В ситуации эпидемии перевод сотрудников на удаленную работу уже не выбор, а острая необходимость. Некоторых специалистов — водителей, курьеров, ремонтников, официантов, продавцов перевести на «удаленку» не получится при всем желании. Но вот с офисными сотрудниками — менеджерами, программистами, рекламщиками — сработает. Расскажем, как перевести работников на удаленную работу и сделать это правильно: добавить бизнесу мобильности и при этом не потерять продуктивности.

Нет времени разбираться — поможем

Власти продлевают «коронавирусные» ограничения.

Кто не организовал работу «удаленщиков», объявляет «простой по независящим от работодателя причинам». Во время простоя работодатель обязан платить сидящим дома работникам зарплату в размере 2/3 оклада (ч.2 ст.157 ТК РФ).

Перевод организации на дистанционную работу — это способ избежать простоя.

С 1 января 2021 года в Трудовой кодекс внесены изменения и теперь организовать удаленную работу проще. Что изменилось в законе об удаленной работе.

Введены 3 вида удаленной работы:

• постоянная, с момента приема на работу;
• временная, на срок до 6 месяцев;
• периодическая. То в офисе, то «на удаленке», но не больше 6 месяцев.

Для перевода на «удаленку» по требованию властей не нужно согласие работников. Просто издайте ЛНА о временном переводе на дистанционную работу и ознакомьте с ним сотрудников «способом, позволяющим подтвердить получение». Электронно в СБИС, на бумаге под роспись или по почте.

Укажите в ЛНА условия, предусмотренные ст. 312.9 ТК РФ:

• реквизиты решения властей, из-за которого вводите «удаленку»;
• список тех, кого переводите;
• срок дистанционной работы;Не может быть больше 6 месяцев и срока, указанного в решении властей.
• про оборудование для работы дома;Опишите порядок выдачи офисных компьютеров домой или установите размер компенсации за использование домашнего компьютера работника, его ПО и средств связи. Напишите хотя бы 100 рублей, чтобы выполнить требования закона.
• режим работы и отдыха;По умолчанию сотрудник работает «по своему усмотрению». А время звонков, онлайн-совещаний, переписки с работодателем включается в рабочее. Если укажете конкретный график, то работник обязан трудиться по нему.
• порядок обмена документами, сроки предоставления отчетов о проделанной работе.

В трудовую книжку не нужно вносить запись об удаленной работе. Запись вносят только, если работник попросит и предоставит трудовую книжку. Но в любом случае придется заполнять форму СЗВ-ТД. Чтобы не тратить время заполняйте и отправляйте СЗВ-ТД в СБИС.

На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии, что и на прочих работников. Удаленная занятость оплачивается точно так же, как стандартная работа в офисе. Даже не думайте урезать зарплату по случаю переезда.

1. Удаленный режим — это такая же работа, как в офисе.

   Попросите сотрудников организовать рабочее место — стол, стул и не использовать диван или кровать.

2. Проверьте, что у сотрудников дома есть:
   • ноутбук или персональный компьютер;
   • высокоскоростная стабильная интернет-линия;
   • вебкамера;
   • микрофон;
   • наушники или колонки.
3. Вместе с системным администратором составьте список минимальных требований к системе и оборудованию:
   • количество ядер процессора;
   • размер оперативной памяти;
   • версия операционной системы и браузера;
   • скорость интернет-соединения.

Тем, у кого компьютер не соответствует требованиям или чего-то не хватает, нужно помочь. Разрешите забрать рабочий компьютер домой, закупите ноутбуки или выдайте со склада.

1. Если сотруднику требуется постоянный доступ к корпоративной локальной сети, специфическим программам (графическим редакторам, редакторам кода, учетным системам) настройте удаленный доступ через VPN-соединение. Офисный компьютер при этом должен быть включен или находиться в спящем режиме.
2. Озвучьте номер телефона, по которому сотрудник сможет связаться с сисадмином, если у него возникли проблемы с работой оборудования.

Программное обеспечение — краеугольный камень успешного переезда на «удаленку».

Важно, чтобы у сотрудника на руках оказался полноценный набор инструментов, который позволит выполнять все задачи дома, ничего не откладывая и не замораживая процесс.

Главное правило здесь — дистанционная работа возможна только в онлайн-приложениях. Их не нужно устанавливать и настраивать. Вводите логин и пароль — и вы уже в программе.

https://www.youtube.com/watch?v=a2EZyshl6TE\u0026pp=ygWIAdCa0LDQuiDQvtGE0L7RgNC80LjRgtGMINC_0LXRgNC10LLQvtC0INGA0LDQsdC-0YLQvdC40LrQvtCyINC90LAg0YPQtNCw0LvQtdC90L3Rg9GOINGA0LDQsdC-0YLRgyDigJQg0L7QsdGA0LDQt9GG0Ysg0LTQvtC60YPQvNC10L3RgtC-0LI%3D

Переведем на «удаленку» под ключ

Мы составили минимальный список приложений, которые требуются для запуска дистанционной работы. Если какого-то из этих жизненно необходимых элементов нет в наличии, это негативно отразится на работе. Перед тем, как отправить сотрудников по домам, сверьтесь с этим чек-листом и докупите то, чего вам не хватает.

Стартовый чек-лист программ для «удаленки»

Например, СБИС CRM. Для дистанционных продаж подходит только онлайн система, в которой вся история общения с клиентами будет доступна 24/7 с любого устройства, подключенного к интернету.

Например, СБИС Облачная телефония. Представьте, что будет твориться в офисе, когда его покинут сотрудники.

Перевод сотрудников на удаленную работу в СБИС

С 9 до 18 телефоны будут разрываться от звонков. Виртуальная АТС перенаправит звонки на мобильные сотрудников.

Например, СБИС Управление бизнес-процессами. На «удаленке» ставить задачи сотрудникам придется не по e-mail и не в мессенджере, а только через task-менеджер. Он сам «прогонит» задачу по исполнителям, проследит за ходом выполнения и сроками.

Например, СБИС Корпоративный портал. Использовать множество каналов связи — Viber, Skype, Telegram, E-mail — ошибка. Работа на удаленке предполагает, что переписка будет вестись в одном мессенджере, которое объединит в себе текстовые сообщения, видеозвонки, демонстрацию экрана, обмен файлами и где сразу будут записаны номера всех сотрудников.

Например, СБИС Учет и контроль рабочего времени.

Кто дает гарантию, что люди правда займутся делами, а не засядут за просмотр сериалов? Установите программу, которая будет фиксировать рабочий день сотрудников: во сколько человек включил компьютер, на какие сайты заходил, кому звонил. Но будьте осторожны в выборе — проверьте, что софт не нарушает законодательство и не собирает личные данные сотрудников.

Не устанавливайте сотню разных программ — их придется долго и тяжело интегрировать друг с другом. СБИС — это облачная платформа, которая объединяет все инструменты для работы вне офиса.

Организуйте продажи, принимайте звонки, управляйте задачами, проводите совещания, контролируйте дисциплину онлайн. Вы сами выберите тот набор инструментов, который лучше подходит под ваши задачи.

• Как быть, если сотрудник не согласен работать удаленно?В 2020 году сотрудника пришлось бы оставить в офисе. А с 1 января 2021 разрешили «принудительную» удаленку, без согласия работников. Но только в исключительных случаях – в связи с ограничительными решениями властей.
• Как заполнять табель на удаленного сотрудника?
• Сотрудник требует компенсацию за использование на «удаленке» домашнего компьютера и интернета. Обязаны ли мы оплачивать?Обязаны выдать работнику оборудование для работы на «удаленке» или компенсировать ему использование личного компьютера, Windows, антивируса. Интернет и телефонную связь тоже надо компенсировать, если они нужны для работы. Иначе работник имеет право приостановить работу. Чтобы избежать споров — определите в ЛНА порядок компенсации, установите размер выплат. А для экономии на телефонной связи, используйте СБИС — телефонию.
• Сотрудник «на удаленке» пьет алкоголь в течение рабочего дня. Как уволить?Увольняйте по другим основаниям. Чтобы уволить за работу в состоянии алкогольного, наркотического или токсического опьянения (по подп.б) п.6 ст.81 ТК РФ) надо доказать факт опьянения. Это сложно при дистанционной работе. Аудио-, видеозаписи оспоримы в суде. А в квартиру работник вправе никого не пускать, у него есть конституционное право на неприкосновенность жилища.На удаленке проще уволить за качество работы. Ставьте задачи и увольняйте за невыполнение. Если создавать задачи в СБИС, тогда сможете видеть в календарях работников время работы над конкретными задачами, количество звонков менеджера.С 2021 ввели новое основание для увольнения на удаленке – невыход на связь 2 дня подряд. Чтобы доказать «невыход», назначайте видеосовещания, учитывайте время работы по времени нахождения в корпоративной системе.

Как перевести сотрудника на удаленку: документы для оформления и пошаговый порядок действия

Компания может перевести на удаленку специалистов из офиса или нанять сотрудника сразу на дистанционную работу. Расскажем, какие документы помогут грамотно оформить изменения

Перевод офисных сотрудников на удаленную работу возможен в трех вариантах: на постоянную работу, временную работу и комбинированную, когда сотрудник чередует удаленную и офисную работу (ст. 312.1 ТК).

Во всех трех случаях нужно заключить с сотрудником дополнительное соглашение, ведь менять условия трудового договора можно только по соглашению сторон (ответ Роструда на вопрос № 146365 от 22.03.2021).

 

С новым сотрудником работодатель должен заключить дистанционный трудовой договор.

Оформить документы можно как в офисе, так и дистанционно. Во втором случае компании потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись, а работнику — усиленная квалифицированная или неквалифицированная подпись.

Работник вправе запросить бумажную версию трудового договора или дополнительного соглашения. Тогда компания должна направить работнику документ на бумаге в течение трех рабочих дней после того, как получит заявление.

Если перевод на дистанционную работу касается не одного, а многих сотрудников, то проще все общие вопросы прописать в локальном акте, а индивидуальные детали — в дополнительном соглашении к трудовому договору.

В локальном акте можно указать порядок и условия перевода на дистанционку, уточнить, какие расходы возмещает работодатель, какое имущество выдает, и другое. Также можно определить порядок электронного взаимодействия, сроки, в течение которых сотрудники должны подписывать электронные документы.

В локальном акте необязательно дублировать положения, которые прямо указаны в Трудовом кодексе, например, по каким правилам работнику на дистанционке разрешено уходить в отпуск.

• Нельзя прописывать условия, которые противоречат Трудовому кодексу. Компания не вправе указывать, что уволит работника, если он не выходил на связь в течение рабочего дня, ведь по действующему законодательству уволить можно, если нет связи в течение двух дней (ст. 312.8 ТК). Но если хотите дать больше времени на ответ, например три дня, укажите это в локальном акте.

Если в компании есть профсоюз, нужно учесть его мнение при утверждении локального акта. Если профсоюза нет, работодатель вправе самостоятельно утвердить документ. Работодатель может издать приказ об утверждении положения о дистанционной работе сотрудников и поручить руководителю отдела кадров ознакомить с положением работников. 

Образец положения о дистанционной работе и приказа об утверждении положения можете скачать в конце статьи.

Постоянная удаленная работа

Под постоянной удаленной работой понимают перевод сотрудника на дистанционку в течение всего срока действия трудового договора. Например, если он бессрочный, значит, работник всегда будет трудиться удаленно. 

• Работодателю и сотруднику не нужны причины для перевода на дистанционную работу. Достаточно обоюдного согласия. Но нужно учитывать, что если заключили с сотрудником соглашение о переводе на постоянную удаленку, вернуть его в офис без согласия не получится. 

Для перевода компания оформляет дополнительное соглашение и соответствующий приказ. Если есть локальный акт, то прописывать все правила в дополнительном соглашении не нужно, сошлитесь на внутренний документ. В соглашении укажите только индивидуальные условия для работника. Например, график работы, если он отличается от графика работы других сотрудников или не указан в локальном акте. 

После того как работодатель и сотрудник подписали дополнительное соглашение, издается приказ. Унифицированной формы нет, поэтому составьте документ в свободной форме. В приказе укажите факт перехода на дистанционный формат, дату начала работы в этом формате и данные сотрудника.

В графе «Основание» можно сослаться на дополнительное соглашение, заявление работника или инициативу работодателя. Сотрудника обязательно ознакомьте с приказом под подпись. Если он в этот момент уже работает удаленно, отправьте документ по электронной почте.

Подтверждением будет ответ работника о том, что он ознакомлен с приказом, и скан-копия с подписью (ответ Роструда на вопрос № 146076 от 17.03.2021).

Образец приказа и дополнительного соглашения о переводе на дистанционную работу можете скачать в конце статьи.

В конце статьи есть шпаргалка

Временная удаленная работа 

До 1 января 2021 года Трудовой кодекс не предусматривал временный перевод на удаленку. Но теперь стало проще, так как такой формат работы закреплен официально (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).

Временная удаленная работа подразумевает перевод на срок, прописанный в договоре, но не более 6 месяцев. При этом нет ограничений по количеству периодов дистанционной работы в пределах этого срока (ответ Роструда на вопрос № 146323 от 21.03.2021). 

Оформите с сотрудником дополнительное соглашение. Максимально детально укажите условия, при которых работник остается на удаленке или выходит в офис. Так получится избежать спорных ситуаций.

Издайте приказ о временной дистанционной работе. Основаниями могут выступать дополнительное соглашение и заявление работника о переводе на временную удаленку.

Образец приказа и дополнительного соглашения о переводе на временную дистанционную работу можете скачать в конце статьи.

Комбинированная удаленная работа 

Комбинированный формат предполагает, что сотрудник будет чередовать дистанционную и офисную работу.

До 2021 года компании не могли заключать договоры на комбинированную работу, поэтому с сотрудниками оформляли трудовые договоры на работу в офисе, а по устному соглашению с работодателем сотрудник работал из дома.

Теперь же можно комбинировать форматы официально (ст. 312.1 ТК). Условия можно прописать в трудовом договоре при найме сотрудника или в дополнительном соглашении с уже работающим специалистом. 

В дополнительном соглашении укажите дату, с которой сотрудник переходит на комбинированную работу, условия, когда он работает из дома, а когда в офисе. 

Курсы для кадровика

Повышение квалификации, профпереподготовка. Онлайн-тесты. Удостоверения и дипломы

Посмотреть программы

Например, по понедельникам компания проводит совещания в офисе, вам важно, чтобы специалист участвовал очно. Пропишите в трудовом договоре, что сотрудник работает в понедельник в офисе, а со вторника по пятницу из дома.

Обозначьте, как организуете работу сотрудника из дома. Например, оплатите расходы на интернет и электричество, выдадите корпоративный ноутбук и другое.

Некоторые работодатели вносят обязанность сотрудника присылать отчет о проделанной работе за месяц. 

Работодатель не обязан издавать приказ по Трудовому кодексу. Но переход на комбинированную работу с точки зрения бухучета — хозяйственная операция, поэтому нужен первичный учетный документ (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Чтобы не было лишних вопросов от проверяющих, можно оформить приказ. 

Образцы приказа и дополнительного соглашения о переводе на комбинированную работу можете скачать в конце статьи.

Перевод на дистанционную работу в исключительных случаях

В исключительных случаях, когда есть угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения, например катастрофа, эпидемия, несчастный случай на производстве, пожар (ст. 312.9 ТК РФ), компания вправе перевести работников на дистанционную работу.

В такой ситуации для перевода на удаленную работу не нужно получать согласие работника и менять трудовой договор.

Компания принимает локальный нормативный акт, в котором указывает обстоятельства перевода, список работников, которые уходят на удаленку, срок перевода, порядок организации труда сотрудников и порядок обеспечения их необходимым для работы.

Образец приказа о временном переводе на дистанционную работу в исключительных условиях вы найдете в конце статьи.

Компания должна ознакомить сотрудников с локальным актом. После того как будет исключен риск для жизни и здоровья населения, исчезнет причина перевода на удаленку, сотрудников нужно будет вернуть на их рабочие места в офис. Для этого нужно издать приказ об отмене режима удаленной работы в произвольной форме.

Так как сотрудники работают удаленно, ознакомьте их с приказом путем рассылки писем на электронную почту с уведомлением о прочтении. Также можно опубликовать приказ на корпоративном портале компании, если такой есть.

Если же есть сомнения в том, что сотрудник получил информацию, можно отправить СМС на номер телефона.

Образец приказа об отмене режима удаленной работы вы найдете вместе с остальными документами в шпаргалке.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Допсоглашение о переводе на временную дистанционную работу 654.3 КБ
• Допсоглашение о переводе на дистанционную работу 654.2 КБ
• Допсоглашение о переводе на комбинированную работу 657.1 КБ
• Положение о дистанционной работе 761.2 КБ
• Приказ об утверждении положения о дистанционной работе 722 КБ
• Приказ о переводе на временную дистанционную работу 723.6 КБ
• Приказ о переводе на дистант в исключительных обстоятельствах 730.5 КБ
• Приказ о переводе на дистанционную работу 723.2 КБ
• Приказ о переводе на комбинированную работу 722.1 КБ
• Приказ о прекращении режима дистанционной работы 722.7 КБ

Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться

Удаленка 2022-2024: подсказки как оформлять документы

В связи с ростом заболеваемости коронавирусом власти просят перевести часть работников на удаленку, чтобы облегчить работу медицинским службам. Перевод работников на удаленку нужно оформить приказом и допником к трудовому договору.

https://www.youtube.com/watch?v=a2EZyshl6TE\u0026pp=YAHIAQE%3D

Перевод на удаленную работу оформляется приказом по организации. Перевод может быть оформлен по инициативе работника или по инициативе работодателя. Работодатель вправе перевести на удаленку на основании федерального или регионального законодательства. Если инициатива исходит от работника, он должен написать заявление.

Помимо приказа нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Унифицированных форм для перевода работников на удаленный режим работы нет. Все документы составляются в свободной форме с соблюдением правил делового документооборота.

Как оформляется приказ о переводе на удаленный режим работы

Этот приказ, как и любой другой по организации, оформляется на бланке. Содержание приказа зависит от того, как происходит перевод на удаленку. По инициативе работодателя на основании требований санитарных служб или региональных властей или по инициативе работника на основании его заявления.

В любом случае в первой части приказа нужно указать номер приказа, дату составления и название.

Приказ об удаленке по инициативе работодателя

В основной части приказа, в обосновании нужно указать причину перевода на удаленку. Здесь можно сослаться на федеральное или региональное законодательство. Например, в Москве можно сослаться на Указ мэра от 18.01.22 № 2-УМ.

В основной части приказа нужно:

1. Разместить список работников, которые переводятся на удаленку.
2. Указать период удаленной работы.
3. Назначить ответственного за контроль исполнения приказа.

В нижней и части приказа — подписи.

С приказом нужно ознакомить всех работников. Для этого можно: либо внизу самого приказа разместить таблицу для ФИО и подписей работников об ознакомлении, либо составить отдельно лист ознакомления с приказом.

Работников можно ознакомить с приказом удаленно. Скан приказа можно выслать по электронной почте или выложить на корпоративном диске.

Для перевода на удаленку временно и при чрезвычайных ситуациях согласие работника не требуется. Во всех остальных случаях нужно получить от работника либо согласие, либо заявление. Проще — попросить заявление.

Образец Приказа о временном переводе на удаленную работу части персонала

Приказ о временном переводе на удаленную работу

«____»_____________20__ года № _________

В связи с Указом Мэра от «____»_____________20__ года № 12-УМ о введении режима повышенной готовности в г. Москве приказываю:

1. На период противовирусных мероприятий — с «____»_____________20__ года

и до отмены режима повышенной готовности — перевести на удаленную работу на дому:

— должность Фамилия Имя Отчество работника;

— должность Фамилия Имя Отчество работника;

2. ФИО работника обеспечить техническую возможность удаленной работы указанных в п. 1 настоящего приказа сотрудников с 23.03.2020.

3. Бухгалтеру рассчитывать рабочее время на удаленной работе как работы по обычному графику.

Приказ об удаленке по инициативе работника

• Такой приказ составляется на основании заявления работника.
• В  обосновании перевода, нужно указать причину оформления удаленки – заявление работника.
• В основной части приказа указывают:

• ФИО и должность обратившего сотрудника;
• просьбу о переводе на удаленный режим работы и обоснование;
• характер перевода: временный или постоянный;
• период применения режима трудовой деятельности;

В нижней и части приказа — подписи.

Образец Приказа о временном переводе на удаленную работу на основании заявления работника

1. «____»_____________ 2022 г.                                                                                          
2. В соответствии с достигнутым согласием
3. ПРИКАЗЫВАЮ:

1.     Перевести на дистанционную работу менеджера отдела продаж _____________ со «____» _______ 20__года.

2.     Сохранить за ___________________________ обязанность выполнения ее трудовых функций в полном объеме, в той же должности и с тем же окладом.

Основания:

1. Заявление _______________ от «___»______________20__ о переводе на дистанционную работу с «___»_________________20__.

2. Дополнительное соглашение от «___»_____________20__ №____к трудовому договору от «___»______________20__ №________.

Заявление о переводе на удаленку

Перевод на удаленку по инициативе работника, оформляется на основании его заявления.

Образцы заявлений от работников о переводе на удаленку временно

Образец 1.

Заявление

В связи со сложной эпидемиологической ситуацией в городе прошу перевести меня на дистанционный режим работы временно, до окончания ограничительных мер, введенных в связи с угрозой распространения новой инфекции коронавируса.

Прошу оформить перевод с сохранением трудовых функций в полном объеме с 20.01.2022.

Дата: 20 января 2022 года

Образец 2.

Заявление

Прошу временно на период с «___» ______ по «___» ______________20 __ года разрешить мне дистанционную работу по домашнему адресу __________________________________________________________________ В указанный период объявлен карантин в средней общеобразовательной школе __________, где обучается мой ребенок __________________________

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Перевод на удаленку согласно нормами главы 12 ТК РФ является изменением условий труда. На основании ст. 72 ТК РФ, такое перевод допускается с обоюдного согласия сторон.

https://www.youtube.com/watch?v=Td3il9YYxI4\u0026pp=ygWIAdCa0LDQuiDQvtGE0L7RgNC80LjRgtGMINC_0LXRgNC10LLQvtC0INGA0LDQsdC-0YLQvdC40LrQvtCyINC90LAg0YPQtNCw0LvQtdC90L3Rg9GOINGA0LDQsdC-0YLRgyDigJQg0L7QsdGA0LDQt9GG0Ysg0LTQvtC60YPQvNC10L3RgtC-0LI%3D

В соглашении указывают:

• дату и сроки перевода,
• новое место работы,
• порядок обмена документами и информацией,
• порядок обеспечения работника необходимыми техническими средствами,
• размер компенсации за использование работником личного имущества,
•  порядок осуществления контроля со стороны работодателя.

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору при переводе работника на удаленный режим работы

• Дополнительное соглашение №__
• к трудовому договору от ___________ №234
• Общество с ограниченной ответственностью «_____________________», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора _____________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ____________, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от _________ №__ о нижеследующем:

1.1. Добавить в раздел «1. Предмет договора» трудового договора пункт _______ в следующей редакции:

«Работа, выполняемая Работником по настоящему трудовому договору, является дистанционной, то есть Работник выполняет обязанности вне места нахождения Работодателя, его филиала, представительства, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, находящихся под контролем Работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между Работодателем и Работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета».

1.2. Изложить п. ______ Трудового договора в следующей редакции:

«Работник исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором, должностной инсрукцией, с которыми он ознакомлен отдельно. Место работы определяется им по своему усмотрению».

1.3. В пункт «_____ Обязанности работодателя» трудового договора добавить пункты:

«Ежемесячно, не позднее 15-го числа, возмещать Работнику расходы, произведенные им на интернет и мобильную связь, на основании представленных Работником подтверждающих документов».

1.4. Изложить п. ______ трудового договора в следующей редакции:

«Режим рабочего времени и времени отдыха Работника устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка ».

2. Иные условия трудового договора, не указанные в настоящем дополнительном соглашении, остаются неизменными.

3. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с «______» _______________20____года.

4. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, составлено в 2 экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится у Работодателя, второй — у Работника.

Табель учета рабочего времени

Работа на удаленном режиме отражается в Табеле, как обычная явка.

Никаких форм в ПФР подавать не нужно. Никакие записи в трудовой по поводу перевода на удаленную работу не делаются.

Сотрудник на удаленную работу | Как оформить работника на работу удаленно

С 2021 года действуют новые правила удалённой работы — таков итог массового перехода на хоум-офисы из-за коронавируса. Рассказываем, как оформить на удалёнку нового сотрудника, как перевести уже работающего и как оформить приказ о переводе на дистант в чрезвычайной ситуации.

• ???? Как организовать охрану труда на удалёнке
• ???? Как уволить удалённого сотрудника

Что считается удалённой работой

Удалённая или дистанционная работа — это когда работник делает свою работу вне стационарного рабочего места. А с директором и коллегами контактирует через интернет и по телефону. Работник необязательно находится дома за компьютером, работу можно делать откуда угодно, даже из другого города. Главное, что работодатель не следит за местом нахождения работника — 312.1 ТК РФ.

Удалённая работа бывает следующих видов:

???? Постоянная — когда работник всё время работает дистанционно, рабочих дней в офисе у него нет и стационарного рабочего места тоже. К примеру, в штате интернет-магазина есть бухгалтер. У неё нет стола и ноутбука в офисе, платежки она всегда обрабатывает дома. 

???? Временная — когда офисного работника на срок до полугода отправляют работать домой. В это время у него нет обязанности ходить в офис. Например, дизайн-агентство распускает по домам штат иллюстраторов на время ремонта офиса. Не позже чем через полгода работодатель обязан снова позвать их в офис. 

???? Периодическая — когда удалёнка и работа в офисе чередуется. Например, с понедельника по среду бухгалтер работает дома, а в четверг и пятницу ходит в офис. 

???? Временная в опасной ситуации — когда всех или часть работников распускают по домам из-за эпидемии, пожара или природной катастрофы. Ещё — если перевести персонал на дистант обязали власти — как в пандемию ковида. В этом случае ограничения по сроку в шесть месяцев нет — ст. 312.9 ТК РФ.

На удалёнку нельзя принять человека, живущего за границей: ни иностранца, ни соотечественника. Потому что наши законы не работают на чужой территории. Но сотрудничать по гражданско-правовому договору с таким человеком можно — Письма Минтруда № 14-2/ООГ-245 и № 17-3/В-292.

Удалёнку оформляют по документам — про них следующий раздел. Но бывает, что сотрудника отправили из офиса домой, а документы не оформили.

Формально такой работник работает в офисе в установленные часы, а на деле получает задачи по электронке, делает работу на домашнем ноутбуке и отсылает руководству отчёты.

Верховный Суд считает, что не оформленного должным образом удалёнщика нельзя уволить за прогул в офисе — Определение № 5-КГ19-106.

Как оформить удалённую работу

1. Удалёнку оформляют:
2. — трудовым договором — когда принимают нового сотрудника и сразу оговаривают удалённый формат;
3. — дополнительным соглашением к трудовому договору — когда об удалёнке договорились уже в процессе работы;
4.  — приказом о переводе — на случай роспуска по домам в опасной ситуации типа коронавируса.

Как оформить нового сотрудника

При приёме на удаленку с работником заключают трудовой договор и в нём оговаривают:

— Место выполнения работы — название организации и город. Домашний адрес работника как место выполнения работы писать не надо — Письмо ГИТ Москвы;

— Режим рабочего времени — по какому графику сотрудник за работой и на связи. Например, с понедельника по пятницу с 9:00 до 18:00. Если режим не прописать, то работник работает когда хочет. И с него только отработка нормы часов и выполнение обязанностей. Созвоны с работодателем всегда включаются в рабочее время;

— Способ взаимодействия с сотрудником — как вы будете общаться. Например, по электронной почте. Плюс сроки: например, что стороны обязаны отвечать на электронные письма в течение двух рабочих дней после получения. А работник обязан проверять электронную почту не реже двух раз в день;

— Порядок вызова в офис — например, что работодатель обязан сообщить о встрече в офисе не позднее чем за два дня до совещания:

— Порядок передачи отчётов о работе —  пропишите, как и в какие сроки работник должен это делать.

— Размер и порядок выплаты компенсации за использование своего оборудования.

Работодатель обязан обеспечить работника всем необходимым: компьютером, принтером, бумагой, программами и антивирусом. Но работник может работать на всём своём — тогда ему полагается компенсация.

Например, за использование ноутбука работодатель раз в месяц переводит работнику вместе с зарплатой 2000 ₽ — ст. 312.6 ТК РФ.

Шаблон трудового договора с дистанционным сотрудником 

Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, он может прислать её по почте заказным письмом с уведомлением или принести лично, если живёт недалеко. Тогда работодатель вносит запись о работе. Если у работника книжки нет или запись ему не нужна, сведения о трудовой деятельности ведут электронно. Совсем не делать запись в трудовую нельзя.

Статья: как вести электронную трудовую книжку

Статья: как вести бумажную трудовую книжку

Как обмениваться документами

При найме сотрудника передают и получают обязательные документы. Дистанционная работа — не исключение. Выберите, как вам выгоднее обмениваться документами: по почте или через интернет.

По почте

В бумажном виде отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении. 

1. Получите от сотрудника копии паспорта, СНИЛС, дипломов и военного билета. Если нужно — ещё справку об отсутствии судимости. СНИЛС работник должен получить самостоятельно.

2. Отправьте должностную инструкцию, приказы о приёме на работу и правила охраны труда. Пусть сотрудник письменно подтвердит, что ознакомился с ними.

3. Отправьте трудовой договор в двух экземплярах. Сотрудник подпишет их и отправит один экземпляр обратно.

Через интернет

Вы должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. А работник такую же или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Обменивайтесь документами через сервис для электронного документооборота, например, Диадок.

Получение и отправка одного документа стоит меньше 10 рублей. Электронная подпись для физических лиц — от 1000 ₽. ИП и директора организаций саму подпись получают бесплатно, но должны записать её на платный токен, который тоже стоит 1000 ₽.

 

Оформите с сотрудником стандартный набор документов. Через интернет это произойдёт мгновенно. Единственное исключение — трудовой договор. Когда заключите его в электронном виде, в течение трёх дней отправьте сотруднику бумажную версию. Этого требует статья 312.2 ТК РФ.

Как перевести уже работающего сотрудника на удалёнку в обычное время

Подпишите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём укажите то же самое, что и для нового трудового договора удалёнщика.

Шаблон дополнительного соглашения к трудовому договору

Как перевести работника на дистант в опасной ситуации

Работника или вообще весь штат можно перевести домой из-за опасности. И это не только эпидемия коронавируса, но и пожар или авария в офисе, несчастный случай на производстве, наводнение и землетрясение. А ещё — приказ местных властей о переводе определённого процента штата на дистант. 

В опасной ситуации на дистант отправляют на весь срок обстоятельств, ограничения в шесть месяцев нет. 

Согласие работника не нужно, допсоглашение к трудовому договору тоже. 

Работодатель выносит приказ о переводе на удаленку. Каждого работника знакомят с приказом — под живую или электронную подпись. Но если работники уже не могут прийти в офис, а электронных подписей у них нет, можно ознакомить с приказом любым другим способом: в общем чате или электронной рассылкой. Важно только, чтобы каждый работник отписался, что приказ прочитал — ст. 312.9 ТК РФ.

• В приказе о переводе на дистант надо написать:
• — что за опасная ситуация;
• — список работников, переводимых на дистант;
• — срок перевода — до момента окончания обстоятельств;
• — порядок обеспечения оборудованием или возмещения расходов за своё;
• — режим работы, порядок приёма задач, проверки электронной почты, созвонов, выезда в офис и сдачи отчётов.
• Шаблон приказа на дистант

Работать из дома бухгалтеру или дизайнеру не проблема. А вот водитель или аниматор детской комнаты делать свою работу на дистанте не смогут. Таким работникам на время действия опасной ситуации оформляют простой с оплатой в размере не менее двух третей оклада — ст. 312.9 и 157 ТК РФ.

Удалёнщики из других городов и командировки

Если работник живёт в другом городе, то поездка в офис работодателя считается командировкой. За неё надо оплатить проезд и суточные — Письмо Роструда № ПГ/37458-6-1.

Если удалённый работник едет по работе в другой город — это тоже командировка с оплатой — ст. 312.6 ТК РФ.

Статья: как отправить сотрудника в командировку

Зарплата, налоги, северная надбавка, заявления на отпуск и больничные

На удалёнке у работника есть все обычные трудовые гарантии, как будто он ходит в офис: зарплата не ниже МРОТ два раза в месяц, отпуск 28 дней, больничные. Работодатель, как обычно, платит за сотрудника страховые взносы и налоги. Платить зарплату на удалёнке ниже нельзя — ст. 312.5 ТК РФ.

Если работник делает работу в городе, где по закону положены районный коэффициент и северная надбавка, то работодатель обязан доплатить их. Даже если организация находится в ином городе, где таких климатических надбавок нет.

Например, дизайн-агентство зарегистрировано и находится в Москве. А его работник верстает макеты из Архангельска.

Значит, дизайн-агенство обязано доплачивать дизайнеру коэффициент и надбавку, несмотря на то, что само оно к северу никакого отношения не имеет. 

Статья: как считать районный коэффициент и северную надбавку

Заявление на отпуск, ознакомление с графиком отпусков и приказ об отпуске на конкретного работника можно оформить электронно с электронной подписью либо на бумаге по почте.

Чтобы получить больничный, в том числе по беременности, дистанционный работник направляет работодателю оригинал больничного листа по почте заказным письмом с уведомлением либо сообщает серию и номер электронного больничного — ст. 312.3 ТК РФ.

Курс молодого работодателя

Начните работать с сотрудниками за 11 уроков

Статья актуальна на  25.05.2022

Перевод сотрудников на удалённую работу: как оформить и технически обеспечить эффективное и безопасное взаимодействие

Сейчас у работодателей есть возможность найма удалённых сотрудников. В этом случае необходимо заключить трудовой договор о дистанционной работе. Но кроме этого есть возможность перевода действующих сотрудников на удалённый режим работы. В этом случае нет нужды заключать новый трудовой договор, но потребуется грамотно оформить изменения в правоотношениях.

Что нужно учесть:

1. Решение о переводе сотрудника на удалённую работу — взаимное решение двух сторон. Работник не может потребовать перевода, если работодатель против. Так же и работодатель обязан согласовать вопрос с конкретным сотрудником. Если он против, перевод невозможен.
2. Если все стороны согласны, достаточно внести изменения в действующий трудовой договор или подписать дополнительное соглашение к нему. В любом случае предварительно работодатель должен издать соответствующий приказ о переводе сотрудника на удалёнку.
3. Перевод на дистанционную работу может носить как временный, так и постоянный характер — это нужно отразить в приказе и изменённых условиях трудового договора.
4. При подготовке изменений в условия трудового договора или допсоглашения к нему рекомендуется придерживаться правил заключения трудового договора о дистанционной работе (ст. 312.2 ТК РФ).
5. Сведения об удалённом режиме работы ТК РФ разрешает не вносить в трудовую книжку, но только если это обоюдное решение сторон.
6. На удалённых сотрудников распространяются все права и гарантии их соблюдения, предусмотренные трудовым законодательством, поэтому какие-либо отхождения недопустимы.

Первые шаги по переводу сотрудников на удалёнку

Чтобы быстро решить все формальности и технические вопросы, важно сразу определиться:

1. Кто именно из сотрудников будет переведён на удаленную работу — отдельные работники, одно или несколько подразделений или весь офис.
2. По какому графику, в каком режиме будет осуществляться работа (рабочее время, часы отдыха, выходные дни).
3. Какие технические средства, оборудование и программное обеспечение будут использоваться удалёнными сотрудниками. Возможно ли использование личных устройств и программного обеспечения или нужно обеспечить работников необходимой программно-технической базой. Речь идет не только о функциональности и производительности, но и об информационной безопасности. Последнее особенно важно, когда требуется избежать утечек информации, предотвратить несанкционированный доступ к корпоративным информационным базам, сетям и системам.
4. Требуется ли оформление удалённым сотрудникам сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи и в каком порядке будет решена эта задача.
5. Кто конкретно будет отвечать за техническое обеспечение и обеспечение информационной безопасности, а также за юридическое оформление перевода на удалённый режим работы.

Основная нагрузка ляжет на IT-службу и кадровое подразделение. Поэтому их целесообразно сразу же привлечь для подготовки плана действий.

Крайне нежелательно использовать личные технические ресурсы сотрудников — домашние компьютеры и установленные на них программы.

В идеале нужно продумать организацию виртуального рабочего офиса нужной функциональности и высокого уровня информационной безопасности.

Приказ о переводе на дистанционную работу и трудовой договор

Оформление этих документов — основная часть юридической работы по переводу сотрудника на удалёнку.

Первично издается приказ. Предполагается, что согласие сотрудника на перевод уже получено. Согласие сотрудника лучше оформить письменно. Как вариант, в приказе делается отметка не только об ознакомлении работника, но и о его согласии на удалённый режим работы.

Возможны два варианта перевода на дистанционную работу:

1. Меняется только режим работы — сотрудник переводится на удалёнку с сохранением всех прочих условий.
2. Меняется не только режим работы, но и некоторые другие условия (должность, оклад/ставка, структурное подразделение и т.п.).

В первом случае достаточно подготовить приказ в свободной форме, указав:

• дату и место издания приказа, его регистрационный номер;
• суть изменения — перевод на дистанционную работу;
• дату начала дистанционной работы;
• сохранение всех прочих действующих условий трудового договора;
• необходимые поручения для кадровой службы.

Если меняется не только формат работы, но и другие её условия, для подготовки приказа используется унифицированная форма Т-5 — о переводе сотрудника на другую работу. Форму придется немного доработать — дополнить полем, где указать на дистанционный формат работы.

В зависимости от планируемых изменений вносятся изменения и в трудовой договор. В большинстве случаев практикуется подписание дополнительного соглашения, которое отражает новые условия работы.

В соглашении нужно указать:

• новый режим работы и его сроки;
• режим труда и время отдыха (если не указать, работник вправе сам определять эти параметры);
• размер оплаты труда (сохраняется, изменяется, если изменяется, то каким образом);
• порядок электронного обмена служебными, другими документами и сведениями;
• порядок обеспечения сотрудника оборудованием, устройствами, программным обеспечением и прочими средствами, необходимыми для выполнения трудовых функций;
• порядок определения размера и выплат работнику компенсации за использование частных ресурсов (электроэнергия, связь, интернет и другие) в рабочих целях;
• порядок обеспечения сотруднику безопасных условий работы и охраны труда;
• порядок (правила, формы, сроки) контроля со стороны работодателя за работником, выполнением им трудовых функций, решением задач и т.п.

Если меняются другие условия, помимо режима работы, они также должны быть отражены в дополнительном соглашении. Аналогично решается вопрос и с дополнительными условиями дистанционной работы, которые работодатель хочет предусмотреть.

Организационные и технические моменты дистанционной работы

С организационной и технической стороны, возможно построение разных моделей дистанционной работы.

Учитываются:

• специфика деятельности компании;
• количество сотрудников на дистанционной работе, их функции;
• рабочие процессы, которые переводятся на удалёнку и которые остаются прежними;
• используемые информационные системы;
• организация документооборота, в том числе ЭДО;
• организация взаимодействия дистанционных и офисных сотрудников;
• необходимые средства и способы контроля сотрудников;
• необходимый уровень информационной безопасности;
• допустимые затраты на построение эффективной и безопасной работы;
• другие особенности.

Ошибочно отталкиваться только от возможных расходов на организацию удалённой работы. Такой подход, как правило, ведет к приобретению готовых продуктов и решений, которые преимущественно рассчитаны на быстрое и дешёвое внедрение при базовом (минимальном) наборе средств защиты.

Ошибкой будет и использование личных ресурсов сотрудников: домашнего компьютера, смартфонов и планшетов, установленного на них стандартного программного обеспечения, в том числе антивирусного, а также личной электронной почты.

Такой домашний офис, как правило, очень слабо защищён от взлома, а порой и вовсе не защищён.

Что важно предусмотреть:

1. Основной защищённый канал связи, единый для всех сотрудников.
2. Запасной защищённый канал связи на экстренный случай.
3. Защищённый канал связи между сотрудниками (подразделениями) и контрагентами (заказчиками, покупателями и т.д.).
4. Оформление сертификата усиленной квалифицированной подписи для удалённых сотрудников, которые участвуют в юридически значимом электронном документообороте.
5. Систему электронного документооборота и оперативного обмена информацией.
6. Корпоративную (деловую) почту.
7. Техническую поддержку для всей системы удалённой работы.

У каждого дистанционного сотрудника должно быть удалённое рабочее место (удалённый рабочий компьютер) — функциональное и безопасное, при этом интегрированное в единую корпоративную систему.