Из нашей статьи вы узнаете:

При приёме сотрудника на работу, увольнении и других кадровых изменениях работодатель должен был отчитаться о них в ПФР по форме СЗВ-ТД. С 2023 года ПФР и ФСС образовали единый фонд — Социальный фонд России. Изменились и формы кадровой отчётности. Расскажем, какой отчёт сдаём при приёме на работу сотрудника в 2023 году.

Как изменилась отчётность при приёме на работу в 2023 году

На смену множеству разных отчётных форм по кадрам пришла единая форма сведений — ЕФС-1. Она состоит из двух разделов и нескольких подразделов, которые содержат сведения о трудовой деятельности сотрудников, о стаже, о страховых взносах, о результатах пройденных медосмотров и СОУТ.

При приёме сотрудника на работу необходимо заполнить и сдать в СФР не всю форму ЕФС-1, а только некоторые листы:

• титульный лист;
• подраздел 1;
• подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.

Форма ЕФС-1, порядок её заполнения и сдачи утверждены постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 года № 245п.

Скачать форму ЕФС-1

Помимо этого, при трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан подать в СФР форму «Сведения о застрахованном лице». Она необходима для назначения и выплаты пособий. Форма отчёта утверждена приказом ФСС от 8 апреля 2022 года № 119.

Скачать форму «Сведения о застрахованном лице»

Сроки сдачи отчётов при приёме на работу в 2023 году

Сроки сдачи разделов-аналогов СЗВ-ТД при приеме на работу и в других случаях зависят от самого кадрового события.

Кадровое событие Срок сдачи

Приём или увольнение сотрудника, оформленного на основании трудового договора	Не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа
Прочие кадровые события у работника, трудоустроенного по трудовому договору	До 25 числа следующего месяца
Получение заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Заключение или расторжение гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг	Не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора

«Сведения о застрахованном лице» необходимо подать не позднее трёх рабочих дней со дня получения этих сведений от сотрудника. На самом деле, необязательно требовать у сотрудника эту информацию в первый день трудоустройства — некоторые работодатели предпочитают дождаться страхового случая. Но лучше сделать это заранее.

Как заполнить ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу

Укажите на титульном листе информацию об организации:

• регистрационный номер в СФР (ПФР);
• сокращённое или полное название компании либо обособленного подразделения;
• ИНН и КПП компании. Если подаёте отчёт за юрлицо, в двух последних ячейках ИНН проставьте прочерки — они для ИП, у которых ИНН больше на две цифры;
• основной ОКВЭД организации;
• ОГРН или ОГРНИП. Для юрлица в начале ОГРН проставьте два ноля, графа больше на две цифры для ИП;
• телефон без скобок, плюсов и прочих символов;
• электронный адрес организации.

Затем переходите к заполнению подраздела 1.1. Для заполнения отчёта при приеме на работу понадобятся трудовой или гражданско-правовой договор, приказ о приёме штатного сотрудника и иные кадровые документы.

Графа Информация

1	Номер записи для каждого мероприятия в порядке возрастания
2	Дата кадрового мероприятия по приказу
3	Вид кадрового мероприятия по классификатору (в нашем случае «ПРИЕМ»)
4	Сведения о работе в регионах Крайнего Севера (если таких сведений нет, графу не заполняют)
5	Наименование должности в соответствии со штатным расписанием. Для госслужащих — код должности по реестру должностей.
6	Код выполняемой функции из Общероссийского классификатора занятий
7	Заполняется только при увольнении
8
9
10
11	Не заполняется в первичном отчёте, нужна для исправления ошибок

В графе 6 для исполнителей по ГПД указывают следующие коды:

Код Вид договора

ДГПХ	договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг)
ДАВТ	договор авторского заказа
ДОИП	договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
ИЗЛД	издательский лицензионный договор
ЛДПИ	лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключённый с организацией по управлению правами на коллективной основе

В какой форме сдавать ефс-1

Если среднесписочная численность сотрудников и исполнителей по ГПХ — 10 человек и более, отчёт нужно подать в электронном виде. Если меньше 10, можно отчитаться на бумаге.

«Калуга Астрал» предлагает несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.

Как заполнить и сдать «Сведения о застрахованном лице»

Сведения о застрахованном лице заполняет сам работник. Работодатель только переносит указанные персональные данные в систему для сдачи отчётности и отправляет в СФР.

Отчёт состоит из семи блоков:

• ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, ИНН;
• информация о документе, удостоверяющем личность;
• данные о документах, подтверждающих временное или постоянное проживание на территории РФ (для лиц без гражданства и иностранных граждан);
• прочие сведения, дающие льготы при назначении и исчислении пособия;
• информация об адресе регистрации;
• информация о фактическом месте проживания (для случаев, когда способ выплаты пособия выбран почтовый перевод);
• сведения о способе выплаты пособия.

В конце указываются контакты работника и страхователя и согласие работника на передачу его данных в СФР.

Чтобы отправить «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде, нужно обязательно заполнить первые два блока.

Способ получения пособия — необязательный блок для заполнения. Если нет возможности указать данные банковской карты сотрудника, например, она ещё в процессе выпуска, отправьте сведения без этой информации. Данные о способе получения пособия можно будет передать позже.

Штрафы за несдачу отчётности при приёме на работу

За неверное или несвоевременное предоставление сведений ЕФС-1 на штатных сотрудников должностному лицу грозит ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП. Это может быть предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей.

За нарушения в порядке сдачи и заполнения ЕФС-1 на исполнителей по ГПХ, наказание предусмотрено в ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП. Размер административного штрафа тот же – от 300 до 500 рублей.

За несоблюдение электронной формы сдачи отчёта штраф составляет 1000 рублей.

За просрочку передачи в фонд сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий, штраф составит 5 000 рублей (ч. 1-3 ст. 15.2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Для бизнеса: что важно помнить о налогах и работе в праздники

Правительство определило график переноса праздничных выходных на 2023 год.

Рассказываем, какие дни будут нерабочими, зачем бухгалтерам производственный календарь и норма рабочего времени и при каких условиях можно вызвать сотрудников на работу в праздники.

https://www.youtube.com/watch?v=IOOmHChDMCs\u0026pp=ygV50JrQsNC6INCf0YDQuNC90Y_RgtGMINCd0LAg0KDQsNCx0L7RgtGDINCh0L7RgtGA0YPQtNC90LjQutCwINCSINCf0LXRgNC40L7QtCDQndC10YDQsNCx0L7Rh9C40YUg0JTQvdC10Lkg0JIgMjAyMyDQk9C-0LTRgw%3D%3D

Производственный календарь — это инструмент, где указаны нерабочие дни. Он помогает начислить зарплаты, оплатить больничные, рассчитать отпуска или составить график работы.

Эти расчеты зависят от нормы рабочего времени, которая указана в производственном календаре. Обычно продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю, для некоторых категорий сотрудников эта норма меньше.

Например, если брать пятидневную неделю по восемь часов работы в день, по производственному календарю в январе 2023 года будет 17 рабочих дней, а норма рабочего времени — 136 часов в месяц.

Если сотрудник по указанию работодателя отработает больше 136 часов, то за каждый дополнительный час работодатель должен заплатить двойную ставку, которая рассчитывается из месячной нормы рабочего времени.

По общему правилу выходные, выпадающие на нерабочие праздничные дни, переносятся на следующий рабочий день автоматически. Однако правительство вправе изменять этот порядок и сдвигать выходной на иную дату в рамках календарного года.

В 2023 году праздничные 1 и 8 января выпадают на воскресенье. Правительство перенесло совпавшие с ними выходные на пятницу, 24 февраля, и понедельник, 8 мая.

Новогодние праздники начнутся 31 декабря — обычно это рабочий день, но в 2022 году он выпал на субботу.

Выходные и праздничные дни по производственному календарю на 2023 год:

1. С 1 по 8 января — неделю с воскресенья по воскресенье.
2. С 23 февраля по 26 февраля — четыре дня с четверга по воскресенье.
3. 8 марта — среда.
4. С 29 апреля по 1 мая — три дня с субботы по понедельник.
5. С 6 по 9 мая — четыре дня с субботы по вторник.
6. С 10 по 12 июня — три дня с субботы по понедельник.
7. Выходные дни с 4 по 6 ноября — три дня с субботы по понедельник.

В некоторых регионах могут быть свои праздники, но важно учитывать, что часть из них ежегодно сдвигается. Например, Ураза-байрам — это тоже нерабочий день в некоторых регионах. Конкретные даты утверждают главы соответствующих субъектов РФ.

Производственный календарь 2023

Если последний день уплаты налогов приходится на праздничный, выходной или нерабочий день по указу президента, то окончание срока переносится на ближайший рабочий день.

ст. 6.1 НК РФ

Например, раз 31 декабря выпадает на субботу, а дальше новогодние каникулы длятся до 8 января, то индивидуальные предприниматели могут заплатить фиксированные страховые взносы за 2022 год до 9 января 2023 года.

Сроки уплаты налогов за 2022 год

Если день выплаты зарплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, работодатель должен заплатить сотрудникам накануне этого дня.

ст. 136 ТК РФ

Обычно работодателям нельзя привлекать сотрудников к работе в праздничные и другие нерабочие дни, но есть исключения для разных сфер бизнеса.

Работать как обычно без учета праздников должны:

1. Сотрудники непрерывно действующих предприятий, например экстренных и коммунальных служб, непрерывных производств.
2. Сотрудники компаний и ИП, которые обслуживают население, например в сфере торговли и общепита.
3. Сотрудники, выполняющие погрузку-разгрузку товаров и неотложные ремонтные работы.
4. Сотрудники, работающие посменно или по скользящему графику. График у таких работодателей утвержден заранее, поэтому отказаться от работы в праздники сотрудники не могут.

Кроме того, работодатель может привлечь сотрудников к работе, если это прописано в локальном нормативном акте компании или коллективном договоре. Это касается творческих работников, таких как журналисты и артисты.

Список творческих профессий, для которых можно устанавливать особый график в праздничные дни в локальных документах

Если сотруднику не положено работать по графику и нормативным актам, его все равно можно привлечь без его согласия в следующих случаях:

1. Если произошла производственная авария.
2. При угрозе уничтожения или значительной порчи имущества работодателя.
3. При стихийном бедствии, введении чрезвычайного или военного положения.

Всех остальных сотрудников, которые работают по стандартному графику и отдыхают в праздники, по субботам и воскресеньям, можно вызвать на работу с письменного согласия по уважительной причине и с согласия профсоюза, если он есть.

https://www.youtube.com/watch?v=IOOmHChDMCs\u0026pp=YAHIAQE%3D

В письменном предложении выйти на работу в выходной день должны быть прописаны:

1. Причина. Например, выполнение срочного заказа.
2. Описание задач.
3. Продолжительность рабочего дня.
4. Варианты оплаты переработки.

При этом сотрудники со стандартным графиком работы могут отказаться.

С некоторыми категориями работников нужно до приказа подписать уведомление о возможности отказаться от работы в выходные и праздничные дни. Вот список:

1. Одинокие родители или опекуны детей до 14 лет.
2. Матери детей до трех лет.
3. Родители детей с инвалидностью.
4. Сотрудники, которые ухаживают за больными родственниками по заключению врача.
5. Родители детей до 14 лет, если второй родитель — вахтовик.
6. Работники с тремя и более детьми в возрасте до 18 лет, если младшему еще не исполнилось 14 лет.

Беременных женщин и несовершеннолетних запрещено привлекать к работе в праздники даже с их письменного согласия.

Расчет платы за праздничные дни зависит от категории сотрудника, графика работы, условий оплаты по локальным нормативным актам и от того, работал ли он в эти дни.

Сотрудники с пятидневным графиком на окладе:

1. Получают обычный оклад, если не работали в праздничные дни.
2. Получают одинарную часовую или дневную ставку в дополнение к окладу, если вышли на работу в праздничный день, но общее количество отработанных часов в месяц не превышает норму рабочего времени по производственному календарю. Работа в выходной может уложиться в месячную норму, например, в следующем случае. Допустим, в месяце 21 рабочий день — это норма рабочего времени. Сотрудник взял день отпуска за свой счет, значит, отработал 20 рабочих будней. Если он отработает еще и выходной, то выполнит норму — 21 день. Тогда труд в выходной оплатят по одинарной ставке.
3. Получают двойную часовую или дневную ставку, если работа в праздники превысила норму рабочего времени в месяц. Так, если в месяце 21 рабочий день и человек не пропустил ни одного, то день работы в выходной выйдет за пределы нормы: сотрудник отработает 22 дня вместо 21. Поэтому за труд в выходной — двойная оплата.
4. Могут выбрать между двойной оплатой или отгулом в другой день.

Дневной оклад сотрудника рассчитывается по⁠-⁠разному в зависимости от количества рабочих дней в месяце и с учетом всех премий и компенсаций. Например, в январе 2023 года 17 рабочих дней.

Если сотрудник получает 50 000 ₽ в месяц, включая все доплаты, то 50 000 ₽ нужно разделить на 17 рабочих дней. Получается, что дневная ставка — 2942 ₽.

За один день работы с 1 по 8 января в пределах нормы рабочего времени сотрудник получит дополнительные 2942 ₽, а всего за месяц — 52 942 ₽.

Но если это работа сверх нормы на конкретный месяц, дневную ставку нужно умножить на два. Например, в январе 2023 года норма рабочего времени при пятидневке — 17 дней. Если с работой в праздники месячная норма превышена, одинарную ставку в 2942 ₽ за один день работы в праздники умножаем на два. То есть в январе сотрудник получит 55 884 ₽.

Если сотрудник вышел на работу на несколько часов, дневную ставку надо разделить на норму его рабочего дня, умножить на количество отработанных часов и на два.

Если сотрудник выбирает отгул, отработанный праздничный день оплачивается по обычной ставке. Сотрудник может взять отгул на весь день, даже если отработал в праздники всего несколько часов. Причем в месяце отгула он должен получить полный оклад. Работодатель не может сам выбрать между отгулом и двойной оплатой.

Сотрудники со сдельной оплатой или с почасовой оплатой за работу в праздники получают двойную оплату и не могут взять отгул вместо нее.

Сотрудники с посменным графиком тоже получают двойную оплату, даже если они работают в праздник по заранее утвержденному графику, то есть без срочных вызовов.

Кроме того, даже если сотрудники со сдельной и почасовой оплатой не работали в праздники, работодатель обязан выплатить им дополнительное вознаграждение. В законе нет минимальной суммы, которую работодатель должен выплатить. Размер этого вознаграждения нужно определить с учетом мнения профсоюза, если он есть.

ст. 112 ТК РФ

Если работодатель сократит оклад из⁠-⁠за праздников или не оплатит работу в праздничный день, как того требует ТК, сотрудники могут обратиться в трудовую инспекцию, подать коллективную жалобу в прокуратуру или заявление суд.

ст. 236 ТК РФ

Компания должна будет выплатить сотруднику всю сумму с процентами — 1/150 ключевой ставки ЦБ от невыплаченной зарплаты за каждый день задержки.

• Например, работодатель не заплатил сотруднику 20 000 ₽ в установленный срок — 1 августа 2022 года. Ключевая ставка ЦБ в этот период — 8%. К 31 августа он должен будет заплатить работнику как минимум 20 320 ₽. Компенсация рассчитывается так: 20 000 ₽ × 8% × 1/150 × 30 день = 320 ₽.

Кроме того, работодатель получит штраф:

1. руководитель компании — от 10 000 до 20 000 ₽;
2. индивидуальный предприниматель или малое предприятие — от 1000 до 5000 ₽;
3. средняя или крупная компания — от 30 000 ₽ до 50 000 ₽.

Новости, которые касаются бизнеса, — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @t_biznes.

Как принять на работу и уволить в нерабочие дни?

В период карантина из-за распространения коронавируса не все компании приостановили работу. Как показал наш опрос, более 40% компаний перешли на удаленную работу. Они продолжают деятельность и решают обычные для себя задачи, в том числе, и увольнение персонала, и прием на работу новых работников.

https://www.youtube.com/watch?v=m1CraOIe_zs\u0026pp=ygV50JrQsNC6INCf0YDQuNC90Y_RgtGMINCd0LAg0KDQsNCx0L7RgtGDINCh0L7RgtGA0YPQtNC90LjQutCwINCSINCf0LXRgNC40L7QtCDQndC10YDQsNCx0L7Rh9C40YUg0JTQvdC10Lkg0JIgMjAyMyDQk9C-0LTRgw%3D%3D

Прием на работу, увольнение можно оформлять и на удаленном режиме работы, соблюдая базовые требования Трудового кодекса.

Как уволить работника в период, объявленный нерабочими днями

Если на организацию распространяется режим нерабочих дней, работники не переведены на удаленку, они просто не работают, уволить работника нельзя. Придется подождать до выхода на работу.

Компания и работник могут решить вопрос увольнения по обоюдной договоренности. Работникам не запрещено увольняться

Сократить штат или ликвидировать неработающую организацию во время нерабочих дней также не получится. И та, и другая процедура требуют от работодателя, уведомить работников за три месяца.

Для тех, кто перешел на удаленную работу, увольнение можно провести в обычном порядке. Единственное, что нужно предусмотреть, это обмен оригиналами документов. Работник может прислать заявление об увольнении или получить уведомление об увольнении по электронной почте. Этого достаточно, чтобы запустить процедуру.

В последующем лучше сторонам обменяться оригиналами по почте. Чуть ниже мы еще вернемся к этому вопросу.

Как принять работника в период, объявленный нерабочими днями

Если организация продолжает работать, в том числе и на удаленном режиме, принимать работников она может в обычном порядке, никаких особенностей здесь нет.

А если компания заключает в работником договор о дистанционной работе, личное присутствие работника в офисе не обязательно. Об это неоднократно писал Минтруд.

Трудовой договор о дистанционной работе можно заключить путем обмена электронными документами. Это разрешено частью 1 статьи 312.2 ТК РФ.

Правда, если работник и компания обмениваются только электронными документами, для их подписания нужно использовать усиленную квалифицированную электронную подпись согласно части й статьи 312.1 ТК РФ.

Особенности электронного документооборота

Несмотря на то, что ТК РФ фактически узаконил электронный документооборот, большинство организаций предпочитае иметь бумажные копии. И это — правильно.

При заключении договора дистанционно экземплярами можно обменяться по почте или курьером.

Обратите внимание на следующие особенности:

• подписанную бумажную копию трудового договора нужно направить работнику в течение трех дней со дня его заключения заказным письмом с уведомлением (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ);
• все документы, которые являются обязательными для трудоустройства, работник может направить работодателю в электронной форме. Но, работодатель имеет право потребовать от работника бумажные документы, заверенные нотариусом (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Расчет отпускных в 2023 году: пошаговая инструкция

С 1 января 2023 года — проиндексированный МРОТ, который нужно учитывать при расчете отпускных выплат. Также с 2023 года кардинально поменялся порядок уплаты НДФЛ с оплат за отпуск. О порядке и нюансах расчета отпускных в 2023 году расскажем в статье.

Если работаете в бухгалтерской программе, например СБИС, программа рассчитает отпускные автоматически. Чтобы понять, откуда берутся цифры, пользуйтесь нашим пошаговым алгоритмом расчета отпускных.

Шаг 1. Определите расчетный период. В общем случае это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск (п. 4 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922, далее — Положение № 922).

Шаг 2. Посчитайте выплаты сотруднику за расчетный период. В общем случае это заработная плата за указанный период (п. 2 Положения № 922).

Шаг 3. Вычислите средний дневной заработок для оплаты отпуска. По какой формуле считать показатель, зависит от того, полностью сотрудник отработал расчетный период или нет. В любом случае в расчете участвует показатель 29,3 — это среднемесячное число календарных дней в году (ч. 4 ст. 139 ТК РФ, п. 10 Положения № 922).

Расчетный период считается отработанным неполностью, если в расчетном периоде сотрудник был в командировке, официально болел, ходил в ежегодный отпуск или не работал по другим причинам. Полный список исключаемых дней приведен в п. 5 Положения № 922.

Если сотрудник отработал расчетный период целиком, исключаемых дней не было, применяется формула:

Среднедневной заработок за полностью отработанный расчетный период = Заработок за расчетный период/ 12 месяцев / 29,3.

Если были исключаемые периоды, например, в расчетном периоде работник официально болел или ездил в командировку, то такие дни и оплата за них не учитываются при расчете. Формула будет более сложная:

Среднедневной заработок за неполностью отработанный расчетный период = Заработок за расчетный период / (Количество полностью отработанных месяцев × 29,3 + Количество дней в неполностью отработанных месяцах).

Количество дней в неполностью отработанном месяце = 29,3 / Количество календарных дней месяца x Количество отработанных в месяце календарных дней.

Шаг 4. Сравните полученный средний дневной заработок и минимальный.

Для дальнейшего расчета в качестве среднедневного заработка берите ту величину, которая больше (п. 18 Положения № 922). Минималку вычисляйте так:

Минимальный среднедневной заработок = Федеральный МРОТ / 29,3.

Шаг 5. Рассчитайте собственно сумму отпускных. Для этого используйте формулу:

Отпускные = Cреднедневной заработок x Количество дней отпуска.

Шаг 6. Начислите отпускные и страховые взносы с них.

Отпускные нужно начислять на основании приказа на отпуск не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1, п. 16 и 18 ПБУ 10/99).

Страховые взносы начисляйте одновременно с отпускными или в конце того месяца, когда начислили отпускные (п. 1 ст. 421 и п. 1 ст. 424 НК РФ).

Шаг 7. Выплатите отпускные и удержите НДФЛ в день выплаты. Выплатить работнику начисленные отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 14.05.2020 № ПГ/20884‑6‑1).

Сотрудник уходит в отпуск в понедельник. Перечислить отпускные нужно в четверг предыдущей недели или раньше.

Пример расчета отпускных

Сотрудник (налоговый резидент РФ) уходит в отпуск с 05.06.2023 по 19.06.2023 включительно. Расчетный период: с 01.06.2022 по 31.05.2023. В расчетном периоде, а именно в декабре 2022, работник был на больничном 14 календарных дней. Это исключаемый период, не учитывается при расчете отпускных. Сумма выплат сотруднику за расчетный период, без учета больничных, — 600 000 руб.

Для расчета отпускных определим:

• количество полностью отработанных календарных месяцев — 11. Из них в 2022 году — июнь, июль, август, сентябрь, октябрь, ноябрь, а в 2023 году — январь, февраль, март, апрель, май;
• количество дней в не полностью отработанном декабре 2022 — 16,07 дня [29,3 / 31 x (31 — 14)];
• средний дневной заработок — 1 773,21 руб. [600 000 руб. / (11 мес. x 29,3 дн. + 16,07 дн.)]. Значение больше минимального (16 242 руб. / 29,3), поэтому в расчет берем фактический средний заработок.

Отпуск составляет 14 дней, хотя фактически, за счет праздника, сотрудник отдохнет 15 дней. Дело в том, что праздничный день 12 июня по закону в число календарных дней отпуска не включается и не оплачивается как день отпуска (ст. 120 ТК РФ).

Дни отпуска сотрудника на календаре

Итого сумма отпускных равна 24 824,94 руб. (1 773,21 руб. x 14 дн.). На руки, за минусом НДФЛ (24 824,94 руб. x 13%), сотрудник получит 21 597,94 руб. (24 824,94 — 3 227).

Страховые взносы начисляем на сумму 24 824,94 руб. «сверху».

Продолжительность расчетного периода зависит от того, сколько времени проработал сотрудник у работодателя. Рассмотрим возможные варианты.

Сотрудник проработал больше года. В таком случае расчетный период — это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором работник уходит в отпуск (п. 4 Положения № 922).

Сотрудник принят на работу 12.01.2022. Начало отпуска — с 10.06.2023. Расчетный период: с 01.06.2022 по 31.05.2023.

Сотрудник недавно устроился и проработал к началу отпуска меньше года. Тогда расчетный период определяется с даты приема на работу по месяц, предшествующий тому месяцу, в котором начинается отпуск (п. 4 Положения № 922).

Оформление сотрудников на работу: документация и нюансы

Работодатель имеет право привлекать физических лиц для выполнения какой-то работы двумя способами:

• по договору гражданско-правового характера (ГПХ);
• в рамках трудовых отношений.

Договоры ГПХ заключаются для выполнения конкретного задания или работы, которая не носит постоянный характер. Например, компании на период подготовки годовой экологической отчетности нужны инженеры-экологи, но в остальное время она не может обеспечить им трудовую нагрузку.

Если же работодателю требуется человек для выполнения постоянной работы, который должен подчиняться принятым в организации правилам, то заключается трудовой договор. Он оформляется только в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

Верховный суд относит к характерным признакам трудовых отношений, например:

• личное выполнение работником определенной трудовой функции под контролем работодателя;
• подчинение правилам внутреннего трудового распорядка, графику сменности;
• выполнение работы по определенной специальности, или должности.

Подробнее: п. 17 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 29.05.2018 № 15. Трудовые отношения с исполнителем по договору ГПХ могут быть признаны самим заказчиком или в судебном порядке. 

Работодателю дается три рабочих дня на заключение трудового договора:

• если работник уже фактически приступил к работе с разрешения ИП, директора или уполномоченного лица;
• с даты признания трудовых отношений по договору ГПХ (ст. 67 ТК РФ).

За нарушение срока работодателя привлекут к административной ответственности (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф составит для ИП до 10 000 рублей; для юрлица — до 100 000 рублей.

Также могут быть претензии от налоговой и Социального фонда, поскольку за работающих без договора НДФЛ и страховые взносы не уплачиваются. Работодатель выплатит все суммы недоимки со штрафом в 40 % (ст. 122 НК РФ).

Сдавайте ЕФС-1 через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Попробовать

По общему правилу работодатель может принимать на работу лиц, которым исполнилось 16 лет (ст. 63 ТК РФ). Но есть исключения — смотрите таблицу.

Возрастные ограничения при трудоустройстве

Вид работы Возраст для приема на работу

Организации кинематографии, театральные, концертные организации, цирк, а также на работу спортсменом	До 14-ти лет, с письменного разрешения органов опеки и одного из родителей (опекунов). Договор подписывается одним из законных представителей ребенка
Легкий труд, не причиняющий вреда здоровью и ущерба образовательному процессу	14 лет, с письменного согласия органов опеки и родителей
Легкий труд, не причиняющий вреда здоровью	15 лет
Работа: для иностранных граждан; с вредными и опасными факторами; подземные работы; деятельность, где запрещен труд несовершеннолетних; вахта; в религиозных организациях; игорный бизнес, ночные клубы; работа с табачными изделиями, алкоголем, наркотическими препаратами, материалами эротического содержания; совместительство; аварийно-спасательные работы; ведомственная охрана; подъем и перемещение тяжестей сверх установленных норм	18 лет
Работы, связанные с химическим оружием	20 лет

Кроме возрастных ограничений для трудоустройства, есть гендерные. В трудовом законодательстве определен перечень работ, на которых нельзя использовать женский труд (Приказ Минтруда России от 18.07.2019 № 512н). Это, например, подземная добыча нефти; работа со свинцом и его соединениями. Также запрещается привлекать женщин на подъем и перемещение тяжестей сверх установленных норм.

Иностранцы не могут занимать отдельные должности или работать в определенных организациях. Например, трудиться на атомных станциях (ст. 14 Федерального закона от 25.07.2002 № 125-ФЗ, перечень по Постановлению Правительства РФ от 11.10.2002 № 755).

Кадровик перед оформлением кандидата на вакансию должен учесть существующие ограничения по виду работ, профессии, должности. Если соискатель попадает под запреты, то его нельзя принимать на работу по трудовому договору.

Отказ в трудоустройстве кандидату, которого нельзя принять из-за законодательных ограничений, считается отказом из-за несоответствия деловых качеств работника. Он не нарушает трудовое законодательство (ст. 64 ТК РФ).

Будущий работник представляет работодателю для заключения трудового договора:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• бумажную трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, если для кандидата это не первое место работы;
• СНИЛС, в том числе электронный.

Эти три документа кадровик должен получить у любого кандидата на трудоустройство (ст. 65 ТК РФ). Исключение — совместители. Им для трудоустройства нужен только паспорт.

Если у соискателя нет СНИЛС, то работодатель сам направляет сведения в СФР для его оформления. Также кадровик оформляет дубликат бумажной трудовой книжки, если кандидат не подавал заявление на электронную, а сама книжка утеряна или испорчена. Для тех, кто впервые поступает на работу в 2023 году, формируются цифровые сведения о трудовой деятельности.  

В зависимости от должности или категории работника, соискатель предъявляет другие документы:

• справку об отсутствии судимости, если такое условие необходимо для занятия определенной должности по законодательству — например, педагогам, сотрудникам правоохранительных органов;
• документы об образовании или квалификации, наличии специальных знаний, если для работы нужны специальные знания или специальная подготовка;
• документы воинского учета, если кандидат относится к военнообязанным и подлежащим призыву на военную службу;
• разрешение на работу или патент, вид на жительство — для иностранных граждан;
• медицинское заключение об отсутствии противопоказаний для работы или документ о прохождении медосмотра, медицинская книжка — для ряда работ, профессий и должностей есть требования об их наличии;
• согласие органов опеки и одного из родителей — при приеме на работу лиц до 15-ти лет;
• индивидуальную программу реабилитации и абилитации (ИПРА) — при трудоустройстве инвалида;
• справку о характере работы по основному месту работы — при приеме совместителя на работу с вредными и опасными условиями труда.

В каждом случае перечень документов будет зависеть от нормативных и квалификационных требований к той работе, для которой принимается сотрудник. Однако работодатель не может требовать то, что не предусмотрено законом. Например, водительские права, если трудовая функция не связана с управлением транспортным средством.

Если вы пользователь Экстерна, то возможности тарифа уже входят в вашу поставку

Узнать больше

Шаг 1. Получить от кандидата заявление о приеме на работу. В 2023 году это необязательный документ, кроме случая приема на подземные работы. Заявление составляется в свободной форме или по образцу, принятому у работодателя.

На этом же этапе кандидата знакомят с Правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, локальными нормативными актами (ЛНА) по его работе (ст. 68 ТК РФ). Это, например, инструкции по охране труда и должностные инструкции.

Микропредприятия и некоммерческие организации, которые не разрабатывают ЛНА, включают все требования в типовой трудовой договор (ст. 309.2 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 27.08.2016 № 858).

Шаг 2. Выдать кандидату направление на предварительный медицинский осмотр (ст. 220 ТК РФ, п. 9 Приказа Минздрава РФ от 28.01.2021 № 29н). Он обязателен для отдельных категорий работников, например:

• при поступлении на работы с опасными и вредными условиями труда, в том числе подземные работы;
• для сотрудников пищевых производств;
• для педагогов.

В направлении на предварительный медосмотр указываются должность (профессия), виды работ, которые будет выполнять сотрудник. Это нужно, чтобы оценить наличие или отсутствие у кандидата конкретных медицинских противопоказаний к трудовой деятельности.

Кроме медосмотров, для допуска к отдельным видам работ требуется обязательное психиатрическое освидетельствование (приложение 2 к Приказу Минздрава РФ от 20.05.2022 № 342н). Например, оно нужно водителям, работникам атомных станций, воспитателям.

Если по итогам медосмотра или психосвидетельствования у кандидата выявят медицинские противопоказания, то ему отказывают в трудоустройстве (ст. 69 ТК РФ).

Работодатель сообщает в СФР результаты предварительного медосмотра работника (пп. 18 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ). Это нужно, чтобы фонд правильно определил надбавки или скидки к страховому тарифу при страховании от «травматизма».

Шаг 3. Заключить трудовой договор с кандидатом. К документу есть обязательные требования:

• письменная форма;
• подписание обеими сторонами;
• наличие двух экземпляров — по одному для каждой из сторон;
• включение в договор обязательных сведений и обязательных условий (ст. 57 ТК РФ);
• передача экземпляра договора работнику, подтвержденная подписью на экземпляре работодателя.

Трудовой договор можно оформить в электронном виде. В этом случае он должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью работодателя (УКЭП) и усиленной цифровой подписью работника (ст. 22.3 ТК РФ).

Шаг 4. Издать приказ о приеме на работу. В 2023 году это делать необязательно — достаточно заключения трудового договора. Но выпуск приказа удобен для заполнения отчетных форм и фиксации факта трудоустройства. 

Обязательного бланка нет. Работодатели могут использовать унифицированную форму Т-1 или использовать свой образец. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям подписанного трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

С приказом о приеме на работу сотрудника нужно ознакомить под личную подпись.

Шаг 5. Сообщить в СФР о новом сотруднике. Не позднее одного рабочего дня после издания приказа о приеме на работу работодатель направляет в фонд титульный лист и подраздел 1 формы ЕФС-1 (бывшая СЗВ-ТД).

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

В предыдущем разделе мы рассказали об общем порядке трудоустройства. Но в трудовом законодательстве есть особенности приема на отдельные виды работ или отдельных граждан. Рассказываем про несколько частных случаев.

Прием на подземные работы

Кандидат до заключения трудового договора должен пройти проверку знаний, чтобы доказать соответствие квалификационным требованиям (ст. 330.2 ТК РФ). Та проводится в формах тестирования или экзамена в комиссии на предприятии.

Работодатель обязан:

• в течение 2 дней после приема заявления о приеме на подземные работы сообщить кандидату дату, время и место проверки знаний;
• в течение 7 дней провести тестирование или экзамен.

Результат проверки знаний сообщается кандидату незамедлительно (п. 10 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.05.2012 № 506).

Прием на работу бывшего госслужащего

Работодатель должен сообщать о заключении трудового договора с бывшим государственным служащим по последнему месту его службы (ст. 64.1 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 № 29). Это обязательно, если работник:

• занимал должности, указанные в п. 1 Указа Президента РФ от 21.07.2010 № 925;
• с момента его увольнения со службы прошло не более двух лет.

Сообщение направляется в течение 10 дней после заключения трудового договора. Требования к его содержанию и оформлению приведены в Правилах по Постановлению от 21.01.2015 № 29.

Прием временного работника

Трудовые договоры бывают срочные или заключенные на неопределенный срок. По общему правилу работодатель берет сотрудника на постоянную работу. Случаи, когда можно заключить срочный трудовой договор, приведены в ст. 59 ТК РФ. Она содержит закрытый перечень оснований, по которым сотрудника оформляют временно, а не постоянно.

Работодатели — субъекты малого предпринимательства с численностью до 35 человек, а в сфере торговли или бытового обслуживания — до 20 человек, могут заключать срочные трудовые договоры со всеми работниками. 

В договоре с временным сотрудником нужно обязательно указывать срок действия, иначе он будет считаться постоянным (ст. 58 ТК РФ).

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Отчитаться

Прием совместителя

Совместительство — это труд в свободное от основной работы время. Оно оформляется трудовым договором. Совместительство отличается от внутреннего совмещения, когда один работник выполняет трудовую функцию по нескольким должностям в одной организации в основное время.

Документы для трудоустройства:

• паспорт;
• документ об образовании, если к должности есть требования о специальной подготовке;
• справка о характере и условиях труда по основному месту работы, если сотрудник принимается на место с опасными или вредными условиями труда;
• разрешение уполномоченного органа юридического лица или собственника компании — основного работодателя, если по совместительству на должность руководителя принимается руководитель другой организации. 

Совместителями могут быть только лица в возрасте с 18-ти лет. Еще одно ограничение связано с условиями труда. Работника нельзя принять по совместительству на рабочие места с 3 и 4 классом по результатам СОУТ, если по основному месту работы он занят в таких же условиях (ст. 282 ТК РФ).

1. Работника можно принять по договору ГПХ или по трудовому договору. Гражданские правоотношения оформляют на выполнение разовой работы, которая не носит стабильный характер. Для постоянной деятельности заключают трудовой договор.
2. Если работник трудится неофициально, работодателя привлекут к административной ответственности. Также с него взыщут недоимку по НДФЛ и страховым взносам со штрафом в 40 %.
3. Трудовой договор можно заключать с лицами в возрасте от 16 лет. Для кандидатов моложе нужно согласие опеки и одного из родителей.
4. Кадровик перед трудоустройством должен проверить все ограничения по возрасту, полу, гражданству и медицинским противопоказаниям для занятия определенной должности. Если кандидат на вакансию под них попадает, то ему отказывают в трудоустройстве.
5. При приеме на работу кандидат предъявляет документы по списку в ст. 65 ТК РФ. Кадровик не может требовать от него сведения, не предусмотренные трудовым законодательством.
6. Прием на работу оформляется подписанием трудового договора. Приказ издают, если это установлено внутренними правилами работодателя.
7. Трудовой договор составляют в письменной форме, в двух экземплярах, один из которых нужно вручить работнику под подпись.
8. Трудовой кодекс предусматривает особенности трудоустройства для некоторых видов работ или категорий работников. Например, ИП с численностью до 35 человек могут принимать всех работников временно, а не постоянно. А перед заключением трудового договора на подземные работы кандидат должен пройти проверку знаний.