Штамп «Копия верна» — это отметка о том, что изготовление дубликата в точности соответствует оригиналу и в него не внесены никакие дополнения. Повторный документ обладает законной силой, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).

Если акт, полностью повторяющий информацию подлинника, заверен надлежащим образом, то он обладает аналогичной юридической силой с оригиналом (подп. 23 п. 3.1 ГОСТа Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»).

Организации заверяют копии в следующих ситуациях:

• для предоставления контрактов, накладных, учредительных документов, свидетельства о праве собственности и др. сторонним компаниям и государственным органам;
• для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
• для предоставления справок и выписок сотрудникам в связи с их трудовой деятельностью.

Сотрудники компании (в том числе и бывшие) вправе написать запрос о выдаче любых ксерокопий бумаг, связанных с их работой (трудовых книжек, распоряжений о приеме на работу, о переводе, увольнении, справок и выписок и т.д.). Работодатель обязан бесплатно выдать их в течение 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Заверенные дубликаты требуют и различные учреждения:

• налоговые инспекции;
• Пенсионный фонд;
• Фонд социального страхования;
• банки и микрофинансовые организации;
• надзорные органы (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Трудовая инспекция и т.д.);
• судебные инстанции.

Кто вправе заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяют у нотариуса. Конкретные ситуации предусмотрены законодательством.

Например, доверенность для совершения зарубежных сделок, вступление в наследство, свидетельства о собственности, корректировка учредительных документов организаций и т.д.

Но каждый раз при создании копий и выписок из кадровой документации идти к нотариусу нецелесообразно. В большинстве ситуаций работодатель вправе самостоятельно удостоверить их.

Эту процедуру вправе осуществлять ограниченный круг лиц:

• руководитель (или индивидуальный предприниматель);
• главный бухгалтер;
• начальник или специалист кадровой службы;
• иные уполномоченные должностные лица, входящие в штат организации.

Без дополнительных актов заверить ксерокопии важных бумаг позволительно только главе компании или индивидуальному предпринимателю. Для остальных сотрудников понадобится дополнительная бумага, наделяющая их такими полномочиями, — например, отметка в должностной инструкции или доверенность. Глава компании издает распоряжение, где отмечает, кто и на основании чего проводит эту процедуру.

Ксерокопию заверяет только тот человек, который ее подготовил или сравнил с подлинником. Нельзя брать на себя ответственность проставлять отметку о заверении, если вы не видели оригинала.

Юридические лица вправе удостоверить только дубликаты собственных протоколов и актов. Копирование чужих бумаг допустимо, только если есть разрешение этих организаций. Оно не требуется, если бумаги нужны для трудоустройства граждан или касаются личных дел действующих работников компании.

Какими НПА руководствоваться

Не существует единого нормативного акта, регулирующего порядок копирования документов. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется в качестве рекомендаций. И становится обязательным, если утвержден во внутренней нормативной документации предприятия.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании следует ориентироваться на судебную практику, распоряжения, письма государственных ведомств и на следующие нормативные акты:

Процедура заверения в организации

При изготовлении дубликатов важных бумаг необходимо руководствоваться порядком заверения копий документов, установленным законодательством по ГОСТу Р 7.0.97-2016. В него входят обязательные шаги:

1. Подготовка дублирующего документа (обычно с использованием копировальной техники).
2. После текста и слова «Подпись» при помощи печати или от руки ставится отметка «Верно» (на практике часто применяют и надпись «Копия верна»).
3. Затем указывают реквизиты должностного лица, заверившего ксерокопию: ФИО, должность, личная подпись, ее расшифровка.
4. Указывается дата.
5. Ксерокопия заверяется оттиском печати организации или ИП. Если организация работает с гербовой печатью, то копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этой цели необходимо подготовить иные виды печати — например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — обязательно указываем место нахождения оригинала.

Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного подразделения в другой, то реквизит не меняется.

Если она выдается в стороннюю организацию, то ниже слова «Верно» необходимо указать «Подлинник находится в … организации в деле №… за … год». Этот реквизит вы вправе писать от руки или в виде штампа.

https://www.youtube.com/watch?v=QXyWY3wr5cA\u0026pp=ygWFAdCe0LHRj9C30LDRgtC10LvRjNC90L7RgdGC0Ywg0J_RgNC-0YHRgtCw0LLQu9C10L3QuNGPINCf0LXRh9Cw0YLQuCDQmtC-0L_QuNGPINCd0LAg0JrQvtC_0LjRj9GFINCU0L7QutGD0LzQtdC90YLQvtCyINCSIDIwMjMg0JPQvtC00YM%3D

Если в дубликате несколько страниц, то существуют два способа:

1. Следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты на каждой из них.
2. Прошить листы, пронумеровать, в конце указать их количество и заверить.

Обычно заверенный документ действителен 30 дней. Хотя в законодательстве этот срок не указан, госорганы и банковские учреждения не принимают акты, изготовленные раньше. В банках этот срок часто еще меньше — от нескольких дней до двух недель.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Чтобы удостоверить документацию, допускается два вида отметки — оттиск печати и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна». Но учтите, что ГОСТом не указано применение оттиска «Копия верна». Есть возможность сделать два вида штампа: «Копия» и «Верно». Первый укажет на дублирование документа. Второй — на его заверение.

Вот принципы, как заверить копии документов по новым правилам с помощью оттиска:

• штамп проставляют в конце текста под всеми подписями;
• ставят в свободном месте, обычно в нижнем правом углу;
• запрещено перекрывать им текст;
• применять его допустимо при согласовании с органами, в которые направляете акты (не все госорганы это позволяют).

Вот пример, как это выглядит:

Приказ № 111 Текст Подлинник находится в организации ООО «Ppt.ru» в деле № 77-007 за 2022 год. Начальник отдела кадров Степанов Степанов С.С. 27 июля 2021 года

Образец

Посмотрите на образец «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.

Можно ли заверить документ надписью от руки

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

Как заверить электронный документ

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства.

Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях.

Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

• слова о подписании документа цифровой подписью;
• номер сертификата ключа подписи;
• фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
• период годности сертификата.

Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.

Обязательность применения круглой печати

Обязательность применения круглой печати юридическими лицами отменена. Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ с соответствующими поправками вступил в силу 7 апреля этого года.

Подобная лояльность в отношении обязательного использования печати связана с тем, что в эпоху развитых технологий присутствие оттиска печати на документе не свидетельствует о ее стопроцентной достоверности.

Кроме того, на фоне внедрения электронной подписи печать становится неактуальной.

Внесенные поправки предлагают на выбор: либо использоваться круглую печать, либо заменить ее другим современным способом идентификации.

https://www.youtube.com/watch?v=QXyWY3wr5cA\u0026pp=YAHIAQE%3D

Если компания приняла решение пользоваться печатью, то это решение нужно зафиксировать в уставе.

Документы, на которые требуется печать

Итак, согласно Федеральному закону от 06.04.2015 № 82-ФЗ, печать проставляют на документах в том случае, если она имеется у организации:

• на копиях извещения об уплате авансового платежа акциза; на копиях извещения об освобождении от уплаты авансового платежа акциза по алкогольной или спиртосодержащей продукции (ст. 1 Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ);
• на обеих частях складского свидетельства;
• на решении о выпуске (дополнительном выпуске) эмиссионных ценных бумаг;
• на сертификате эмиссионной ценной бумаги;
• на решении о выпуске российских депозитарных расписок;
• на копиях учредительных документов юрлица, необходимых для госрегистрации;
• на выписке по счету депо;
• на закладной об исполнении обеспеченного ипотекой обязательства;
• на документах, представляемых претендентами на покупку государственного и муниципального имущества;
• на акте о несчастном случае на производстве;
• на доверенности представителю в арбитражном суде;
• на доверенности представителю в суде;
• на доверенности представителю в исполнительном производстве;
• на журнале учета проверок должностными лицами органа государственного контроля (надзора);
• на доверенности от имени организации при обжаловании решений, действий (бездействия) таможенного органа;
• на копии аудиторского заключения о достоверности бухгалтерской отчетности, которая подается вместе с заявлением о включении в реестр уполномоченных экономических операторов;
• на отчетности о хранящихся, перевозимых, реализуемых, перерабатываемых или используемых товарах и о совершенных таможенных операциях, представляемой на бумажном носителе;
• на выписках из системы учета товаров на бумажном носителе лица, претендующего на получение статуса уполномоченного экономического оператора;
• на доверенности для участия в открытом конкурсе;
• на заявке на участие в открытом конкурсе;
• на доверенности на получение аккредитации участника электронного аукциона;
• на доверенности, выданной физическому лицу на осуществление от имени участника действий по участию в электронных аукционах;
• на доверенности на осуществление действий от имени участника закрытого аукциона;
• на заявке на участие в закрытом аукционе.

Обратите внимание

В настоящий момент на Едином портале правовой информации проходит антикоррупционную экспертизу проект приказа ФСС России с изменениями в приложение № 2 к приказу ФСС России от 26.02.2015 № 59, которым утверждена форма расчета по взносам 4-ФСС.

Речь о законопроекте «О внесении изменений в приложение № 2 к приказу Фонда социального страхования Российской Федерации от 26 февраля 2015 г.

№ 59 «Об утверждении формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством и по обязательному социальному страхованию от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения и Порядка ее заполнения» ».

Сейчас установлено, что в расчете 4-ФСС в поле «Достоверность и полноту сведений, указанных в настоящем расчете, подтверждаю» при заполнении поля «Ф.И.О. (последнее при наличии) руководителя организации, индивидуального предпринимателя, физического лица, представителя плательщика страховых взносов (страхователя)» ставят печать организации.

Согласно проекту документа, форма расчета будет приведена в соответствие с требованиями Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ. А именно: требование о проставлении печати в указанном поле исключается. Вместе с тем добавлено условие проставления печати при ее наличии.

Изменения, внесенные Федеральным законом от 06.04.2015 № 82-ФЗ в отдельные законодательные акты в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ

Норма	Как стало
1.	Подпункт 5 пункта 1 статьи 10.2 Федерального закона от 22.11.1995 № 171-ФЗ «О государственном регулировании производства и оборота этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции и об ограничении потребления (распития) алкогольной продукции»	Копии извещения об уплате авансового платежа акциза; копии извещения об освобождении от уплаты авансового платежа акциза по алкогольной или спиртосодержащей продукции должны быть заверены подписью руководителя организации и (при наличии печати) ее печатью.
2.	Пункт 7 статьи 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»	Акционерное общество вправе иметь печать, штампы и бланки со своим наименованием, собственную эмблему, а также зарегистрированный товарный знак и другие средства индивидуализации. Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.
3.	Абзац 9 пункта 1 статьи 913 части второй Гражданского кодекса РФ	Обе части двойного складского свидетельства должны иметь идентичные подписи уполномоченного лица и печати товарного склада (при наличии печатей).
4.

Заверение копий документов новые правила 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Заверение копий документов новые правила 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Чисто внешнее отличие — первые сшиваются сами по себе (как правило, каждый документ сшивается по-отдельности), вторые могут сшивать в дела (каждое дело может состоять из любого количества документов), соответственно, могут иметь картонные корочки.

Как заверить документ спрепленный степлером

Сначала нужно сделать отверстия (дырки), для большинства документов достаточно сделать три. Проколы (отверстия/дырки) должны быть расположены симметрично и строго вертикально.

Если предстоит сшивать документы нитками, и документы состоят из нескольких листов, то можно отверстия делать иголкой, то есть сразу «шить», хотя можно и дыроколом поработать. Для особо важных документов лучше сделать пять отверстий.

Есть мнение, что сшивать документы нитками через три отверстия недостаточно надежно, сохраняется возможность подмены. А прошивка через 5 отверстий — это предел защиты документов, на которые способна прошивка.

Располагаться отверстия должны слева, как правило все имеют опыт «дыроколирования» листов и вставки в скоросшиватели, так что сложностей никаких быть не должно, ведь, по сути, расположение отверстий для сшивания документов идентичное.

Процедура заверения в организации

Состоит из следующих этапов:

• изготовление ксерокопии;
• применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
• в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
• с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
• на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
• при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.

Заверение копии документа у руководителя организации

Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов.

Чтобы судом такая копия была признана надлежащим образом заверенная необходимо соблюсти следующие условия:

Лицо, заверившее копию, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (т.е. руководитель одной организации не может заверить копию документа другой организации).

Копия документа должна содержать все «заверительные» реквизиты (см. ГОСТ Р 6.30–2003, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X), а именно:

• надпись «Верно»;
• должность лица;
• личную подпись;
• расшифровку подписи;
• дату заверения;
• печать (для ИП при отсутствии печати не требуется);
• отметку о нахождении оригинала документа (номер дела, том, страница).

Отсутствие какого-либо реквизита является основанием для признания судом копии документа заверенной ненадлежащим образом. По формальному признаку суд может не приобщать такой документ к материалам дела. Некоторые суды ссылаются на рекомендательный характер стандарта и принимают в качестве доказательств копии не содержащие в себе всех обязательных реквизитов.

Приоритет документам в электронном виде

Налогоплательщик может направить документы в налоговый орган по телекоммуникационной сети через оператора электронного документооборота (ЭДО) или через личный кабинет налогоплательщика, заверив усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) в силу п. 2 ст. 93 НК РФ.

Если стороны договора достигли взаимного согласия по применению электронного документооборота, они обмениваются документами в системах ЭДО или через обычную электронную почту, подписывая документы своими УКЭП.

И контрагенты, и контролирующие органы довольно долго желали получать все договоры, письма, первичные документы бухгалтерского учета на бумаге с подписями и печатями. Это казалось заведомо надежным подтверждением взаимоотношений. Но сейчас ситуация изменилась.

Документы, подписанные/заверенные электронной подписью, удовлетворяют и дотошных клиентов, и строгих работников контролирующих органов. Преимущества, в особенности при большом объеме представляемых сведений, очевидны для всех.

Добавила бонусов электронным оригиналам, копиям и пандемия: либо документооборот переводится в электронный вид, либо бизнес замирает.

Как заверить трудовой договор для банка: образец 2021 года

Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления ГОСТ Р 7.0.97-2016. Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе.

Такой порядок в текущее время является рекомендованным, то есть компания может применять его или использовать старую методику.

Однако, рекомендованный характер имеет ограничение по времени. Законодательством закреплено, что с 01 июля 2021 года все работодатели, как юрлица так и ИП, должны применять новый ГОСТ в строгом соответствии.

Подпись и печать: как правильно заверить копию документа

Умный потребитель

/ 10 мая 08:10

Текст изменился / 16 августа 2023

Некоторые организации вместо оригиналов документов запрашивают официальные копии, заверенные по действующему законодательству. Рассказываем, как без ошибок заверить дубликаты и чем нужно руководствоваться.

Документы нужно заверять по определенным правилам

Иногда оригиналы теряются во время переездов или при частой смене работы. На их поиски необходимо время. Но проблема решается копией с подписями и штампами. Заверенные дубликаты документов необходимы в разных жизненных ситуациях: от трудоустройства на новое место работы до вступления в наследство.

Однако документ получает юридическую силу только при правильном оформлении. Важно, чтобы на листе стояла подпись специалиста или уполномоченного сотрудника, а также печать или штамп «Копия верна». 

Например, сотрудник запрашивает сведения, которые организации по внутреннему распорядку или нормативным актам не вправе выдать в оригинальном виде. Тогда уполномоченный сотрудник делает копию приказа о приеме на работу, трудовой книжки, приказа об увольнении или другого документа, заверяет по правилам и передает работнику лично в руки. 

Если вы как наемный сотрудник хотите получить дубликаты бумаг для передачи в налоговую службу, социальный фонд, инспекцию труда или в любую другую организацию, обратитесь в отдел кадров или бухгалтерию с письменным запросом. 

Дубликаты документов, копия паспорта потребуются и при оформлении ипотечного кредита. Обычно банк просит предоставить дубликат трудовой книжки, справок, подтверждающих доход, ИНН, СНИЛС и других бумаг. 

Хотите оформить ипотеку, но голова идет кругом от разных условий, документов, процентных ставок? Совкомбанк предоставляет кредит на максимально выгодных условиях. Ипотечные программы помогут купить квартиру мечты людям с разными запросами и материальными возможностями. Простая система оформления документов и широкие возможности позволят сделать мечту ближе.

Оформить ипотеку

Бизнесмен со статусом индивидуального предпринимателя обязан удовлетворять запросы налоговой инспекции, любых надзорных органов и передавать дубликаты важных документов, в том числе сведений о деятельности и отчеты. 

В этом случае нужно знать, как правильно заверить документы и вовремя передать их в бухгалтерию, которая обслуживает организацию, у нотариуса, либо в специализированной компании. 

Аналогичным образом следует поступить и с документацией, необходимой для участия в тендерных закупках по Федеральным законам №44-ФЗ и №223-ФЗ. Если индивидуальный предприниматель или его представитель стали истцом или ответчиком в суде, документы для процесса тоже нужно будет официально заверить. 

Что должно быть на копиях.

Проверьте, чтобы на копии было проставлено все верноБез этого документ будет недействительным

Документооборот — это сложный процесс, требующий внимания и профессионального подхода. Не каждый индивидуальный предприниматель готов нанимать бухгалтера или тратить большую сумму на сотрудничество со специальной фирмой. 

Достаточно воспользоваться услугой Совкомбанка, с которой можно просто и быстро подготовить пакет документов для Федеральной налоговой службы и оформить их по действующим правилам. 

Не хотите нанимать бухгалтера в штат, а сами не справляетесь с налоговой отчетностью? У клиентов Совкомбанка есть простой выход из такой ситуации — онлайн-отчетность в ФНС.

Крупным организациям или корпорациям требуется меньше времени на заверение копий. Обычно этим занимаются внутренняя бухгалтерия и юридический отдел. Для подтверждения подлинности большого объема бумаг сотрудникам требуется специальная печать с надписями «Копия верна»/ «Верно»/ «Копия»/ «Истина».

Что должно быть на дубликатах.

Необходимые пункты в документахПроверьте, чтобы обязательно стояла печать

Заверяется по той же схеме, как и одностраничный. Сложности могут возникнуть, если листы не прошиты — тогда придется запрашивать штампы и подписи на каждой странице. С прошитой документацией проще, поскольку будет достаточно пронумеровать листы, указать общее число и подтвердить подлинность на месте сшивки. 

Многостраничный документ следует прошить

Важный нюанс — это срок действия заверенных копий: не более 30 дней. Нормативные акты не регулируют этот нюанс напрямую, однако на практике финансовые, надзорные и другие организации не принимают дубликаты документов через месяц с даты создания. 

Стоит учесть, что банк или микрофинансовая компания могут потребовать бумаги, срок действия которых 2-14 дней. 

Законодательная база

Чтобы заверить копии документов по новым правилам, достаточно обратиться действующему законодательству. Специалисты ориентируются на несколько нормативных актов, в которых четко прописаны требования. 

Кто должен заверять

Существует убеждение, что всю юридическую работу с документацией выполняет нотариус. На деле все иначе — к этому специалисту следует идти лишь в некоторых случаях, о которых расскажем ниже. 

Краткий список документов, которые заверяет нотариус:

• паспорт физического лица,
• свидетельство о собственности,
• доверенность сделки за границе, 
• свидетельство о праве на наследство,
• измененные учредительные документы компаний.

Подтвердить подлинность других документов могут руководитель организации, менеджер, главный бухгалтер, начальник кадрового отдела, любой уполномоченный сотрудник или сторонний представитель директора с подтвержденным правом на такие действия.

Обязательные знаки на документах

Отметки, свидетельствующие о подлинности копии, разные для индивидуальных предпринимателей, физических и юридических лиц. Отличаются и общие требования к дубликатам документов. 

Физлицо может заверить документацию только у нотариуса или в бухгалтерии организации, сотрудником которой человек является. Если невозможно подтвердить подлинность дубликатов, тогда следует запрашивать оригиналы. 

Юридическое лицо вправе выбирать, кем могут быть заверены бумаги. Первый, кто может проставить подписи и штампы — это руководитель компании. Важно, чтобы ФИО и должность директора фигурировали в графе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» в выписке из ЕГРЮЛ.

Другие уполномоченные лица — главный бухгалтер, сотрудник отдела кадров, другой работник компании. Их назначение должно быть подтверждено приказами. Заверить документацию может и стороннее физическое лицо по нотариальной доверенности. 

Индивидуальный предприниматель заверяет документы лично, с помощью нанятого бухгалтера или у нотариуса. Необходимо, чтобы печать на дубликатах была с номером ОГРНИП. Если печати нет или печать без номера, то бизнесмену нужно предоставлять оригиналы документов или копии с подписью нотариуса. 

Электронный документ и фотокопия

Фотокопию может заверить только человек, который подготовил ее и внимательно сравнил с оригиналом. Если знаки и штампы проставит другое лицо, документ теряет юридическую силу.

Электронный документ заверяется УКЭП

Копию электронного документа надо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которую вправе поставить сотрудник нотариальной конторы. Для этого достаточно лично передать нотариусу бумаги, файлы и показать свой паспорт для подтверждения личности. 

Как избежать ошибок

Ошибки и опечатки в копиях документов — частое явление. Поэтому следует тщательно сверять оригиналы с дубликатами, не вносить свежие данные после заверения и не наносить посторонние отметки на копии. 

Чтобы ничего не упустить, проверяйте заверенные копии на соответствие требованиям, прописанным в нормативных актах. Помните, что даже лишняя черточка или точка способны лишить бумаги юридической силы. 

Для тех, кто ценит свое времяПодпишитесь на еженедельную email-рассылку и узнавайте о самых интересных публикациях.Подписывайтесь на наш канал в TelegramАлександра Мельник

Сохранить деньги — мудрость, умело расходовать — искусство. С легкостью рассказываю о финансовой стороне жизни.

Как правильно заверять копии документов в 2023 году

Штамп «Копия верна» указывает на то, что дублирование было четко в соответствии с тем, что было в оригинале, без каких-либо дополнений. Дубликат документа имеет юридическую силу, если он правильно заверен (заверение может производиться в виде оттиска печати или от руки).

«Копия верна» — как правильно заверить документы

Штамп «Копия верна» указывает на то, что дублирование было выполнено точно так же, как и оригинал, без каких-либо дополнений.

Дубликат документа имеет юридическую силу, если он правильно заверен этой надписью (в виде печати или от руки).

Если акт, полностью повторяя сведения оригинала, удостоверен надлежащим образом, он имеет такую ​​же юридическую силу, как и оригинал (пп. 23 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов»).

Организации заверяют копии в следующих случаях:

• требуется предоставить контракты, счета-фактуры, учредительные документы, свидетельства о собственности и т. д. сторонним компаниям и государственным органам;
• для обмена кадровой документацией внутри подразделений или филиалов компании;
• когда нужно предоставлять справки и выписки работникам в связи с их работой.

Работники компании (в том числе бывшие работники) вправе написать заявление о выдаче любых ксерокопий документов, касающихся их работы (трудовые книжки, приказы о приеме на работу, переводы, увольнения, справки и выписки и т.п.). Работодатель обязан выдать их бесплатно в течение 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ и п. 7 Правил ведения и сохранности трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Заверенные дубликаты также требуются различными организациями:

• налоговые инспекции;
• Пенсионные фонды;
• Фонд социального обеспечения;
• банки и микрофинансовые организации;
• контролирующий орган (Гостехнадзор, Роспотребнадзор, Ростехнадзор, Инспекция труда и др);
• судебные инстанции.

Кто имеет право заверять документы

В исключительных случаях дубликаты заверяются у нотариуса. Особые ситуации предусмотрены законом.

Например, доверенность на зарубежные сделки, наследство, свидетельства о праве собственности, исправление учредительных документов организаций и так далее, но всякий раз, когда вы делаете копии и выписки из кадрового делопроизводства, обращаться к нотариусу нецелесообразно. В большинстве случаев работодатель вправе заверить их самостоятельно.

Данную процедуру может проводить ограниченное количество людей:

• менеджер (или индивидуальный предприниматель);
• главный бухгалтер;
• начальник или специалист по кадрам;
• иные уполномоченные должностные лица в штате организации.

Без дополнительных действий заверить ксерокопии важных документов может только руководитель компании или ИП. Для остальных сотрудников потребуются дополнительные бумаги для наделения их такими полномочиями (расписка в должностной инструкции или доверенность). Руководитель компании издает приказ, в котором отмечает, кто и на каком основании проводит данную процедуру.

Важно! Фотокопия заверяется только теми, кто подготовил и сравнил ее с оригиналом. Вы не можете брать на себя ответственность за нанесение сертификационного знака, если не видели оригинал.

Юридические лица вправе заверять только дубликаты своих протоколов и документов. Копирование чужих документов допускается только при наличии разрешения этих организаций. Не требуется, если карточки необходимы для трудоустройства граждан или касаются личной практики действующих сотрудников компании.

Какими правовыми актами следует руководствоваться

Единого законодательного акта, регламентирующего порядок воспроизведения документов, не существует. В большинстве случаев ориентируются на национальный стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступивший в силу с 1 июля 2018 года. Но он используется как ориентир. И становится обязательным в случае утверждения во внутренних нормативных документах компании.

При разработке правил заверения копий документов внутри компании необходимо руководствоваться судебной практикой, приказами, письмами государственных органов, а также следующими нормативными актами:

Процедура сертификации организации

При выполнении дубликатов важных документов необходимо руководствоваться установленным законодательством порядком заверения копий документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016. Включает обязательные шаги:

1. Изготовление дубликата документа (обычно с использованием копировальной техники).
2. После текста и слова «Подпись», как печатной, так и собственноручной, проставляется знак «Верно» (на практике также часто используется формулировка «Копия верна»).
3. Затем указать данные должностного лица, заверившего фотокопию: Ф.И.О., должность, личную подпись, его расшифровку.
4. Проставить дату.

Ксерокопия заверяется печатью организации или индивидуального предпринимателя. Если организация работает с гербовой печатью, копии, кроме нотариальных, гербовыми печатями не заверяются. Для этого необходимо подготовить другие виды печатей, например, с наименованием структурного подразделения (отдел кадров, бухгалтерия, секретариат) или печати по назначению.

С 1 июля 2018 года ГОСТ Р 7.0.97-2016 расширил реквизиты — надо указывать местонахождение оригинала.

Если ксерокопия используется во внутреннем документообороте, то есть передается из одного отдела в другой, требование не меняется.

Если он выдан сторонней организации, под словом «Верно» необходимо указать «Оригинал находится в … организации в … № … в течение … одного года». Вы имеете право написать этот реквизит от руки или в виде почтовой марки.

Если в дубликате несколько страниц, есть два пути:

1. На каждом из них следует поставить отметку «Верно» и остальные реквизиты.
2. Листы сшить, пронумеровать, в конце указать номер и заверить его.

Важно! Как правило, заверенный документ действителен в течение 30 дней. Хотя этот срок в законодательстве не указан, государственные органы и банковские учреждения не принимают заранее подготовленные документы. В банках этот срок зачастую еще короче, от нескольких дней до двух недель.

Как заверить документ штампом «Копия верна»

Для заверения документации допускается два вида отметок: оттиск штампа и рукописный вариант. Для первого случая необходимо специально сделать штамп с оттиском «Верно» или «Копия верна».

Но имейте в виду, что ГОСТ не указывает на использование оттиска «копия верна». Есть возможность создания двух типов штампов: «Копия» и «Истина». В первом будет указан дубликат документа.

Во-вторых, для его безопасности.

Вот принципы заверения копий документов по новым правилам с помощью отпечатка пальца:

• в конце текста под всеми подписями ставится печать;
• поставить на свободное место, обычно в правый нижний угол;
• запрещено их наложение на текст;
• допускается его использование по согласованию с органами, в которые направляются документы (не все государственные органы разрешают).

Вот пример того, как это выглядит:

Образец

Посмотрите пример «Копия верна» на документах фото трудовой книжки.

Можно ли заверять вручную

Законодательством не запрещается проставление рукописных знаков с формулировкой «Верно» на копируемых материалах. Этот метод используется достаточно часто. Хотя штампы используются не всегда – чаще всего их изготавливают в крупных компаниях, которым необходимо ежедневно заверять большой объем документации, удобнее это делать штампом.

Вот пример того, как вручную заверить фотокопию приказа:

Как заверить электронный документ

Заверение цифрового документа требуется в зависимости от получателя и законодательства.

Существуют различные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом от 63-ФЗ (простой, неквалифицированный усиленный, квалифицированный усиленный), которые нужны в разных ситуациях.

Их производят специализированные компании. Как правило, копировальная печать для цифровых документов включает в себя несколько элементов:

• слова о подписании документа с цифровой подписью;
• номер сертификата ключа подписи;
• фамилия, имя и отчество владельца сертификата;
• срок действия сертификата.

Иногда к марке добавляется логотип компании или брендинг.