Молодежь, впервые поступающая на работу, не всегда понимает, что же это за цифровой документ такой «электронная трудовая книжка», как она выглядит, где её получить, как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно, да и зачем она нужна. Об этом и поговорим.

Для начала разберемся с терминологией. До 2020 года у любого работающего человека была его бумажная книжка, которая подтверждала его стаж, опыт, повышения по службе, награды и пр. И вот законодатель принял решение «оцифровать» стаж каждого из нас.

То есть сведения о работе стали храниться на серверах сначала ПФР, теперь СФР, и эти объемы файлов стали основным инструментом подтверждения стажа. Но для упрощения понимания этого перехода с бумаги на цифру исключительно в обиходе стал употребляться термин «электронная трудовая книжка».

В законодательстве этого термина нет, он стал использоваться, чтобы для работника, кадровика, работодателя был более понятен этот переход. То есть никакой книжки в электронном виде не существует.

Есть только гига-,тера- или петабайты информации, из которых в отношении каждого из нас легко вычленить, когда, где и кем человек работал.

Для сведения: что такое электронная трудовая книжка, как с ней работать

Соответственно, когда работник задает вопрос, как оформить трудовую книжку в электронном виде, то фактически на юридическом языке этот вопрос означает, как получить сформированную в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и стаже, хранящуюся в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Согласитесь, формулировка «электронная трудовая книжка» более проста для понимания, хотя и не совсем корректна с юридической точки зрения. Для обозначения вышеуказанных сведений будем использовать эту формулировку и мы.

Итак, оформляет этот документ работодатель. Он формирует в электронном виде информацию о стаже каждого работника и представляет ее по форме ЕФС-1 (утв. постановлением Правления ПФР от 31.10.

2022 № 245п «Об утверждении единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» и порядка ее заполнения») в Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации.

Эта форма при приеме, увольнении, приостановлении и возобновлении договора заполняется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения). А при переводе, переименовании должности , присвоении разрядов, запрете занимать должность — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором издан приказ.

Подробнее: как правильно заполнить и подать отчетность по форме ЕФС-1

Как оформить электронную трудовую

Итак, в организацию пришел молодой человек, не имеющий стажа. И перед кадровиком встает проблема, как оформить электронную трудовую книжку впервые поступившему на работу сотруднику.

С 1 января 2023 года работодатели предоставляют в СФР сведения по форме ЕФС-1.

Для этого работодатель заполняет:

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1;
• подраздел 1.1 подраздела 1.

Собственно, всё. Теперь у работника есть электронная книжка, и он впоследствии сможет получить выписку из нее.

Что касается того, как оформить сотрудника с электронной трудовой книжкой, открытой у предыдущего работодателя, то здесь процедура та же: подаем сведения о приеме на работу в СФР по форме ЕФС-1.

Важно, что цифровые сведения о работе решили одну серьезную проблему кадровиков, которая была с бумажными документами о стаже.

Например, устраивается в организацию человек и говорит: нет у меня трудовой, заводите. А лет этому человеку далеко за 30. И сомнения у кадровика вполне обоснованны: трудовая где-то есть, а работник её просто не показывает. А потом выясняется, что работника уже несколько раз с разных мест увольняли по какой-то неприятной статье.

Теперь довольно легко проверить слова работника. Если он работал официально, то работодатель не мог не передавать на него сведения в СФР (ПФР) о его стаже.

Если есть сомнения по поводу наличия/отсутствия предыдущего опыта работы, то работодатель вправе предложить работнику оформить электронную трудовую книжку на Госуслугах (вернее, запросить выписку из нее). Выписка делается в режиме реального времени 1 минуту. Всё придёт в личный кабинет.

Если в ответе указано, что сведения отсутствуют, значит, работодатель рассматривает этого человека как впервые поступившего на работу, если сведения есть, то кадровик руководствуется ими. Если нет регистрации у соискателя на Госуслугах, то можно отправить его в МФЦ. Пусть он закажет выписку там.

Подробнее: как получить выписку из электронной трудовой книжки

В целом любой работник вправе получить все имеющиеся в распоряжении Соцфонда сведения о своей деятельности, Например, это потребуется, чтобы устроиться на работу, получить какие-либо социальные льготы и выплаты, подтвердить стаж для получения кредита в банке, подать документы на визу и во многих других ситуациях. Соответственно, и встает проблема, как оформить электронную трудовую книжку самому себе, то есть как получить сведения о своем стаже для предъявления по месту требования.

Итак, согласно статье 66.1 ТК РФ это справку получают:

• укажите работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя);
• в МФЦ;
• в Социальном фонде;
• на портале Госуслуг.

Как получить трудовую книжку. Впервые и при увольнении

Трудовая книжка – один важнейших документов для каждого человека. В ней хранится информация об образовании, квалификации, стаже, занимаемых должностях, причинах увольнения и так далее.

Она может являться свидетельством карьерного роста и стать важным аргументом при желании устроиться на более престижную должность и она же является источником для правильного расчета пенсии.

Именно поэтому к трудовой книжке стоит относиться с особым вниманием и тщательностью.

Как получить трудовую книжку впервые

Как правило, трудовая книжка оформляется в самом начале трудового пути – при первом же трудоустройстве. Для ее получения существует несколько путей:

1. выдает и оформляет трудовую книжку претенденту на ту или иную вакансию кадровик или руководитель предприятия, в которое он устраивается;
2. будущий работник покупает данный документ в канцелярском магазине и оформляет личные данные самостоятельно. Далее он относит книжку в кадровый отдел организации и отдает ее туда для внесения всех необходимых записей и на дальнейшее хранение.

   Внимание! Никакие записи по поводу работы самостоятельно вносить в свою трудовую книжку нельзя! Они находятся строго в компетенции кадровых специалистов и уполномоченных представителей предприятий и организаций.

3. некоторые ВУЗы в качестве приложения к диплому также снабжают своих выпускников трудовыми книжками. Конечно, это вряд ли позволит вчерашнему студенту быстрее найти работу, но процесс оформления на новом рабочем месте, определенно, ускорит.

Важно! Необходимо помнить о том, что трудовая книжка по своей сути является бланком строгой отчетности, поэтому ее оформление и все записи должны вестись в полном соответствии с Трудовым кодексом РФ.

Как получить трудовую книжку при её потере

Никто не застрахован от неожиданной потери трудовой книжки. Понятно, что вернуть оригинал вряд ли удастся, однако в этом случае можно получить ее дубликат. Для этого нужно обратиться к работодателю по последнему месту работы. Сделать это следует обязательно в письменной форме:

• либо путем личной подачи заявления о выдаче дубликата,
• либо через отправление письма почтой России с описью и уведомлением о вручении.

При оформлении дубликата специалист кадрового отдела внесет в нее запись о восстановлении трудового стажа. При этом заново внести получиться только те сведения, которые имеют документальное подтверждение.

Иными словами, если у сотрудника нет документов, свидетельствующих о том, что в определенный период времени он работал на том или ином предприятии в такой-то должности, то такую запись на последнем месте работы восстановить не получится.

Проще всего, если на руках есть заверенная копия трудовой – это облегчит процесс ее восстановления, если же нет, то придется побегать.

Для полного восстановления стажа нужно будет посетить все те организации и предприятия, где приходилось ранее работать. В них придется взять все необходимые приказы, выписки и справки. Если же это невозможно, например, по той причине, что предприятие закрылось, нужно будет посетить государственный архив того населенного пункта, где оно было зарегистрировано.

Внимание! Если утрата трудовой книжки произошла по вине работодателя, то все хлопоты и расходы по ее восстановлению он должен взять на себя. Работнику следует только лишь выдать представителю работодателя доверенность на получение необходимых сведений для восстановления трудовой книжки.

Получаем трудовую книжку при увольнении

По закону работодатель обязан выдавать трудовую книжку увольняющемуся сотруднику в последний день работы.

Для того, чтобы получить трудовую, сотрудник не должен писать никаких заявлений, однако после того, как данный документ ему выдали, он обязан расписаться во внутреннем журнале учета движения трудовых книжек.

Далее кадровый специалист вносит соответствующую запись в личную карточку работника и она также заверяется его автографом.

Если уволившийся сотрудник по каким-либо причинам не может получить трудовую лично, он может отправить за ней своего представителя. Правда, предварительно его следует снабдить доверенностью, заверенной у нотариуса.

Еще один вариант — попросить работодателя отправить ему трудовую книжку заказным письмом с описью и уведомлением о вручении через почту России по фактическому месту проживания.

Как получить трудовую книжку без увольнения

По закону, трудовые книжки в период работы сотрудника на предприятии хранятся в сейфе работодателя, который несет за их наличие, содержание и сохранность полную ответственность.

Для временной выдачи трудовой книжки на руки работника у кадровых специалистов нет никаких законных оснований.

Поэтому, если работнику по каким-либо причинам все же нужна трудовая, то он может обратиться с письменным заявлением только на выдачу ее заверенной копии.

В тех редких ситуациях, когда необходим именно оригинал, то можно попросить выдать ее так же в письменной форме с обязательным указанием причины (отлично подойдет необходимость снятия нотариальной копии), датой и подписью с расшифровкой. Не факт, что работодатель пойдет навстречу, но, как говорится, попытка не пытка.

Работник не возвращает взятую трудовую

Работодатель может попасть в сложную ситуацию, если сотрудник упросил выдать трудовую и не возвращает ее.

Еще неприятнее, когда трудовая выдана на законном основании, например, для оформления пенсии: в ПФР требуется предоставить оригинал ТК РФ в ст. 62 разрешает и даже предписывает такую выдачу.

В законодательстве не указано, что делать работодателю и что за это может грозить сотруднику.

Работодатель не может привлечь нерадивого сотрудника к дисциплинарной ответственности, потому что невозврат трудовой не значится в перечне проступков, за которые она предусмотрена (ст. 21 ТК РФ).

Если трудовая была выдана «под честное слово», работодатель может быть наказан органами контроля, так как ответственность за хранение этих документов возлагается на него. Но если выдача была на законном основании, работодатель в отсутствии трудовой на месте не виновен.

Чтобы обезопасить себя, следует потребовать у работника объяснительную о причине задержки с возвратом,

подкрепить ее запросом в ПФР. Если работник потерял трудовую до или после использования при оформлении пенсии, работодатель должен оформить дубликат в течение 15 дней.

Как получить еще одну трудовую книжку

Трудовую книжку должен завести первый работодатель, а далее она передается вместе с новым трудоустройством, либо на на других рабочих местах должно быть оформлено совместительство.

Но на практике могут сложиться такие ситуации, когда человек после увольнения потерял трудовую книжку и отыскал ее уже после оформления дубликата. Либо он сознательно пошел на сокрытие, чтобы не обнародовать неприятные записи.

Теперь в наличии два экземпляра, что, хотя прямо и не разрешено, не запрещается законами РФ. Наказание за это не предусматрвается.

Однако, если работодатель узнает, что у работника имеется непредоставленная ему трудовая, он вправе будет провести увольнение. Основание – предоставление ложных документов при трудоустройстве.

• Две трудовых книжки работнику ни к чему: когда придет пора обращаться за пенсией либо каким-либо пособием, ему нужно будет предоставить лишь одну, обе одновременно «тянут» на мошенничество.
• Если же вторая трудовая поддельная, это прямой подлог и уголовная ответственность.
• Поэтому вторая трудовая работнику в большинстве случаев ни к чему: гораздо целесообразнее следовать законодательству РФ.

Работодатель отказывается выдавать трудовую: как решить проблему

Довольно часто случается так, что работодатель и сотрудник расстаются злейшими врагами. В отместку бывший работодатель может наотрез отказаться выдавать неугодному работнику его трудовую книжку.

Если все возможности договориться с ним путем устных переговоров исчерпаны, то остается одна дорога: идти в суд.

Но предварительно следует запастись копией письменного заявления, оригинал которого должен быть передан работодателю. В нем следует в произвольной форме попросить бывшего работодателя выдать трудовую книжку и поставить дату. Если через три дня трудовая не будет выдана, то с этим заявлением можно смело отправляться в судебную инстанцию.

В качестве компенсации в исковом заявлении можно требовать сумму в размере средней заработанной платы за период вынужденного прогула по причине отсутствия трудовой книжки. Как показывает практика, в таких случаях суды идут навстречу сотрудникам и присуждают им материальное возмещение.

Работник отказывается забирать трудовую: что делать в этом случае

Бывает так, что сотрудник, которого уволили, не согласен с решением руководства. В качестве протеста он наотрез отказывается забирать трудовую книжку. Или же, к примеру, человек уволился, но забрать трудовую не счел нужным. Что делать руководству предприятия и кадровому специалисту в этом случае? Для таких ситуаций разработан определенный алгоритм действий:

1. Необходимо отправить по месту прописки бывшего сотрудника уведомления с просьбой забрать трудовую;
2. Если первый пункт не сработал, можно отправить трудовую книжку по тому же адресу ценным письмом с уведомлением о вручении. Правда, если работник не давал заранее письменного соглашения на такую пересылку, в случае конфликтных или спорных ситуаций он может использовать данный факт против работодателя;
3. Можно передать трудовую книжку бывшему работнику через его представителя. Однако, последний должен предъявить нотариально заверенную доверенность на получение этого документа.

Если же работник ни при каких обстоятельствах не желает забирать трудовую, данный факт следует зафиксировать в соответствующем акте письменно и в присутствии свидетелей. В дальнейшем это послужит доказательством того, что работодатель со своей стороны сделал все, что мог для передачи трудовой книжки на руки бывшего сотрудника.

Оформление трудовой книжки впервые в 2023 году: ответы на все вопросы

Расскажем, при приеме на работу в 2023 году нужна ли бумажная трудовая книжка, и брать ли заявление о выборе вида трудовой книжки от новых сотрудников.

Переход на электронные документы с записями о фактах трудовой деятельности завершен. До 2021 года сотрудники должны были решить, какую нанимателю вести для них трудовую книжку: электронную или бумажную.

Если работник впервые выходит на работу после а января 2023 года, оформлять ему трудовую книжку не нужно. Сохраняйте документ только в электронном виде. У вас и у трудящегося уже нет возможности выбрать способ ведения книги.

Вам также не нужно просить никаких заявлений.

Трудоустройство в 2023 году со старой трудовой книжкой (в бумажном варианте)

Многие спрашивают, когда нужна трудовая книжка для устройства на работу после 1 января 2023 года. Ответ на этот вопрос зависит от ситуации.

Работник не отказался от бумажной трудовой книжки

Если в документе, который сотрудник подает при приеме на работу, нет заключительной записи, значит, он решил сохранить бумажную версию своего документа. В этом случае вы должны:

• принять трудовую книжку;
• сделать в ней запись о приеме на новую работу;
• вести записи по старым правилам;
• хранить документ в организации.

То есть никаких изменений в этой схеме нет. Если работник на предыдущем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, новые работодатели продолжают вести этот документ по общим правилам.

https://www.youtube.com/watch?v=g_eiL0GfIkg\u0026pp=ygVJ0JrQsNC6INC_0L7Qu9GD0YfQuNGC0Ywg0YLRgNGD0LTQvtCy0YPRjiDQutC90LjQttC60YMg0LLQv9C10YDQstGL0LUgMjAyMw%3D%3D

При этом работник вправе в любой момент перейти на электронную версию (п. 5 ст. 2 Закона 439-ФЗ). Если работник пишет заявление о переходе на ЭТК, сделайте закрывающую запись и выдайте бумажную книжку на руки.

Свой выбор работник должен сделать в форме письменного заявления.

Сотрудник на предыдущем месте работы перешел на электронный вариант трудовой

Ответ на вопрос, нужна ли физическая книжка при приеме на работу, положительный. Дело в том, что при оформлении работника на работу нужно попросить у него: 

1. Трудовую книжку с закрывающей записью. При этом документ остается у работника, вводить сведения не нужно.
2. Форму СТД-Р, полученную от предыдущего работодателя, или форму СТД-ПФР, выданную Пенсионным фондом.

Приложите документы к личному делу сотрудника. Бумажная трудовая книжка необходима при приеме на работу в 2023 году, чтобы убедиться, есть ли закрывающая запись, посмотреть предыдущий опыт работы и посчитать стаж для расчета выплат.

Кстати, нужно объяснить сотрудникам, что все записи о стаже из бумажной трудовой книжки теперь можно перенести в индивидуальный лицевой счет. Это стало возможным благодаря внесению изменений в Федеральный закон от а апреля 1996 г. № 27-ФЗ.

Оформление бумажной трудовой книжки в 2023 году на нового сотрудника

Теперь разберемся, нужна ли бумажная трудовая книжка, если сотрудник принимается на работу в 2023 году впервые. В этом случае нужно немедленно завести такому сотруднику электронный документ.

Информация о трудовой деятельности должна храниться только в электронном виде (письмо Минтруда РФ от 10 февраля 2020 г. № 14-2/​​В-136). Не принимаются заявления о выборе формы книжки, в том числе электронной.

Независимо от желания работника, здесь действует положение закона. При приеме на работу неопытного работника нужно:

• издать приказ о приеме на работу в соответствии с общими правилами; 
• не позднее рабочего дня, следующего за днем ​​издания приказа, направить в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД с кодом ПРИЕМ, отразить там информацию о заключении трудового договора с работником.

Кто обязан вести электронные трудовые книжки в 2023 г

К 2023 г полностью завершен переход на электронные трудовые книжки. Задержек больше нет. Все российские работодатели, независимо от их статуса и формы собственности, обязаны формировать информацию о трудовой жизни своих сотрудников в цифровом формате. Это означает переход всей России на ЭТК — электронные книжки нового поколения.

Обратите внимание, что никаких привилегий и льгот представителям малого и среднего бизнеса не предоставляется. Индивидуальные предприниматели, ООО и другие МСП обязаны вести учет трудовой деятельности наемного персонала в электронном виде.

Нет исключений, даже если работники решат продолжить ведение бумажных трудовых книжек в 2023 году. Это их законное право, которое никоим образом не отменяет обязанности работодателя своевременно предоставлять информацию в ПФР для формирования информации о страховом периоде в цифровом виде.

Работодатель не имеет права отказать в хранении ЭТК в пользу оформления бумажных документов. Регулирование предусмотрено ст. 66.1 ТК РФ.

Возьмите это заявление у нового сотрудника, если вы не видели трудовую книжку

При приеме на работу сотрудника требуйте трудовую книжку или информацию о его трудовой деятельности в форме СТД-Р или СТД-ПФР.

На каких работников заводить ЭТК в 2023 г

Согласно действующим нормам, ЭТК необходимо заполнять отдельно на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Кроме того, срок действия контракта или продолжительность рабочего дня не имеют значения. Оформить работнику ЭТК нужно, даже если он работает по совместительству.

Обязательно ведение информации о трудовой деятельности сотрудников, находящихся в отпуске по беременности и родам, а также в отпуске по уходу за ребенком. ЭТК также требуется для тех, кто взял отпуск по самозанятости, независимо от продолжительности.

Так как трудовой договор на этот период не прекращается.

При приеме на работу работника без опыта работы в 2023 году оформить электронную трудовую книжку тоже нужно работодателю. Электронная трудовая книжка для впервые поступающих на предприятие граждан формируется в обязательном порядке, такой специалист не имеет права выбирать формат документа. Запрос от такого специалиста не требуется. Порядок предусмотрен ч. 8 ст. 2 Закона № 439-ФЗ. 

Формирование сведений о трудовой деятельности также является обязательным для совместителей, как внешних, так и внутренних. Заполнять бумажную трудовую книжку таким работникам не нужно; это делается только по желанию самого работника. А вот в статье 66.1 ТК РФ для электронных трудовых книжек таких оговорок нет. 

Ответственный за ведение электронной трудовой книжки в 2023 году

Работодатель самостоятельно устанавливает ответственного работника, в функции которого будет входить ведение трудовых книжек и своевременное представление сведений по форме СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.

Законодательством не предусмотрено уточнение того, кто должен заполнять ЭТК: бухгалтер или специалист отдела кадров.

https://www.youtube.com/watch?v=g_eiL0GfIkg\u0026pp=YAHIAQE%3D

Руководитель может возложить обязанности по оформлению ЭТК на того же работника, который отвечает за выдачу бумажных трудовых книжек.

Если бизнес небольшой, то обязанности, скорее всего, будут возложены на главного бухгалтера. В микропредприятии, где нет кадровика и бухгалтера, ЭТК может заполнять сам директор.

Обязательно закрепите в кадровых документах за ответственным специалистом обязанность по ведению электронных трудовых книжек и сдаче СЗВ-ТД в ПФР. В первую очередь, нужно внести изменения в трудовой договор и актуализировать должностные инструкции сотрудника.

Затем утвердить приказ о назначении ответственного лица и под роспись ознакомить этого работника с приказом.

Важно! Только специалист может нести ответственность за ведение электронных трудовых книжек. Составление приказа о назначении на должность руководителя ЭТК в 2023 году осуществляется в произвольной форме. Либо можно использовать рекомендуемый образец, приведенный в п. 42 Приказа, утвержденного приказом Минтруда от 19 мая 2021 г. № 320н.

Как составить ЭТК на работника в 2023 г

Внесите сведения о трудовом стаже наемного персонала в специализированную учетную программу. Отразите в ЭТК всю информацию, которая прописана в бумажной форме документа.

При приеме на работу нового работника запросите у него сведения о его трудовой деятельности по форме СЗВ-Р или СЗВ-ПФР, если гражданин выбрал ЭТК у другого работодателя.

Эта информация необходима для подтверждения сведений о стаже работы, опыте работы, наличии квалификационных знаний и навыков. Работник может получить выписку о трудовой деятельности:

• у предыдущего работодателя, на последнем месте (подать письменный запрос); 
• в ближайшем МФЦ (обратиться с паспортом);
• в службе поддержки Пенсионного фонда;
• онлайн — через личный кабинет на портале «Госуслуги».

Если работник принес бумажную трудовую книжку, на основании информации в бумажном документе заполните личную карточку на нового специалиста. Нельзя оставлять бумажную книгу на хранение; надо вернуть его работнику. А вот форму СЗВ-Р можно оставить в личном деле.

Обязательная отчетность СЗВ-ТД в Пенсионный фонд – электронная трудовая книжка в 2023 году.

При приеме на работу или увольнении работника отчет подается не позднее следующего рабочего дня с момента заключения договора или прекращения работы.

При составлении иных кадровых записей, которые будут отражены в ЭТК, отчет СЗВ-ТД представлять не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным периодом.

Кто может перейти на ЭТК в 2023 г

Право перехода на ЭТК в 2023 г. предоставляется только работникам, сохранившим бумажный вариант ведения сведений о трудовой деятельности застрахованного лица.

А также для людей, которые по каким-то причинам еще не воспользовались своим правом выбора способа ведения трудового и кадрового учета. Для впервые работающих в 2023 году выдаются только электронные трудовые книжки.

Учтите, что заявление на бумажную трудовую книжку для таких людей бесполезно. Для сотрудников без опыта работы опция не предусмотрена, на них по умолчанию заводится ЭТК.

Следовательно, требовать бумажный документ о стаже в 2023 году подчиненные не имеют права. Если работник в 2020 или 202й году решил сохранить бумажный формат трудовой книжки, он может в любой момент перейти на ЭТК.

Для этого достаточно подать работодателю соответствующее заявление. Рекомендуем использовать образец:

Важно! Если гражданин перешел на ЭТК у предыдущего работодателя, то при смене места работы вернуться к бумажному формату невозможно. Законодательством не предусмотрен обратный переход с ЭТК на бумажную трудовую книжку.

При отказе подчиненного вести бумажную трудовую книжку работодатель уведомляет об этом ПФР. Данная информация отражается в индивидуальном личном кабинете застрахованного, это решение не может быть изменено.

Следовательно, работник не может вновь вести бумажную книжку даже на новом месте работы.

Граждане, которые в силу определенных обстоятельств не могли воспользоваться своим правом выбора в части ведения учета трудовой деятельности, подать соответствующее заявление могут в любое время. Выбрать способ ведения трудовой книжки в 2023 году можно по основному месту работы или при последующем трудоустройстве. Например, если гражданин:

1. Длительное время не исполнял своих должностных обязанностей, но все это время сохранял свою работу. Это могут быть следующие кадровые ситуации: работник находился на длительном лечении; работник находился в отпуске по уходу за ребенком; подчиненный был отстранен от работы.
2. У вас есть трудовой стаж по состоянию на 31 декабря 2020 г., но вы не состояли в трудовых отношениях и не смогли воспользоваться своим правом выбора, переходить на ЭТК, или нет.

Как только работник подаст заявление о переходе на электронную трудовую книжку, необходимо вернуть ему бумажный документ.

Перед сдачей книжки нужно сделать запись о получении заявления работника о переходе на электронный формат ведения в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Срок выдачи бумажной книжки на руки работнику – не позднее 3 дней со дня получения соответствующего заявления о переходе на ЭТК.

Как сделать запись о переходе на ЭТК в 2023 г

Важно, чтобы работодатель соблюдал порядок внесения записи в личные документы работника при переводе на ЭТК, а также правила выдачи документа. За нарушения работодатель может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ.

Инструкция, как сделать запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку, пример:

Как заверить запись о переходе на ЭТК в 2023 г

Последняя запись в трудовой книжке о переходе на ЭТК должна быть заверена. Мы рекомендуем вам следовать установленному порядку учета увольнений сотрудников. Инструкция о том, как заверить запись в трудовой книжке о переходе на электронную трудовую книжку:

1. Поставьте подпись работодателя или лица, на которое возложено ведение трудовых книжек в компании.
2. Ставите печать на документах, если ее использование предусмотрено нормативными правовыми актами.
3. Итоговая запись должна быть заверена самим работником.
4. Как только документ будет готов, выдачу бланка необходимо зафиксировать в графе 13 записи о движении трудовой книжки. Содержание записи следующее: «Выдается на основании письменного запроса (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности.

Важно! Запись в выдаче бумажной трудовой книжки должна быть заверена собственноручной подписью работника. С этого момента предприниматель не несет ответственности за ее содержание и хранение. Такие разъяснения дали специалисты Минтруда в письме от 12 февраля 2020 г. № 14-2-Б-150.

Образец записи в трудовой книжке при переходе на ЭТК

Запись при выдаче бумажной трудовой книжки должна быть заверена собственноручной подписью работника. С этого момента предприниматель не несет ответственности за ее хранение.

Как оформить переход на ЭТК в 2023 году

При подаче подчиненным заявления об определении формата ведения трудовой книжки необходимо сообщить в ПФР, то есть подать форму СЗВ-ТД. Срок – не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором работник подал заявление. 

Образец заполнения СЗВ-ТД после перехода на ЭТК в 2023 г

Штрафы за нарушение правил ведения электронных трудовых книжек в 2023 г

Российским законодательством предусмотрены штрафные санкции для работодателей за следующие виды нарушений: 

• за утерю бумажной трудовой книжки работника; 
• за неведение бумажной или электронной трудовой книжки, 
• за отказ в выдаче бумажной книжки или выписки сведений в электронном виде. 

За первое нарушение — штраф по части 1 статьи 5.27 КоАП, для компаний это штраф от 30 000 до 50 000 рублей. За повторное нарушение — санкции по части 2 статьи 5.27 КоАП.

Более того,работодатель обязан компенсировать потерю дохода во всех случаях, когда работник был незаконно лишен возможности работать. В том числе, когда: 

• работнику были выданы сведения о трудовой деятельности или трудовая книжка с опозданием; 
• допущены неверные или непоследовательные формулировки причин увольнения в трудовой книжке и сведениях о трудовой деятельности, не соответствующие требованиям ТК РФ. 

Такие санкции предусмотрены статьей 234 ТК РФ.

У соискателя нет бумажной трудовой – как оформить на работу

С начала 2021 года не надо оформлять бумажные трудовые книжки сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Также часть работников в 2020 году решила отказаться от бумажного документа. Как таких ситуациях оформлять прием на работу? Рассмотрим в статье основные вопросы, которые возникают на практике.

Работник трудоустраивается впервые

Если сотрудник впервые поступает на работу в 2021 году, оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется (п.8 ст.2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

В такой ситуации процесс оформления приёма на работу будет выглядеть следующим образом:

— С работником заключается трудовой договор.

— На основании трудового договора издаётся приказ о приёме на работу. С приказом работника нужно ознакомить под подпись.

— Не позднее следующего рабочего дня с даты издания приказа, надо представить в Пенсионный фонд РФ форму СЗВ-ТД с кодом ПРИЁМ.

— На работника по общим правилам оформляется личная карточка.

Бумажная трудовая книжка из процесса документального оформления приёма на работу исключена. На лиц, которые впервые трудоустраиваются с 1 января 2021 года, информация о трудовой деятельности ведётся только в электронном виде. Таким образом, у работника нет возможности выбора бумажной или электронной трудовой книжки.

Данные о трудовой деятельности работника формируются на лицевом счетё в Пенсионном фонде. ПФР для отражения информации на лицевом счетё получает от работодателей сведения по форме СЗВ-ТД, то есть сведения о трудовой деятельности работника поступают напрямую в ПФР.

Отметим, что в трудовой договор запись о том, что бумажная трудовая книжка работнику не оформляется, делать не надо. Это не условие, которое согласовывают стороны договора, а требование закона.

Что касается страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования (СНИЛС). Еще с 2019 года такие свидетельства ПФР не оформляет. Сейчас при приёме на работу соискатель должен предъявить документ, подтверждающий факт регистрации в системе персонифицированного учёта (ч. 1 ст. 65 ТК РФ).

И если у работника имеется свидетельство СНИЛС, он предъявляет этот документ. Если сотрудник начал трудовую деятельность уже после того, как ПФР перестал оформлять такие свидетельства, потребуется документ по форме АДИ-РЕГ (форма утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 13.06.2019 № 335п).

Если же сотрудник трудоустраивается впервые, и он не состоит на персонифицированном учете в ПФР, работодатель должен будет также зарегистрировать работника в системе индивидуального учёта. 

Работник по прежнему месту работы отказался от бумажной трудовой книжки

Подавляющее большинство работников, у которых был выбор, приняли решение о сохранении бумажного формата трудовой книжки. Но все же часть сотрудников перешли на электронное ведение сведений о трудовой деятельности. В этом случае прежний работодатель внес в трудовую книжку так называемую закрывающую запись и выдал её на руки работнику.

Внимание!

Бланк трудовой книжки в 2023 году: что изменилось

1. Главная →
2. Журнал →
3. Сотрудники →
4. Документы

С 1 января 2020 года работники получили право перейти на электронные трудовые книжки вместо бумажных, но воспользоваться им не спешат.

По данным ПФР к началу 2021 года из 47 миллионов работающих россиян цифровой формат выбрали всего 6 миллионов. И это одна из причин, по которой Минтруд России в 2021 году решил обновить бланки бумажных трудовых книжек.

Формы нового образца будут использоваться с 1 января 2023 года.

Форма трудовой книжки нового образца утверждена Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, который действует с 1 сентября 2021 года. Однако она будет применяться только с 1 января 2023 года (п. 3 Постановления Правительства РФ от 24.07.2021 № 1250). Такой перерыв связан с тем, что в 2021 году еще не был определен порядок обеспечения работодателей измененными бланками.

Минтруд в новой форме трудовой книжки исключил некоторые двойственные положения и несоответствия действующему законодательству.

1. С титульного листа исчезли сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. Теперь соответствующие графы нужно будет заполнять в соответствии со ст. 10 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-ФЗ. Это значит по уровням общего и профессионального образования. Например, высшее образование — бакалавриат.
2. Также с титульного листа исчез особый формат даты заполнения. Напомним, что это  “___” ______ __ г. В новом бланке пустые графы используются и для даты рождения работника, и для даты заполнения трудовой.
3. На титульном листе появилась отметка «при наличии» для места печати. Это отвечает действующим нормам, по которым компания может не иметь своей печати.
4. Увеличено число разворотов для заполнения сведений о работе. Их стало 14 вместо 10. Для сведений о награждениях предусмотрено всего 7 разворотов. И это логично, поскольку человек может менять место работы чаще, чем получать поощрения и почетные грамоты.

Вкладыш в трудовую книжку изготавливается по утвержденной форме трудовой. Только для него предусмотрено меньшее количество разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.

С 1 января 2023 года перестает действовать Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н «О трудовых книжках». Работодатели могут использовать утвержденные им бланки без ограничения срока, если они уже приобретены (п. 3 Постановления № 1250). То есть теоретически компании могут сделать запас пустых трудовых книжек и вкладышей на несколько лет вперед.

Для всех сотрудников, которые устраиваются на работу впервые после 31 декабря 2020 года, работодатель по умолчанию ведет электронные сведения о трудовой деятельности (ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). 

Подключитесь к электронному документообороту с ПФР и ведите электронные трудовые книжки

Попробовать

Бумажные трудовые книжки заполняются на тех, кто решил их сохранить или не подал заявление о переходе на цифровой формат. Порядок их ведения установлен Приказом Минтруда № 320н и применяется с 1 сентября 2021 года. Напомним основные моменты.

Общие правила

Документ разрешено заполнять световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Также работодатель может использовать готовые штампы (п. 3 Порядка № 320н). Например, для часто повторяющихся записей: об увольнении, о приеме на работу, о переводе. Так снижается вероятность ошибок.

При заполнении трудовой книжки не допускается использовать сокращения, например, «пр.» вместо «приказ». Все даты записываются арабскими цифрами: двузначными числами для дня и месяца, четырехзначными — для года.

В трудовую книжку вносят сведения:

• о работнике;
• выполняемой им работе;
• постоянном переводе;
• об увольнении и основаниях прекращения трудового договора;
• о награждениях.

Основанием служат оригиналы соответствующих документов — например, паспорта, дипломы, приказа работодателя.

Записи в трудовую книжку в процессе работы сотрудника вносятся не позднее пяти рабочих дней после наступления соответствующего кадрового события, то есть издания приказа работодателя (п. 9 Порядка № 320н). Исключений два. Запись о приеме на работу вносится на шестой рабочий день (ст. 66 ТК РФ), об увольнении — в день увольнения (п. 9 Порядка № 320н).

В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать (п. 12 Порядка № 320н). Вместо этого неточная запись признается недействительной, и в трудовую книжку вносятся верные данные. В Порядке № 320н это точно не прописано, но такие правила действуют уже сейчас и рекомендованы Рострудом на сайте «Онлайнинспекция.рф».

Трудовые книжки для отдельных категорий сотрудников

Для дистанционного работника бумажная трудовая книжка в процессе работы заполняется только в том случае, если он сам этого пожелал и предоставил ее работодателю (п. 2 Порядка № 320н).

Для совместителей сведения о трудовой деятельности вносит основной работодатель на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Как правило, трудового договора. Это распространяется и на случаи, когда на основную работу сотрудник был принят позже, чем начал работать совместителем (п. 11 Порядка № 320н).

• Для этой категории работников записи о приеме, переводе и увольнении можно вносить в хронологическом порядке или блоками — одновременно о приеме и увольнении, после каждого увольнения.
• Если работник уже нигде не работает, то заполнить трудовую книжку по его запросу может второй работодатель, у которого он работал по совместительству.

Отчитывайтесь по сотрудникам через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Отчитаться

С 1 января 2023 года начнет действовать Приказ Минфина России от 11.04.2022 № 55н «Об утверждении Порядка изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей». Что в нем изменилось по сравнению с Приказом № 117н:

1. Бланки трудовых книжек отнесены к защищенной полиграфической продукции (ЗПП) уровня защиты «В». Они изготавливаются только на территории Российской Федерации и с учетом технических требований к ЗПП (Приказ Минфина России от 29.09.2020 № 217н).
2. Все готовые бланки трудовых книжек учитываются у изготовителя как защищенная полиграфическая продукция (Приказ Минфина России от 28.08.2020 № 178н).
3. В Приказе № 55н нет упоминания, что производством трудовых книжек занимается ГОСЗНАК. То есть бланки может выпускать любая компания, у которой есть лицензия на производство и реализацию ЗПП уровня защиты «В» (Постановление Правительства РФ от 05.11.2020 № 1788). Выдачей таких разрешений занимается ФНС России, и она же ведет их реестр. 

Работодатель может приобрести новые бланки трудовых книжек у изготовителей либо у распространителей — ИП и компаний, у которых есть договор с изготовителем (п. 6 Приказа № 55н). Информация о них размещается на официальном сайте производителя.

Алгоритм будет следующий:

• выбрать изготовителя из реестра ФНС;
• убедиться, что он выпускает ЗПП уровня «В»;
• найти на его официальном сайте список распространителей;
• заказать трудовые книжки.

Купить бланки нового образца можно будет после 1 января 2023 года, когда начнет действовать Приказ № 55н. Повторим, что старые формы также можно будет использовать.

Работодатель ведет учет бланков трудовых книжек и вкладышей в соответствующих книгах или журналах (п. 39 Порядка № 320н). Их форму он разрабатывает самостоятельно. Требований о том, что книги должны быть сброшюрованы и скреплены печатью, в Порядке № 320н нет. 

Заполненные трудовые книжки старого образца продолжают действовать и обмену на новые не подлежат (п. 3 Постановления № 1250). Для впервые принимаемых на работу сотрудников ведут электронные сведения о трудовой деятельности.

Получается, что новые бланки будут нужны работодателям только для выдачи дубликатов трудовых книжек:

• при утере или порче старого документа (ст. 65 ТК РФ, п. 27 и 31 Порядка № 320н);
• по требованию работника, если в трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе, признанная недействительной (п. 30 Порядка № 320н).

Это не самые распространенные ситуации. Тем не менее, работодатель должен иметь запас бланков трудовых книжек и вкладышей (п. 44 Порядка № 320н). «Неснижаемый остаток» он определяет самостоятельно в локальных актах.

Бланки хранятся как документы строгой отчетности. Ежемесячно кадровик, ответственный за их ведение, обязан сдавать в бухгалтерию отчет об их наличии и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки (п. 41 Порядка № 320н).