Инвентаризация — это процедура, с которой хотя бы раз в год сталкивается любая организация.

Данная статья поможет разобраться в тонкостях инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в 1С. Давайте рассмотрим:

• особенности оформления инвентаризации ТМЦ в 1С;
• схему инвентаризации и нюансы отражения проверки фактического наличия и данных бухгалтерского учета;
• инвентаризацию ТМЦ при смене материально ответственного лица (МОЛ);
• особенности проведения инвентаризации определенного вида ТМЦ.

Результаты проведения инвентаризации товарно-материальных ценностей (ТМЦ) отражаются документом Инвентаризация товаров через раздел Склад — Инвентаризация — Инвентаризация товаров. Данный документ является универсальным. Предназначен для счетов учета:

• товаров (счет 41);
• материалов (счет 10);
• готовой продукции (счет 43);
• внеоборотных активов (счет 08).

Документ Инвентаризация товаров автоматически не заполняет данные по ТМЦ, которые числятся на забалансовых счетах.

Мы для вас подготовили обработку, с помощью которой вы сможете оформить результаты инвентаризации материальных ценностей, учитываемых на забалансовых счетах МЦ.01, МЦ.02, МЦ.03, МЦ.04. Данная обработка не меняет конфигурации, но позволяет прямо из штатного документа Инвентаризация товаров сформировать печатные формы документов по инвентаризации ценностей на данных счетах.

Скачать внешнюю обработку:

Если необходимо внести результаты инвентаризации только по материалам или товарам, то в 1С можно воспользоваться быстрым способом заполнения документа Инвентаризация товаров — см. пункт Алгоритм инвентаризации по отдельному виду ТМЦ

Документ Инвентаризация товаров может провести результаты сверки по всем типам складов:

• оптовый;
• розничный магазин – автоматизированная торговая точка (АТТ);
• неавтоматизированная торговая точка.

Итоги инвентаризации можно оформить в 1С по каждому материально ответственному лицу (МОЛ) отдельно. Для этого необходимо в поле Ответственное лицо выбрать МОЛ из справочника Физические лица. Поле Склад при этом не заполняется.

Про особенности оформления результатов инвентаризации в разрезе МОЛ можно узнать в разделе Алгоритм инвентаризации по МОЛ

Документ Инвентаризация товаров не формирует проводок, а служит лишь для формирования итогов сверки фактического наличия товаров с данными учета.

Общая схема инвентаризации ТМЦ в 1С

Инвентаризация ТМЦ

Организация проводит инвентаризацию ТМЦ по Основному складу. Материально ответственное лицо — Иванов А.П.

Поле Склад заполняется из справочника Склады. Поле Ответственное лицо будет заполнено автоматически при условии, что в карточке склада было указано Ответственное лицо.

В программе 1С не предусмотрено закрепление нескольких МОЛ за одним складом, но такая ситуация на практике встречается достаточно часто. Например, это актуально для склада, где кладовщики работают в сменном режиме.

Если в Организации за одним складом закреплено несколько МОЛ, то в карточке склада можно не выбирать Ответственное лицо. В документе Инвентаризация товаров заполнить только Склад. В печатных формах перечень МОЛ следует занести вручную.

На вкладке Проведение инвентаризации заполняется:

• период проведения инвентаризации;
• номер и дата приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации;
• причина проведения инвентаризации.

На вкладке Инвентаризационная комиссия по кнопке Добавить из справочника Физические лица заполняется состав инвентаризационной комиссии. В графе Председатель с помощью флажка отмечается сотрудник, который назначен председателем инвентаризационной комиссии.

• 
• После заполнения вкладок Проведение инвентаризации и Инвентаризационная комиссия, используя кнопку Печать, можно распечатать Приказ о проведении инвентаризации (форма ИНВ-22). PDF
• Вкладка Товары заполняется автоматически при нажатии Заполнить — Заполнить по остаткам на складе.
• 
• 1С анализирует остатки ТМЦ на момент проведения инвентаризации и заполняет вкладку Товары:

• Кол-во факт – фактическое количество ТМЦ по данным инвентаризации. При автоматическом заполнении документа графа заполняется согласно данным бухгалтерского учета. При не соответствии данных фактическому наличию ТМЦ необходимо вручную внести изменения в те позиции, по которым выявлены расхождения;
• Кол-во учет – учетное количество ТМЦ, данная графа заполняется автоматически и соответствует данным бухгалтерского учета в программе;
• Отклонение – разность граф Кол-во учет и Кол-во факт, т.е. расхождение фактических данных с данными бухгалтерского учета, выявленные в результате инвентаризации. Недостача отражается со знаком минус;
• Цена – себестоимость единицы ТМЦ, согласно учетным данным;
• Сумма факт – учетная стоимость ТМЦ, обнаруженных в результате инвентаризации, т.е. результат умножения граф Кол-во факт и Цена;
• Сумма учет – стоимость ТМЦ согласно учетным данным. Графа заполняется автоматически согласно данным бухгалтерского учета, это результат умножения граф Кол-во учет и Цена;
• Счет учета – счет учета инвентаризируемых ТМЦ, подставляется автоматически.

Если при инвентаризации обнаружен объект, который не был учтен, то его надо ввести на вкладке Товары по кнопке Добавить.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы первичных документов, в т. ч. инвентаризационную опись ТМЦ и сличительную ведомость. В 1С используется Инвентаризационная опись товаров (ИНВ-3) и Сличительная ведомость (ИНВ -19).

Бланки можно распечатать из документа Инвентаризация товаров:

• кнопка Печать – Инвентаризационная опись товаров (ИНВ-3); PDF
• кнопка Печать – Сличительная ведомость (ИНВ-19). PDF

Алгоритм инвентаризации по МОЛ

Организация проводит инвентаризацию ТМЦ при смене МОЛ.

Если Организация проводит инвентаризацию ТМЦ, которые находятся в подотчете у одного МОЛ на разных складах, то в документе Инвентаризация товаров заполняется только поле Ответственное лицо из справочника Физические лица. Поле Склад заполнять не требуется.

1. Сведения во вкладках Проведение инвентаризации и Инвентаризационная комиссия необходимо заносить по алгоритму, указанному в пункте выше Инвентаризация ТМЦ
2. Вкладка Товары заполняется автоматически при нажатии кнопки Заполнить — Заполнить по остаткам на складе.
3. 
4. 1С анализирует остатки ТМЦ в подотчете МОЛ на момент проведения инвентаризации и заполняет вкладку Товары.
5. 

Алгоритм инвентаризации по отдельному виду ТМЦ

В 1С для инвентаризации ТМЦ предусмотрен единый документ Инвентаризация товаров, который автоматически заполняется всеми видами ТМЦ: товарами, материалами, готовой продукции, внеобортными активами.

Для того чтобы оформить результаты инвентаризации отдельно по конкретному виду ТМЦ, необходимо сделать следующие настройки по заполнению вкладки Товары документа Инвентаризация товаров.

Перед составлением годовой отчетности Организация проводит инвентаризацию материалов по Основному складу. Материально ответственное лицо — Иванов А.П.

Результаты инвентаризации материалов необходимо внести в отдельную опись.

Шаг 1. Открыть документ Инвентаризация товаров, раздел Склад — Инвентаризация — Инвентаризация товаров.

Шаг 2. Открыть окно настройки формы документа (кнопка ЕЩЕ— Изменить форму).

Шаг 3. Добавить реквизит Вид номенклатуры на вкладку Товары. Для этого в группе Товары подвести курсор на реквизит Номенклатура и нажать кнопку Добавить поля. В окне выбора поставить флажок напротив реквизита Вид номенклатуры.

• 
• В результате новый реквизит отразится в окне настройки формы.
• 

Шаг 4. Заполнить документ, кнопка Заполнить — Заполнить по остаткам на складе.

Шаг 5. Чтобы оставить в документе только материалы, необходимо пометить к удалению ненужный вид номенклатуры, используя «горячие» клавиши 1С.

Для удаления строк на вкладке Товары в нашем примере достаточно просто пометить курсором первую позицию в списке Товары и последнюю — комбинация клавиш SHIFT+левая кнопка мыши. После этого все позиции с видом номенклатуры Товары выделятся желтым цветом.

Шаг 6. Удалить выделенные позиции по команде контекстного меню правой кнопки мыши Удалить.

1. Таким образом, в документе Инвентаризация товаров должны остаться только позиции с необходимым видом ТМЦ — Материалы.

См. также:

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Инвентаризация товара на складе: порядок проведения ревизии в складском помещении

Инвентаризация товаров на складе — это проверка для уточнения данных о хранящихся на нем товарных запасах и материальных ценностях. Результаты исследования сопоставляются с информацией, указанной в бухгалтерских и финансовых документах. Такая ревизия позволяет своевременно выявить излишки и кражу на производстве.

Когда обязательно проводить инвентаризацию склада

Различают плановую и внеплановую проверку. Первая разновидность процедуры проводится 1 раз в год по утвержденному графику. Второй тип ревизии назначает руководство фирмы или контролирующие органы при наличии особого обстоятельства.

Перечень особых случаев прописан в ФЗ № 402 от 2011 г. К таким ситуациям относят:

• смену руководства или передачу права владения и управления компанией;
• сокращение более 50% штата работников;
• перевод организации в другую форму собственности;
• факт хищения, незаконного использования имущества, порчи;
• полное или частичное уничтожение запасов в результате ЧП.

Под ЧП подразумевают события, связанные с форс-мажорными происшествиями. К ним относят наводнения, пожар, ураган и прочие бедствия, не связанные с человеческим фактором. Ниже рассмотрим, как правильно проводится инвентаризация на складе, какие документы оформляются по завершении мероприятия.

Документы для скачивания.

• Распоряжение (форма ИНВ-22) — постановление руководителя обо всех шагах, которые необходимо предпринять относительно мероприятия. На крупных предприятиях по разным видам складских запасов допускается оформление нескольких экземпляров формы. Чаще всего большое количество распоряжений создают при необходимости проведения ревизии на нескольких помещениях в пределах одной компании. Скачать образец ИНВ-22 (.xlsx)
• Инвентаризационная опись ТМЦ (форма ИНВ-3) — необходима в 2 экземплярах для фиксации итога по факту подсчета изделий. Хранятся бумаги у проверяемого работника и в бухгалтерии. Скачать образец ИНВ-3 (.xlsx)
• Акт инвентаризации ТМЦ (форма ИНВ-4), выданных ранее (форма ИНВ-4) — заполняется для полученных наименований, по которым нет оплаты. По таким позициям существуют особые условия перехода прав владения. В бланке их классифицируют по двум категориям: не получена выручка из-за просрочки и в связи с не наступлением даты оплаты.Скачать образец ИНВ-4 (.xlsx)
• Опись ТМЦ, которая хранятся у ответственного за сбережение работника (форма ИНВ-5) — учитываются все запасы. В расписке к бланку указывается, какие наименования необходимо оприходовать или списать. Факты разногласия с данными учета в бухгалтерии прописывают в ведомости (форма ИНВ-19). Скачать образец ИНВ-5 (.xlsx)
• Акт ревизии ценностей, не прибывших на склад (ИНВ-6) — уместен для учета изделий, которые не доставлены из-за длительной транспортировки, доставляются, их декларируют с соответствующими пометками в период инвентаризации товара на складе, как правильно провести такую проверку, рассмотрим подробнее ниже. Скачать образец ИНВ-6 (.xlsx)

Сроки проведения инвентаризации

Полную проверку проводят не реже 1 раза в год, а также по необходимости всего предприятия или выборочно. Ее назначают в срок с 1 октября по 31 декабря.

Проверка должна пройти до момента формирования отчетов за год.

Если бухгалтерские итоговые документы составлены без инвентаризационной ревизии, налоговая инспекция вправе оштрафовать руководителя или главного бухгалтера на 10 тысяч рублей.

Ускорьте работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.

Узнать больше

Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.

Узнать больше

Обязательная маркировка товаров — это возможность для каждой организации на 100% исключить приёмку на свой склад контрафактного товара и отследить цепочку поставок от производителя

Узнать больше

Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.

Узнать больше

Повысьте точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.

Узнать больше

Повысьте эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.

Узнать больше

Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.

Узнать больше

Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.

Узнать больше

Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.

Узнать больше

Показать все решения по автоматизации

Кто проводит инвентаризацию склада

Контроль остатков выполняется по инициативе руководителя компании для сличения фактического количества запасов с итоговыми данными, указанными в документах.

Мероприятие позволяет установить естественную убыль, возникающую в процессе порчи и прочих причин, не связанных с человеческим фактором, арифметические и технические ошибки в первичной документации, пересортицу, недостатки и избытки.

Порядок проведения инвентаризации на складе регламентирован положениями Методических указаниях, утвержденных Приказом № 49 Минфина от 13.06.1995 г., при обнаружении факта кражи или подозрения хищения задействуются сторонние службы.

К ним относятся независимые экспертные комиссии, аудиторы, представители правоохранительных органов и налоговой службы. Представителей каждого вида инспекции включают в состав комиссии фирмы и утверждают изданием специального распоряжения.

Состав комиссии

Пересчет проводится в присутствии сотрудника, отвечающего за хранение, но в состав комиссии его не включают. Это утверждается приказом, изданным руководителем. На небольшой фирме назначают не менее трех человек, на крупном предприятии — от 6 человек. Рекомендуется назначать в состав таких специалистов:

• главного бухгалтера либо его зама;
• руководителя или заместителя компании;
• начальника подразделения;
• представителя отдела логистики;
• работника службы безопасности или охраны фирмы;
• сотрудника, отвечающего за соблюдение трудовых прав.

Состав комиссии при проведении инвентаризации на складе подбирается по усмотрению руководителя. Задача — обеспечить эффективный пересчет.

На ревизии должен присутствовать инвентарь, необходимый для взвешивания, пересчета, а также соответствующая техника для пересчета и транспортировки.

Если количество сотрудников в комиссии утверждено меньше минимально допустимого количества, результаты мероприятия будут признаны недействительными.

Виды инвентаризации

Полный контроль запасов предполагает пересчет и сличение всего имущества на предприятии. Проверке подлежат также объекты, которые фирма арендует.

Частичная ревизия — исследование только некоторых товаров и ценностей. Если в процессе мероприятия выявляется недостача, спектр проверки расширяется.

Выборочная — подразумевает пересчет только определенных видов запасов или ценностей.

Плановая — назначается согласно утвержденному графику. Список исследуемых объектов определяется руководителем.

IncludeComponent («rbroker:block.link», ««, Array («BTN_BLOCK» => «Подробнее», «IMAGE_BLOCK» => «/upload/medialibrary/094/lul5kp1sz5wj2oqu6wsrykepb38qt0fp/Snimok-ekrana-2022_11_24-v-15.01.48.png», «TITLE_BLOCK» => «Кейс «Технониколь». Как автоматизировать процесс инвентаризации товара», «URL_BLOCK» => «

Инвентаризация склада: как провести, какими документами оформить и каких ошибок избегать

Как вы в компании инвентаризируете склад? Формально на бумаге без реального пересчета активов? Зря.

Есть примеры, когда из-за такого подхода исчезали цистерна бензина и несколько колесных пар к трамвайным вагонам.

В статье рассказываем, почему инвентаризация склада хоть и муторна, но важна, как дроны и штрихкоды ускорят процесс и как правильно оформить результаты, чтобы налоговики не придирались.

Проведение инвентаризации на складе: зачем это нужно и каковы этапы процесса

Как в компании понимают, что у них на складе есть товар «А»? Из учетной системы. Если остаток по товару ненулевой, значит, он должен где-то быть. А должен ли? Ведь данные бухучета иногда живут своей жизнью: по документам складская картина мира одна, а по факту – совсем другая.

Почему? Потому что когда в 1С вбивали данные накладных на приход, то ошиблись с артикулом и теперь один товар будто бы лишний, а другого не хватает.

Потому что нечистый на руку кладовщик потихоньку сливал бензин из цистерны компании в свою канистру и однажды слил вообще все.

Потому что экспедитор забыл отдать товаросопроводительные документы в бухгалтерию, там не приняли партию материалов к учету и теперь их словно вообще не существует.

Чем больше таких историй, тем сильнее будут отличаться бухгалтерские цифры от реальной ситуации.

Вернуть бухучет «на землю» помогает инвентаризация. Идем на склад, смотрим, что там лежит, пересчитываем и перевзвешиваем. Так узнаем настоящее положение дел, сравниваем его с бухгалтерскими данными, фиксируем излишки или недостачи. И заодно ловим двух зайцев:

• повышаем достоверность бухгалтерской отчетности;
• видим проблемы в системе внутреннего контроля.

• К примеру, итоги «всамделишной», а не формальной инвентаризации открывают глаза руководству на масштабы прямого воровства и прочие ухищрения сотрудников.
• Вот парочка ситуаций для иллюстрации того, как оно бывает.

Первая. Компания позвала аудиторов, чтобы они провели независимую инвентаризацию. В том числе требовалось подсчитать объем щебенки, которая хранилась на предприятии много лет.

Аудиторы попросили бульдозериста выровнять щебеночную насыпь, чтобы было легче провести замеры и потом применить расчетную формулу для объема конуса.

В процессе работы бульдозер невзначай откопал в щебенке кем-то спрятанную там бочку с топливом.

Вторая. В ходе инвентаризации аудиторы нашли излишки материалов, которые в 1С значились как списанные. Стали разбираться, кто и куда оформлял списание. Оказалось, что это сотрудники ремонтного подразделения составляли фиктивные акты на выполненные работы. Проверка от аудиторов застала их врасплох, поэтому они не успели вывезти складские излишки и сбыть их налево, как это делали раньше.

Мы привели эти реальные истории затем, чтобы показать, формальная инвентаризация – зло. Никем не контролируемые работники могут начать воровать, на складе разведется бардак и потери бизнеса будут исчисляться миллионами.

Раз все так серьезно, давайте разбираться, как правильно и эффективно инвентаризировать склад. Расскажем про пять этапов процесса:

1. Определяем, нужно ли проводить инвентаризацию.
2. Назначаем комиссию и готовим инвентаризационную опись.
3. Считаем активы на складе и записываем их количество.
4. Находим излишки, недостачи и фиксируем их в специальных ведомостях.
5. Составляем документы так, чтобы уйти от налоговых претензий.

Смотрите, какие еще статьи есть на нашем сайте по связанным темам:

Этап 1. Когда проводится инвентаризация

Сначала вспомним, когда инвентаризируются активы компании. Тут все зависит от вида инвентаризации – обязательной или добровольной.

Обязательная проводится тогда, когда велит буква закона. Сама эта «буква» прописана в таких документах:

• Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, п. 26–28;
•  Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

И это такие ситуации (см. рисунок).

Рисунок. Когда надо проводить обязательную инвентаризацию

Добровольная инвентаризация проводится в прочих случаях. Она нужна для дополнительного контроля за активами, для профилактики воровства и учетных ошибок.

Допустим, руководитель решает, что хорошо бы проверять кассу в последний рабочий день каждого месяца, а товары со стоимостью свыше 100 тыс. руб. – раз в квартал. Его решение записывается в учетную политику, положение по инвентаризации или еще в какой-то внутренний приказ. Так и определяются даты пересчета активов в добровольном порядке.

Важные нюансы этапа:

• ИП могут не проводить инвентаризацию до 1 апреля 2025-го. С этой даты вступит в силу ФСБУ 28/2023 и для предпринимателей процесс станет обязательным;
• 31 декабря – не единственная дата для инвентаризации склада перед составлением годовой отчетности, как думают некоторые. Вы можете пересчитать запасы в любой день IV квартала, главное – не раньше 1 октября;
• инвентаризацию склада перед составлением годовой отчетности можно не проводить, если запасы уже проверялись в IV квартале по другому основанию, например, из-за увольнения кладовщика;
• если компания не провела годовую инвентаризацию, налоговики решат, что ее отчетность недостоверна и накажут за такое. Саму организацию оштрафуют на 10 тыс. руб., а директора или главбуха – на 5–10 тыс. руб. А если инспекторы поймают на такой ошибке второй раз, то для компании штраф утроится, а для директора с главбухом удвоится. Последних еще могут дисквалифицировать на срок от года до двух лет (п. 1, 2 ст. 120 НК РФ, ч. 1, 2 ст. 15.11 КоАП).

Этап 2. Кто входит в состав комиссии и какие документы оформить перед инвентаризацией

До начала инвентаризации не забудьте о трех вещах:

• определите, кто будет участником пересчета, когда и что именно эти сотрудники будут инвентаризировать. Все это зафиксируйте в приказе руководителя;
• проверьте, есть ли договоры о материальной ответственности с работниками, которые отвечают за сохранность активов. Договоры пригодятся, если найдете недостачу из-за халатности материально ответственного лица (МОЛ) и «повесите» ущерб на него;
• оформите бланки инвентаризационных описей, куда будете вписывать фактическое количество запасов. Бланки без труда распечатываются из 1С или другой учетной программы.

А теперь давайте подробнее про эти моменты.

Про состав комиссии

В инвентаризационную комиссию входят:

• кто-то из управленцев, например, главный инженер или энергетик;
• кто-то из бухгалтерии, например, бухгалтер по материалам;
• еще кто-то из сотрудников желательно по профилю, который связан с инвентаризируемыми активами.

В идеале позвать бы еще внутреннего аудитора, если он есть в штате. А еще идеальнее, если этот аудитор окажется внешним – от сторонней компании. Результаты инвентаризации с его участием для налоговиков и судов будут иметь больший вес в силу его независимости.

Не включайте в комиссию материально ответственного. Иначе получится, что он будет проверять сам себя.

А еще позаботьтесь о резервном составе на тот случай, если кто-то из членов комиссии заболеет. Это важно, ведь отсутствие даже одного из них сделает результаты пересчета недействительными.

Резервный состав пропишите в том же приказе, что и основной. И если кто-то взаправду захворает во время инвентаризации, срочно замените его «резервистом» и про это издайте отдельный приказ об изменении состава комиссии.

Да, бумаг много, но лучше «заморочиться» с ними. Иначе может получиться что-то такое:

• неполная комиссия обнаружила недостачу. Руководство решило списать эти потери за счет МОЛ, а он оспорил в суде законность инвентаризации и взыскать с него ничего не вышло;
• неполная комиссия нашла недостачу и в пределах нормы естественной убыли списала ее на расходы. Налоговики пришли с проверкой, сняли эти расходы из налоговой базы и досчитали налог на прибыль. Сделали так, потому что по их мнению факт недостачи не доказан, ведь инвентаризационный порядок был нарушен.

Приказ, в котором вы зафиксируете комиссию, составляйте в произвольной форме или на унифицированном бланке ИНВ-22.

И пóмните: если в компании трудится лишь один директор, тогда инвентаризационную комиссию не создать. Это так, потому что в ней должно быть минимум два человека – председатель и еще кто-то.

Про участие материально ответственного лица

Материально ответственный обязан присутствовать при инвентаризации. Это логично, ведь проверяются активы, за которые он отвечает.

До начала инвентаризации МОЛ:

• приводит в порядок учетные документы по приходу и расходу ценностей и сдает их в бухгалтерию. Это нужно, чтобы их провели и вывели правильные остатки по запасам на бухгалтерских счетах;
• пишет расписку о том, что все документы сдал, выбывшие активы списал, а поступившие принял. Обычно это не отдельный документ, а приписка на титульном листе инвентаризационной описи.

1. В ходе инвентаризации возможны два форс-мажора из-за МОЛ (таблица 1).
2. Таблица 1. Какие форс-мажоры могут случиться с материально ответственным лицом

Что может случиться с материально ответственным	Что с этим делать
Он заболел в период инвентаризации	Перенесите инвентаризацию на более поздний срок и зафиксируйте это в отдельном приказе. Если решите инвентаризировать активы без МОЛ, то результаты окажутся недействительными (п. 2.3, 2.8 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств). Лишь в одном случае можно выкрутиться: если в компании есть договоры о коллективной или бригадной материальной ответственности, то вызовите на инвентаризацию другого сотрудника из той же бригады
Он отказался участвовать в процессе	Выполните пять этапов: ·   письменно пригласите МОЛ присутствовать при пересчете активов, за которые он отвечает; ·   получите от МОЛ письменный отказ или составьте акт о том, что он не стал подписывать приглашение; ·   составьте приказ о проведении инвентаризации без МОЛ; ·   позовите двух независимых свидетелей, которые будут наблюдать за пересчетом. Это могут быть работники контрагента или «соседа по офису». Они нужны, чтобы подтвердить, что порядок инвентаризации не нарушался; ·   в инвентаризационных документах вместо подписи МОЛ укажите, что он отсутствовал и напишите причину этого. Под каждым таким текстом должны подписаться члены комиссии

Про формирование бланков инвентаризационных описей

Результаты пересчета ценностей комиссия записывает в инвентаризационные описи. Поэтому бланки описей готовятся заранее – до того, как члены комиссии отправятся на склад.

Нужны два экземпляра. Один пойдет в бухгалтерию для отражения излишков или недостач на счетах, а другой останется у МОЛ.

Проведение инвентаризации товаров на складе

Инвентаризация имущества на складе – это обязательное мероприятие. Организуется оно минимум раз в 12 месяцев. По итогам мероприятия имущество фиксируется в инвентаризационной описи. Последнюю опись можно соотнести с бухучетом. Инвентаризационная опись находящегося на складе позволит предупредить и выявить кражу. Инвентаризация способствует также верному расчету налогов.

Как организовать складской учет материалов?

Когда требуется инвентаризация на складе

Плановая проверка выполняется раз в год. Внеплановая инвентаризация – при наличии особых обстоятельств. Перечень этих обстоятельств приведен в ФЗ №402 «О бухучете» от 6 декабря 2011 года:

• Смена руководителя, передача собственности другому лицу, перевод организации из государственной в унитарную.
• Увольнение более 50% работников штата.
• Выявление кражи, порчи имущества, его незаконной эксплуатации.
• Порча собственности в результате ЧП (пожары, наводнения, ураганы).

Когда надо проводить инвентаризацию?

Инвентаризация также осуществляется перед составлением годовой отчетности. Мероприятие регулируется Приказом Минфина №49 «Об утверждении указаний по инвентаризации» от 13 июня 1995 года.

К СВЕДЕНИЮ! Раз в год – это минимальное число мероприятий. Но на практике проверки осуществляются чаще. Нужно это для своевременного обнаружения факта кражи.

Состав комиссии

Для проведения мероприятия назначается специальная комиссия. Ее минимальный состав – 6 сотрудников. В комиссию должны входить эти специалисты:

• Главбух.
• Руководитель фирмы или его зам.
• Руководитель отделов.
• Лицо, отвечающее за соблюдение трудовых прав сотрудников.
• Представители логистической службы.

Как провести инвентаризацию ТМЦ?

Иногда в состав комиссии могут входить и другие профессионалы. Каждый из сотрудников должен обеспечивать эффективность проведения мероприятия. Состав комиссии утверждается управленцем фирмы путем издания приказа.

ВНИМАНИЕ! Руководитель должен обеспечить наличие всего нужного инструмента: техники для взвешивания, подсчета, перевозки.

ВАЖНО! Число сотрудников, участвующих в комиссии, должно неукоснительно соблюдаться. В обратном случае инвентаризация признается недействительной.

Виды инвентаризации

Рассмотрим основные виды инвентаризаций на складе:

• Полная. Предполагает изучение всего имущества, расположенного на складе. Проверяются в том числе арендуемые объекты.
• Частичная. Проверяется только часть объектов. Проверка позволяет провести мероприятие быстро. Если выявится недостача, мероприятие расширяется.
• Выборочная. Анализируются только определенные ценности.
• Плановая. Перечень проверяемого имущества устанавливается руководителем.

Раз в год должна обязательно проводиться полная проверка.

Подготовительные работы

Склад перед мероприятием рекомендуется прибрать. Представителям комиссии предоставляются все документы, касающиеся недавних операций с предметами на складе. К примеру, это могут быть бумаги о приходе, утере, порче, расходе. На прежних отчетах проставляется пометка «до инвентаризации». Выделение документов, оформленных до мероприятия, позволит выявить отсутствующие объекты.

Ответственные за собственность обязаны перед началом инвентаризации поставить подпись в документе о том, что все бумаги на продукцию сданы комиссии. Проставляется еще одна подпись, которая подтверждает списание выбывшего имущества в расход. Документ о списании прилагается ко всем описям.

ВНИМАНИЕ! Различают две формы комиссий: счетную и инвентаризационную. Во вторую входят сотрудники, ответственные за подсчет собственности на складе.

Порядок инвентаризации

Начать нужно с формирования сличительных ведомостей. Эти документы фиксируют несоответствие бумаг и реальной ситуации на складе.

К примеру, в бухгалтерском отчете указано 100 единиц товара, а на складе обнаружено только 98 единиц. То есть установлена недостача в 2 единицы. Она указывается в сличительной ведомости.

В процессе инвентаризации формируется заключение. Для его подготовки нужно создать единый реестр, в котором содержатся описи и ведомости.

Если на складе есть временно хранящаяся продукция, для нее понадобится отдельная ведомость. Для удобства может быть сформирован электронный документ. Отсутствие имущества на складе должно быть зафиксировано. Выполняется это исключительно в присутствии лица, ответственного за товар.

Инвентаризация продукции на складе проводится в соответствии с этим алгоритмом:

1. Формирование комиссии.
2. Формирование плана предстоящих мероприятий.
3. Руководитель утверждает участников счетной комиссии.
4. Издается приказ о запрете всех действий с имуществом на складе.
5. Готовятся бухгалтерские документы.
6. Ответственный сотрудник подтверждает, что предоставленные бухгалтерские сведения актуальны.
7. Представители счетной комиссии инструктируются на предмет создания описей.
8. Выполняется подсчет имущества.
9. Проверяется правильность заполнения описи после завершения подсчетов.
10. По окончании мероприятия повторно устанавливается наличие продукции на складе, если соответствующее положение есть в документах.
11. Формирование ведомости.
12. Направление отчетов в бух. отдел.

Если есть неоднозначные моменты, нужно выполнить сравнение сформированных отчетов и единиц товара на складе.

ВНИМАНИЕ! Во время процедуры запрещено перемещение имущества и любые другие манипуляции с ним. Соблюдение этого правила позволит предупредить ошибки и неточности в отчете. Если в процессе инвентаризации на склад поступают новые товары, в реестре они отражаются в присутствии представителей комиссии.

Завершение мероприятия

По окончании инвентаризации оформляются эти документы:

• Опись продукции, находящейся на складе.
• Ведомость о наличии несоответствий между данными инвентаризации и данными бухучета.
• Заключение о мероприятии.

Необходимо также сформировать бумагу с описанием имущества, которого недосчитались при проверке. Если виновник недостачи не был обнаружен, выполняются эти проводки:

• ДТ2 КТ1.
• ДТ94 КТ1.
• ДТ91/2 КТ64.

Если найден виновник недостачи, вносятся эти записи:

Если же обнаружены избытки и найдено виновное лицо, вносятся эти проводки: ДТ1 КТ91/1.

ВНИМАНИЕ! Если масштабы недостачи находятся в установленных рамках, то она относится к издержкам товарообращения. Если невозможно отнести недостачу к издержкам, необходимо искать виновное лицо. Для этого назначается расследование.

Автоматизация инвентаризации

Автоматизация предполагает замену ручной замены сверки номеров на сбор номеров посредством специального оборудования. В частности, используется мобильный считыватель. Пересчет остатков выполняется через терминал сбора данных. Преимущества автоматизации очевидны:

• Экономия времени, сокращение времени на проверку в 2 раза.
• Исключение человеческого фактора.
• Уменьшение трат на зарплату сотрудникам.
• Не требуется приостанавливать работу склада.
• Траты на автоматизацию окупаются в течение 1-2 лет.
• Предупреждение искажений данных.

Этапы внедрения автоматизации:

1. Формирование базы данных. Она объединяет все имущество, хранящееся на складе.
2. Маркировка. На все единицы наносятся наклейки со штрих-кодом.
3. Считывание. Сканер считывает данные со штрих-кодов. Проводится их обработка и сохранение.
4. Фиксация. Проводится фиксация совпадений полученных сведений с базой данных.
5. Заключение. Полученные сведения размещаются в электронной системе. Они применяются в дальнейшей обработке данных.

Об обнаруженной недостаче сообщает сам терминал.