Работодатели не оформляют бумажные трудовые книжки тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые.

Но если у работника такой документ имеется, предложите ему добровольный переход на электронные трудовые книжки в 2023 году, объяснив преимущества сбора и хранения сведений о  стаже в государственных базах данных.

При этом вы, как кадровик (ответственное лицо), обязаны придерживаться специальных правил передачи информации.

Перевод информации о деятельности работников в цифровую форму регламентирует статья 66.1 ТК РФ.

Из нее следует, что электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных Пенсионного фонда РФ.

Данные о стаже граждан из бумажных книжек фактически переносят в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК).

Чтобы государственный реестр содержал полную и достоверную информацию, для работодателей ввели обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях, а в КоАП РФ закрепили ответственность за несоблюдение сроков подачи данных о работе и стаже сотрудников или их искажении.

С 1 января 2023 года Пенсионный фонд объединят с Фондом социального страхования, и его функции перейдут к новой структуре — Фонду пенсионного и социального страхования РФ. Несмотря на такие организационные изменения, трудовая книжка в электронном виде сохранится, у работодателей останутся те же обязанности, а у работников — права.

Обязателен ли переход на цифровой формат

Переход добровольный. Если работник захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право.

Но в любой момент он вправе передумать, написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получить бумажный документ на руки.

Его обязаны выдать в течение 3 дней со дня подачи такого заявления. Тем, кто устраивается на работу впервые в этом году и позже, оформляют исключительно ЭТК.

Независимо от того, что решил сотрудник, работодатель обязан передать все сведения о трудовой деятельности гражданина в Пенсионный фонд.

Очевидно, что кадровику приходится выполнять двойную работу: и бумажный вариант заполнять, и электронные данные передавать.

Но пока нет законодательных инициатив, которые бы меняли трудовые книжки с 2023 года, последние новости для работодателей неутешительны: придется продолжать вести документы и на бумаге, и онлайн.

Подробнее: как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Какие данные включают в ЭТК

Ликбез про электронные трудовые книжки

Свершилось, с 1 января 2020 в России введена электронная трудовая книжка. Но от бумаги мы избавляемся только сейчас.

— Что это за штука?

Это запись в базе данных, в которой лежит то же самое, что в вашей бумажной трудовой книжке, только в одном месте в хранилище ПФР. Теперь будет меньше логистики с перемещением этих книжек, сложнее будет утерять старую с записью про увольнение по статье, да и в кадрах не надо будет хранить бумагу 75 лет.

— И уже работает?

Пока нет. Во-первых, всё уже делается с 1 января 2020, но можно решать про оставить ли себе бумажную до 31 декабря 2020. Закон уже работает, административно-техническая база есть, но нужно пройти ещё несколько стадий. Первая стадия — работодатели должны уведомить всех сотрудников об этой особенности до конца июня 2020. Вторая — до 31 декабря 2020 нужно выбрать, хотите вы всё по-старинке, в бумаге, или в электронном виде. UPD: уже можно уведомлять до осени.

— Стоп-стоп, осталась неделя на уведомление? И это ведь государство, и письмо в общий телеграм-чат за документ не считается?

Верно. Уведомлённым считается человек, который прочитал где-то что-то и расписался, то есть как минимум прибыл в офис или отправил такой документ в офис. Либо же уведомлённым считается человек, который получил заказное письмо с описью вложения, где в описи и указано это самое уведомление.

— И что дальше?

Мы уже сделали рассылку словами, и теперь отправляем официальные заказные письма курьерами и почтой. После того, как все будут уведомлены, наступит следующий этап — нужно будет написать или осознанно не написать заявление с выбором типа ведения трудовой книжки до конца рабочего дня 31 декабря 2020. — Какие есть варианты?

1. Вы пишете заявление, что хотите вести трудовую книжку в электронном виде. Получаете свою обычную на руки и счастливо уходите домой.
2. Вы пишете заявление, что хотите, чтобы книжка велась в бумаге. Всё как раньше, только кадровик ведёт и бумажную, и электронную, и заносит туда всё одновременно. На деле же данные и так уже попадают в эту книгу с 1 января 2020, поскольку появилась новая форма отчётности перед ПФР.
3. Вы игнорируете походы в офис, полученные письма скармливаете козе на балконе и не едете в офис до 31 декабря 2020, что не оставляет вам шансов на заявление. В этом случае по умолчанию выбирается вариант (2), плюс у вас появляется дополнительное время перейти на электронную форму.

У нас так: сейчас после открытия офиса будет подписываться много бумаг сразу, включая вот эти заявления о выборе ведения трудовой книжки. За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям. — Каким документом это регламентируется? Документами: Федеральным законом от 16.12.2019 N 439-ФЗ и статьей 66 пунктом 1 Трудового кодекса РФ. На деле там всё ещё сложнее, но вот здесь есть хороший список документов.

— Как быстро можно забрать физическую трудовую после заявления на ЭТК?

СЗВ-ТД: кто сдает и когда, как правильно заполнять новый отчет в ПФР

Перед вами отрывок из экспресс-курса «Переход на электронные трудовые книжки. Новые правила». Из отрывка вы узнаете, когда сдавать СЗВ-ТД, и увидите образец заполнения с ми:

1. Кто из работодателей сдает форму СЗВ-ТД?

Представлять сведения о трудовой деятельности в ПФР по форме СЗВ-ТД обязаны все работодатели: организации и индивидуальные предприниматели, независимо от численности работников, в том числе если работник всего один.

Экспресс-курс в Контур.Школе

Заполнение формы СЗВ‑ТД без ошибок. Практикум

Посмотреть

Форму СЗВ-ТД работодатели заполняют и представляют в территориальный орган ПФР (п. 1.4 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).

Государственные органы — не исключение: они предоставляют отчет в отношении отдельных категорий зарегистрированных лиц в соответствии с абзацем 3 пункта 2.6 статьи 11 Федерального закона от 01.04.

1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

2. Каким способом сдавать отчет СЗВ-ТД в ПФР?

• У работодателя-страхователя 25 работников и больше. Сведения о трудовой деятельности надо передать в форме электронного документа, например, через оператора электронного документооборота.
• Если численность работающих зарегистрированных лиц менее 25, можно представлять форму СЗВ-ТД на бумаге.

Страхователь представляет форму СЗВ-ТД в форме электронного документа по форматам согласно приложению 3 к Постановлению Правления ПФ РФ № 730п и подписывает усиленной квалифицированной электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Обратите внимание: если усиленная квалифицированная подпись есть в организации только у главного бухгалтера, сейчас критически важно работодателю разрешить возможный управленческий коллапс по перекладыванию ответственности бухгалтерией и кадровиками друг на друга:

1. На уровне локального нормативного акта и должностной инструкции закрепить обязанность по подписанию этого отчета за главным бухгалтером (что не совсем корректно в рамках управленческого аспекта, когда сам отчет формируется в отделе кадрового учета).  Или
2. Организовать доступ и дать полномочия по подписанию отчета руководителю отдела кадрового учета или иному ответственному за кадровое делопроизводство должностному лицу.

Без усиленной квалифицированной подписи и доступа к программе электронного документооборота кадровики физически не могут передать отчет в ПФР в форме электронного документа.

3. Что нужно сделать работодателю, чтобы передать формы СЗВ-ТД в электронном виде в ПФР?

Сертификат ЭП

Получить или продлить в УЦ СКБ Контур

Подробнее

Для отправки сведений в электронном виде через оператора связи страхователю необходимо обязательно направить в электронном виде через программное обеспечение оператора связи в ПФР заявление на подключение к системе электронного документооборота ПФР, которое содержит:

• регистрационный номер страхователя в ПФР;
• наименование страхователя (юридического лица);
• ИНН;
• КПП страхователя (юридического лица);
• ФИО (при наличии) страхователя (физического лица);
• реквизиты оператора, через которого планируется передача сведений.

После того как работодатель отправит заявление на подключение к ЭДО ПФР, у него появится возможность сдавать сведения по форме СЗВ-ТД через оператора связи привычным для него способом.

Работодатель может сдавать отчет через электронные сервисы портала ПФР «Кабинет страхователя»:

1. Руководителю страхователя необходимо получить учетную запись в ЕСИА как юридическому лицу.
2. При первичном входе в электронный сервис ПФР «Кабинет страхователя» необходимо принять «Условие использования кабинета страхователя». Для принятия условий и отправки формы СЗВ-ТД через личный кабинет плательщика страхователю, кроме получения учетной записи ЕСИА, необходимо приобрести усиленную квалифицированную электронную подпись (далее — УКЭП) у сторонней организации (либо у оператора связи) и установить на рабочем месте компоненты для работы с УКЭП.
3. После завершения установки программного обеспечения необходимо принять условия использования «Кабинета страхователя», используя УКЭП. После подписания все сервисы «Кабинета страхователя» будут доступны.
4. Выбрать вкладку «Загрузить подготовленный документ» и направить форму СЗВ-ТД в ПФР с использованием «Кабинета страхователя».
5. При отправке файлов СЗВ-ТД необходимо выбирать соответствующую форму в выпадающем списке.

4. Отчет по форме СЗВ-ТД нужно представлять на всех работников или только на тех, по которым были кадровые мероприятия?

Ситуация: в организации по большинству работников нет кадровых изменений на 1 января 2020 с даты приема. Нужно подавать СЗВ-ТД?

Ответ: это один из самых частых вопросов во всей неразберихе, которая сейчас происходит вокруг новой формы СЗВ-ТД. И это тот вопрос, на который есть четкий ответ в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее по тексту — Закон № 27-ФЗ):

«Сведения о трудовой деятельности (отчет по форме СЗВ-ТД) предоставляют в ПФ РФ работодателем о работающих у него работниках только при наступлении следующих случаев:

• прием на работу;
• перевод на другую постоянную работу;
• увольнение;
• подача работниками заявлений о продолжении ведения работодателем трудовых книжек в бумажном виде (в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации) либо о предоставлении работодателем зарегистрированным лицам сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации)» (п. 2.4 Закона № 27-ФЗ)».

Не нужно предоставлять в феврале отчет на работников — зарегистрированных лиц, которые работали до 1 января 2020, но по которым в январе не произошло ни одно из вышеназванных событий.

5. Нужно сдавать нулевой отчет СВЗ-ТД?

Нет, не нужно сдавать никаких нулевых отчетов.

Обязанность предоставить отчет возникает только, если работник принимался на работу, переводился на другую постоянную работу, увольнялся или подавал работодателю соответствующее заявление.

6. В январе работник подал заявление о ведении бумажной трудовой книжки. Как представлять отчет СЗВ-ТД?

Ситуация: работник трудоустроен к работодателю до 1 января 2020 года, но в январе подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки (перевода на другую постоянную работу или увольнения работника в январе не было). Каким образом предоставлять в феврале отчет по форме СЗВ-ТД?

Ответ: работник подал заявление — у работодателя возникает обязанность предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СЗВ-ТД (ч. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Экспресс-курс в Контур.Школе

Переход на электронные трудовые книжки

Подробнее

При представлении сведений о трудовой деятельности впервые в отношении зарегистрированного лица работодатель-страхователь одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя. В этом случае предоставляются сведения только о последнем кадровом мероприятии по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя (п. 1.7 Постановления Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п).

Пример

• 10.08.2017 — работник принят на работу менеджером отдела продаж;

Новый бланк трудовых книжек. Что изменится?

Минтруд России разрабатывает предложения по изменению формата бумажных версий трудовых книжек. С момента последнего обновления документа прошло восемь лет, за это время некоторые требования к компаниям изменились, поэтому документ необходимо актуализировать. Редакция журнала «Расчет» узнала, как изменятся документы и когда изменения вступят в силу.

Минтруд России рассказал об изменении правил ведения трудовых книжек. Новый регламент заполнения документа в случае его принятия может вступить в силу с начала 2023 года.

В ведомстве отмечают, что последний раз изменения в правила ведения трудовых книжек вносились восемь лет назад, в 2013 году, в целом же действующий в настоящее время регламент был принят в 2003 году. В связи с этим некоторые правила требуют отмены или пересмотра. В Минтруде отметили, что изменения будут носить технический характер.

• Так, министерство предлагает исключить из правил ведения трудовых книжек необходимость скреплять Журнал ведения и хранения трудовых книжек сургучной печатью. 
• Предлагается также отказаться от ведения личной карточки сотрудника, в которой он должен расписаться, визируя тем самым записи, внесенные в трудовую книжку кадровым работником компании. 
• Уйдет в прошлое необходимость ставить печать компании, этот элемент оформления записей Минтруд предлагает оставить на усмотрение самих работодателей.
• Изменится и количество отведенных в трудовой книжке страниц для записей разного назначения. 

Так, например, места для записей о работе станет больше: сейчас на них отведено 10 страниц, Минтруд предлагает увеличить этот объем до 14. А вот места для записей о наградах, полученных сотрудниками, наоборот, станет меньше – семь страниц вместо 10.

Вынесенные предложения уже прошли общественное обсуждение и рассмотрение в Российской трехсторонней комиссии по регулированию социально-трудовых отношений.

В Минтруде России (цитата по ТАСС) уточнили:

В случае принятия нового порядка имеющиеся у работников трудовые книжки старого образца будут действительны без ограничения срока. Обновленные трудовые будут выдаваться с 2023 года для тех, кто не переходил на электронные трудовые книжки, если прежняя трудовая книжка закончилась, потерялась или по каким-то причинам пришла в негодность.

На конец прошлого года, по данным «Известий», количество работников, выразивших свое согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде, составило 4,2 миллиона человек, по оценкам экспертов, общее количество трудоспособного населения России в 2020 году составило более 82 миллионов человек (по данным «Прогноза социально-экономического развития РФ на 2021 год и плановый период 2022 и 2023 годов», подготовленного Минэкономразвития).

Порядок заполнения

1. В конце февраля «Российская газета» со ссылкой на Минтруд России сообщила, что, кроме прочего, в документе отмечается, что новые бланки трудовых книжек будут вводиться органично, замены прежних документов не потребуется.
2. Более того, если у компании уже имеются пустые трудовые книжки, то предприятие может заполнять и их, вводить ограничения на срок использования текущих бланков ведомство не планирует, это же правило касается бланков вкладышей.
3. В издании отметили, что в соответствии с проектом изменений в новых трудовых книжках организации должны будут указывать фамилию, имя, отчество сотрудника, дату его рождения, образование, профессию и специальность.
4. Что касается данных о трудовой деятельности, то нужно будет вносить сведения о работнике, его занятости в компании, переходах внутри организации и увольнении.

Новая трудовая книжка с 1 января 2023 года

С 2023 года в России вводится новая форма трудовой книжки. Трудовая старого образца была принята в 2003 году и до тех пор использовалась без каких-либо серьёзных изменений. Какие изменения произошли в бланке трудовой книжки и как они повлияют на работодателей и работников

Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.

В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.

Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п.

3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их.

Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.

Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.

Основные изменения в бланке

1. На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.

2. Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
3. На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати.

   Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.

4. Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7.

   В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.

Новые правила заполнения трудовой книжки

Общими правилами предусмотрены следующие способы заполнения трудовой книжки:

• ручкой светостойкими чернилами (пастой, краской, гелем) чёрного, синего или фиолетового цвета;
• с помощью принтера или аналогичных устройств для печати;
• используя оттиск штампа или печати с заранее подготовленным текстом.

Кроме того, разрешается использовать комбинацию этих способов.

При завершении трудового договора записи о приёме на работу, переводах и увольнении работника должны быть подписаны работодателем или лицом, ответственным за ведение трудовых книжек. Если у компании есть печать, то её также следует поставить.

При внешнем совместительстве

По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.

Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.

Запись будет выглядеть следующим образом:

• в графе 1 — порядковый номер записи;
• в графе 2 — дата приёма на работу по совместительству;
• в графе 3 — сведения о наименовании работодателя, структурного подразделения организации, должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.

Запись разрешается делать даже в том случае, если сотрудник работал по совместительству ещё до того, как устроился на основное место.

Запись разрешается делать даже в том случае, если сотрудник работал по совместительству ещё до того, как устроился на основное место.

При смене места работы в связи с переводом

При переводе на другую постоянную работу в трудовой делается запись следующего вида:

• в графе 1 — порядковый номер записи;
• в графе 2 — дата увольнения; в графе 3 — сведения о порядке перевода (по просьбе или с согласия), а также наименование нового места работы;
• в графе 4 — дата и номер приказа о переводе.

При переходе на электронную трудовую

В случае если работник решает отказаться от использования бумажной трудовой книжки и пишет заявление о переходе на электронную трудовую, в графы 1 и 2 вписывается порядковый номер записи и дата выдачи бумажной трудовой на руки.

В графу 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации». В графе 4 указывается документ, на основании которого делается запись — заявление о переходе на электронную трудовую книжку, а также дата и номер его регистрации.

Бумажная трудовая вручается работнику в течение трёх рабочих дней после подачи им заявления о переходе на электронный вариант трудовой книжки. Если работник увольняется и подаёт заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения, трудовая книжка должна быть выдана ему не позднее даты, следующей за последним днём работы.

Если временный перевод стал постоянным

Если сотрудник временно переводится на другую работу внутри компании, запись о переводе не требуется делать. Соответствующая запись необходима только в случае, если временный перевод становится постоянным. Она будет выглядеть так:

• в графе 1 — порядковый номер записи;
• в графе 2 — дата перевода работника;
• в графе 3 — запись о переводе, где указывается название структурного подразделения предприятия, должность, специальность, профессия и квалификация;
• в графе 4 — дата и номер приказов, по которым работник переведён временно, а затем — на постоянной основе.

При переименовании организации

Если работодатель меняет наименование организации, в трудовой также делается запись. При этом первые две графы не заполняются. В графе 3 делается запись о переименовании с указанием старого названия и нового. В графе 4 указывается дата и номер приказа о переименовании.

Трудовое законодательство РФ позволяет вести в электронной форме практически всю кадровую документацию, включая трудовые книжки. По прогнозам Минтруда, кадровый электронный документооборот (КЭДО) станет обязательным для работодателей в 2024 году, поэтому имеет смысл перевести кадровое делопроизводство в электронный формат уже сейчас.

 Астрал iКЭДО — это облачный сервис для организации кадрового электронного документооборота внутри вашей компании.

С его помощью вы сможете легко и быстро перевести кадровое делопроизводство в электронный формат и получить все преимущества цифровизации: ускорение процесса обработки документов, экономия времени и ресурсов, возможность интеграции с учётными системами и тому подобное.

Электронная трудовая книжка: плюсы, минусы и как оформить

До 2020 года трудовая представляла собой только бумажный документ, в который вносились сведения о том, когда сотрудника приняли на работу, перевели на другую должность или уволили. Теперь вся эта информация передаётся в Пенсионный фонд (ПФР) через интернет.

Новая трудовая книжка в плане содержания не претерпела значительных изменений. В ней содержится следующая информация о работнике:

1. Фамилия, имя и отчество.
2. Место его работы.
3. Должность, профессия, специальность или квалификация.
4. Структурное подразделение.
5. Даты приёма на работу, перевода в другое подразделение и увольнения.
6. Информация о присвоении работнику новой квалификации или получении им новой профессии.
7. Основания, по которым прекращены предыдущие трудовые договоры.
8. Судебное решение о запрете сотруднику занимать какую-либо должность тоже отражено в трудовой книжке.

Вносить все эти сведения в трудовую книжку должен работодатель. В отличие от бумажной, электронная трудовая содержит номер СНИЛС работника, но вот сведений о награждениях, которые получил сотрудник за время работы, в ней нет.

Переход на трудовые книжки нового образца

Поэтапный переход на электронные трудовые книжки завершился. Это значит, что все работодатели обязаны по закону формировать сведения на каждого сотрудника в электронном виде и передавать их в Пенсионный фонд. Для этого даже ввели специальную форму отчёта — СЗВ-ТД.

В нём работодатель указывает сведения:

1. О приёме на работу с указанием должности.
2. О переводе на другую должность.
3. О присвоении работнику новой квалификации, разряда или категории.
4. Об увольнении.

Если у сотрудника изменились какие-то данные из вышеперечисленных, работодатель также должен уведомить об этом ПФР. Со сроками подачи отчётов всё строго — если работодатель не успеет внести данные и подать форму СЗВ-ТД до 15 числа месяца, в котором произошли изменения, ему грозит штраф. Новый порядок предоставления в ПФР сведений осотрудниках касается всех работодателей-юрлиц и ИП.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Главное преимущество электронной трудовой — удобство. Раньше, чтобы получить копию документа, работнику нужно было обращаться в отдел кадровой службы, подавать заявление и ждать, когда книжку предоставят. Порой этот процесс занимал несколько дней, а если сотрудник работал удалённо, ему приходилось тратить время, чтобы доехать до офиса и получить нужную справку.

Теперь же все сведения о трудовой деятельности работника можно в любой момент заказать в личном кабинете на портале Госуслуг или в отделении ПФР.

Процесс оформления социальных пособий и пенсий с переходом на электронные книжки также стал проще — госорганы сами получают нужные сведения о трудовой деятельности человека. Не нужно тратить время на то, чтобы отвезти бумажную копию документа в соцзащиту.

Кроме того, электронные трудовые книжки считаются более надёжными. Бумажный документ может потеряться, сгореть, порваться, а цифровой хранится на сервере работодателя — с такой трудовой ничего не случится.

Правда, у таких трудовых книжек есть и минусы. Например, в новом документе нет сведений о трудовом стаже работника до 2020 года. Это значит, что информацию о местах работы до 2019 года придётся подтверждать по старинке — бумажной трудовой. По этой причине не спешите окончательно расставаться с бумажным документом и надёжно храните его дома.

Чтобы внести в электронную трудовую данные о местах работы до 2020 года, нужно обратиться в отделение ПФР с оригиналом документа старого образца.

Что станет с бумажными трудовыми книжками?

Раскроем секрет: электронные трудовые книжки уже есть у всех работников. Но пока право выбора — пользоваться старым бумажным документом или перейти на электронный — остаётся за сотрудником. Определиться нужно было до 31 декабря 2020 года. Для этого требовалось подать в отдел кадров одно из заявлений:

• о сохранении бумажной трудовой книжки;
• о внесении сведений о трудовой деятельности только электронно.

Тем, кто решил оставить бумажный документ, делать больше ничего не нужно — работодатель и дальше продолжит вносить в него необходимые сведения и передавать их в Пенсионный фонд.

Работникам, которые подали заявление о переходе на электронную трудовую книжку, бумажные выдали на руки. Теперь они сами отвечают за хранение документа.

Как зарегистрировать электронную трудовую книжку

Самому работнику этого делать не нужно — оформить электронную трудовую книжку на него должен работодатель. На сотрудников, которые впервые начнут работу в 2021 году, бумажные трудовые книжки уже заводить не будут. Им безальтернативно положена цифровая версия документа.

Если у нового сотрудника уже есть опыт работы, то при приёме на работу отдел кадров работодателя должен проверить в базе Пенсионного фонда, что работник решил насчёт бумажной трудовой книжки.

Если отказался от неё, заводить новую книжку или продолжать старую не станут.

Если же новый работник сделал выбор в пользу бумажной трудовой книжки, сохранил её и предоставил работодателю, отдел кадров продолжит её вести.

Если вы решили оставить бумажную трудовую, но потом передумали, то можете перейти на электронную в любой момент, подав соответствующее заявление работодателю. Но если сделали выбор в пользу нового формата трудовой, то пути назад уже нет. Для работников, которые никакого заявления не подали, трудовая книжка по умолчанию останется бумажной.

Где посмотреть сведения из электронной трудовой

Получить выписку из электронной трудовой книжки о своей трудовой деятельности можно в любой момент через Госуслуги, в специальном разделе.

Сведения из электронной трудовой книжки можно получить и у работодателя, но в этом случае выдаётся документ по форме СТД-Р.

В нём отражается только информация о работе в данной компании, в отличие от СТД-ПФР, в которой есть сведения обо всех работодателях с 2020 года.

Кстати, решать задачи, связанные с мобильной связью, тоже можно онлайн. Следить за балансом номера, подключать и отключать услуги удобно через приложение Мой МТС.

Как перейти на электронную трудовую книжку

С начала 2020 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) своих сотрудников. Большинство работников решило сохранить еще и бумажные трудовые, для них работодатель ведет обе книжки. Что делать, если сотрудник решил отказаться от бумажного документа и полностью перейти на «цифру»? Расскажем в статье.

Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.

Попробовать бесплатно

Электронная трудовая — на самом деле вовсе не книжка. Это сведения о трудовом стаже и местах работы гражданина, которые хранятся в электронной базе Социального фонда России. В этом реестре есть данные обо всех кадровых событиях в карьере гражданина: поступлении на работу, смене должности, увольнении, новом приеме на работу и т.д. 

Раньше такие сведения записывали только в бумажную трудовую книжку, но с 2020 года контролирующие органы обязали работодателей отправлять информацию по кадровым мероприятиям в Пенсионный фонд (а теперь — в Социальный фонд) с помощью специального отчета в короткие сроки. Перевод данных о работе граждан в электронный вид регламентируется ст. 66.1 ТК РФ.

Предполагается, что со временем бумажные книжки выйдут из употребления, останутся только электронные с их преимуществами:

• нельзя потерять или испортить — прежде в таких случаях приходилось с большим трудом восстанавливать сведения о стаже;
• граждане могут легко просматривать записи в книжке в личном кабинете гражданина на сайте СФР или на Госуслугах;
• нет возможности для злоупотреблений и внесения записей задним числом;
• не нужно тратиться на бумажные документы и хранить их.

У нового порядка пока только один минус: работодателю приходится не только сдавать новые отчеты по кадровым мероприятиям, но и делать записи в бумажные книжки сотрудников.

Работодатель регулярно отправляет сведения в СФР и таким образом «ведет» ЭТК. А работник не должен переходить исключительно на цифровой вариант трудовой, но может сделать это добровольно: в любое время написать заявление о переходе на ЭТК, тогда отдел кадров в течение трех дней оформит этот переход и выдаст ему на руки бумажный документ с последней записью. 

Новым сотрудникам, которые прежде не работали и бумажных книжек не имеют, их заводить и не нужно с 2021 года. А вот многим «старичкам» бухгалтерия вынуждена заполнять страницы трудовой и одновременно отправлять отчеты о кадровых событиях.

Если в записях обнаружена ошибка или сотрудница сменила фамилию, это придется исправлять на бумаге и отправлять корректирующий отчет в фонд.

Так увеличивается нагрузка на бухгалтера или кадровика, но изменений пока не предвидится: власти не выступали с инициативой о полной отмене бумажных трудовых.

Сдавайте РСВ и другие отчеты, ведите учет, платите налоги и зарплату в Контур.Бухгалтерии. Сервис сам рассчитает суммы и заполнит формы.

Попробовать бесплатно

Записи в бумажной и электронной книжке должны быть одинаковыми. Работник может сверить их, для этого нужно заглянуть в личный кабинет гражданина на сайте СФР. А еще электронную книжку можно «распечатать» — запросить выписку из нее:

• работодатель делает выписку по форме СТД-Р;
• Социальный фонд выдает выписку при личном обращении, при визите в МФЦ, но проще всего получить сведения через Госуслуги в разделе «Работа и занятость» → «Трудовое право» → «Выписка из ЭТК». 

Если гражданин сверил данные и увидел, что в электронной книжке не хватает записей или они неверные, неполные, устаревшие, он может отправить в СФР заявление о переносе записей из бумажной книжки. Сотрудники фонда перенесут сведения на лицевой счет гражданина, а если возникнут вопросы — свяжутся с его текущим или предыдущими работодателями.

Если гражданин до 2021 года не отказался от бумажной трудовой книжки, это не значит, что он не может сделать этого позже. В любое время он вправе написать заявление о переходе на электронную форму документа. Расскажем, как провести эту процедуру в компании.

Шаг 1. Примите заявление у работника

Заявление составляется в произвольной форме на имя руководителя организации от имени сотрудника. Важно указать дату, с которой ведение бумажной трудовой прекращается. 

Директору ООО «Телец и лев»
Свиридову Г.К.
от системного администратора

Андреева В.С.

заявление

Прошу фиксировать сведения о моей трудовой деятельности только в электронной форме и прекратить ведение моей бумажной трудовой книжки с 1.06.2023.

Дата _________________
Подпись ______________ 

Шаг 2. Сверьте бумажную и электронную трудовые

Проверьте, совпадают ли сведения из бумажной книжки и цифрового реестра: в СФР должны попасть корректные сведения. Это касается только периода работы гражданина в вашей организации. Сверка остальных данных — дело самого гражданина и Социального фонда. 

Шаг 3. Сдайте отчет ЕФС-1 в Социальный фонд

После приема заявления от сотрудника бухгалтер или кадровик создает отчет ЕФС-1 по этому кадровому мероприятию. Сдать отчет нужно не позднее 25 числа после того месяца, когда сотрудник подал заявление. Скажем, если бухгалтер принял заявление 16 мая 2023, то ЕФС-1 по этому событию он отправит не позднее 25 июня 2023.

Нужно заполнить только два блока в отчете: с данными о работодателе и с персональными данными сотрудника. Ставят дату подачи заявления о переходе на электронную книжку, в последнем блоке руководитель ставит подпись и дату отправки ЕФС-1.

Шаг 4. Внесите изменения в кадровые документы

В бумажную книжку сотрудника, который отказался от ее ведения, делают запись по инструкции Минтруда (письмо от 12.02.2020 № 14-2/В-150). Проставьте порядковый номер записи, число, месяц и год. В третьей графе сделайте запись:

Эту запись заверяют руководитель отдела кадров или бухгалтер, если он занимается кадровыми документами, а еще подпись ставит сам сотрудник.

В графе о документе-основании сошлитесь на заявление сотрудника с указанием даты. Выпускать приказ по этому поводу и ссылаться на него не нужно.

Если в компании ведется книга учета движения трудовых книжек, внесите в нее аналогичную запись: «Выдана на руки по письменному заявлению Андреева Валентина Сергеевича о предоставлении ему работодателем сведений…».

Шаг 5. Выдайте сотруднику бумажную трудовую 

В течение трех рабочих дней после получения заявления отдайте сотруднику бумажную книжку с последней записью, которую он и заверит.

На всякий случай напомните работнику, что после отказа от бумажного документа вернуться к нему нельзя. Запись о переходе на электронный документ в книжке — лимитирующая. Если на новом рабочем месте бухгалтер увидит такую запись, он поймет, что по этому сотруднику нужно только сдавать сведения о кадровых мероприятиях для цифрового реестра СФР.

Авторасчет зарплаты, НДФЛ и взносов в несколько кликов. Отпускные, пособия, удержания. Платежки и отчеты онлайн.

Попробовать бесплатно

Сведения о кадровых мероприятиях по любому сотруднику нужно отправлять в реестр СФР с помощью отчетов ЕФС-1. Это и будет ведением электронной трудовой книжки.

Надо ли вести бумажную трудовую книжку сотрудника, можно узнать только у него. Если работник не принес бумажную книжку или не помнит, подавал ли он заявление на отказ от бумажного документа, ничего сделать нельзя: работодатель не может подать запрос в СФР и узнать о трудовом стаже гражданина. Такие сведения может получить только сам сотрудник или его законный представитель.

При найме работодатель может запросить у сотрудника выписку о трудовой деятельности. Такую выписку ему дают при увольнении на прежнем месте работы, а еще гражданин может сам запросить ее в СФР или через Госуслуги.

Объясните, что данные о страховом стаже влияют на размер больничных и в интересах сотрудника подтвердить свой стаж. Расскажите новому работнику, как получить такие сведения в фонде, через МФЦ или на Госуслугах.

Если сотрудник принес выписку с данными о трудовой деятельности, она приравнивается к бумажной трудовой книжке и входит в минимальный пакет документов для заключения трудового договора. Чтобы наверняка удостовериться в подлинности сведений о страховом стаже, подойдет выписка от СФР с цифровой печатью, которая при выводе на печать остается на документе в виде штампа.

Если же новый сотрудник приносит трудовую книжку с последней записью об увольнении, значит он не отказывался от бумажного документа в пользу электронного, и трудовую книжку надо продолжать вести на бумаге в обычном порядке.

Хотя бумажные трудовые планируют отменить в будущем, для них разработали новые бланки, которые действуют с 2023 до 2027 года (Приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н, Приказ Минфина от 11.04.2022 № 55н). Старые трудовые ведите в прежнем виде, но если в книжку понадобится вкладыш или придется восстанавливать испорченный документ, используйте новые бланки.

Теперь книжка получит большую степень защиты «В», ее нельзя будет подделать: в производстве новых бланков будут применять особую бумагу и краски, применять графические элементы по техтребованиям Минфина. А еще саму форму немного изменили:

• на титульнике отметили, что отчество указывают только при наличии;
• печать работодателя-ИП ставят, если она есть;
• для сведений о работе в новой книжке 14 разворотов, а для сведений о наградах — 7 (в старых книжках по 10 разворотов для каждого раздела);
• в третьей графе, куда вписывают кадровое мероприятие, теперь нужно указывать не только статью и пункт закона, но и часть (например, при увольнении).

Итак, впервые поступающим на работу сотрудникам бумажные книжки заводить не надо, при замене книжки или нехватке страниц используйте новые бланки, а если сотрудник решил отказаться от бумажного документа, следуйте нашему алгоритму по оформлению процедуры.

Легко считайте зарплату, НДФЛ, взносы, заводите кадровые документы. Контур.Бухгалтерия сама сделает расчеты, подготовит платежки и создаст отчеты.

Попробовать бесплатно