ЕФС-1 при увольнении сотрудников Социальный фонд с 2023 года ждет от всех работодателей. Бланк отчета и порядок заполнения новые. Что учесть в связи с нововведениями, расскажем в деталях.

Все работодатели в 2023 году по-прежнему обязаны сообщать государству об отдельных кадровых мероприятиях. Только получателем сведений вместо ПФР стал Социальный фонд (СФР). Применять для передачи сведений следует новую форму ЕФС-1. Бланк отчета включает несколько составных частей, сдавать которые можно в разном составе в определенные сроки по установленным правилам.

Вы можете бесплатно скачать бланк ЕФС-1 и образцы его заполнения для разных ситуаций, кликнув по картинке ниже:

Форма ЕФС-1 Скачать

ЕФС-1 при увольнении сотрудника включает: 

Подробнее о новой форме мы рассказали в материале «ЕФС-1 — отчет 2023 года: бланк, порядок заполнения и электронный формат готовы». 

Для тех работодателей, кто в прошлые периоды сдавал сведения об увольнении в ПФР, сложностей с оформлением этого отчета возникнуть не должно — практически все отчетные реквизиты перекочевали в новую форму из прежней СЗВ-ТД. Но новшества всё же есть. Далее расскажем, как заполнить ЕФС-1 при увольнении сотрудника с учетом нововведений.

Данные о работодателе

Для сообщения данных о себе работодатель заполняет первый блок титульного листа: 

Следующий информационный блок титульного листа обычно остается пустым: 

Отраженные в титульном листе сведения подтверждаются традиционным способом: 

Сведения об увольняемом

Внесем данные в этот подраздел на практическом примере заполнения ЕФС-1 при увольнении сотрудника.

Пример

Сотрудник компании ООО «СтальПром» Овсянников Тимур Григорьевич в феврале 2023 года передал руководству заявление с просьбой уволить его по собственному желанию. Директор поставил на заявлении резолюцию о согласии с условием двухнедельной отработки. Дата увольнения — 27 февраля, приказ № 32. В этот день сотруднику выдали набор предусмотренных законом документов и произвели полный расчет.

На следующий день в Социальный фонд был представлен отчет ЕФС-1 со сведениями по Овсянникову Т. Г. в связи с его увольнением. 

Образец заполнения сведений об уволившемся сотруднике: 

При заполнении поля «Статус ЗЛ» используются следующие коды: 

Какие коды работодателям использовать при заполнении разнообразных отчетов, рассказываем в материалах на нашем сайте:

Оформление таблицы

Информация об увольнении включается в табличную часть отчета: 

Подробности заполнения графы 7 узнайте из следующего раздела.

Какие документы оформить при увольнении работника, поможет разобраться готовое решение от экспертов «Консультант Плюс». Оформите пробный доступ к системе, и процедура увольнения пройдет без ошибок.

Особенности графы 7

Графа 7 несет важное смысловое значение — в ней работодатель должен указать причину увольнения со ссылкой на нормативный документ. От грамотной формулировки текста в этой графе зависит последующее спокойствие работодателя и уволенного сотрудника — без лишних разбирательств и судебных тяжб.

Чтобы заполнить графу в соответствии с правилами, нужна информация двух видов: 

Формулировка причины увольнения и соответствующий ей код приведены в приложении к Порядку заполнения ЕФС-1. Информация представлена в виде таблицы, содержащей несколько сотен позиций — по каждому законному основанию увольнения.

Приведем примеры кодов причины увольнения для ЕФС-1 из этой таблицы: 

• Если нужное основание и код в таблице отсутствуют, правила предлагают выбрать код «иное» с обязательным указанием реквизитов нормативного акта, пункта, части статьи, статьи, являющихся основанием для увольнения.
• По ссылке ниже скачайте бесплатно полный вариант образца заполнения ЕФС-1 при увольнении:
• Скачать образец

Время на сдачу отчета

1. Законодатели не стали придумывать новый срок для новой отчетной формы — как и в прошлом году, сведения об увольнении сотрудника должны попасть в фонд за минимально короткий период: 
2. Срок подачи ЕФС-1 при увольнении начинает отсчитываться с даты приказа работодателя, фиксирующего увольнение сотрудника.

Итоги

При каждом увольнении сотрудника в СФР необходимо сообщить набор сведений о работодателе и увольняемом лице на бланке ЕФС-1. Основание увольнения нужно указать в виде кода и словесно со ссылкой на норму ТК РФ или иного НПА. На оформление отчета и его представление отводится один рабочий день.

Процесс увольнения сотрудника по собственному желанию

«Увольнение по собственному желанию» означает, что работник сам просит расторгнуть трудовой договор. Основание — п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Это самый частый и «экологичный» способ увольнения.

Пошагово процедура выглядит так:

1. Получаем от работника заявление.
2. Решаем, будет ли отработка, и если будет, на какой срок.
3. Оформляем приказ об увольнении.
4. Отправляем сведения об увольняющемся в СФР.
5. Вносим «увольнительную» запись в трудовую книжку.
6. Рассчитываемся с работником, выдаем необходимые документы.

Схема несложная, но нюансов в ней предостаточно. Рассмотрим их.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Работник подает работодателю письменное заявление об уходе (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Согласие нанимателя на увольнение «по собственному» не нужно. Предупредить надо за 14 дней до даты ухода, но бывают и другие сроки:

Какой работник увольняется Когда известить об увольнении Норма ТК РФ

На испытательном сроке	За 3 дня до ухода	ч. 4 ст. 71 ТК РФ
Руководитель	За месяц	ст. 280 ТК РФ
Заключивший трудовой договор максимум на два месяца	За 3 дня до ухода	ч. 1 ст. 292 ТК РФ
Сезонный	За 3 дня до ухода	ч. 1 ст. 296 ТК РФ

Дату увольнения отсчитывают со следующего дня после подачи заявления. Чтобы ничего не нарушить, зафиксируйте дату получения в журнале регистрации.

1 июня 2023 года Петров П. П. подал заявление об уходе. Отсчет двух недель для него начнется на следующий день — 2 июня 2023 года. Последний рабочий день, он же день увольнения — 15 июня 2023 года.

А теперь посмотрим, как предупредить об увольнении в особых случаях.

Если заявление об уходе пришло по почте

Если заявление отправлено простым или заказным письмом, работодателю не надо учитывать срок доставки при расчете 14 дней. Работник отрабатывает 2 недели, начиная со следующего дня после доставки письма нанимателю.

Если подано заявление об отпуске с последующим увольнением

Работник вправе уйти в отпуск, а после него сразу уволиться (ст. 127 ТК РФ). В таком случае день увольнения — это последний день отпуска. Но работодатель обязан рассчитаться и выдать все документы до того, как сотрудник уйдет отдыхать — в последний рабочий день перед отпуском.

Если увольнение пришлось на время болезни

Временная нетрудоспособность — уважительная причина отсутствия на работе. Если сотрудник написал заявление, но потом заболел, то днем увольнения станет следующий рабочий день после закрытия больничного (ст. 84 ТК РФ).

Если увольняется группа работников

Можно ли подать коллективное заявление об увольнении? Нет, нельзя.

Возможность оформления одного заявления несколькими сотрудниками не предусмотрена ТК РФ. Каждый должен подать свое заявление (Письмо Роструда от 08.06.2023 № ПГ/11430-6-1).

Если увольняется дистанционный работник

Если работодатель ввел КЭДО, дистанционщик подает заявление об увольнении в электронной форме, а в исключительных случаях — на бумаге, например, при технических сбоях (письма Минтруда от 24.04.2023 № 14-6/ООГ-2978, от 13.02.2023 № 14-2/ООГ-917). В зависимости от формы подачи работник подписывает заявление собственноручно или усиленной ЭП (ст. 312.1 ТК РФ).

Если же в компании не применяется КЭДО, а работник просто подал скан-заявление по «электронке», Роструд считает, что такой документ принимать нельзя — в этом случае оно должно быть написано только на бумаге. Аналогичное мнение и у Минтруда (Письмо от 06.03.2020 № 14-2/ООГ-1773).

А вот позиция судов неоднозначна. Одни считают, что подача электронного заявления об увольнении не противоречит ст. 80 ТК РФ (Определение Первого КСОЮ от 23.03.

2020 № 8Г-1159/2020 по делу № 8Г-8956/2019, Определение Нижегородского облсуда от 15.12.2020 № 33-11090/2020).

Другие полагают, что работодатель не может принять скан по электронной почте (Определение Белгородского облсуда от 26.01.2021 по делу № 33-304/2021).

Поэтому если в компании не используется КЭДО, безопаснее получить от работника письменное заявление.

Если увольняется мобилизованный

Есть непреложное правило — мобилизованного работника нельзя уволить по инициативе работодателя в период приостановки трудового договора (ч. 10 ст. 351.7 ТК РФ). А вот уйти по собственному желанию он может, но должен предупредить за две недели (ч. 1 ст. 80 ТК РФ).

Мобилизованный может отправить заявление об увольнении заказным письмом по почте (Письмо Роструда от 04.12.2020 № ПГ/56783-6-1). Трудовой договор с мобилизованным, увольняющимся по собственному желанию, возобновлять не надо (Письмо Роструда от 17.01.2023 № ПГ/33163-6-1).

Заявление оформляют произвольно, но обязательно в письменном виде. Его можно напечатать или написать:

Когда получите заявление, проверьте, чтобы:

• в нем явно выражалась инициатива работника — например,«прошу уволить меня по собственному желанию»;
• была написана дата увольнения;
• стояла подпись сотрудника.

Все это — свидетельства о намерении уволиться в конкретный день.

Сотрудник может отменить заявление в любой момент, пока официально не уволился (ч. 4 ст. 80 ТК РФ). Для этого он подает другое заявление — об отзыве:

Подать отзыв можно как на бумаге, так и электронно — через систему электронного кадрового документооборота (Письмо Минтруда от 01.02.2023 № 14-6/ООГ-728). Но есть два условия:

1. Наниматель ведет КЭДО с этим сотрудником.
2. Отзыв заявления об увольнении включен в перечень электронных документов работодателя для КЭДО.

Требования к составу и формам электронных кадровых документов прописаны в Приказе Минтруда от 20.09.2022 № 578н.

Как кадровику работать с Едиными требованиями к электронным документам

Правда, если на место увольняющегося уже пригласили другого человека в порядке перевода, отозвать заявление об уходе не получится.

Отработка — это период после подачи заявления до дня увольнения. В это время работник продолжает выполнять трудовые обязанности, как и до подачи заявления. Работодатель сам может организовать работу сотрудника так, чтобы он завершил все важные задачи.

Сколько отрабатывать

Продолжительность отработки зависит от того, за какой срок сотрудник должен предупредить о своем уходе — за 14 дней, 3 дня или месяц. Поскольку срок отработки считают в календарных днях, он включает в себя выходные и праздники. Болезнь или отпуск тоже не прерывают срок отработки (ч. 3 ст. 14, ч. 1 ст. 80 ТК РФ, Письмо Роструда от 05.09.2006 № 1551-6).

Работник подал заявление 28 декабря. Ему нужно отработать 14 дней — никаких оснований для досрочного увольнения нет, об уходе без отработки он тоже не договаривался. Праздники и выходные входят в отработку, поэтому работник будет уволен 11 января.

Увольнение должно состояться именно в ту дату, которая обозначена в заявлении. На какой день приходится увольнение — рабочий, выходной или праздник, значения не имеет (ст. 80 ТК РФ, письмо Минтруда от 28.02.2018 № 14-2/В-121, Апелляционное определение суда Ненецкого АО от 09.10.2018 по делу № 33-164/2018).

Можно ли уволить сотрудника без отработки

Если стороны договорятся, можно уволить работника и раньше — не дожидаясь окончания отработки (ч. 2 ст. 80 ТК РФ). А в некоторых случаях работодатель обязан уволить без нее (ч. 2, 3 ст. 80 ТК РФ, подп. «б» п. 22 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2):

• если наниматель нарушил трудовое законодательство, ЛНА, трудовой или коллективный договор;
• если работник поступил в вуз;
• если он вышел на пенсию;
• если он не может продолжить работу по объективным причинам — из-за болезни близкого родственника, переезда супруга в другой регион и прочее.

Перечень объективных оснований открыт. Если какое-то основание не прописано в НПА, работодатель сам определяет, уважительная причина увольнения или нет.

Распоряжение делают по унифицированной форме Т-8 или на бланке собственной разработки.

В приказе должны быть:

• название компании или ФИО предпринимателя;
• номер и дата распоряжения;
• даты, когда начался и когда окончился трудовой договор;
• информация о сотруднике — ФИО, табельный номер, отдел и должность;
• основание для ухода — можно написать так:  «Расторжение трудового договора по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации»; 
• документ-основание, по которому увольняете. Обычно в этой строке пишут «заявление работника». Но можно указать и дополнительные документы, если есть основание для ухода без отработки. К примеру, если сотрудница увольняется из-за новой работы мужа в другом городе, можно вписать реквизиты справки о переводе от его работодателя;
• подпись работника — так он подтвердит, что ознакомился с приказом. Если подпись получить невозможно, напишите об этом в самом приказе (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).  

Вместе с приказом составляют записку-расчет — по форме Т-61 или в произвольном виде.

Если сотрудник не отказался от бумажной трудовой, внесите в нее запись: «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Если он уходит без отработки, дополнительно пишут причину увольнения — к примеру, выход на пенсию, перевод мужа на работу в другую местность.

Если бумажной книжки у сотрудника нет, «увольнительную» запись вносят в сведения о трудовой деятельности, то есть в электронную трудовую. Формулировку указывают так же, как в п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ. Писать «уволен по собственному желанию» или «уволен по собственной инициативе» нельзя.

По увольняющимся сотрудникам надо заполнить сведения о трудовой деятельности в составе отчета ЕФС-1 (Постановление Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п). Сведения подают по тем сотрудникам, с зарплаты которых начислялись страховые взносы (п. 2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Отправьте сведения, если расторгли с работником любой из этих договоров:

• трудовой;
• договор подряда;
• договор возмездного оказания услуг;
• договор авторского заказа;
• лицензионный договор с издательством;
• лицензионное соглашение о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства;
• соглашение об отчуждении исключительных прав на произведения науки, литературы, искусства.

Обязательны к заполнению титульный лист и подраздел 1.1 раздела 1 отчета ЕФС-1. Другие разделы и подразделы не подают. Именно в подразделе 1.1 (аналог отмененной СЗВ-ТД) указывают сведения о работнике и о расторгнутом договоре.

Передайте их в СФР в день издания приказа или на следующий рабочий день (п. 6 ст. 11 27-ФЗ).

Сдавайте ЕФС-1 через Экстерн. В сервисе всегда актуальные формы и встроенные проверки

Попробовать

Рассчитайтесь с сотрудником — заплатите ему за фактически отработанные дни в месяце увольнения, компенсацию за неотгулянный отпуск и другие выплаты, которые обязательны в вашей компании (ч. 5 ст. 80 ТК РФ). Выходное пособие платят, только если это прописано в коллективном и трудовом договоре.

Какие выдать документы

В последний день передайте работнику бумажную трудовую или сведения по форме СТД-Р (ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Если он не присутствует на работе, трудовую можно послать по почте, но только с его согласия.

Остальные документы выдают по письменному заявлению сотрудника, например:

• выписку из раздела 3 расчета по страховым взносам;
• выписку из подраздела 1.2 формы ЕФС-1 о страховом стаже;
• выписку из персонифицированных сведений;
• оригиналы личных документов, если отдавали их кадровикам.

Справка о доходах и суммах налогов (бывшая 2-НДФЛ, сейчас — приложение к расчету 6-НДФЛ) — необязательный документ при увольнении. Сейчас ее можно скачать из личного кабинета налогоплательщика. Однако по запросу работника наниматель обязан ее выдать.С 2023 года расчет 6-НДФЛ и справка оформляются по новой форме, утв. Приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.

И еще одна необязательная справка — № 182н о зарплате. Напомним, что 2023 года ее отменили (подп. «б» п. 7 ст. 9, ч. 1 ст. 16 Федерального закона  от 14.07.2022 № 237-ФЗ, Приказ Минтруда от 30.04.2013 № 182н).

Теперь все сведения о зарплате и других выплатах застрахованного лица, которые нужны для расчета больничного, есть в СФР. Но если работник запросит, работодатель обязан подготовить справку о сумме его заработка до 2023 года — за 2021 и 2022 годы.

Отказать бывшему сотруднику нельзя: выдайте справку в течение трех рабочих дней после того, как получили от него письменное заявление (ст. 62 ТК РФ).

Изменения по НДФЛ — 2023: новые сроки уплаты и 6‑НДФЛ, ежемесячная отчетность и не только

Документы об увольнении дистанционному работнику

С дистанционщиками работодатель может обмениваться электронными документами (ст. 312.3 ТК РФ). Но некоторые документы при КЭДО все равно надо переслать по почте — заказным письмом с уведомлением.

Например, если дистанционщик ознакомился с приказом об увольнении в электронной форме, нужно отправить ему бумажную копию в течение трех рабочих дней после его издания (ст. 312.3, ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ).

Если дистанционщик подал заявление о выдаче заверенных копий документов о работе, наниматель в течение трех рабочих дней отправляет ему их по почте. Если же в заявлении указано, что нужны электронные документы, работодатель передает все в электронной форме (ч. 7 ст. 312.3 ТК РФ).

Какие документы выдавать при увольнении

При обмене кадровыми электронными документами работодатель должен использовать УКЭП. Работник может использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную ЭП (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Предлагать уволиться работнику незаконно: это расценивается как принуждение. В судебной практике принуждением считают (Апелляционное определение ВС Республики Дагестан от 16.08.2016 № 33-2669/2016):

• физическое воздействие на работника;
• психологические давление — создание некомфортных условий для работы, незаконные дисциплинарные взыскания;
• угрозы работнику и его родным.

Если суд решит, что человека принудили уволиться, работодателя оштрафуют (ст. 5.27 КоАП РФ):

Кого накажут Наказание

Директора	Первое нарушение — от 1 000 до 5 000 рублей Если нарушение повторится — от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация от 1 до 3 лет
ИП	Первое нарушение — от 1 000 до 5 000 рублей Повторное нарушение — от 10 000 до 20 000 рублей
Организацию	Первое нарушение — от 30 000 до 50 000 рублей Повторное нарушение — от 50 000 до 70 000 рублей

А само увольнение признают незаконным, сотрудника восстановят на работе. И тогда придется выплатить ему средний заработок за все время вынужденного прогула, а также возместить моральный вред и судебные издержки (ч. 1 ст. 21, ст. 234, ст. 237, ч. 1, 2, 9  ст. 394 ТК РФ, ч. 1 ст. 98 ГПК РФ).

Какие отчеты нужны при увольнении сотрудника

Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа об увольнении работодатель должен подать в Социальный фонд подраздел 1.1 формы ЕФС-1. Больше ничего сдавать не надо

https://www.youtube.com/watch?v=8ZicM6hS1h8\u0026pp=ygVv0KPQstC10LTQvtC80LvQtdC90LjQtSDQoNCw0LHQvtGC0L3QuNC60L7QvCDQoNCw0LHQvtGC0L7QtNCw0YLQtdC70Y8g0J7QsSDQo9Cy0L7Qu9GM0L3QtdC90LjQuCDQkiAyMDIzINCT0L7QtNGD

С 2023 года применяется новая форма отчетности для работодателей ЕФС-1. Она заменила собой несколько прежних форм — СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС, ДСВ-3. Теперь при расставании с любым сотрудником нужно подавать всего один отчет — подраздел 1.1 ЕФС-1.

Разбираемся, когда подавать отчет, как его заполнить и что будет, если этого не сделать.

Подраздел 1.1 формы ЕФС-1 сдают на каждого уволенного сотрудника, включая внешних и внутренних совместителей, дистанционных работников и исполнителей по ГПД, кроме самозанятых.

п. 1.4 порядка заполнения ЕФС-1

Сроки сдачи подраздела 1.1 такие:

О сроках сдачи ЕФС-1

• при увольнении или приостановлении трудового договора — на следующий рабочий день после издания приказа;
• при прекращении ГПД — на следующий рабочий день после прекращения договора.

Титульный лист ЕФС-1 сдают всегда и заполняют одинаково.

Образец заполнения титульного листа ЕФС-1

Если у вас больше 10 работников на трудовом договоре и ГПД, подраздел 1.1 ЕФС-1 нужно подавать электронно через оператора ЭДО. Если меньше — можно выбрать, как отчитываться: в электронном виде или на бумаге.

В подразделе 11 граф — разберем подробно те, которые чаще всего вызывают затруднения у работодателей.

Образец заполнения подраздела 1.1 формы ЕФC-1 при увольнении

Графа «Трудовая функция». Пятый столбец заполняют при прекращении трудового договора. Если работник трудился на ГПД, пропустите эту графу.

Укажите должность и название структурного подразделения, например отдела или департамента, как они указаны в трудовом договоре. Скажем, «Кладовщик, склад № 1». Если в договоре нет подразделения, пишите только должность.

Что указывать в графе 5

Графа «Код выполняемой функции». В шестом столбце укажите четырехзначный код и контрольное число профессии работника из Общероссийского классификатора занятий. Например, для кладовщика это 4321.9.

Общероссийский классификатор занятий

Коды в классификаторе ищите по наименованию должности или профессии и по отдельным словам этого наименования по всему тексту с помощью функции «Поиск по тексту».

При прекращении ГПД также укажите код для соответствующего вида договора.

Графа «Причины увольнения». В седьмом столбце укажите причину увольнения и соответствующий ей код из классификатора кодов.

Классификатор кодов увольнения

Например, увольнению по собственному желанию соответствует код «п3ч1с77тк».

В этом коде уже зашифрована ссылка на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ, в котором названо одно из оснований увольнения — расторжение трудового договора по инициативе работника. Отдельно приводить ссылку на статью ТК не надо.

Запись об увольнении по собственному желанию должна выглядеть так: «п3ч1с77тк Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

За нарушение срока сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 и за ошибки в нем трудовая инспекция может вынести предупреждение или оштрафовать руководителя компании или ИП на 300—500 ₽.

О санкциях за ошибки в отчете

Если эти нарушения допущены по исполнителю по ГПД, будет дополнительный штраф в 500 ₽ для работодателя-организации.

Увольнение по собственному желанию 2023: какие есть риски у работодателя

10 февраля

3526

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

Трудовой договор часто расторгают по инициативе работника (ст. 80 ТК РФ). Казалось бы, какие могут возникнуть сложности? Сотрудник решил уволиться сам. Основные действия компании известны: получить заявление, издать приказ, оформить справки о заработке и сведениях в ПФР, произвести расчет, заполнить и отдать трудовую или форму СТД-Р. На первый взгляд, важно лишь соблюдать порядок и сроки.

Кадровые действия и процедурные ошибки схожи при оформлении разных видов увольнений. Однако именно при увольнении по желанию работника возникают неожиданные конфликты, большинство из которых можно предотвратить уже при подаче заявления.

Что нужно знать кадровику о заявлении

Заявление об увольнении по собственной инициативе – это документ, который подтверждает решение сотрудника прекратить работу в компании по своему желанию (ст. 80 ТК РФ). Унифицированной формы у него нет – составляется произвольно.

Однако заявление должно отражать важные условия (ст. 80 ТК РФ):

• быть оформлено письменно;
• выражать личное решение, включая основание увольнения и подпись сотрудника в конце документа;
• содержать дату его подачи;
• быть передано работодателю.

Обязательные реквизиты заявления об увольнении вы можете уточнить в материале на нашем сайте

Совет Не давайте работнику образец заявления об увольнении по собственному желанию, Если он затрудняется написать его сам, разъясните общие требования к этому документу (название, адресат, адресант, основание, дата, подпись, расшифровка). Составлять этот документ сотрудник должен самостоятельно. Образец заявления об увольнении по собственному желанию, скачайте здесь.

Первое условие: форма – только письменная

Заявление об увольнении подается письменно. Значит, оно должно существовать физически, то есть, на бумаге (либо в ЭДО – Федеральные законы № 377-ФЗ, 63-ФЗ, 149-ФЗ, 402 ФЗ, ПП ВС РФ № 57, ГОСТ Р 7.0.97-2016, ст. 80 ТК РФ).

Следовательно, процедуру увольнения не начинают после телефонного звонка работника, простого письма по электронной почте либо со слов коллеги.

Заявление должно быть передано вам в руки лично, либо – по почте заказным письмом с отметкой в виде уведомления о вручении, либо – в ЭДО. При любом варианте передачи у кадровика на руках должен быть оригинал (либо верно составленное и заверенное заявление в ЭДО).

Только так вы докажете, что работник действительно принял решение покинуть компанию, а вы – исполнили его желание по закону.

Что такое электронный документооборот, какие кадровые документы и как в нем оформлять, чтобы пройти проверки, вы узнаете из обучающего курса на нашем сайте

Обратите внимание! Заявление об увольнении допустимо послать даже телеграммой, если текст и личная подача заверены оператором (п. 108 Приказа Мининформсвязи России от 11 сентября 2007 г. № 108)

Совет Фиксируйте получение заявления об увольнении в специальном журнале, либо иным способом, например, в виде отметки о получении на оригинале. Дата подачи и дата получения этого документа могут не совпасть. Например, в случае увольнения дистанционного работника, когда в компании нет ЭДО.

Важно! Если работник отправил заявление об увольнении по почте, а следом – заявление о его отзыве, то последнее может прийти в компанию уже после увольнения. Такое увольнение могут признать законным, но решение принимает суд исходя из конкретных обстоятельств. Например, предвидел ли работник, что отзыв дойти не успеет.

Второе условие: подано – только добровольно

Правильное заявление на увольнение по собственному желанию отражает волеизъявление работника. Поэтому в нем указывают основание прекращения трудового договора, а в конце документа сотрудник ставит личную подпись.

Заявление должно выглядеть так, чтобы работник не смог доказать, будто подал его под давлением. Проследите, чтобы такой документ содержал официальную формулировку из статьи 80 ТК РФ. Если будет дописано, что решение принято из-за негативного отношения руководства или иного конфликта, возникшего в коллективе, увольнение по решению суда может быть признано незаконным.

 В таком случае работника восстановят в должности, а компанию могут обязать:

• оплатить компенсацию морального вреда и среднего заработка за время вынужденного прогула (а также — неиспользованного отпуска за этот период (ст. ст. 234, 394 ТК РФ, п. 60 ПП ВС РФ от 17 марта 2004 г. № 2);
• возместить судебные издержки и госпошлины от присужденных к выплате сумм (ст. 98 ГПК РФ);
• оплатить штраф за административное правонарушение (ст. 5.27 КоАП РФ) либо за уголовное преступление для должностного лица, когда работник – льготник (мать ребенка младше трех лет либо беременная сотрудница) (ст. 145 УК РФ).

Обратите внимание! Нередко работодатель позволяет сотруднику уволиться по своей инициативе вместо увольнения «по статье». Например, в случае прогула. Суды не признают этот факт как принуждение, и увольнение считают законным (Определение Седьмого Кассационного суда общей юрисдикции от 19 мая 2020 г. по делу № 88-8418/2020)

Третье условие: дата подачи – обязательна

Сроки увольнения по собственному желанию различны. По общему правилу, отработка при увольнении по собственному желанию – 14 дней (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). Срок отсчитывается со следующего дня, указанного в заявлении. Трудовой договор можно расторгнуть раньше по соглашению между работником и работодателем (ч. 2 ст. 80 ТК РФ).

Увольнение по собственному желанию 2 недели – условие не всегда обязательное. Например, на испытательном сроке, при сезонных работах, а также по срочному договору до двух месяцев – сотрудник уведомляет организацию не менее, чем за три дня (ч. 4 ст. 71 ТК РФ). При этом руководитель организации вправе уволиться лишь через месяц после принятия такого решения (ст. 280 ТК РФ).

Обратите внимание! Если увольнение выпадает на выходной день, уволить сотрудника следует в первый рабочий день, следующий за ним. Увольнять раньше срока нельзя (ч. 4 ст. 14 ТК РФ).

Даты в заявлении должны быть конкретными, то есть, указаны числами. Не нужно употреблять лишние предлоги (например, прошу уволить меня «с 22 января» вместо «22 января»). Суд неверно истолковать обязательный срок уведомления об увольнении и признать, что компания уволила работника раньше, чем положено. Также нельзя привязывать факт увольнения к событию, например, «после завершения проекта».

Совет Если работник в своем заявлении не указал дату его подачи, не вписывайте ее за него. Попросите сотрудника дописать дату самому (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 15 марта 2018 г. № 33-5761/2018 по делу № 2-6966/2017).

Когда сотрудник не может продолжить работу, допускается увольнение день в день по собственному желанию. Например, при направлении супруга/супруги в загранкомандировку, к новому месту службы или увольнение пенсионера по собственному желанию  (ч. 3 ст. 80 ТК РФ, п. 22 ПП ВС РФ от 17 марта 2004 г № 2). Такое увольнение обычно называют увольнение по собственному желанию без отработки.

Риски при увольнении день в день:

• выплаты при увольнении по собственному желанию (зарплата и компенсации) могут не успеть быть начислены вовремя (ст. 140 ТК РФ, ст. 145.1 УК РФ, ч. 6 и 7 ст. 5.27 КоАП РФ);
• запись в трудовой «увольнение по собственному желанию», а также выдача трудовой книжки (СТД-Р) могут быть задержаны по техническим причинам (ч. 5 ст. 80, ч. 4 и 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Обратите внимание! Сотрудник вправе отозвать заявление об увольнении по своей инициативе до истечения срока об уведомлении. Это сделать невозможно, если на его место уже приглашен другой специалист, что оформлено письменно (ч. 4 ст. 80 ТК РФ). Если работник подал заявление на отпуск с последующим увольнением, отозвать его можно только до отпуска (ст. 127 ТК РФ).

Какие документы выдать работнику при увольнении в 2023 году

Есть установленный перечень документов, которые вы должны выдать работнику при увольнении. Если этого не сделать, грозят существенные штрафы.

https://www.youtube.com/watch?v=8ZicM6hS1h8\u0026pp=YAHIAQE%3D

При этом с 2023 года значительно изменился состав и формы документов для увольняющихся. В первую очередь это связано с введением единого отчета ЕФС-1, обновлением РСВ, заменой СЗВ-М на перссведения. Какие документы, в какой срок и как выдавать, чтобы не нарваться на штрафы, — рассказали в статье.

С 2023 года существенно изменилась зарплатная и кадровая отчетность, в том числе те формы, которые выдавали сотрудникам при увольнении.

• Для отчета РСВ и справки СТД-Р — новые формы.
• Вместо СЗВ-М — персонифицированные сведения о физических лицах (перссведения).
• Отчеты СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3 отменены, вместо них теперь — специальные разделы единого отчета ЕФС-1.
• Формально с 2023 года отменили справку о сумме заработка для расчета пособий (форма № 182н).

Какие документы компании и ИП теперь должны выдавать своим сотрудникам в день увольнения — смотрите в таблице.

В СБИС процесс увольнения максимально упрощен. Если сведения нужно выдать в виде выписки, например, о стаже или из расчета по страховым взносам (РСВ), то это означает, что они выдаются только по конкретному работнику, а не по всем. То есть это будет часть соответствующего отчета, заполненная на одного сотрудника. В СБИС можно распечатать выписку с данными по одному сотруднику.

В документе на увольнение есть чек-лист: что не забыть сделать при увольнении сотрудника.

Прямо из чек-листа можно:

• сформировать кадровые документы;
• произвести расчеты с сотрудником;
• заполнить СТД-Р для сотрудника.

Чек-лист можно настроить под ваши потребности. Например, по дистанционным сотрудникам можно настроить пункты о выдаче бумажной трудовой книжки или получении согласия на ее отправку почтой.

Трудовую книжку с внесенной записью об увольнении выдавайте работникам, которые не перешли на электронную трудовую книжку (ЭТК).

С 2023 года введен новый бланк бумажной трудовой, но он понадобится только для восстановления утерянной или испорченной книжки. Увольняющемуся работнику вы выдаете ту книжку, которая хранится у вас.

О получении бумажной трудовой работник должен расписаться в журнале учета трудовых книжек. Название и форма этого документа утверждается работодателем, он обязателен для ведения.

Как заполнить

Порядок заполнения утвержден приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н.

• В графе 1 проставьте номер записи — следующий по порядку.
• В графу 2 впишите дату увольнения.
• В графе 3 укажите причину увольнения. Формулировка должна соответствовать ТК РФ с указанием подпункта, пункта и статьи кодекса, без сокращений. Общие основания увольнения прописаны в статье 77 ТК РФ, основания увольнения по инициативе работодателя — в статье 81 ТК РФ.
• В графу 4 впишите реквизиты документа-основания. Обычно указывается номер и дата приказа об увольнении.

Запись об увольнении заверьте подписью директора или другого работника, ответственного за ведение трудовых книжек, например менеджера по персоналу или руководителя отдела кадров. Проставьте печать работодателя при наличии.

Сведения по форме СТД-Р

Сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р выдайте тем работникам, на которых не ведете бумажные трудовые. К ним относятся совместители, а также основные работники, которые отказались от бумажных книжек или впервые устроились на работу начиная с 2021 года.

Вы не обязаны выдавать СТД-Р тем работникам, на которых ведете бумажные трудовые книжки (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ). Сведения о трудовой деятельности работник может получить и самостоятельно: через СФР, МФЦ или личный кабинет на «Госуслугах».

С 2023 года форма и порядок заполнения СТД-Р изменились:

• в тексте формы указан новый фонд СФР (вместо ПФР), а также новый приказ Минтруда об утверждении — от 10.11.2022 № 713н;
• код выполняемой функции в графе 5 теперь нужно прописывать в формате XXXX.X, а не XX.XXX-X-X. Если сотрудники были мобилизованы, в справке отразите новые кадровые мероприятия: приостановление и возобновление трудового договора.

Как заполнить

Форма и порядок заполнения утверждены приказом Минтруда от 10.11.2022 № 713н.

• В шапке укажите общие сведения о работнике и работодателе.
• В поле «Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности» проставьте дату заявления работника об отказе от бумажной трудовой, если вы принимали такое заявление, а не другой работодатель.
• В табличной части отразите сведения обо всех кадровых мероприятиях, которые произошли у вас (аналогично бумажной трудовой): от приема работника к вам и до увольнения. При увольнении не нужно заполнять наименование трудовой функции в графе 4. В графе 5 укажите код трудовой функции из Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ) № ОК 010-2014.

Если выдаете СТД-Р на бумаге, заверьте подписью директора или уполномоченного сотрудника, проставьте печать. Если направляете сведения в электронном виде — заверьте ЭЦП работодателя.

Сведения о стаже

До 2023 года в обязательном порядке увольняющимся выдавали сведения о стаже по форме СЗВ-СТАЖ за текущий год. С этого года форма СЗВ-СТАЖ отменена, вместо нее работодатели сдают подраздел 1.2 раздела 1 единого отчета ЕФС-1. Поэтому при увольнении выдайте работнику сведения о стаже по новой форме.

Работникам с правом на досрочную пенсию дополнительно выдайте подраздел 2 раздела 1 отчета ЕФС-1.

Сведения выдавайте в виде выписки — только по конкретному работнику, а не по всем.

Как заполнить

Форма и порядок заполнения утверждены постановлением правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п.

Титульный лист: заполните общие сведения о вашей организации или ИП. В соответствующих строках проставьте подпись директора или уполномоченного лица и печать. Если выдаете документ в электронном виде, заверьте ЭЦП работодателя.

Подраздел 1 раздела 1: заполните сведения о работнике.

Подраздел 1.2 раздела 1: