достаточно передать сведения в пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД, то есть нужно сразу вести электронную трудовую книжку (ЭТК). Подробнее о ней мы написали в другой статье.
- Задайте вопрос через через онлайн-чат
- Позвоните на горячую линию: Вся РФ — 8(800)302-58-65
Трудовая книжка — основной документ о стаже сотрудника. И с ней много вопросов. Расскажем, как заполнять, хранить и учитывать бумажные трудовые книжки.
Когда не надо вести трудовую книжку
- Заключаете договор подряда (ГПХ) или ученический договор. Такие отношения регламентирует гражданское законодательство, а не трудовое, поэтому запись не нужна.
- Заключаете трудовой договор о дистанционной работе. По соглашению сторон можно не вести трудовую книжку. Об этом написано в статье 312.2 Трудового кодекса.
Предприниматели не отражают в трудовой книжке свой предпринимательский стаж.
Пенсионный фонд рассчитает его по уплаченным страховым взносам.
Где брать трудовую книжку
Работодатель ведет трудовые книжки на всех сотрудников, которые проработали у него более 5 дней. Когда человек устраивается на работу, он приносит свою трудовую книжку.
Если сотрудник потерял трудовую книжку или она испорчена, подготовьте для него новую.
По правилам, покупать бланки можно только у организаций, которые отвечают требованиям «Гознака». Мы посмотрели на сайте изготовителя — там всего 6 уполномоченных организаций, а на самом деле продавцов гораздо больше.
Чтобы не купить поддельный бланк, запросите у продавца разрешение и договор. Лучше потратить время на поиск надежного поставщика, чем получить штраф за нарушение трудового законодательства.
Кто оплачивает бланки трудовой книжки и вкладышей
Работодатель покупает бланки трудовых книжек, а сотрудник возмещает затраты. Так говорится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Просто вычесть стоимость бланка из зарплаты нельзя.
Сотрудник должен написать заявление на удержание.
Если выдаете трудовые бесплатно, пропишите это в локальных нормативных актах, например, в правилах трудового распорядка. Так можно. По сути вы дарите сотруднику трудовую книжку.
Подарки дешевле 4000 рублей не облагаются НДФЛ.
Как заполнять трудовую книжку
Правила заполнения описаны в Приказ Минтруда РФ от 19.05.2021 N 320Н. Ниже расскажем о главном.
Пишите в книжке черной, синей или фиолетовой ручкой, без сокращений. Нельзя писать «пр.» вместо «приказ» или «пер.» вместо «переведен».
Пишите арабскими цифрами. Число и месяц — двузначными, год — четырехзначными. Если приняли сотрудника 12 августа 2021 года, в трудовой книжке сделайте запись: «12.08.2021».
Какие сведения вносить
- о сотруднике;
- о выполняемой работе;
- о переводах на другую постоянную работу и об увольнении;
- основания прекращения трудового договора;
- сведения о награждениях за успехи в работе;
- о совместительстве — по желанию сотрудника.
Каждая запись в трудовой книжке о выполняемой работе, переводе и увольнении дублируется в личной карточке сотрудника.
Как заполнить титульный лист
При оформлении новой трудовой книжки заполните титульный лист.
- Впишите без сокращений фамилию, имя, отчество сотрудника. Сделайте запись на основании паспорта или другого документа, который удостоверяет личность.
- Укажите дату рождения в формате «число, месяц, год».
- В полях «образование», «профессия, специальность» сделайте запись на основании диплома или аттестата. Запись об образовании может быть такой:
Образование: высшее профессиональное
Профессия, специальность: бухгалтер
- Укажите дату заполнения и попросите владельца поставить подпись.
Ответственный за ведение трудовых книжек должен расписаться на титульном листе. Ответственным может быть сам ИП, бухгалтер, а в больших организациях — инспектор по кадрам или начальник отдела кадров. Здесь же поставьте печать организации, если она есть.
Как сделать запись о приёме на работу
В трудовой книжке откройте раздел «Сведения о работе». Он идет сразу после титульного листа.
- В столбце 3 в виде заголовка полное и сокращенное название компании, если оно есть. Вместо рукописного названия можно использовать штамп с наименованием организации. Роструд подтвердил это в Письме от 19.08.2015 N 1922-6-1.
- Ниже заголовка сделайте запись о том, что приняли сотрудника и напишите должность. Должность, как правило, соответствует штатному расписанию. Исключение — когда федеральные законы дают льготы или накладывают ограничения по определенным профессиям. Тогда названия этих профессий должны соответствовать наименованиям и требованиям из квалификационных справочников. Это редкая ситуация, и мы надеемся, что вы с ней не столкнетесь.
- В столбце 1 поставьте порядковый номер записи, в столбце 2 — дату приема на работу.
- В столбце 4 напишите дату и номер приказа, по которому сотрудник принят на работу.
Как сделать запись об изменении должности сотрудника
- В столбце 1 укажите порядковый номер записи.
- В столбце 2 — дату записи.
- В столбце 3 напишите: «Переведен на должность….».
- В столбце 4 — реквизиты приказа о переводе. Запись должна быть сделана в течение недели со дня приказа.
Как сделать запись об увольнении
- В столбце 1 поставьте порядковый номер записи.
- В столбце 2 — дату увольнения.
- В столбце 3 сделайте запись о причине увольнения с обязательной ссылкой на пункт статьи Трудового кодекса.
Например: «Уволен по собственному желанию» пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
- В столбце 4 укажите документ-основание, его дату и номер.
- Выдайте трудовую книжку с записью об увольнении в последний день работы.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Как изменить ФИО сотрудника в трудовой
Если сотрудник сменил ФИО, исправьте запись на титульном листе. Одной чертой зачеркните прежнюю фамилию, имя или отчество, после — запишите новые данные.
Исправлять со слов сотрудника нельзя. Изменения можно делать только на основании паспорта, свидетельств о браке или расторжении, и других документов. Ссылаться на их номер и дату — обязательно.
На внутренней стороне обложки трудовой книжки напишите документ-основание, поставьте подпись ответственного и печать работодателя, если есть.
Как изменить сведения об образовании или профессии
- Если сотрудник получил образование или новую профессию, впишите их в титульный лист. Прежние данные зачеркивать не нужно, перечислите новые сведения через запятую:
- Образование: высшее профессиональное
- Профессия, специальность: бухгалтер, инженер-программист
Как изменить название организации
Если изменили название организации в ЕГРЮЛ, столбцы 1 и 2 заполнять не нужно.
- В столбце 3 сделайте запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то».
- В столбце 4 укажите основание переименования — приказ, его дата и номер.
Как исправить записи предыдущих работодателей
- Попросить сотрудника обратиться за исправлением к прошлому работодателю. Трудовую книжку выдайте сотруднику под расписку.
- Сделать запрос предыдущему работодателю самим. На основании официального ответа внести в трудовую книжку исправления. Основанием будут копии приказов о приеме на работу, переводе и увольнении.
Как исправить неверную запись в разделе «Сведения о работе»
Зачеркивать неточные или неправильные записи в этом разделе нельзя. Внесите исправление отдельной строкой.
- В столбце 1 укажите следующий порядковый номер.
- В столбце 2 укажите дату внесения записи.
- В столбце 3 напишите: «Запись за номером таким-то недействительна».
- Затем в той же строчке сделайте правильную запись: «Принят по такой-то профессии (должности)» и в столбце 4 повторите дату и номер приказа, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, или укажите дату номер приказа, на основании которого вносится правильная запись. Об этом говорит пункт 12 Постановления Минтруда.
Если ошиблись в наименовании организации, то указывать следующий порядковый номер не нужно.
Напишите в столбце 3 «В наименовании организации допущена ошибка» и с новой строки — правильное название организации.
Когда нужен вкладыш в трудовую книжку
Если все страницы раздела заполнены, вшейте вкладыш. Оформляйте и ведите его так же, как трудовую.
На внутренней стороне обложки трудовой поставьте штамп: «Выдан вкладыш», укажите его серию и номер. Вкладыш без трудовой недействителен.
Как учитывать и хранить трудовые книжки
Работодатель хранит и учитывает трудовые книжки. Если в организации нет отдела кадров, назначьте ответственного с помощью приказа. При смене ответственного передавайте трудовые книжки по акту приема-передачи дел.
В акте нужно прописать количество и фактический состав трудовых книжек и вкладышей в них.
Трудовые книжки и вкладыши — это бланки строгой отчетности. Хранить их нужно в сейфах, металлических шкафах или в помещениях, куда нет доступа посторонним. Выдавать бланки можно только ответственному за ведение трудовых книжек, по заявке.
- Если ответственный сам ИП, он свободно распоряжается бланками и не пишет заявку самому себе.
- В остальном для предпринимателей и малого бизнеса поблажек нет: вести учет нужно по всем правилам.
- Работодатели должны самостоятельно разработать книги по учету бланков и движения трудовых книжек и вкладышей для них по рекомендациям.
- Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В приходно-расходную книгу записывайте, от кого получили и кому выдали бланки. Указывайте фамилию ответственного сотрудника или название организации. Записывайте серию и номера каждого бланка.
В книге учета движения регистрируйте все трудовые книжки: принятые от сотрудников и выданные вновь.
Когда сотрудник увольняется, попросите его расписаться в книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке.
Обе книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации или ИП, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы. Об этом говорит пункт 40 Постановление Правительства.
В конце месяца ответственный обязан отчитаться в бухгалтерию организации о наличии бланков и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные бланки нужно уничтожить и составить акт списания. Если бухгалтерии нет — значит, и отчитываться не надо.
Работодатели должны всегда хранить запасные бланки трудовой книжки и вкладыши в неё.
Как заверить копию трудовой
Обычно сотрудники просят копию, чтобы получить кредит или сделать визу.
Напишите на копии: «Верно». Укажите место, где хранится оригинал, номер и год дела. Если трудовая хранится не в составе дела, напишите: «подлинник документа находится в отделе кадров».
Поставьте подпись ответственного и штамп организации так, чтобы они не перекрывали друг друга.
Выдайте копию в течение трех рабочих дней с момента получения заявления от сотрудника.
Ответственность
За отсутствие книг учета или их неправильное оформление предусмотрен штраф:
- для ИП — от 1000 до 5000 руб;
- для организаций — от 30 000 до 50 000 руб.
При повторном нарушении:
- для ИП — от 10 000 до 20 000 руб;
- для организаций — от 50 000 до 70 000 руб.
Статья актуальна на 25.05.2022
Продолжайте читать
7 нарушений прав работников, о которых работодатели не всегда знают
Как отправить сотрудника в декрет: оформление отпуска, выплата пособия, возмещение из ФСС
Декрет и больничный ИП
Ещё больше полезного
Рассылка для бизнеса
Дайджест о законах, налогах, отчётах два раза в месяц
Успех! Мы выслали подтверждение на адрес указанной вами электронной почты.
Подписываясь, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от группы компании СКБ Контур
Соцсети
Новости и видео — простыми словами, с заботой о бизнесе
Мы всегда рады м, которые не нарушают наши правила и поддерживают дружелюбную атмосферу на сайте. Стараемся отвечать на все вопросы по Эльбе и несложным бухгалтерским темам.
- Эльба
- Возможности
- Цены
- Демоверсия Бесплатно
- Эльба в App Store
Прием на работу с электронной трудовой книжкой
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — новая альтернатива традиционной бумажной, отражающая карьерный путь человека. Если в организацию устраивается работник с цифровой версией книжки, то процедура оформления не отличается от стандартной. За исключением того, что вместо бумажной трудовой он принесет непривычную справку.
Особенности приема на работу работника с ЭТК
При трудоустройстве гражданин предоставляет новому работодателю информацию о своей карьерной деятельности. Эти сведения содержатся в трудовой книжке, а если гражданин перешел на ЭТК, то в электронном реестре пенсионного фонда.
Принимая такого работника, кадровик должен попросить у него (ст. 65 ТК РФ):
- паспорт;
- трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р);
- документ о регистрации в системе персонифицированного учета (АДИ-РЕГ) в бумажном или электронном виде — можно получить в отделении или личном кабинете ПФР;
- документ воинского учета;
- документы об образовании.
Исходя из специфики деятельности работодатель все также может требовать справку об отсутствии судимости, наркотической зависимости, психических заболеваний.
Работник, перешедший на электронную книжку, предоставляет сведения о трудовом движении в виде справки СТД-Р. Ее выдает предыдущий работодатель в день увольнения. Документ распечатывается и подписывается директором предприятия или отправляется электронным файлом, заверенным ЭЦП.
Но справка отражает период работы только на последнем месте, а кадровику нужно рассчитать страховой стаж гражданина за всю жизнь. Поэтому кандидату придется предоставить еще и обычную трудовую или информацию из пенсионного фонда.
Второй вариант для работодателя надежнее первого, поскольку достоверно отражает карьерное движение гражданина. Справка предоставляется в форме СТД-ПФР и содержит трудовую историю. Кандидат может запросить ее в многофункциональном центре, в пенсионном фонде или на «Госуслугах». Если же работник показал традиционную трудовую, то забирать ее нельзя. Она будет храниться у владельца.
Оформив работника, кадровик должен сообщить в территориальный ПФР о приеме гражданина с помощью отправки нового отчета по форме СЗВ-ТД не позднее дня, следующего за датой издания приказа. Документ отражает должность, структурное подразделение, профессию, специальность, квалификацию трудящегося.
В дальнейшем по каждому лицу кадровик будет собирать информацию об их карьерном движении в электронном виде и передавать ее в пенсионный фонд тем же отчетом (форма СЗВ-ТД), но уже до 15 числа каждого месяца. При этом организации с численностью от 25 человек подают данные в xml-формате (п. 1.9 Порядка заполнения СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п).
В процессе деятельности сотрудник может запросить сведения из трудовой, например, для получения кредита. Раньше делали копию бумажной книжки, но теперь когда она электронная, потребуется дать выписку по форме СТД-Р.
Это та же справка, которую приносил работник при трудоустройстве от бывшего работодателя. Ее необходимо выдавать не только при увольнении, но и по запросу сотрудника в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Справка печатается на бумаге и подписывается руководителем либо предоставляется электронным файлом, подтвержденным ЭЦП.
Новый работник хочет перейти на ЭТК
Трудоустраивающийся к новому работодателю работник может пожелать перейти на электронную книжку. Тогда справки СТД-Р при поступлении на работу у него не будет, и он предъявит бумажную трудкнижку. Кадровик оформит прием работника как обычно и через 5 дней сделает в книжке запись о назначении на должность (абз. 3 ст. 66 ТК РФ).
Чтобы перевести его на ЭТК, придется выполнить ряд действий:
- Выдать работнику уведомление об изменении законодательства в части учета сведений о трудовом стаже.
- Получить от него ответ о выборе в пользу электронного формата.
- Сделать в трудовой запись: «Работником подано заявление о предоставлении ему информации о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ», заверить подписью и печатью организации, ознакомить работника и выдать книжку на руки.
С этого момента кадровик не несет ответственности за хранение трудовой книжки работника. А когда он решит уволиться, то получит только справку СТД-Р.
Подводим итоги
- Оформление работника с электронной трудовой идентично стандартной процедуре.
- Для расчета страхового стажа недостаточно одной СТД-Р. Нужно дополнительно получить традиционную книжку или справку СТД-ПФР.
Электронная трудовая книжка: что это такое, как она выглядит и как с ней работать, как перейти в 2022 году
Переход на электронные трудовые начался в 2020 году. Все условия перехода и сроки разобраны в законе № 439-ФЗ, который регулирует изменения в трудовом кодексе.
https://www.youtube.com/watch?v=g_eiL0GfIkg\u0026pp=YAHIAQE%3D
В законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Можно подумать, что это бумажная трудовая книжка, только в электронном виде, но это не совсем так.
По факту работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка, или ЭТК.
При приеме на работу работодатель должен всем сотрудникам заводить электронную трудовую. А вот с бумажной трудовой все не так однозначно.
Бумажную трудовую можно не заводить в двух случаях:
- Человек впервые устраивается на работу.
- Человек отказался от ведения бумажной трудовой.
Если человек решил оставить бумажную трудовую, вам надо будет вести его трудовую по старым правилам параллельно с электронной. Вам по-прежнему придется заносить в бумажную книжку все изменения: прием на работу, назначения на новую должность, награждения и увольнения.
Если кандидат на работу еще не подавал заявления, но хочет отказаться от бумажной трудовой. Надо сначала нанять его по старым правилам:
- Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
- В тот же день или в ближайший рабочий подать форму СЗВ-ТД в Пенсионный фонд РФ. Там нужно отразить и прием на работу, и дату подачи заявления об отказе от бумажной трудовой.
- В день отправки формы внести запись об отказе в бумажную трудовую книжку и отдать ее на руки сотруднику.
Дальше вам надо будет только передавать электронные сведения в пенсионный фонд.
Как проверить, подавал человек заявление или нет. Новый сотрудник может не помнить, подавал он заявление о выборе электронной трудовой книжки на старом месте работы или нет. Тогда план действий такой:
- Если у него осталась на руках бумажная трудовая книжка — проверьте, есть ли там запись об отказе.
- Если трудовой на руках нет, попросите сотрудника предоставить справку со сведениями о его трудовой деятельности — ту самую электронную трудовую по форме СТД-ПФР.
Сотрудник может сам запросить справку напрямую в ПФР через Госуслуги. В справке будет отметка о том, надо дальше вести его бумажную трудовую или нет.
В 2022 году все российские работодатели обязаны вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде. Никаких исключений нет, даже если работники хотят продолжить вести бумажные трудовые. Это их законное право, которое никак не отменяет обязанность работодателя подавать сведения в ПФР.
ст. 66.1 ТК РФ
Если сотрудники приняли решение вести трудовую книжку на бумаге или вообще не подавали никакого заявления, то работодатель обязан продолжать вести обе книжки: передавать сведения в электронную и вносить информацию в бумажную.
- после 31 декабря 2020 года числился в штате, но на работу не выходил и раньше не писал заявление о переходе на электронную трудовую: например, болел, был в отпуске или отстранен от работы;
- до 31 декабря 2020 года уволился и после этого не подавал заявление о способе ведения трудовой книжки, а теперь решил отказаться от бумажного варианта.
У этой категории сотрудников есть только бумажная трудовая книжка. Если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую, работодатель обязан будет вести обе книжки. Тогда заявление о переходе на электронную трудовую не нужно.
Дальше описываем порядок, если сотрудник готов отказаться от бумажной трудовой:
- Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу.
- Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК.
- Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК.
- Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Она больше не нужна работодателю.
Делаете в бумажной трудовой запись о приеме на работу. Ее нужно внести не позднее пяти рабочих дней с даты, которая указана в приказе о приеме на работу.
Получаете от сотрудника заявление о переходе на ЭТК. Форма заявления законом не установлена. Каждый работодатель может утвердить ее самостоятельно.
Такое заявление означает, что теперь трудовая работника будет в электронном виде, а бумажную он получит на руки
Вносите в бумажную трудовую запись о переходе на ЭТК. Это нужно сделать в день подачи заявления.
Пример записи о переходе в бумажной трудовой
Отдаете сотруднику бумажную трудовую. Выдать бумажную трудовую книжку нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения заявления о переходе на электронный формат трудовой.
https://www.youtube.com/watch?v=zt2X7SWI6wk\u0026pp=ygVV0JrQsNC6INCf0L7Qu9GD0YfQuNGC0Ywg0KLRgNGD0LTQvtCy0YPRjiDQmtC90LjQttC60YMg0JLQv9C10YDQstGL0LUg0JIgMjAyMyDQk9C-0LTRgw%3D%3D
В книге учета движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» нужно сделать запись «Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».
Запись о переходе на электронный формат нужно заверить подписью директора или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, а также печатью работодателя, если она есть.
Форму сдают по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой договор, когда с ним происходит какое-то кадровое изменение. Если с человеком заключен договор ГПХ, сдавать форму не нужно.
Сведения из этих форм вносятся в единую базу данных ПФР — из нее потом можно получить выписку, которая считается электронной трудовой книжкой.
Вот что нужно включить в форму:
Шаблон формы СЗВ-ТД
- информацию о компании или ИП, где работает сотрудник;
- информацию о работнике: Ф. И. О., дату рождения, СНИЛС, должность;
- сведения о самой работе: о приеме на работу, переводе, повышении квалификации или увольнении;
- информацию о документе, которым оформлено кадровое мероприятие.
Сдавать форму надо каждый раз, когда:
- сотрудника приняли на работу;
- перевели на другую должность;
- присвоили новую квалификацию или специальность;
- сотрудник подал заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой.
По каждому сотруднику — отдельная форма, которую надо подать после изменений. Если с сотрудником ничего не происходило и он работает как работал — подавать форму по нему не нужно.
Заполненная форма СЗВ-ТД
Стандартные сроки подачи отчета зависят от того, что произошло:
- если приняли на работу или уволили — не позднее следующего рабочего дня;
- в остальных случаях — до 15-го числа следующего месяца.
Форма утверждена ПФР и подходит для всех организаций и ИП. Если у вас работает до 10 человек, вы можете сдавать ее в бумажном или электронном виде. Если больше 10 — только в электронном.
Руководитель самостоятельно выбирает и назначает ответственного сотрудника, который будет вести ЭТК и подавать в ПФР форму СЗВ-ТД. Ответственным может быть только один сотрудник.
Как назначить ответственного:
- Внести изменения в должностную инструкцию для сотрудника.
- Издать приказ о назначении ответственного и ознакомить с ним сотрудника.
Приказ о назначении ответственного составляют в произвольной форме. В документе указывают Ф. И. О. и должность работника, которого назначили ответственным. За образец можно взять приказ о назначении ответственного за ведение бумажных трудовых книжек.
п. 42 порядка, утв. приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н
Есть два вида стажа: трудовой и страховой. Трудовой — это общая продолжительность трудовой деятельности работника. Страховой стаж — периоды, входящие в стаж для назначения пенсии по старости.
Узнать о стаже сотрудник может у работодателя. А если не хочет его беспокоить или хочет перепроверить информацию — запросить информацию на Госуслугах или в пенсионном фонде.
У работодателя. Чтобы узнать трудовой стаж, сотрудник может в любое время запросить заверенную копию трудовой книжки или форму СТД-Р, если человек отказался от бумажной трудовой. Работодатель должен предоставить документ в течение трех календарных дней с даты подачи заявления. Справка может быть бумажной и электронной.
Если сотрудник хочет узнать страховой стаж, он может запросить у работодателя форму СЗВ-СТАЖ. В день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку или СТД-Р, а также форму СЗВ-СТАЖ независимо от того, попросил сотрудник документ или нет.
На Госуслугах. Трудовой стаж можно узнать из формы СТД-ПФР. Для этого нужно в мобильном приложении госуслуг перейти в раздел «Услуги». Там выбрать «Справки Выписки», затем «Выписка из электронной трудовой книжки». В отличие от СТД-Р, в выписке будут все периоды работы, а не только у последнего работодателя.
Чтобы узнать страховой стаж, в том же разделе «Справки Выписки» нужно выбрать «Извещение о состоянии лицевого счета в ПФР». Сервис сформирует выписку в течение дня, ее можно будет скачать или переслать себе на электронную почту.
В пенсионном фонде. Трудовой стаж можно узнать из личного кабинета на сайте ПФР. Там выбрать раздел «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности» и нажать кнопку «Запросить».
Вход в личный кабинет на сайте ПФР
Чтобы узнать страховой стаж, сотруднику нужно выбрать «Заказать справку (выписку) о состоянии индивидуального лицевого счета» и нажать кнопку «Запросить». Система сформирует выписку и пришлет ее на электронную почту.
Первая страница выписки. ПФР пришлет ее в день обращения. Ее могут получить те, у кого бумажная трудовая и те, у кого только электронная трудовая
Работать с электронными трудовыми проще и для работодателя, и для сотрудника.
Сокращается объем бумажной работы — больше не надо вести бумажные трудовые книжки работников, отказавшихся от них.
При утере бумажных книжек надо будет восстанавливать меньше трудовых. Например, если в офисе случится пожар или потоп, надо будет восстанавливать книжки только тех сотрудников, которые не отказались от трудовой.
Нет риска, что работодатель исчезнет вместе с трудовой, потеряет ее или будет угрожать, что не отдаст трудовую при увольнении. Сведения о работе будут храниться в общей базе пенсионного фонда, и их всегда можно проверить и подтвердить.
Из минусов для работодателя только одно — переход на новую систему требовал дополнительных усилий от компаний и ИП. В 2020 году работодатель должен был правильно оформить переход:
- уведомить сотрудников о том, что им можно подать заявление об отказе или сохранении бумажной трудовой до 31 декабря 2020 года;
- начать сдавать форму СЗВ-ТД;
- внести изменения во внутренние документы, которые регулируют порядок работы с трудовыми книжками, — обычно это правила внутреннего трудового распорядка.
Для сотрудников минусов нет: они могут продолжать вести бумажную трудовую параллельно с электронной, если не хотят от нее отказываться.
Если в 2022 году работодатель не перешел на ЭТК, ведет только бумажные трудовые и не предоставляет сведения в ПФР, ему грозит штраф:
- для малых предприятий — до 5000 ₽;
- для средних и крупных компаний — до 50 000 ₽.
Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.
Еще есть штрафы за несданный отчет о трудовой деятельности или ошибки в нем: от 300 до 500 ₽ директору или ответственному сотруднику.
- В 2022 году все компании и ИП обязаны вести электронные трудовые книжки.
- Когда с сотрудником происходят кадровые изменения, надо сдавать форму СЗВ-ТД.
- Если с сотрудником ничего не произошло, подавать пустую СЗВ-ТД или дублировать данные из предыдущей формы не нужно.