Путевой лист — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов.

Путевой лист оформляет собственник или владелец транспортного средства, если транспорт передается во временное пользование или сдается в аренду — арендодатель. На каждое ТС нужно заполнять отдельный документ.

На этой странице — образец заполнения путевого листа, а также все актуальные требования.

Форма путевого листа в 2023 году

Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.

Скачайте бланк бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

• Скачать бланк и образец путевого листа
• Заполнять и печатать документы онлайн — это очень удобно

Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.

Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике.

Проверьте, что форма, которую вы используете, соответствует всем требованиям. О них — далее.

Путевые листы: что учитывать

Правила оформления путевых листов утверждает Минтранс. Они действуют для юрлиц и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Обратите внимание на изменения в правилах с 1 марта 2023:

• Перевозчиков освободили от обязанности вести журнал регистрации путевых листов.
• Путевые листы можно либо оформлять в бумажном виде, либо формировать электронные согласно ФЗ от 06.03.2022 № 39.
• Обновили состав обязательных реквизитов путевого листа, о них — далее.

Обязательные реквизиты путевого листа

Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа в Приказе от 28.09.2022 г. № 390. Они действуют с 1 марта 2023 до 1 марта 2029 года.

Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указывать следующую информацию.

Срок действия документа

Период, в течение которого водитель может ездить по этому путевому листу.

Информация о лице, оформившем документ

Юрлицо указывает полное наименование — название и организационно-правовую форму, адрес в пределах местонахождения, номер телефона и ОГРН.

ИП — ФИО, адрес регистрации по месту жительства, номер телефона и ОГРНИП.

Информация о ТС

Во-первых, сведения о транспортном средстве включают тип — легковое или грузовое, марку, модель и госномер.

Во-вторых, техническое состояние. Ответственный за техконтроль сотрудник:

• заполняет дату и время проведения контроля технического состояния транспортного средства;
• заполняет дату и время выпуска автомобиля на линию;
• проставляет отметку «выпуск на линию разрешен» или «выпуск на линию не разрешен».

Здесь же вписываются показания одометра:

• при выезде с парковки и возвращении на нее после смены;
• при приеме-сдачи транспортного средства следующему водителю в конце рабочего дня;
• при приеме-сдаче транспортного средства следующему водителю в конце смены, если на одно ТС формируется несколько путевок.

Если один автомобиль используют несколько водителей, показания одометра в момент передачи заполняет и заверяет подписью водитель, принимающий ТС. Для электронного путевого листа это делает сотрудник организации, у которого есть усиленная электронная подпись.

Информация о водителе / водителях ТС

ФИО и сведения о предсменном / предрейсовом и послесменном / послерейсовом медосмотре.

Данные о медосмотре — дату и время проведения — заполняет медработник и заверяет своей подписью. Если это электронный документ — использует УКЭП или УНЭП, сформированную на Госуслугах.

Также медработник ставит пометку:

• по результатам предсменного, предрейсового медосмотра — «прошел предсменный медосмотр, к выполнению трудовых обязанностей допущен»;
• по результатам послесменного, послерейсового медосмотра — «прошел послерейсовый медосмотр».

Вид перевозки

Варианты: коммерческая, для собственных нужд, передвижение о работа спецтранспорта.

Примеры коммерческих перевозок:

• регулярная перевозка пассажиров и багажа;
• перевозка пассажиров и багажа по заказу;
• перевозка пассажиров и багажа легковыми такси;
• перевозка грузов по договору перевозки или фрахтования;
• организованные автобусные перевозки детских групп.

Вид сообщения

Варианты:

• городское; — в пределах населенного пункта
• пригородное — между населенными пунктами с расстоянием между ними до 50 км;
• междугороднее — между населенными пунктами с расстоянием между ними более 50 км.

Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля

Так как обязательной формы бланка нет, за основу можно использовать форму № 3, главное — указать все обязательные реквизиты.

Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля

Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:

• Форму N 4-с. Ее используют в компаниях, которые оплачивают труд водителей сдельно.
• Форму N 4-п. Этот документ применяют, чтобы учитывать рабочее время водителя, который получает деньги за отработанный период.

Срок действия путевого листа

Путевой лист нужно оформить или сформировать в электронном виде до выпуска транспортного средства на линию.

Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.

Продолжительность рейса	Когда оформлять	Срок действия
В день делается один или несколько рейсов в течение смены	До старта первого рейса	В течение дня
Рейс продолжается больше одной смены	До начала рейса	На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена

Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.

Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. Нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.

Штраф за отсутствие путевого листа

Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.

Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.

Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.

На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.

Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.

Подробно о нарушениях и штрафах — в таблице:

Нарушение	Кто проверяет и штрафует	Нормативный документ	Размеры штрафов
Водитель работает без путевого листа	ГИБДД	Ст. 12.3, 12.31.1 КоАП	Водитель — 500 руб.Директор — 20 тыс. руб.Юрлицо и ИП — 100 тыс. руб.
Путевой лист не подтверждает расходы на работу ТС	ФНС	НК РФ, ст. 122	20% от доначисленного налога
Нет отметки о медосмотре	ГИБДД или Минтранс	Ст. 12.31.1 КоАП	Водитель — 3 тыс. руб.Директор — 5 тыс. руб.Юрлицо — 30 тыс. руб.
Роструд	Ст. 5.27 КоАП	Директор — от 15 до 25 тыс. руб.Юрлицо — от 110 до 130 тыс. руб.ИП — 15-25 тыс. руб.
Росздравнадзор	Ст. 11.32 КоАП	Водитель — 1 000 — 1 500 руб.Директор — 2-3 тыс. руб.,Юрлицо и ИП — 30-50 тыс. руб.
Нет отметки о техническом контроле	ГИБДД или Минтранс	Ст. 12.31.1 КоАП	Водитель — 3 тыс. руб.Директор — 5 тыс. руб.Юрлицо — 30 тыс. руб.

Часто задаваемые вопросы

Отвечаем на распространенные вопросы.

Нужен ли путевой лист для ИП?

Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.

Можно ли использовать электронный путевой лист?

Да, с 1 марта 2023.

В этом случае сотрудники, которые его заверяют, обязаны использовать электронную подпись — УКЭП или УНЭП.

Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?

Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.

Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?

Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец можно выше в этой статье.

Кто имеет право подписывать путевые листы?

Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.

На какой срок выдается путевой лист?

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.

• Новая форма транспортной накладной
• Договор поставки товара

Путевые листы с 01.09.2023: что изменилось

1. Вели новые правила оформления при различных рейсах 2. Уточнили порядок заполнения отдельных реквизитов Наш телеграм

С 1 сентября 2023 года действуют новые правила заполнения путевых листов.

Расскажем о новшествах и приведем для скачивания новые бланки путевых листов легковых и грузовых автомобилей, который смогут использовать организации и индивидуальные предприниматели, таксисты и самозанятые.

Основание для новшеств – Приказ Минтранса России от 05.05.2023 N 159.

Вели новые правила оформления при различных рейсах

С 1 сентября 2023 года вступают в силу новые правила заполнения путевых листов, утвержденные приказом Минтранса от 05.05.2023 № 159. Эти изменения будут актуальны до 1 марта 2029 года.

Они затрагивают форму и порядок заполнения отдельных реквизитов путевых листов, а также устанавливают правила для их оформления при разной длительности и количестве рейсов.

Важным нововведением стало разрешение корректировать определенные реквизиты электронного путевого листа. Подробно ознакомимся с ключевыми изменениями:

Основные изменения
Детали

Оформление путевых листов по длительности и количеству рейсов	С 1 сентября 2023 года можно оформлять: Один путевой лист на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя; Несколько путевых листов на бумажных носителях на одно ТС раздельно на каждого водителя, включая каждого последующего водителя после выхода ТС на линию; Один путевой лист на несколько рейсов, если в рабочий день (смену) водитель ТС совершает один или несколько рейсов.
Корректировка реквизитов электронного путевого листа	Разрешено вносить изменения в сведения о водителе (водителях) ТС, марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах.
Изменения в правилах заполнения отдельных реквизитов	Обновлены требования к заполнению сведений о водителе, показаниях одометра, сведениях о медосмотре.

Важный момент, который пока остается неясным, — можно ли оформлять один путевой лист на период более одного дня для разных рейсов. Этот вопрос, по-видимому, потребует дополнительных разъяснений.

Уточнили порядок заполнения отдельных реквизитов

Изменили правила заполнения отдельных реквизитов. По-новому нужно заполнять сведения о водителе, показания одометра, сведения о медосмотре.

Реквизит	Новые правила	Как было раньше
Сведения о лице, оформившем путевой лист	С 1 сентября 2023 года если путевой лист оформляет таксист, который не является ИП, в путевом листе должны быть указаны его ФИО, место жительства, номер телефона, ИНН (это распространяется исключительно на таксистов)	Ничего подобного не было
Показания одометра	Показания одометра с 1 сентября требуется заполнять также при возвращении транспортного средства выполнении последнего заказа легкового такси	Ничего подобного не было
Сведения о водителе	С 1 сентября 2023 года кроме  Ф.И.О. водителя нужно указывать реквизиты водительского удостоверения и СНИЛС (это касается всех водителей).	Указание водительского удостоверения и СНИЛС не предусмотрено
Сведения о медосмотре	Исключили требование указывать сведения о лицензии	Требуется указывать данные лицензии медорганизации
Прописали правила для дистанционных медосмотров. Отметка в этом случае проставляется по правилам, утверждаемым Правительством	Правил для дистанционных медосмотров не было
Отметки о контроле технического состояния, дате выезда и возвращения ТС, показаниях одометра	Отметки может заверять физлицо, управляющее такси	Ничего подобного не было

Далее вы можете скачать новые бланки путевых листов с 01.09.2023. В ближайшее время мы также дополним статью образцами их заполнения по новым правилам.

Путевой лист как свидетельство бухгалтерских нарушений: анализируем судебную практику

Выбор редакции

С 1 марта 2023 года вступили в действие новые правила заполнения путевых листов: на смену действовавшему с 2020 года приказу Минтранса России от 11 сентября 2020 года № 368 пришел новый приказ от 28 сентября 2022 года № 390, который утвердил обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов на ближайшие шесть лет. Среди изменений, в частности, исключение обязательных реквизитов путевого листа – наименования и номера, а также отмена обязанности ведения журналов регистрации путевых листов.

Быстро сориентироваться в отличиях новых правил от нынешних поможет специальный обзор «Путевой лист — 2023», подготовленный экспертами компании «Гарант». Получите полный доступ к Энциклопедии решений системы ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!

Получить доступ

Однако контрольные органы, как правило, проверяют предшествующие периоды, когда действовал Приказ № 368. И фиксируют в качестве нарушения в том числе отсутствие нумерации путевых листов и их регистрации в специальном журнале.

Судебная практика последних месяцев позволяет заметить, что указанные нарушения далеко не единичные. Да и в целом органы контроля выявляют большое количество серьезных нарушений, связанных с оформлением путевых листов.

А поскольку при эксплуатации автомобиля путевой лист является первичным учетным документом; на основании которого начисляется заработная плата водителю и списываются ГМС, ревизоры признают расходы необоснованными или незаконными, требуют возмещения бюджетных средств и наказывают должностных лиц…

В одном из случаев в ходе проверки казначейство установило, что учреждение составляло акты о списании ГСМ на основании путевых листов, оформленных с грубыми нарушениями:

• не заполнены строки выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на стоянку;
• в строке «Водитель» указаны две фамилии, при том, что согласно действовавшим в проверяемом периоде правилам, впрочем, как и сейчас, если транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то на каждого водителя должен быть оформлен отдельный путевой лист.

Нарушение требований, предъявляемых к оформлению фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами, привели к необоснованному списанию ГСМ более чем на 130 тыс. рублей. Казначейство потребовало вернуть средства в бюджет. Суды двух инстанций поддержали контролеров (постановление Тринадцатого ААС от 13 февраля 2023 г. № 13АП-42801/22 по делу № А56-44852/2022).

Во втором случае (решение Нижнекамского городского суда Республики Татарстан от 23 января 2023 г.

по делу № 2-283/2023) при проверке организации контрольно-счетная палата в числе прочего выявила массу недостатков в части работы с путевыми листами.

Следствием допущенных нарушений стали необоснованные расходы на ГСМ и аренду транспортных средств, а также незаконные выплаты водителю. А акте проверки ревизоры отметили следующие грубые нарушения в оформлении:

• путевые листы не содержат обязательного реквизита – номера, не зарегистрированы в журналах учета движения путевых листов;
• отсутствуют подписи механика, время возвращения автомобиля в гараж;
• не указана информация о конкретном месте следования автомобиля – на оборотной стороне проставлена отметка «по городу». Отсутствие адреса места отправления и назначения, названий посещаемых организаций, цели следования не позволяет подтвердить производственный характер поездок.

Кроме того, выяснилось, что бухгалтерия приняла к учету первичные документы – путевые листы, которыми оформлены не имевшие место факты хозяйственной жизни. Так, путевые листы были оформлены:

• на дни, когда автомобилем якобы управлял водитель, фактически принятый на работу гораздо позднее;
• на выходные дни, в которые водитель к работе не привлекался и, согласно табелю учета рабочего времени, не работал;
• на выходные дни, в которые водитель якобы привлекался к работе с целью перевозки директора, тогда как сам директор в эти дни не работал.

Отчасти схожие нарушения выявили контролеры и при проверке еще одного учреждения. Путевые листы выдавались на неделю, к тому же заполнялись с нарушением установленного порядка:

• не указан ОГРН,
• не заполнены дата и время выезда с парковки и при возвращении,
• не указаны показания одометра, движение горючего,
• на оборотной стороне путевого листа указан пройденный километраж за день, но не указаны пункты назначения по маршруту следования.

С учетом прочих нарушений расходы на ГСМ признали необоснованными и обязали директора возместить в кассу учреждения стоимость бензина (решение Альменевского районного суда Курганской области от 14 ноября 2022 г. по делу № 2а-188/2022)

Безответственность в отношении оформления путевых листов может стать также причиной «нецелевки». Ревизоры признали нецелевыми расходы на ГСМ, списанные в отсутствие путевых листов или на основании документов, оформленных с грубыми нарушениями:

• не указаны показания одометра,
• показания одометра имеют множественные неоговоренные исправления без подтверждения их подписью ответственного лица;
• во всех путевых листах отсутствуют подписи должностного лица, ответственного за составление и проверку правильности оформления первичных учетных документов.

Учреждение возместило бюджету более 75 тыс. рублей «нецелевки», а затем обратилось в суд с намерением взыскать ущерб со своего работника, возглавлявшего комиссию, на которую были возложены обязанности проверки показаний одометра, правильности оформления путевых листов и пр.

Однако суд отказал учреждению: во-первых, с этим работником не заключен договор о полной материальной ответственности, а во-вторых, ответственным за организацию учета и обеспечение контроля за документальным подтверждением расхода топлива в учреждении был назначен главный бухгалтер (Апелляционное определение СК по гражданским делам ВС Республики Саха (Якутия) от 15 августа 2022 г. по делу № 33-2780/2022).

Особенности оформления путевого листа в 2023 году

Путевой лист – документ, в который вносят информацию о техническом состоянии автомобиля, пройденном маршруте, времени работы водителя.

В соответствии с законом № 259-ФЗ от 08.11.2007 путевые листы нужны предпринимателям и организациям всех форм собственности, если они эксплуатируют транспорт на:

• внутригородских, пригородных, междугородных пассажирских перевозках на маршрутных такси, автобусах, трамваях, троллейбусах;
• грузоперевозках на любые расстояния.

Для остальных же юрлиц и ИП путевой лист – важный документ финансово-хозяйственной деятельности.

На основании путевого листа:

• Компания может сделать расчет стоимости транспортных услуг.
• Водитель – подтвердить правомерность использования автомобиля.
• Кадровик – рассчитать отработанное время и заполнить табель.
• Бухгалтер – уменьшить налогооблагаемую базу, рассчитать зарплату, списать топливо и ГСМ, начислить амортизацию.

Форма путевого листа

С 01.03.2023 компания или ИП вправе вести путевые листы или на бумаге или в электронном виде (закон от 06.03.2022 № 39-ФЗ). До этой даты электронно можно оформлять транспортные накладные, сопроводительные ведомости и заказ-наряды.

Такском – аккредитованный Минтрансом оператор информационной системы перевозочных документов. Электронные документы проходят проверку на соответствие законодательству и поступают от подрядчиков мгновенно, после осуществленных перевозок.

Требования к содержимому и правила оформления путевых листов закреплены распоряжением Минтранса от 28.09.2022 № 390. Эти требования обязательны к применению с 01.03.2023.

Кто заполняет путевой лист

В общем случае оформление путевого листа лежит на владельце транспортного средства. Он обязан открывать путевой лист на каждую имеющуюся единицу транспорта, участвующую в грузовых или пассажирских перевозках, даже если речь идет об автомобиле, переданном в аренду с экипажем.

При этом графы путевого листа требуют заполнения специалистами, отвечающими за соответствующее направление.

Медработник

Медицинский работник ставит отметку о допуске или недопуске водителя к управлению транспортным средством по результатам предсменного или предрейсового медосмотра. По возвращении водителя медик также осматривает его, о чем делает соответствующую запись. В обоих случаях медработник ставит подпись, дату и время проведения осмотра.

В электронных путевых листах запись подтверждается усиленными квалифицированной или неквалифицированной электронными подписями.

Если штатного медика нет, компания вправе заключить договор со сторонней лицензированной медицинской организацией или с физическим лицом, имеющим диплом о высшем или среднем специальном медицинском образовании.

Механик

Механик, начальник гаража или любой другой технический специалист, отвечающий за техническое состояние транспорта, также участвует в заполнении путевого листа. Он разрешает или не разрешает выход автомобиля на линию, ставит подпись, дату и время проведения техосмотра.

Цифровой путевой лист механик подписывает УКЭП или УНЭП.

Такском – Управление сертификатами – сервис для быстрого и массового выпуска электронных подписей. Компания сможет отслеживать процесс выпуска ЭЦП, а работники – подписывать цифровые документы с любого мобильного устройства.

Другие специалисты

Кроме медицинских и технических отметок, в путевом листе проставляют показания одометра – прибора, измеряющего пройденное транспортным средством расстояние.

Ответственный исполнитель записывает в путевой лист дату и время выезда транспорта из гаража (парковки), возвращения на базу, а также значение на одометре. По приказу руководителя эту обязанность может выполнять диспетчер или другой работник.

Помимо всех перечисленных должностных лиц, путевой лист утверждает и руководитель компании.

Оставьте заявку на подключение к сервисам Такском.

Заполните форму ниже, отправим статью на ваш e-mail:

Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KbDKw

Путевые листы

1. Главная →
2. Журнал →
3. Бухучет

С марта 2023 года изменился порядок заполнения путевых листов, а еще для них появилась электронная форма. Разбираемся, какие реквизиты в путевых листах обязательны с 2023 года и как их теперь заполнять.  

Содержание

Что такое путевой лист и зачем он нужен

Если в собственности компании есть транспорт или же она занимается перевозками, ей приходится часто оформлять путевые листы. Это нужно для внутреннего учета транспорта, передвижения водителей, контроля за расходом ГСМ (п. 14 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ — Устава автомобильного транспорта).

Еще путевой лист нужен чтобы подтвердить цель поездки для полиции. Кроме того, путевой лист можно использовать как первичный документ, чтобы обосновать расходы в бухгалтерском и налоговом учете:

• на эксплуатацию авто;
• на оплату труда водителей;
• на компенсации сотрудникам, которые используют личный транспорт в работе. 

Путевой лист обязателен, если компания (ч. 1 ст. 6 Устава) сама занимается перевозками — перевозит пассажиров и багаж, грузы или предоставляет свой транспорт по договору аренды с экипажем. При аренде без экипажа автомобиль использует арендатор: именно он и составляет путевой лист (ч. 1 ст. 6 Устава).

Путевой лист лучше оформить, если:

• сотрудник периодически использует машину, чтобы перевозить грузы для нужд компании;
• в других целях, для перевозок по заданию компании.

Минтранс объяснил, почему нужно оформлять путевые листы для каждой поездки (Письмо от 17.03.2017 № 03-525ПГ). Если компания перевозит грузы и пассажиров не по договору, а для себя, на нее распространяются все правила и обязанности перевозчиков (п. 3 Постановления Пленума ВС от 26.06.2018 № 26). А по этим правилам надо делать «путевку» для каждой рабочей машины.

Что поменялось в путевых листах с 2023 года

Порядок оформления путевых листов изменили с 1 марта 2023 года (Приказ Минтранса от 28.09.2022 № 390):

1. Название, номер путевого листа больше не относятся к обязательным реквизитам. Но если путевой лист используется как первичный документ для подтверждения расходов, нужно указывать его название (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
2. Вместо сведений о собственнике автомобиля теперь пишем сведения о компании или предпринимателе, которые выдали «путевку».
3. Виды перевозок и сообщения заполняем по новым правилам.
4. Медработники и технические специалисты могут подписывать электронную «путевку» своей усиленной КЭП/НЭП.
5. Журнал заполнения путевых листов больше необязателен. Компании ведут его по своему усмотрению. Если вы ведете такой журнал, распечатайте, прошнуруйте и пронумеруйте его страницы.

С 11 марта 2023 года появилось еще одно важное изменение — введен электронный формат путевого листа (Приказ ФНС от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@). Пока что применение электронного путевого листа — это право, а не обязанность: организации и ИП могут выбирать между бумажным и электронным документом.

Электронный путевой лист состоит из четырех файлов обмена:

• о рейсе и его особенностях;
• о результатах предсменного, предрейсового медосмотра;
• о показаниях одометра при выезде с парковки или при приеме машины от другого водителя;
• о показаниях одометра при заезде машины на парковку или при сдаче другому водителю.

Электронный лист оформляют через оператора ЭДО, который передает сведения в ГИС ЭПД — госсистему электронных перевозочных документов. Подписывают электронный лист УКЭП или УНЭП.

Если компания использует электронный вариант путевого листа, при приеме груза можно предъявить его или бумажную распечатку. Полиции тоже можно показать электронный путевой лист.

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет. Дарим доступ в Экстерн на 14 дней!

Попробовать

Какая форма и реквизиты обязательны для путевых листов 

Можно использовать унифицированную форму путевого листа из Постановления Госкомстата от 28.11.1997 № 78 или же разработать бланк самостоятельно с учетом отраслевых особенностей. Форму собственной разработки утвердите в учетной политике.

Но какой бы ни была форма путевого листа, в нем должны быть все обязательные реквизиты из Приказа Минтранса № 390 и ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ:

• название и дата документа (эти реквизиты не относятся к числу обязательных, но нужны, если путевой лист используется в бухгалтерских и налоговых целях);
• срок действия путевого листа;
• название компании или ФИО индивидуального предпринимателя;
• тип, марка, модель и регистрационный номер машины;
• ФИО водителя;
• дата и время выезда/возвращения на парковку;
• показания одометра;
• отметки о техническом контроле и медосмотре;
• вид перевозки;
• вид сообщения.

Путевой лист для легкового автомобиля обычно заполняют по типовой форме № 3 из Постановления Госкомстата № 78, включая в нее все обязательные реквизиты.

Для такси заполняют типовую форму № 4. Для грузоперевозок используют типовые формы № 4-С или № 4-П. Если у вас автобус, воспользуйтесь типовой формой № 6.

Путевой лист надо передать водителю до выпуска машины на линию (п. 11 Состава сведений из приказа № 390). На каждый автомобиль оформляют одну «путевку». А если одну машину будут посменно использовать несколько водителей, надо сделать путевой лист для каждого из них.

Как заполнять путевой лист

Вы сами выбираете, как оформить путевой лист — на бумаге или в электронном виде. Главное — включить в него все обязательные реквизиты. 

Приведем пошаговую инструкцию по заполнению путевого листа.

Шаг 1. Заполняем срок действия

«Путевку» можно оформить на день, неделю, месяц или другой срок:

• если оформляете на день, укажите дату использования в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ;
• если оформляете больше чем на день, укажите даты начала и окончания «путевки». 

Шаг 2. Заполняем сведения об оформителе

Юрлица указывают свое полное наименование, адрес, телефон и ОГРН. Индивидуальные предприниматели — ФИО, адрес, телефон, ОГРНИП.  

Шаг 3. Заполняем информацию по транспорту

Укажите:

• тип, марку и модель, номер госрегистрации автомобиля;
• марку и модель, номер госрегистрации прицепа — если у машины есть прицеп;

• инвентарный номер — для троллейбусов и трамваев;
• предрейсовый технический контроль — дату, точное время и результат. Предрейсовый контроль не надо заполнять, если используйте легковое авто для собственных нужд и не перевозите в нем пассажиров и грузы (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ);  
• выпуск/возвращение транспорта на линию — дату и точное время;

• показания одометра при въезде/выезде/передаче ТС следующему водителю — полные километры пробега. Если нужно сделать несколько «путевок» на одну машину, показания одометра сверяют и пишут на каждом листе при сдаче-приемке авто следующему водителю. Под показателями ставит подпись технический специалист или водитель, который принимает ТС.

А вот маршрут — необязательный реквизит путевого листа. Однако без подробного маршрута сложно доказать рабочий характер поездки. А это может привести к спорам с налоговой.

Причем суды становятся как на сторону налоговиков, так и на сторону плательщиков:

1. Решение в пользу ФНС — Постановление АС МО от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018.
2. Решение в пользу налогоплательщика — Постановление АС ПО от 29.03.2016 № Ф06-6442/2016.

Поэтому если вы используете путевой лист для подтверждения расходов, маршрут заполнять очень желательно.

Шаг 4. Заполняем сведения о водителе

Пишем ФИО водителя, а также дату, точное время и результаты предсменного и послесменного медосмотра.

Если водитель прошел медосмотр — у него нет заболеваний и признаков опьянения — медработник пишет в «путевке»: прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен. После рейса водители тоже проходят медосмотр, и если он пройден, в «путевке» указывают: прошел послерейсовый медицинский осмотр. 

Шаг 5. Заполняем сведения о виде перевозки

Есть несколько вариантов:

1. Коммерческая — перевозка пассажиров и багажа регулярными рейсами и по заказу, перевозки на такси, перевозка грузов по договору. К коммерческим относят и организованные перевозки детей на автобусе по договору фрахтования (Постановление Правительства от 23.09.2020 № 1527). Если перевозите детей, укажите «организованная перевозка группы детей» автобусом. Перевозки по заказу или для собственных нужд здесь не подойдут (Письмо Минтранса от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ).
2. Для собственных нужд — перевозка пассажиров и багажа, грузоперевозки собственным транспортом. Договоры перевозок, фрахтования по ним не заключают.
3. Работа специального транспорта. Это перевозки специальными автомобилями, автобусами необщего пользования.

Шаг 6. Заполняем сведения о виде сообщения

Указываем:

• городское — если запланирована поездка в границах одного населенного пункта;
• пригородное — если поездка между пунктами на расстоянии не больше 50 километров;
• междугородное — если поездка между пунктами на расстоянии больше 50 километров;
• международное — если поездка пройдет за пределами российских границ или в России, но с пересечением границ или транзитом. 

Если запланировано несколько видов сообщения, указываем все через запятую.

Шаг 7. Подписываем «путевку»

Путевой лист подписывают:

• водитель;
• врач;
• технический специалист.

Врач и техспециалист ставят отметку о предрейсовом и послерейсовом осмторах водителя и транспорта. Если «путевку» заполняют на бумаге, специалисты расписываются собственноручно. Если же оформляют электронный путевой лист,  нужны УКЭП или УНЭП ответственных сотрудников. Когда ведете электронный журнал путевых листов, подписывайте его электронной подписью.

Образец заполнения путевого листа

Ответственность за путевые листы

Если путевой лист необходим по Уставу автомобильного транспорта, то за его отсутствие или ошибки в нем грозит ответственность. Наказание зависит от вида нарушения.

За отсутствие путевых листов

Положена административная ответственность:

• для водителя — предупреждение или штраф в 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ);
• для должностного лица — штраф от 5 000 до 10 000 рублей (ч. 1 ст. 15.11 КоАП РФ). За повторное нарушение наказание строже.

За ошибки при составлении путевого листа

За эти нарушения штрафуют разные ведомства:

1. Если нет отметок о технических и медицинских осмотрах. ГИБДД или транспортный надзор штрафуют водителей на 3 000 рублей, должностных лиц — на 5 000 рублей, а организацию — на 30 000 рублей (ч. 2, 3 ст. 12.31.1, ст. 23.3, ст. 23.36 КоАП РФ, Письмо Минтранса от 02.02.2021 № Д3-194-ПГ).
2. Если нет отметок об обязательном медосмотре в начале смены, Роструд оштрафует должностных лиц или ИП на 15 000 — 25 000 рублей, организацию — на 110 000 — 130 000 рублей (ч. 3 ст. 5.27.1, ст. 23.12 КоАП РФ, п. 21 Постановления Пленума ВС от 23.12.2021 № 45).
3. Если нет отметок об обязательном медосмотре, Росздравнадзор оштрафует должностное лицо на 2 000 — 3 000 рублей, организацию или ИП — на 30 000 — 50 000 рублей (ст. 11.32, п. 18 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ).

Визуализируйте в одной таблице отчетность и требования контролирующих органов по всем клиентам

Подробнее

Налоговая ответственность за отсутствие путевых листов

Когда путевой лист используют как первичный документ для подтверждения расходов (на ГСМ, зарплату водителей и т.д.), но не все «перевозочные» расходы подтверждены путевыми листами или в них есть ошибки, могут быть штрафы по ст. 120 НК РФ.

Отсутствие первички — грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф — от 10 000 до 30 000 рублей. А если в результате отсутствия первичных документов оказалась заниженной налоговая база, штраф составит 20% от недоимки, но не меньше 40 000 рублей. 

Но вы можете оспорить требование инспекции об уплате налога и отправить все подтверждающие документы через Контур Экстерн.