На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.

Вопрос

При разборе дел по личному составу попадаются приказы о привлечении к работе в выходные и праздничные дни; приказы о предоставлении дополнительных дней отдыха за ранее отработанное время, дополнительного отпуска за ненормированность, дополнительного отпуска в связи с обучением с сохранением среднего заработка совмещающим работу с обучением; приказы о режиме работы; приказы об исчисление стажа за выслугу лет; приказы о материальной помощи. Сколько их хранить? Все ли они относятся к приказам по личному составу?

Ответ

Часто оказывается, что в делопроизводстве крупной организации с большим штатом работников и сложной организационной структурой издается значительный объем различных распорядительных документов (приказов, распоряжений).

Так, например, установление надбавок (тарифов, ставок) или изменение окладов в целом по компании (общая формулировка с указанием наименований должностей и процентов без указания Ф.И.О.), определение ответственности, полномочий, структуры и т.п. – это те вопросы, которые оформляются в приказах по основной деятельности.

Ведь это касается организации производственного процесса (то есть основной деятельности), за который отвечает руководитель организации, и всего коллектива компании.

А вот изменения, затрагивающие конкретных работников (например, повышение окладов с указанием сумм и конкретных Ф.И.О., установление надбавок и персональных доплат, назначение отдельных лиц ответственными), необходимо оформлять приказами по личному составу, поскольку на основании таких приказов, возможно, изменятся условия работы сотрудника, закрепленные в трудовом договоре.

Виды приказов, указанные в вопросе, и сроки их хранения приведем в Таблице.

Росархив уточнил, сколько лет работодатель должен хранить приказы о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни. Разъяснение было дано в письме № Р/Т-1279.

Росархив отмечает, что сведения, содержащиеся в приказах по личному составу организации о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни, издающихся в соответствии со ст. 113 Трудового кодекса Российской Федерации, не влияют на исчисление трудового стажа работника.

Устанавливаемая указанными приказами повышенная оплата за работу в выходные и нерабочие праздничные дни учитывается в лицевом счете работника.

Таким образом, для обеспечения социальных прав работника при выходе на пенсию длительное хранение приказов по личному составу организации о привлечении работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни не требуется. С учетом вышеизложенного делаем вывод о том, что такие приказы могут храниться в организации не более 5 лет.

В ст. 403 Перечня 2019 в перечисленных видах документов, касающихся исчисления стажа за выслугу лет, такой вид документа как приказ отсутствует.

Но при определении срока хранения такого приказа будем ориентироваться на то, что вопросы, связанные с исчислением стажа за выслугу лет, хранятся 50/75 лет.

На практике исчисление (установление) стажа за выслугу лет влечет за собой установление (или увеличение) дополнительных надбавок и повышающих коэффициентов относительно заработной платы конкретного сотрудника.

Приказы о материальной помощи можно хранить в течение пяти лет. Для этого необходимо провести экспертизу ценности и закрепить этот факт в протоколе экспертной комиссии организации и актуальной номенклатуре дел.

Материальная помощь может быть частью системы оплаты труда работодателя. При этом размер и способы выплаты такой помощи определяются работодателем самостоятельно. Позиция изложена в письме № 14-1/ООГ-15412[3].

Заработная плата включает вознаграждение работника за труд, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки) и стимулирующие выплаты (ч. 1 ст. 129 ТК РФ).

Тогда как материальная помощь является выплатой социального характера и не входит в состав зарплаты.

Однако трудовое законодательство позволяет работодателю предусмотреть нормы, улучшающие положение работников по сравнению с общеустановленными (ст. 8, ч. 3 ст. 41 ТК РФ).

Учитывая это, работодатель вправе включать в локальные нормативные акты об оплате труда либо в коллективные договоры любые дополнительные гарантии и меры поддержки работников.

Таким образом, материальная помощь не является частью системы оплаты труда, поощрением и не учитывается в расчете среднего заработка (см. п. 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы[4]).

Безусловно, факт начисления и выплаты материальной помощи (единовременной или разовой) на основании приказа будет отражен в ведомости начисления заработной платы или лицевых счетах работников.

Также обратите внимание на примечание (1) к ст. 295 Перечня 2019. Таким образом, приказы о материальной помощи возможно хранить в течение пяти лет, закрепив этот факт в протоколе экспертной комиссии организации (Пример 1) и актуальной номенклатуре дел (Пример 2).

Как правило, в делопроизводственном году приказов об оказании материальной помощи издается не слишком много. Поэтому включение таких приказов в состав дела приказов по личному составу (см. ст. 434 а Перечня 2019) не будет являться грубым нарушением архивного и трудового законодательства.

[1] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

Сроки хранения кадровых документов 2022: таблица

1. 2. Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете 3. Документы о противодействии коррупции 4. Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации 5. Наш телеграм

Что изменилось

Обязательные сроки хранения кадровых документов в организации в 2022 году регламентирует п. 8 «Кадровое обеспечение» раздела II упомянутого приказа Росархива. Он включает следующие группы документов:

• пункт 8.1 – прием, перевод на другую работу (перемещение), увольнение работников, кадровый учет;
• пункт 8.2 – противодействие коррупции;
• пункт 8.3 – аттестация, повышение квалификации и профессиональная переподготовка работников, независимая оценка квалификации;
• пункт 8.4 – награждение.

Вот для каких документов по кадрам увеличили срок хранения с 2020 года. Например:

• график отпусков – 3 года, а не год;
• книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков – 5 лет вместо трех.

А вот по каким документам уменьшили срок хранения с 2020 года:

• документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года вместо пяти лет;
• заявки о потребности в иностранцах – 1 год вместо пяти лет;
• документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда – 5 лет, а не постоянно;
• книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий – 45 лет, а не постоянно.

Для ряда документов срок хранения зависит от того, когда по ним закончено делопроизводство:

• если до 01.01.2003, то их нужно хранить 75 лет;
• если после – 50 лет.

Обычно это трудовые договоры, документы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников. Сейчас такие документы хранят 75 лет.

А вот для каких документов установили специальный срок хранения (раньше не было):

• уведомления, предупреждения работников – 3 года;
• заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1год;
• журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Далее вся основная номенклатура кадровых документов с соответствующими сроками хранения представлена в таблицах. Поясним, что срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что документ после истечения установленного срока хранения можно взять на постоянное хранение.

Документы о приеме, переводе (перемещении), увольнении, кадровом учете

Реестр должностей федеральной государственной гражданской службы	Постоянно (1)	(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Реестр должностей государственной гражданской службы субъекта Российской Федерации	Постоянно (1)	(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Реестры федеральных государственных служащих, государственных служащих субъектов Российской Федерации и муниципальных служащих	Постоянно (1)	(1) Состав сведений и документов, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестров, передается на постоянное хранение после завершения ведения
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним:	(1) Об отпусках, командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда – 50/75 лет
а) о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы;	50/75 лет ЭПК
б) о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью;	5 лет (1)
в) о служебных проверках;	5 лет
г) о направлении в командировку работников;	5 лет (1)
д) о дисциплинарных взысканиях	3 года
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении	50/75 лет ЭПК	–
Уведомления, предупреждения, работников(ам) работодателем	3 года	–
Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей и включению в кадровый резерв:	–
а) решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей;	15 лет
б) протоколы заседаний конкурсных комиссий по результатам конкурса на включение в кадровый резерв;	5 лет
в) конкурсные бюллетени	5 лет
Документы (заявления, анкеты, справки, копии документов, удостоверяющих личность, копии документов о трудовой деятельности, квалификации, образовании):	–
а) претендентов на замещение вакантной должности, не допущенных к участию в конкурсе и не прошедших конкурсный отбор;	3 года
б) лиц, не принятых на работу	1 год
Документы (списки, представления, характеристики, анкеты, резюме) по формированию кадрового резерва организации	5 лет	–
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных:	(1) После замены новыми
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	3 года (1)
Согласие на обработку персональных данных	3 года (1)	(1) После истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности	3 года (1)	(1) После замены новыми
Должностные регламенты (инструкции) работников	50/75 лет	–
Личные карточки работников, в том числе государственных и муниципальных служащих	50/75 лет ЭПК	–
Личные дела руководителей и работников организаций (1)	50/75 лет ЭПК	(1) Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих определяются законодательством Российской Федерации, иных работников – локальными нормативными актами организации
Акты приема-передачи личных дел государственных и муниципальных служащих при переводе государственных (муниципальных) служащих на должность государственной (муниципальной) службы в другом государственном органе (органе местного самоуправления)	50 лет	–
Характеристики, справки об объективных сведениях на работников	5 лет	–
Листы собеседования, стажировочные листы водителей	5 лет	–
Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)	До востребования (1)	(1) Невостребованные работниками – 50/75 лет
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника	50/75 лет	–
Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий	1 год	–
Отчеты работников о командировках	5 лет ЭПК	–
Графики отпусков	3 года	–
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года	–
Переписка по вопросам приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников	3 года	–
Документы (справки, характеристики, представления, переписка) по назначению на должности, заключению служебных контрактов с государственными и муниципальными служащими	5 лет	–
Документы (планы, перечни должностей, списки, отчеты, сведения, переписка) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе	5 лет	–
Документы (карточки, расписки, листки, повестки) по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе	5 лет (1)	(1) После снятия с учета
Журналы проверок осуществления воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе	5 лет	–
Кодексы профессиональной этики:	–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Отчеты о соблюдении кодексов профессиональной этики; пояснительные записки к ним	1 год	–
Списки:	–
а) членов руководящих и исполнительных органов организации;	Постоянно
б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий;	Постоянно
в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий;	Постоянно
г) работников, прошедших аттестацию;	5 лет
д) кандидатов на выдвижение по должности;	До замены новыми
е) совмещающих работу с получением образования;	5 лет
ж) работников, вышедших на пенсию, ушедших в отставку;	5 лет
з) лиц, выезжающих за границу	5 лет
Книги, журналы, карточки учета, базы данных:	–
а) приема, перевода на другую работу (перемещения), увольнения работников;	50/75 лет
б) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов);	50/75 лет
в) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;	50/75 лет
г) бланков трудовых книжек и вкладыша в нее;	5 лет
д) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы;	5 лет
е) лиц, подлежащих воинскому учету;	5 лет
ж) отпусков;	5 лет
з) прихода и ухода работников, местных командировок;	1 год
и) регистрации прибытия и выезда сотрудников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации;	50/75 лет
к) выдачи служебных заграничных паспортов	5 лет

Документы о противодействии коррупции

Планы противодействия коррупции	Постоянно	–
Локальные нормативные правовые акты (порядки, перечни должностей, положения) по противодействию коррупции	Постоянно	–
Методические документы (рекомендации, памятки, разъяснения) по противодействию коррупции	3 года (1)	(1) После замены новыми
Справки о доходах, расходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера	50/75 лет	–
Документы (акты, заключения, возражения, пояснения) проверок соблюдения государственными и муниципальными служащими положений законодательства Российской Федерации о противодействии коррупции	5 лет	–
Документы (заявления, докладные, служебные, объяснительные записки, заключения) комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов	5 лет	–
Документы (служебные, объяснительные записки, заключения, протоколы, заявления) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений	5 лет	–
Документы (акты, справки, служебные записки), связанные с применением взысканий за коррупционные правонарушения, совершенные государственными и муниципальными служащими	5 лет	–
Уведомления работодателя работниками:	–
а) о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными гражданскими и муниципальными служащими;	5 лет
б) о получении подарков в связи с протокольными мероприятиями, служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением ими служебных (должностных) обязанностей;	5 лет
в) о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;	5 лет
г) о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов	5 лет
Журналы, базы данных регистрации:	–
а) уведомлений о фактах обращения в целях склонения государственных и муниципальных служащих к совершению коррупционных правонарушений;	5 лет
б) уведомлений о намерении выполнять иную оплачиваемую работу государственными и муниципальными служащими;	5 лет
в) служебных проверок государственных и муниципальных служащих;	5 лет
г) уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов;	5 лет
д) уведомлений о получении подарков в связи с протокольными служебными командировками и другими официальными мероприятиями, участие в которых связано с исполнением служебных (должностных) обязанностей;	5 лет
е) протоколов комиссии по соблюдению требований к служебному поведению государственных и муниципальных служащих, урегулированию конфликта интересов;	5 лет
ж) обращений граждан и организаций, поступивших по “телефону доверия” по вопросам противодействия коррупции	5 лет
Переписка по вопросам противодействия коррупции	5 лет	–

Документы об аттестации, повышении квалификации и переподготовке, независимой оценке квалификации

Квалификационные требования, профессиональные стандарты:	–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Типовые дополнительные профессиональные программы:	–
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	До замены новыми
Программы повышения квалификации и программы профессиональной переподготовки:	–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До замены новыми
Учебные планы, задания	5 лет	–
Учебно-методические пособия по повышению квалификации и профессиональной переподготовке:	–
а) по месту разработки;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности
Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных программ, планов, пособий	5 лет	–
Курсовые и контрольные работы слушателей организаций, осуществляющих образовательную деятельность по реализации дополнительных профессиональных программ	1 год	–
Планы повышения квалификации работников и профессиональной переподготовки работников:	–
а) по месту утверждения;	5 лет
б) в других организациях	До минования надобности
Отчеты о выполнении планов повышения квалификации и профессиональной переподготовки работников	5 лет	–
Документы (тесты, анкеты, вопросники) по определению (оценке) профессиональных и личностных качеств работников	5 лет	–

Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения от 20 декабря 2019

В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2018, N 1, ст.

19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.

4034; 2018, N 52, ст.8239),

приказываю:

Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

РуководительА.Н.Артизов

• Зарегистрировано
• в Министерстве юстиции
• Российской Федерации
• 6 февраля 2020 года,
• регистрационный N 57449

УТВЕРЖДЕНприказом Федеральногоархивного агентства

от 20 декабря 2019 года N 236

1.1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее — Перечень) подготовлен в соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г.

N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2018, N 1, ст.19), с подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г.

N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034; 2018, N 52, ст.

8239) с учетом положений федеральных законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, состав и сроки хранения архивных документов.

1.2.

Перечень включает типовые управленческие архивные документы (далее — документы), образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций (далее — организаций) при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и от формы собственности, с указанием сроков хранения.

1.3. Для удобства пользования Перечнем к нему составлен указатель, в котором в алфавитном порядке перечислены виды документов и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей Перечня.

Номер статьи	Вид документа	Срок хранения документа	Примечания
________________Срок хранения «Постоянно» означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет.Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.Срок хранения «До минования надобности» не может быть менее одного года.Срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения установленного срока их хранения могут быть отобраны на постоянное хранение.
1	2	3	4

1. Организация системы управления1.1. Нормативно-правовое обеспечение деятельности
1.	Конституция Российской Федерации, федеральные конституционные законы, федеральные законы, конституции (уставы), законы субъектов Российской Федерации и документы к ним (постановления, доклады, заключения, аналитические справки):	(1) Относящиеся к деятельности конкретной организации — Постоянно
а) по месту принятия, одобрения, подписания;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности (1)
2.	Акты Президента Российской Федерации (указы, распоряжения), Правительства Российской Федерации (постановления, распоряжения), федеральных органов исполнительной власти, иных государственных органов Российской Федерации (постановления, распоряжения, приказы):	(1) Относящиеся к деятельности конкретной организации — Постоянно
а) по месту издания, принятия;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности (1)
3.	Нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации (указы, постановления, распоряжения, приказы):	(1) Относящиеся к деятельности конкретной организации — Постоянно
а) по месту издания, принятия;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности (1)
4.	Муниципальные правовые акты (уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы):	(1) Относящиеся к деятельности конкретной организации — Постоянно
а) по месту издания, принятия;	Постоянно
б) в других организациях	До минования надобности (1)
5.	Проекты законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации; документы по их разработке и рассмотрению (доклады, заключения, пояснительные записки, справки, обоснования, предложения, листы согласования, протоколы разногласий):	(1) Проекты федеральных конституционных, федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации — Постоянно
а) по месту разработки, рассмотрения;	5 лет ЭПК (1)
б) в других организациях	До минования надобности
________________      ЭПК — Экспертно-проверочная комиссия.
6.	Проекты муниципальных правовых актов; документы (справки, доклады, заключения, предложения) по их разработке:
а) по месту разработки, рассмотрения;	5 лет ЭПК
б) в других организациях	До минования надобности
7.	Документы (доклады, обзоры, информации, сводки, справки) по исполнению законов, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, муниципальных правовых актов	5 лет ЭПК (1)	(1) Документы по исполнению федеральных конституционных, федеральных законов, нормативных правовых актов Президента Российской Федерации — Постоянно
8.	Правила, инструкции, регламенты, стандарты, требования, порядки, положения, классификаторы, рекомендации, кодексы (межведомственные, корпоративные):	(1) После замены новыми
а) по месту утверждения;	Постоянно
б) в других организациях	1 год (1)
9.	Проекты правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов (профессиональных, межведомственных, корпоративных); документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке	До минования надобности
10.	Переписка по применению правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций	5 лет
11.	Договоры, соглашения, контракты (1), документы (акты, протоколы разногласий) к ним	5 лет ЭПК (2)	(1) Не указанные в отдельных статьях Перечня (2) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору
12.	Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам	5 лет
13.	Документы (заключения, справки, переписка) по проведению правовой экспертизы локальных нормативных актов, их проектов и иных документов	5 лет
14.	Базы данных (справочные, полнотекстовые) по локальным нормативным актам и распорядительным документам организации	Постоянно

1.2. Распорядительная деятельность
15.	Поручения (перечни поручений) и указания Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, иных государственных органов Российской Федерации, протокольные поручения палат Федерального Собрания Российской Федерации, документы (обзоры, доклады, предложения, расчеты, обоснования, заключения, справки, переписка) по их выполнению:
а) по месту подписания и у ответственного исполнителя;	Постоянно
б) в других организациях	5 лет ЭПК
16.	Поручения (перечни поручений) и указания государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, документы (обзоры, доклады, расчеты, обоснования, заключения, справки, переписка) по их выполнению	5 лет ЭПК
17.	Поручения руководства организации; документы (доклады, отчеты, справки, докладные, служебные записки, заключения) по их выполнению	5 лет ЭПК
18.	Протоколы, постановления, решения, стенограммы; документы (справки, доклады, проекты, заключения, информации, докладные записки, сводки, выписки) к ним:	(1) Присланные для сведения — До минования надобности(2) Рабочих групп — 5 лет ЭПК (3) По оперативным вопросам
а) заседаний у Президента Российской Федерации, заседаний палат Федерального собрания Российской Федерации, заседаний Правительства Российской Федерации и его Президиума, заседаний представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, заседаний органов местного самоуправления;	Постоянно (1)	— 5 лет

Сроки хранения кадровых документов в организациях

В процессе деятельности каждой организации создаются кадровые документы, такие как, например, приказы, ведутся различные табели, книги, журналы. Для них установлены различные сроки хранения. Рассмотрим, какие изменения произошли в данных сроках.

Общие положения о сроках хранения документов

Сроки хранения документов зависят от их вида и установлены в специальном Перечне . Данный Перечень обязателен для применения всеми организациями независимо от их формы собственности и ведомственной подчиненности .

В Перечне содержатся сроки хранения документов для организаций, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Большинство организаций относится к первой категории.

Справочно
Со списками организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, можно ознакомиться на сайте государственного учреждения «Национальный архив Республики Беларусь».

В Перечне указаны сроки хранения типовых документов. При отсутствии документа в данном перечне его срок хранения определяется на основании экспертизы его ценности.

Такая экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией организации (далее — ЭК) или центральной экспертной комиссией (далее — ЦЭК), создаваемой в организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) органы, организации .

Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии .

На заметку
Для некоторых документов в сроках хранения имеется пометка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) . Это означает, что по решению ЭК (ЦЭК) срок хранения таких документов и дел может быть продлен .

Документы в организациях формируются в дела . С момента образования дел и до передачи их в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту их формирования .

Ответственность за сохранность документов несут руководитель организации и руководители структурных подразделений .

Обратите внимание!
За утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно причинение им непоправимых повреждений предусмотрен штраф от 10 до 30 базовых величин .

Сроки хранения приказов

Сроки хранения приказов, распоряжений (далее — приказ) зависят от их вида. Приказы подразделяются на три вида :

1) по основной деятельности. Например, об установлении ставки первого разряда в организации, проведении аттестации рабочих мест. Данные приказы хранятся постоянно.

На заметку
Для государственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, срок хранения приказов по основной деятельности установлен — 10 лет;

2) по административно-хозяйственным вопросам. Например, выдача служебных удостоверений, пропусков, допуск в служебные помещения.

Теперь приказы хранятся 3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства (далее — проведение проверки налоговыми органами) . Ранее данный срок составлял 5 лет.

Новшеством также является то, что, если налоговыми органами проверка не проводилась, данные приказы наниматель обязан хранить 10 лет.

Напомним, что сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством .

Пример
Приказы по административно-хозяйственным вопросам, сформированные в делопроизводстве за 2018 год, должны храниться 3 года (с 1 января 2019 г. по 31 декабря 2021 г.) и могут быть уничтожены не ранее 1 января 2022 г.;

• 3) по личному составу. Данные приказы имеют следующие сроки хранения:
• — 75 лет для приказов :
• о приеме (назначении на должность);
• переводе, переводе на контрактную форму найма;
• перемещении;
• увольнении (освобождении от должности);
• награждении, поощрении, премировании, установлении надбавок, доплат, повышении тарифных окладов;
• продлении трудовых договоров (контрактов), заключении новых трудовых договоров (контрактов);
• временном заместительстве;
• присвоении квалификационных категорий, разрядов, классов;
• длительных (более месяца) служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;
• предоставлении социальных отпусков;
• изменении фамилии, собственного имени, отчества работников.
• На заметку
  Срок хранения 75 лет также установлен для приказов, используемых при определении размеров социальных пособий (пенсий, выплат в рамках государственных систем социального страхования и социального обеспечения и др.) ;

— 3 года после проведения налоговыми органами проверки или 10 лет, если она не проводилась. Срок хранения документов при отсутствии проверки — новшество. Данные сроки предусмотрены для приказов :

1. о предоставлении трудовых отпусков, отзыве из трудового отпуска;
2. наложении дисциплинарных взысканий;
3. назначении дежурных;
4. служебных командировках в пределах Республики Беларусь и за границу;
5. оказании материальной помощи;
6. направлении на повышение квалификации (переподготовку, стажировку).

Обратите внимание!
Регистрация приказов, как правило, ведется в журналах. Для каждого вида — отдельно. Сроки хранения данных журналов такие же, как и у соответствующих видов приказов .

Новшества в сроках хранения других кадровых документов

К кадровым документам принято относить: графики сменности, табели использования рабочего времени, личные дела, трудовые договоры и т.д. Началом исчисления срока хранения для некоторых из них является проведение налоговыми органами проверки.

Теперь для таких документов дополнительно предусмотрен срок хранения, равный 10 годам, на случай, если такая проверка не проводилась. Если же она проводилась, документы по-прежнему необходимо хранить 3 года.

К таким документам относятся :

• — журналы учета рабочего времени;
• — табели использования рабочего времени;
• — годовые табельные карточки;
• — приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
• — документы о наличии, выдаче и списании бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (отчеты, акты и др.);
• — приходно-расходная книга по учету бланков специального воинского учета;

— документы о служебных командировках (докладные записки, задания, отчеты и др.).

На заметку
Ранее при исчислении срока хранения документов о служебных командировках необходимо было соблюдать условие о завершении проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (проверки вышестоящей организацией). На данный момент это требование отменено.

1. Установлено, что декларации о доходах и имуществе, включаемые в состав личных дел, теперь необходимо хранить 75 лет после увольнения работника .
2. Новшеством для организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, является исчисление срока хранения личных дел после увольнения работника :
3. для руководителей организаций;
4. работников, которые награждены государственными наградами, которым присуждены государственные премии, ученые степени и (или) присвоены ученые звания.