Бюджетные организации обязуют формировать первичные бухгалтерские документы в электронном виде. Как заверять и хранить подобные документы? Что нам надо успеть в 2022 году, чтобы не быть оштрафованными в 2023? Давайте разберёмся с ЭДО в бюджетной сфере.

Что переводится в электронный формат

С начала 2023 года бюджетникам придётся следовать приказу Минфина от 15.04.21 № 61н, который вводит как унифицированные формы электронной документации бухучёта в бюджетных организациях, так и методические рекомендации по их заполнению и использованию.

Такие формы разработаны для:

1. Первичной учётной документации — такой, как ведомость группового начисления доходов, акт о результатах инвентаризации наличных денег, акт о консервации (расконсервации) ОС и подобные. Всего таких форм создано 17 (прил. № 1 и № 2 к приказу № 61н).
2. Регистров бухучёта. Это, например, журнал операций по забалансовому счёту, карточка учёта имущества в личном пользовании, ведомость доходов физических лиц, облагаемых страховыми взносами и НДФЛ (прил. № 3 и № 4 к приказу № 61н).

Спустя ещё год, с начала 2024-го, планируется перевести в обязательный электронный формат ещё 6 первичных форм и 2 вида регистров бухучёта. Однако желающие будут вправе использовать эти форматы и в 2023 году. Необходимые для этого поправки введены в приказ № 61н приказом Минфина от 07.11.22 № 157н.

Подписание электронной первички

В рекомендациях Минфина говорится, что электронную документацию следует заверять квалифицированной электронной подписью (ЭЦП) в большинстве случаев, а для особо оговорённых исключений допускается простая ЭП. Допустим, акт о консервации (расконсервации) ОС глава комиссии должен заверить квалифицированной ЭП, а прочие члены комиссии — обычной.

Внимание! Принять к бухучёту электронную первичку можно только, если в ней есть все нужные реквизиты, а также ЭЦП руководителя или другого уполномоченного сотрудника.

Общие принципы хранения цифровых документов опубликованы в приказе Минкультуры от 31.03.15 № 526. Они не считаются строго обязательными, однако пользователи ЭДО им, как правило, следуют. Вот основные положения

1. По умолчанию электронные документы нужно хранить в 2 экземплярах на отдельных физических носителях.
2. Сохранность данных на этих носителях проверяют самое меньшее раз в 5 лет.
3. Если обнаружится повреждение, то файлы нужно переписать на новый носитель, обеспечив при этом полноту, аутентичность, достоверность и целостность электронных данных, а также отсутствие изменений в них.
4. Хранить записи следует так, чтобы исключить риски искажения, потери, уничтожения и неправомерной рассылки хранимых файлов.

Подготовка к переводу бухучёта на ЭДО

Список дел, которые нужно завершить до Нового 2023 года:

1. Назначение сотрудников, которые будут отвечать за создание и хранение электронной документации.
2. Составление списка унифицированных электронных форм из приказа № 61н, необходимых для деятельности данного учреждения.
3. Корректировка учётной политики на 2023 год в соответствии с вышеуказанным выбором.

Штраф за неиспользование ЭДО

Так как с 2023 года формирование электронной документации становится обязанностью для бюджетников, за невыполнение данного требования будут накладывать административный штраф по ст. 15.11 КоАП. Оштрафуют должностное лицо на сумму 5-10 тысяч рублей. В случае рецидива сумма штрафа вырастет с 10 до 20 тысяч рублей. Кроме того, проштрафившегося сотрудника могут дисквалифицировать на период от года до 2 лет.

Удалённый сотрудник за границей: инструкция для работодателя

Электронный кадровый документооборот — уже можно!

Какие кадровые документы можно вести электронно уже сейчас.

Закон разрешает 99% кадровых документов вести в электронном виде. В Трудовой кодекс добавили новые статьи 22.1–22.3, и теперь работникам не обязательно подписывать ручкой трудовые договоры, заявления на увольнения, приказы о переводе, графики отпусков. Все можно оформить на компьютере или с телефона. В бумажной форме сохранили только 5 видов документов: приказ об увольнении, акт н-1 о несчастном случае, журналы инструктажей, бумажные трудовые и сведения о трудовой деятельности СТД-Р.

Мы получаем от поставщиков электронные счета-фактуры, заключаем договоры по электронной почте, отвечаем на запросы налоговой по электронным каналам связи. Когда-то нас подтолкнули к электронному документообороту и стало удобнее.

https://www.youtube.com/watch?v=zQBZbuVzLNA\u0026pp=ygVH0JTQvtC60YPQvNC10L3RgtC-0L7QsdC-0YDQvtGCINCSINCj0YfRgNC10LbQtNC10L3QuNC4INCSIDIwMjMg0JPQvtC00YM%3D

Кадры тоже переводят в цифру. Появились электронные больничные, электронные трудовые книжки.

В 2020 Минтруд запустил эксперимент по кадровому электронному документообороту (КЭДО) для крупнейших работодателей, участники эксперимента год подписывали электронно любые кадровые документы.

С января 2021 изменили Трудовой кодекс и разрешили электронные подписи не только для дистанционных работников, но и для удаленщиков.

В ноябре 2021 Трудовой кодекс дополнили статьями 22.1–22.3 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». С сентября 2022 работники получили возможность просматривать электронные кадровые документы в личных кабинетах на портале госуслуг.

Электронный документооборот с работниками — это тренд 2023 года. Можно подождать, когда нас всех обяжут вести кадры электронно. Или уже сейчас автоматизировать отнимающие время кадровые процессы. На стороне работодателя Трудовой кодекс, закон «Об электронной подписи» и иное законодательство по электронному кадровому документообороту.

«Кадровый ЭДО обязателен или нет? Я скажу так: он обязателен для тех организаций, которые идут в ногу со временем. Вот сравните. До пандемии работодатели переводили на ЭДО отпуска и учет рабочего времени. В 2020 году 7 из 10 организаций внедряли СБИС КЭДО с дистанционными сотрудниками. С ноября 2021 начался бум. Крупнейшие работодатели страны переводят на электронное подписание: приемы на работу, ознакомление с ЛНА, привлечение к дисциплинарной ответственности», — делится Михаил Ефимов, руководитель направления «Кадровый электронный документооборот» компании «Тензор».

Плюсы и минусы КЭДО

У электронного кадрового документооборота есть 3 основных плюса и 3 минуса для работодателя.

• Плюсы электронного взаимодействия с работниками: скорость подписания кадровых документов, удобство поиска кадровых документов при проверках, экономия бюджета, места и времени всех сотрудников компании.
• Минусы кадрового ЭДО: стоимость электронных систем для КЭДО, риск потери электронной информации, отказ части работников от КЭДО.
• Несмотря на наличие минусов, крупные работодатели активно переводят сотрудников на электронное взаимодействие.

Если кратко, то для перевода организации на кадровый ЭДО нужны:

1. электронные подписи (ЭП) для работников;
2. внутренние документы для легализации ЭДО;
3. электронная система кадрового электронного документооборота.

Электронные подписи бывают 3 видов. Простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. Их особенности регулирует закон 63-ФЗ «Об электронной подписи».

В Трудовом кодексе вы прочитаете еще про 2 разновидности электронных подписей: НЭП госключ и ПЭП «Работа России». Они работают только на своих порталах: в приложении «Госключ» и в системе «Работа России».

Вид ЭП для сотрудников зависит от того, какую задачу вы решаете:

• Избавляетесь от графика отпусков в Excel и автоматизируете процесс учета рабочего времени — тогда ПЭП хватит.
• Будете знакомить с локальными нормативными актами, подписывать трудовые договоры или принимать дистанционных сотрудников — тогда выбирайте НЭП или КЭП.

Хотите забыть о ручном вводе данных паспорта и заполнять трудовой договор по сканам документов, но подписывать документы пока будете на бумаге? Тогда просто подключите СБИС Управление персоналом и не выпускайте никакие подписи.

ПЭПНЭП/КЭП

Приказы на отпуска, командирование, расчетные листки, табель учета рабочего времени

Трудовой договор, ПВТР, должностные инструкции

ПЭП и НЭП может выпустить Работодатель в своей информационной системе. Только для НЭП нужно еще докупить специальную программу.

1. КЭП выпускает Тензор или другой аккредитованный Минэкономсвязью удостоверяющий центр.
2. КЭП и НЭП выпускают каждый год, ПЭП действует бессрочно.
3. Где взять ЭП и как использовать.

Специалист по кадрам при приеме на работу вместе с другими документами оформляет заявку на выпуск электронной подписи. Форма снабжена подробными пояснениями, чтобы исключить любую ошибку.Сотрудник-владелец ЭП проверяет данные и на своем рабочем месте генерирует электронную подпись, при необходимости записывая ее на носитель.

Работник на удаленке говорит, что не видел в электронке задачу и документы. Не знал, что в личном кабинете есть расчетный листок и график отпусков. А его флешку с ЭП забрал ребенок. Как доказать сотруднику, а потом и госорганам, что работодатель выполняет свои обязательства?

Зафиксируйте применение ЭДО внутренними документами фирмы.

• Локальный акт о кадровом ЭДО (нужен для любой ЭП).Это может быть Положение о КЭДО или дополнения в коллективный договор, ПВТР. Опишите в нем, какие документы ведете электронно, какой вид подписи используете, как ее создаете, как визуализируете на электронных документах, как знакомите с документами работников.Скачать образец Положения о КЭДО.

• Согласие и уведомление работников о введении КЭДО.Документы подписывают со всеми работниками, которые переведены на электронный обмен кадровыми документами, кроме дистанционных.Не нужно получать согласие у работников, не имеющих трудового стажа на 31.12.2021.

Уведомление, информписьмо и согласие на КЭДО

• Соглашение с работниками по использованию ЭП (нужно для ПЭП и НЭП).Отразите в нем, как определяете лицо, подписывающее документ. Порядок использования ЭП, обязанности работника и работодателя сохранять конфиденциальность подписи.

Соглашения о НЭП с работником

Работник оспаривает, что подписал электронный документ. Как кадровику отбиться от жалоб работника — читайте в статье.

https://www.youtube.com/watch?v=zQBZbuVzLNA\u0026pp=YAHIAQE%3D

По закону есть 2 вида электронных систем для кадрового электронного документооборота, в которых работодатель создает, подписывает и отправляет работнику электронные кадровые документы:

1. государственный сайт «Работа России», или
2. информационная система работодателя, как СБИС КЭДО.

Кадровыми документами можно обмениваться и на сайте «Работа России». Но контролировать ответы от 100 сотрудников уже не удобно. Плюс придется выгружать на государственный сайт кадровые документы по всем работникам. Поэтому дальше обсуждаем информсистему работодателя.

В собственной информационной системе работодателя СБИС работники без участия кадровика заполняют табель, узнают число неотгулянных дней отпуска, подают заявления.

Программа напомнит кадровику, что пора подписать у работника приказ или взять объяснение. Кадровик без ручного ввода, по сканам документов оформит прием, увольнение, командировки. Все действия кадровика регламентированы.

Поэтому 1 офис-менеджер или неквалифицированный кадровик сможет без ошибок вести 1000 работников.

ПВТР, новую редакцию должностной инструкции, график сменности, график отпусков СБИС разошлет сотрудникам, соберет с них подписи об ознакомлении и в 1 окне покажет кадровику результат: листок ознакомления с подписями работников.

Процедура приема на работу самая трудозатратная. Большое количество документов и высокая плата за ошибки при приеме. Даже эту сложную процедуру можно оптимизировать и автоматизировать.

Трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор подписывают НЭП или КЭП. Это прямо разрешает Трудовой кодекс и для обычных работников, и для дистанционных, и для удаленщиков.

Приказ о приеме на работу с ноября 2021 не обязательный документ, поэтому его можно не оформлять вообще.

Чтобы заполнять все эти документы без ручного ввода, по сканам паспорта, просто используйте СБИС.

Процедура оформления отпуска простая. Но отнимает много времени из-за того, что каждый работник ходит в отпуск несколько раз за год.

Сократить трудозатраты можно за счет оптимизации процесса. От каких-то документов избавиться, а что-то перевести в электронный вид.

Например, можно составлять график отпусков по собственной форме, а не по унифицированной № Т-7. В собственную форму включают раздел об ознакомлении сотрудников с графиком, чтобы не создавать отдельных уведомлений, или исключают информацию по использованию ежегодного отпуска, чтобы не тратить время на заполнение.

Приказ о командировании, авансовый отчет и сообщение о праве отказаться от командировки работодатели оформляли электронно еще до нововведений в ТК РФ. Это было связано с тем, что по ТК документы письменные и требуются только при трудовом конфликте. Сейчас трудовое законодательство прямо разрешает переводить в электронный вид документы по командированию.

Трудовой кодекс требует, чтобы работник использовал НЭП или КЭП для подписания уведомления об изменении условий труда, согласия на перевод, соглашения к трудовому договору (ст. 22.3 ТК РФ). Это логично, поскольку такие документы часто становятся поводом для судебных разбирательств. Для остальных кадровых документов можно применять простую электронную подпись работника.

Табели учета в электронном виде признает даже Роструд. ТК требует оформления документа, но не обязывает знакомить с ним работника. Поэтому можно использовать любую ЭП.

Графики сменности доводятся до сведения работников. Способ ознакомления ТК не установлен. Следовательно, можно информировать работников электронно.

Но так, чтобы было подтверждение факта получения документа работником на случай проверки ГИТ, спора по увольнению за прогул.

В СБИС все виды ЭП визуализированы, позволяют определить дату, время и ФИО подписанта. Поэтому можно использовать любую подпись.

https://www.youtube.com/watch?v=BFU3WkagEM0\u0026pp=ygVH0JTQvtC60YPQvNC10L3RgtC-0L7QsdC-0YDQvtGCINCSINCj0YfRgNC10LbQtNC10L3QuNC4INCSIDIwMjMg0JPQvtC00YM%3D

С 1 января 2022 медучреждения выдают листки нетрудоспособности только в электронном виде (ЭЛН). Бумажные отменили на основании федерального закона 126-ФЗ от 30.04.2021.

Налоговая признает электронные заявления на предоставление ряда вычетов: «Работодатель вправе самостоятельно установить любой порядок предоставления своими работниками соответствующих заявлений».

Минтруд давно признает электронные расчетные листки (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, ответы на официальном портале Роструда № 120279 от 28.02.2020, 107235 от 01.03.2019). Только предусмотрите такой порядок извещения в ЛНА, ТД или колдоговоре.

На приказе о премировании ставят любую ЭП работника или не подписывают у него вообще, если это не приказ о поощрении по унифицированной форме Т-11, Т-11а. О размере премии работник узнает из расчетных листков, что соответствует ст. 136 ТК РФ.

Заявление об увольнении, Приказ о прекращении ТД прямо разрешено подписывать НЭП и КЭП для работников на удаленке. А вот с офисными работниками Приказ об увольнении придется подписывать на бумаге, это прямое указание ст. 22.1 ТК РФ.

Кадровые документы можно перевести в цифру уже сегодня. Главное правильно оформить это внутренними локальными актами. А технические вопросы поможет решить СБИС.

В СБИС Управление персоналом ведите графики отпусков, табели, электронные кадровые книжки и больничные. Без ручного ввода, по сканам паспорта заполняйте трудовые договоры. Выдавайте электронные подписи работникам прямо в своем отделе кадров через кадров с помощью СБИС.

Как перейти на ЭДО в государственных учреждениях: этапы, сложности и ответственность

С 1 января 2023 года внутренний ЭДО в обязательном порядке вводится во всех государственных и муниципальных учреждениях. Об этом нам говорит пункт 6 приказа Минфина России от 15.04.2021 № 61н.

В связи с этим все бюджетные организации – субъекты учета государственных финансов, обязаны перейти на работу с электронными первичными документами, а также регистрами бухгалтерского учета.

В этой статье разберем основные нюансы, которые важно учесть в попадающих под данный приказ организациях.

Как происходит внедрение ЭДО: этапы

Процесс перехода на внутренний электронный документооборот в государственных учреждениях можно условно поделить на 3 этапа:

• подготовка;
• технические мероприятия;
• отражение в бухгалтерской программе на примере «1С:Бухгалтерии государственного учреждения».

Подготовка включает 5 шагов:

• Определить лиц, ответственных за работу с электронными документами: формирование, подписание простой и электронной подписью и так далее.
• Определить сроки формирования и работы с электронными документами, передачи учетных документов и их отражения в учете.
• Отразить нововведения в технологии работы с учетной информацией в организации, дополнения в график документооборота, внести изменения в учетную политику.
• Создать регламент выдачи и хранения паролей доступа и квалифицированных электронных подписей, а также регламент хранения электронных документов в архиве.
• Провести инструктаж для сотрудников.

В рамках технических мероприятий нужно:

• Обеспечить электронной подписью всех сотрудников, ответственных за оформление электронных документов.
• Подготовить рабочие места ответственных сотрудников с доступом к информационной системе для работы с ЭДО.
• Дополнить ролевое расписание обновленными позициями.
• Подготовить серверы, жесткие диски и прочее оборудование к внедрению ЭДО;

На отражении данного нововведения в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения» остановимся подробнее.

В «1С:БГУ» уже предусмотрен переход на ЭДО с 2023 года. В этом решении можно прописать роли для пользователей, заполнить и оформить электронные документы. Однако для тех, кто еще не работал в данной программе, могут возникнуть определенные сложности.

«Реализация внутреннего ЭДО в «1С:БГУ» версии КОРП и ПРОФ отличается и это важно учитывать. Правильные действия помогут учреждению верно определить, какой программный продукт «1C» использовать в зависимости от масштаба организации и территориальной распределенности его подразделений»

Гольева Наталья, эксперт Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ

Мы знаем, как вам помочь

Разбираем переход на ЭДО в государственных учреждениях с экспертом в рамках консалтингового вебинара.

Узнать больше

Сложности, с которыми можно столкнуться в процессе

Не все государственные учреждения могут легко перейти на ЭДО в соответствии с законодательством. Причина тому – несколько важных факторов.

• Отсутствие необходимых знаний у сотрудников. Это напрямую влияет на качество работы с электронными документами, так как есть вероятность ошибок.
• Недостаточное бюджетирование. Нехватка денежных средств делает невозможным обновление необходимого программного обеспечения и закупку мощного оборудования.

Обратите внимание

Законодательство делает исключение для тех учреждений, которые не имеют организационно-технической возможности для работы с ЭДО. Они могут формировать учетные документы на бумажном носителе, дополнительно предоставляя бухгалтеру скан-копии.

Для того чтобы свести этот риск к минимуму, рекомендуем:

• сформировать и отправить руководителю служебную записку о необходимости перехода на ЭДО;
• позаботиться о техническом оснащении и оценить его стоимость, подключив к задаче IT-специалистов;
• сформировать заключение, подтверждающее отсутствие технической возможности перейти на ЭДО в срок.

Что будет, если не выполнить требование по переходу?

Затягивать с переходом не стоит. Неисполнение требований законодательства грозит определенной ответственностью.

«Официально ответственность еще не предусмотрена. Могут грозить предписания от проверяющих органов за неисполнение действующего Приказа»

Гольева Наталья, эксперт Линии консультаций ГЭНДАЛЬФ

Переход на внутренний ЭДО в государственных учреждениях потребует определенных усилий и в некоторых моментах – помощи со стороны квалицированных специалистов в сфере бухгалтерского учета.

Переход на ЭДО бюджетных учреждений в 2023 году

С 1 января 2023 года все государственные и муниципальные учреждения при ведении бухгалтерского (бюджетного) учета должны применять формы электронных документов, утвержденные приказами Минфина от 30.03.2015 № 52н и от 15.04.2021 № 61н.

При этом учреждения могут применять и привычную «бумажную» первичку, утвержденную в составе приказа Минфина от 30.03.2015 № 52н.

Практически все утвержденные Минфином формы электронной первички лишь дополняют привычный документооборот учреждений, а не заменяют «бумажные» документы.

https://www.youtube.com/watch?v=BFU3WkagEM0\u0026pp=YAHIAQE%3D

Поэтому лучше подготовиться к тому, что придется вести и ЭДО и «бумагу». По каким новым правилам нужно переходить на ЭДО смотрите на курсе «Все новые правила 2023 для бухгалтеров».

Постепенное вытеснение «бумаги» начнется только с 2024 года, когда учреждения начнут применять формы электронной первички, утвержденные приказом Минфина от 07.11.2022 № 157н. Этим приказом Минфин дополнил перечень форм, утвержденных Приказом № 61н, новыми шестью электронными формами.

Тема очень широкая, мы постараемся рассказать подробнее о формах в других статьях.

Условия для ЭДО

Применение ЭДО зависит не только от того, есть ли необходимое ПО на компьютере пользователя, но и от устойчивости каналов связи.

Бухгалтер не сможет ни принять, ни создать электронную первичку, если учреждение будет отключено от электричества (что вполне может произойти, например, в сельской местности, где работы по устранению аварии могут занять больше времени, чем в городе), или связи, а также в случае поломки оборудования.

Напомним, что согласно п. 3 ст. 9 закона о бухучете первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. В случае форс-мажорной ситуации документ нельзя будет составить ни при совершении, ни после окончания факта хозяйственной жизни.

Кроме того, сотрудники учреждения должны иметь доступ к рабочему месту, на котором они смогут создать электронный документ. Обеспечение некоторых учреждений современными компьютерами тоже местами под вопросом.

• Поэтому, необходимые организационно-технические условия для существования ЭДО рекомендуем закрепить в локальном акте, например таким образом:
• Приказ (выдержка)
• 1. Применение ЭДО в учреждении обеспечивается при одновременном соблюдении следующих условий:

• установка бухгалтерской программы, поддерживающей использование электронных первичных документов и их электронных образов;
• наличие устойчивого канала интернет-связи на рабочим месте сотрудников со скоростью не менее 100 Мб/сек;
• бесперебойное поступление электричества на рабочие места сотрудников учреждения;
• выделение отдельного рабочего места с доступом к ЭДО всем сотрудникам.

1. Отсутствие хотя бы одного из указанных условий может стать достаточным основанием для применения документооборота первичных учетных документов на бумажных носителях.
2. Решение о применении первичных учетных документов на бумажных носителях принимает главный бухгалтер после уведомления руководителя учреждения.
3. Приведенная выше выдержка из локального акта позволяет выполнить требования Закона о бухучете независимо от обстоятельств.
4. Таким образом, в учреждении будет обеспечена непрерывность ведения бухучета в течение рабочего времени независимо от внешних факторов.

Ответственные за составления документов лица

Внедрение ЭДО вовсе не означает, что только бухгалтер будет работать с электронной первичкой. Бухгалтер – лишь «конечный потребитель» в цепочке ЭДО.

Разберем это на примерах.

Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512)

Согласно Методическим указаниям, утвержденным приказом Минфина № 52н, решение о командировании ф. 0504512 заполняет работник (подотчетное лицо) или иное лицо, уполномоченное на его заполнение.

В учреждениях таким уполномоченным лицом, как правило, является работник отдела кадров. Именно кадровик подписывает простой электронной подписью (ПЭП) показатели подраздела 1.1 раздела 1 «Условия командирования» таблицы «Место и сроки командирования».

Далее в создании решение о командировании ф. 0504512 участвует руководитель структурного подразделения, финансист и руководитель учреждения.

Бухгалтер в этой форме указывает справочную информацию о суммах задолженности по ранее выданным работнику в подотчет денежным средствам и представленным им отчетам.

Полностью оформленное решение о командировании (ф. 0504512) руководитель утверждает и подписывает ЭЦП.

Аналогичным образом происходит оформление:

• изменения решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504513);
• решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515);
• изменения решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504516).

Отметим, что решение о командировании (ф. 0504512) и вышеназванные формы применяют для оформления в электронном виде решений работодателя о направлении работника в служебную командировку и расчета размера командировочных расходов.

То есть решение о командировании ф. 0504412можно оформлять взамен традиционной «бумажной» формы Приказа о направлении в командировку (ф. 0301022). Но электронную форму можно создать и при наличии «бумажного» приказа ф. 0301022, если его создание предусмотрено графиком документооборота.

Ведомость группового начисления доходов (ф. 0510431)

Согласно Методическим указаниям, утвержденным Минфином приказом № 61н,учреждения применяют такую ведомость в случае подключения к ГИС «Электронный бюджет» или ведомственной информационной системы, обеспечивающей администрирование доходов бюджетов и (или) ведение бухгалтерского учета.

Учреждения, которые не подключены к ГИС «Электронный бюджет» или ведомственной системе, данные формы использовать не смогут.

Аналогичные указания о применении ГИС «Электронный бюджет» или ведомственной информационной системы даны и в отношении акта о признании безнадежной к взысканию задолженности по доходам (ф.

 0510436),решения о признании (восстановлении) сомнительной задолженности по доходам (ф. 0510445).

Заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518)

Эту заявку нужно применятьдля формирования в электронном виде расчета потребности в финансовом обеспечении расходов закупки товаров (работ, услуг) для собственных хозяйственных нужд.

Но, если такая потребность уже рассчитана и определена, например, в плане-графике закупок, то использовать такую форму в целях бухучета не целесообразно.

Другим словами, если внимательно проанализировать Методические указания Минфина, утвержденные приказами № 52н и № 61н, то окажется, что для организации ЭДО учреждению нужно всего 5-8 форм из утвержденного Минфином перечня электронной первички.

Вот эти формы и нужно указать в графике ЭДО в 2023 году.

Примерный график ЭДО учреждения в 2023 году

Как изменится электронный документооборот с 2023 года

Условия современного мира требуют от компаний всё большей скорости и эффективности ведения бизнеса. Одним из способов ускорения и оптимизации процессов является переход на электронный документооборот (ЭДО).

В России эта тенденция набирает обороты, и с 2023 года вступают в силу новые правила в этой области.

Изменения в ЭДО происходят в рамках реализации Концепции электронного документооборота в хозяйственной деятельности, которая была разработана и утверждена ФНС в 2020 году.

В данной статье мы рассмотрим основные изменения в электронном документообороте с 2023 года, которые ждут бизнес-сообщество, а также подробно разберём порядок перехода на электронный документооборот в 2023 году.

Электронный документооборот с 2023 года: перечень основных изменений

Электронный оборот с 2023 года претерпит ряд изменений, некоторые из которых уже вступили в силу. Вот основные нововведения:

1. Унифицированные формы и форматы электронных документов.
2. Обновлённые правила документооборота, соответствующие новым требованиям Минтруда.
3. Обязательный переход бюджетных организаций на электронный документооборот.
4. Новые требования к операторам ЭДО.
5. Возможность подписывать электронные документы автоматической электронной подписью.

Рассмотрим каждое из них более детально.

Унифицированные формы электронных документов в 2023 году

Разработка и утверждение новых форматов электронных документов — одно из основных направлений развития ЭДО. Федеральная налоговая служба продолжает активную работу по разработке унифицированных форм электронных документов. К концу 2022 года перечень электронной документации, для которой уже разработан и утверждён формат, включал в себя 21 документ в электронном виде. В их числе:

• счёт-фактура;
• универсальный передаточный документ (УПД);
• универсальный корректировочный документ (УКТ);
• корректировочный счёт-фактура;
• товарная накладная;
• транспортная накладная;
• заказ-наряд;
• сопроводительная ведомость;
• договор (PDF/A-3);
• машиночитаемая доверенность и другие документы.

Формат машиночитаемой доверенности ещё планируется обновить, поэтому речи об обязательном использовании МЧД пока что нет. Однако уже известен срок, когда все компании должны будут иметь МЧД на сотрудников, подписывающих документы от лица организации, — 1 сентября 2023 года.

В 2023 году, помимо формата МЧД, ожидается обновление и формализация 10 типов документов. В частности, планируется выпустить 7 новых форматов и обновить уже существующие 3 формата.

Обновлённые форматы получат УКД, УПД И МЧД. Новые унифицированные форматы разработают для:

• авансовых отчётов
• отчёта комиссионера (агента)
• счёта на оплату
• гарантийного письма
• прейскуранта
• реестра оказанных услуг по ДМС
• отчёта о выполнении научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ (НИОКР).

Изменения в правилах документооборота

С 1 марта 2023 года, в соответствии с ч. 8 ст. 22.1 Трудового Кодекса РФ, введены единые требования к составу и формам электронных документов (Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н).

По новым правилам работодатель теперь может принимать решение о ведении электронного документооборота без необходимости дублирования документов на бумаге. То есть создание, подписание и хранение документов можно осуществлять исключительно в электронном формате.

Требования Минтруда распространяются на список из 122 документов.

Согласно Приказу Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н:

• основная часть документа должна быть в формате PDF/A-1A;
• если к основной части есть приложения, они должны быть в форматах для текста, таблиц или изображений;
• документ должен быть подписан электронной подписью подходящего для данного вида документации;
• если документ подписан не руководителем, а уполномоченным должностным лицом, должна быть МЧД;
• к документу должно быть описание в формате xml.

Обязательный переход бюджетных организаций на ЭДО

С 1 января 2023 года вступили в силу положения приказа Минфина России от 15 апреля 2021 года № 61н. С этого момента часть организаций обязана перейти на ЭДО и использование унифицированных форматов первичных документов в электронном виде.

Переход на ЭДО с 1 января 2023 года стал обязательным для:

• организаций бюджетной сферы субъектов РФ и муниципальных образований;
• федеральных и региональных органов исполнительной власти, а также их подведомственных казённых организаций;
• прочих получателей бюджетных средств.

Новые требования к операторам ЭДО

С января 2023 года вступило в силу положение Правительства РФ от 1 июля 2021 года № 1108, которое обязует операторов ЭДО передавать в налоговую электронные документы с реквизитами прослеживаемости. К таким документам относятся счета-фактуры, УПД и др.

Порядок передачи документов определён приказом ФНС России от 8 июля 2022 года № 636.

Подписанные электронные документы вместе с файлами электронной подписи, а также служебными и технологическими документами, передаются оператором в ФНС в виде архива.

Оператор продавца обязан представить электронные документы в течение одного рабочего дня, следующего за днём получения указанных электронных документов от продавца.

Применение автоматической электронной подписи операторами ЭДО

Приказ Минфина РФ от 12 января 2023 года № 3н позволит операторам ЭДО использовать автоматическую электронную подпись при подписании документов. Изменения вступают в силу с 1 июля 2023 года и распространяются на всех операторов ЭДО, кроме Федерального Казначейства, которое является оператором информационной системы госзакупок.

Это нововведение упростит работу с технологическими документами и обеспечит защиту подписей сотрудников от возможной компрометации.

Как подключить ЭДО в 2023 году

• Изучить схему бумажного документооборота и перевести её в электронный формат.

Нужно оценить количество задействованных сотрудников, определить, кто имеет право подписи, где возникают задержки документов и на каком этапе работа с нужным документом. Это поможет ответственным за документацию видеть, где находится документ и предотвратить его утерю или задержку.

• Подготовить необходимую локальную документацию.

В частности, положение о переходе на электронный документооборот и регламент ЭДО, описывающий правила работы с электронными документами, порядок доступа к системе электронного документооборота и др.

• Получить электронную подпись для сотрудников, которые будут подписывать электронные документы.

Если руководитель ещё не получил подпись, он должен обратиться в удостоверяющий центр ФНС или её доверенных лиц. Остальные сотрудники могут получить свои подписи в аккредитованном УЦ.

• Определиться с выбором системы ЭДО.

Необходимо выбрать техническое решение. Например, онлайн-сервис для работы с небольшим количеством документов документами (не более 100 в месяц) или интеграцию ЭДО в учётную систему компании, если объём документов большой.

• Выбрать оператора ЭДО.

Уточните у контрагентов, с какими операторами они уже работают, чтобы выбрать наиболее подходящего оператора для вашей компании.

«Астрал» предлагает удобное и простое решение для перехода на электронный документооборот. Сервис Астрал.ЭДО позволяет быстро и легко обрабатывать и подписывать документы, а также контролировать их передачу. Системой предусмотрена поддержка роуминга, которая позволит вести документооборот с контрагентами, подключёнными к другим операторам. Попробуйте все функции сервиса бесплатно!

Переход на ЭДО в подведомственных учреждениях: ответы на вопросы

Системы электронного документооборота должны стать повседневной частью нашей жизни. Но пока большинство учреждений находится в переходном периоде. Узнайте, как организовать ЭДО в подведомственных учреждениях. В статье — ответы на вопросы, которые бухгалтеры сейчас присылают в экспертную поддержку и задают на вебинарах.

Распечатывать ли электронные документы

Нужно ли распечатывать электронные документы, заверять и хранить на бумаге или можно делать это только при необходимости?

Документ: Стандарт «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности…» утвержден приказом Минфина от 31.12.2016 № 256н

Учреждение может хранить документы и регистры в электронном виде, а на печать их выводить только по запросу, например при проверках. Электронные документы и регистры имеют приоритет над бумажной формой.

А в бумажном варианте документы и регистры составляют, если нет возможности их формировать и хранить в электронном виде. А также если законодательно установлено требование составлять и хранить документы исключительно на бумаге (п.

 32 стандарта «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности…»).

При этом, если учреждение обязано представлять бумажные копии электронных документов и регистров в государственный орган, оно должно изготавливать их за свой счет. Данные копии заверяют в соответствии с положениями учетной политики.

Принимать ли подтверждающие документы тоже в электронном виде

Учреждение переходит на ЭДО. Составлять авансовые отчеты подотчетники будут в электронном виде. Как быть с подтверждающими документами: кассовыми чеками, накладными от продавца? Их тоже требовать в электронном виде?

В разделах 1.1 и 1.2 отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) сотрудник учреждения указывает виды и количество подтверждающих расходы документов.

При этом в Методических указаниях № 52н не сказано о каких-либо особенностях представления этих документов. Поэтому билеты, чеки с QR-кодом, маршрут-квитанции и т. д. могут быть в электронном виде.

В этом случае их необходимо добавить к отчету как вложение к документу.

Также документы могут быть оформлены на бумаге. К отчету их прилагают в виде скан-копий. В учетной политике предусмотрите правила хранения бумажных подтверждающих документов. Закрепите обязанность подотчетного лица делать скан-копии представляемых документов.

Разрешены ли скан-копии для налогового учета

Важная деталь: ФНС поддерживает возможность использования в бухучете в исключительных случаях скан-образов первичных учетных документов для регистрации и накопления содержащихся в них данных в регистрах бухучета (письмо от 26.02.2021 № СД-4-3/2476)

Если можно принимать к бухучету скан-копии бумажных документов, то как в таком случае быть с налоговым учетом?

Регистры налогового учета формируются на основании данных бухгалтерского учета, оформленных первичными документами. Следовательно, правила, разработанные для формирования и хранения первичных документов, одинаково применимы для целей бухгалтерского и налогового учета.

Что будет, если не перейти на ЭДО с 2023 года

Что грозит учреждению за бумажный документооборот с 1 января 2023 года?

Обязанности применять исключительно электронный документооборот не установлено ни с 1 января 2023 года, ни с любой другой даты. Но отсутствие ЭДО в учреждении не может быть причиной неприменения документов и регистров, форма которых разработана для электронного обмена (письмо Минфина от 23.12.2020 № 02-07-10/116586). В этом случае документы и регистры составляют в бумажной форме.

Как хранить электронные документы

Считаем, что бумажный экземпляр надежнее. Электронный носитель может в любой момент выйти из строя, потребуются серьезные затраты на восстановление информации. Как все же хранить электронные документы?

Надежность современных систем хранения информации весьма высока.

Кроме того, учреждение может воспользоваться системами внешнего хранения, например облачным хранилищем, в котором ответственность за хранение информации несет владелец ресурса.

Он же за свой счет проводит работы по восстановлению информации в случае каких-либо сбоев. Учреждению в этом случае нужно будет заключить договор аренды облачного сервера.

Кому нужна электронная подпись

Потребуется ли оформить каждому сотруднику учреждения как минимум простую электронную подпись при переходе на ЭДО?

Документ: Унифицированные формы электронных документов бухгалтерского учета утверждены приказом Минфина от 15.04.2021 № 61н

Есть два вида подписей. Простая электронная подпись формируется посредством использования кодов, паролей или иных средств и подтверждает авторизацию (идентификацию) определенного лица. Материальный ключ отсутствует. Усиленная электронная подпись формируется криптографическим преобразованием информации с использованием ключа.

Для каких документов применяется та или иная подпись, установлено в Методических указаниях № 52н и приказе № 61н. Для документов, создавать которые может любой сотрудник, например для авансового отчета, предусмотрена простая подпись, то есть нужна авторизация в системе ЭДО.

Какие электронные документы приоритетнее

Если наше учреждение при передаче имущества составит документ по приказу № 61н, а принимающая сторона использует форму из Методических указаний № 52н, будет ли это нарушением?

Документы из Методических указаний № 52н и приказа № 61н в данном случае не пересекаются, поэтому ситуация из вопроса в принципе невозможна. Возможен другой вариант: одно учреждение применяет ЭДО, второе еще нет. Тогда передачу или иной факт хозяйственной жизни следует оформить документами в бумажном виде, а учреждению, перешедшему на ЭДО, — сформировать и хранить скан-копии документов.

Как оформлять путевые листы при ЭДО

Важная деталь: Путевой лист может быть предъявлен при проверках сотрудникам ГИБДД на бумаге, либо в форме электронного документа, либо его копии на бумаге

В учреждении 10 машин и столько же водителей, закрепленных за конкретным автомобилем. Как составлять путевые листы при ЭДО?

Вопрос должны решать профильные технические специалисты, обеспечивающие создание и запуск системы ЭДО, с учетом требований приказа Минтранса от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В то же время вполне возможны и корректировки существующего порядка документооборота.

Например, сегодня учреждение работает с бумажными путевыми листами. Их выписывают на конкретную машину и конкретного водителя на один день или рейс продолжительностью более одного дня. Такой подход реализуем и в случае, когда учреждение решает использовать электронные путевые листы.

В учетной политике необходимо закрепить:

• лиц, ответственных за создание документа, логично, если это будут водители;
• иных лиц, подписывающих документ, таких как медработник, механик и др.;
• порядок и сроки движения документа и т. п.

Кому нужны подписи при кадровом ЭДО

В кадровых приказах — на отпуск, при приеме на работу и т. д. — сотрудник должен расписаться. Значит, у всех поголовно должны быть доступ и простая электронная подпись?

На заметку: Особенности и возможности электронного документооборота в сфере трудовых отношений определены статьей 22.1 ТК, а порядок применения электронных подписей в электронном кадровом документообороте установлен статьей 22.3 ТК

Простая подпись — это авторизация, и в данном случае она неприменима, поскольку подобные приказы создают работники кадровой службы, а не сотрудники, которых принимают на работу или отправляют в отпуск.

Вместе с тем необходимо отметить, что такая постановка вопроса неверна. Работодатель вправе издать на основании заключенного трудового договора приказ (распоряжение) о приеме на работу, но не обязан этого делать. Это следует из части 1 статьи 68 ТК.

Документ, фиксирующий факт приема лица на работу, — трудовой договор. Его заключают в письменной форме (ст. 67 ТК). В электронной форме он может быть только при дистанционной работе.

Приказ о предоставлении отпуска также не является обязательным. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков (ст. 123 ТК). Он обязателен как для работодателя, так и для работника.

График отпусков в утвержденном виде доводят до сведения всех работников. Однако помимо этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК).

Такое уведомление может быть составлено в свободной форме.

Какой документ составлять при компенсации расходов

Нужно ли составлять заявку-обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема (ф. 0504518), если аванс подотчетному лицу не выдавали, а будут компенсировать произведенные расходы?

Заявку-обоснование (ф. 0504518) применяют в случае выдачи авансов под отчет для осуществления закупки товаров, работ, услуг малого объема с использованием единого агрегатора торговли. Полагаем, что, если закупка производится иным способом, необходимости применять эту форму нет.

На заметку:

Документы в письменной форме

Часть 3 статьи 22.1 ТК устанавливает виды документов, которые нужно составлять в письменной форме. Это:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности работников;
• акты о несчастных случаях на производстве;
• приказы (распоряжения) об увольнении работника;
• документы, которые подтверждают, что работник учреждения проходил инструктажи по охране труда, в том числе документы, подписываемые работником лично.