Не каждая компания имеет корпоративные автомобили, это может быть слишком дорого. В таком случае организация выбирает альтернативный вариант – берет транспортное средство в аренду у сотрудника. Рассмотрим такую сделку с позиции выгоды, оценим риски и расскажем об учете такой операции.

Одним из вариантов предоставления машины сотрудника работодателю может быть платная услуга. Для этого предприятие заключает арендный контракт с работником и устанавливает размер выплат за пользование транспортным средством в служебных целях.

Сумма платежа должна быть зафиксирована в соглашении, в нем же необходимо прописать и график выплат. Это могут быть фиксированные суммы, выплачиваемые работнику ежемесячно, или разовая выплата за каждую поездку специалиста по делам предприятия.

НДФЛ с аренды авто: платить или нет

Тот факт, что компания арендует у своего работника автомобиль и оплачивает эту услугу, делает работодателя, по мнению Минфина (письма Минфина России от 6 декабря 2010 г. № 03-04-06/3-290 и от 16 августа 2010 г. № 03-04-05/3-462), налоговым агентом по НДФЛ (пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ).

Поэтому при перечислении денег арендодателю или по его поручению третьим лицам организация должна удерживать НДФЛ (подп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4 ст. 226 НК РФ). Заплатить налог в бюджет необходимо не позднее дня фактического получения в банке наличных или дня перечисления средств на счет арендодателя (п.

 6 ст. 226 НК РФ).

С таким мнением согласна и ФНС (письма ФНС России от 1 ноября 2010 г. № ШС-37-3/14584@, от 30 апреля 2009 г. № 3-5-03/455@ и УФНС России по г. Москве от 25 августа 2009 г. № 16-15/088481).

В то же время существует противоположная позиция, согласно которой компания при оплате такой услуги работнику, не являющемуся индивидуальным предпринимателем, не признается налоговым агентом, если такая обязанность не предусмотрена договором аренды.

Налоговый агент исчисляет и уплачивает налог со всех доходов, источником выплаты которых он является. Исключение составляют те доходы, в отношении которых исчисление и уплата делается согласно статьям 214.1, 227 и 228 НК РФ.

На основании пункта 4 статьи 228 НК РФ физические лица при получении дохода, с которого не был удержан налог, уплачивают НДФЛ самостоятельно.

В арбитражной практике есть примеры решений, как базирующихся на этой позиции (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 20 августа 2010 г. № А27-25154/2009, от 10 сентября 2009 г.

№ Ф04-5077/2009(13200-А03-46), Московского округа от 30 ноября 2010 г. № КА-А40/14545-10 и от 23 декабря 2009 г. № КА-А40/13467-09), так и основанных на противоположном мнении (Постановления ФАС Уральского округа от 22 сентября 2010 г.

№ Ф09-7389/10-С2 и Северо-Западного округа от 10 июля 2008 г. № А56-4753/2007).

Так что при выборе того или иного варианта будьте готовы отстаивать свою позицию в суде.

Аренда авто с экипажем

Один из вариантов аренды автомобиля – это его оформление вместе с водителем или экипажем. Такая формулировка используется в нормативных документах. В этом случае работник оказывает услуги по управлению транспортным средством и его технической эксплуатации (ст. 632 ГК РФ).

Владелец машины в течение всего срока договора аренды транспортного средства с экипажем обязан поддерживать надлежащее состояние сданного объекта, включая осуществление текущего и капитального ремонта и предоставление необходимых принадлежностей.

Такие выводы следуют из статьи 634 Гражданского кодекса.

Помните, в соответствии со статьей 633 ГК РФ договор аренды с экипажем должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. К такому контракту не применяются правила об обязательной регистрации, предусмотренные пунктом 2 статьи 609 ГК РФ.

Обратите внимание

Cоглашение об аренде транспорта с экипажем подразумевает два вида выплат:

1. оплата непосредственно аренды автомобиля,
2. оплата услуг по управлению им.

Что касается бухучета, то такие траты признаются расходами по обычным видам деятельности на последнее число истекшего месяца аренды (пп. 5, 7, 16, 18 ПБУ 10/99).

Согласно пунктам 5, 7, 9 ПБУ 10/99 расходы по поддержанию арендуемых основных средств в исправном состоянии относятся к тратам по обычным видам деятельности и включаются в себестоимость продукции (работ, услуг).

В зависимости от места использования арендованного оборудования расходы на его ремонт отражаются по дебету соответствующих счетов по учету затрат организаций в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

В учете для отражения подобных операций используются следующие корреспонденции счетов:

• ДЕБЕТ 001 — автомобиль передан в организацию по договору аренды;
• ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 76, субсчет «Расчеты с арендодателем» — начислена арендная плата и плата за услуги по управлению автомобилем;
• ДЕБЕТ 76, субсчет «Расчеты с арендодателем» КРЕДИТ 68, субсчет «Расчеты по НДФЛ» — начислен налог на доходы физических лиц с сумм по договору аренды транспортного средства с экипажем;
• ДЕБЕТ 76, субсчет «Расчеты с арендодателем» КРЕДИТ 50 — выдача начисленных сумм;
• ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69.2.1 — начисление ЕСН в федеральный бюджет;
• ДЕБЕТ 69.2.1 КРЕДИТ 69.2.2 — начислены страховые взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;
• ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 69.3 — начисление ЕСН в фонд медицинского страхования.

Аренда авто без водителя

При получении машины без экипажа стоимость ее аренды будет ниже, так как плата не включает в себя услуги по управлению ТС, а также компенсацию возможных затрат арендодателя на его ремонт. Затраты на управление автомобилем своими силами также будут ниже, поскольку у работодателя есть возможность оптимизировать их.

Например, сотрудник организации, имеющий водительские права, может совмещать свои обязанности с выполнением функции водителя, получая за такое совмещение некоторую доплату.

Поскольку затраты на текущий и капитальный ремонт при данной форме аренды транспорта несет предприятие, перед заключением контракта необходимо тщательно проверить техническое состояние арендуемой машины. В противном случае расходы на ремонт могут перечеркнуть всю экономию.

В целях налогообложения прибыли арендная плата включается в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на основании подпункта 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Расходы на текущий и капитальный ремонт такой машины фирма учитывает как прочие траты и признает их в том периоде, в котором они были осуществлены в размере фактических затрат (пп. 1 и 2 ст. 260 НК РФ). Расходы на страхование и ГСМ для налогообложения прибыли отражаются в составе прочих расходов на основании статьи 263 НК РФ.

Безвозмездная аренда авто

Еще один вариант использования транспорта в служебных целях – это его безвозмездная аренда. В такой ситуации за пользование автомобилем организация не платит собственнику машины, но компенсирует ему расходы на содержание ТС. Например, выплачивает деньги на бензин, ремонт, мойку и даже амортизацию.

https://www.youtube.com/watch?v=42cJdQVPV5U\u0026pp=ygVl0JHQtdC30LLQvtC30LzQtdC30LTQvdCw0Y8g0JDRgNC10L3QtNCwINCQ0LLRgtC-0LzQvtCx0LjQu9GPINCjINCh0L7RgtGA0YPQtNC90LjQutCwINCSIDIwMjMg0JPQvtC00YM%3D

Возникает вопрос: а нужно ли со среднерыночной стоимости аренды платить налог на прибыль? Дело в том, что по факту пользование транспортным средством сотрудника, будь то рядовой менеджер или генеральный директор, является внереализационным доходом.

Ответ однозначен – да, нужно. В данном случае организация получает доход в виде безвозмездно полученного в пользование имущества, а значит, следуя правилам главы 25 Налогового кодекса, должна включить в расчет налоговой базы по налогу на прибыль.

Договор безвозмездного пользования: как бесплатно отдают машины, помещения и оборудование + шаблон

Безвозмездное пользование вещью — это та же самая аренда, только бесплатная. Второе имя пользования без платы — ссуда. В народе прижилось, что ссудой называют кредит в банке, но это неверно.

Ссуда — бесплатная аренда вещи. А банковский кредит тут не причём.

Рассказываем, когда предпринимателю пригодится договор ссуды, где можно споткнуться, как платить налоги, и для примера вместе заполним шаблон договора на автомобиль.

Суть договора безвозмездного пользования такая. Хозяин вещи отдаёт её другому на время и говорит: «Можешь пользоваться, денег не возьму, но ремонтировать и беречь будешь ты». А кто берет вещь отвечает: «Ок, буду беречь». 

Хозяин вещи становится ссудодателем, а тот, кто принял вещь, ссудополучателем. Для них будут действовать правила про ссуду из главы 36 ГК РФ.

Отдать в безвозмездное пользование можно любую вещь — автомобиль, помещение, набор стаканов. Главное, чтобы вещь была непотребляемая. С мешком сахара или кирпичами так сделать нельзя.

В предпринимательстве договор ссуды подходит, когда вещь передают своим людям, и цели заработать нет. Хотя по закону дружба, семейные отношения или общие дела не обязательны. Вот примеры:

✌ Учредитель передает своему ООО нежилое помещение. В нём откроют магазин. (А вот наоборот — ООО передает учредителю — нельзя, об этом будет ниже).

✌ Жена отдает мужу личную машину. Муж будет оказывать услуги курьера.

✌ Один друг с ИП отдает другому торговую витрину. Его бизнес на стопе, и витрина стоит без дела.

У ссуды есть одна коварность. Часто стороны думают, что ничего не должны друг другу — ведь пользование бесплатное. Но это не так. По закону тот, кто взял вещь, обязан тратить деньги на её содержание. А кто дал — платить налоги и возмещать ущерб, если вещь оказалась непригодной.

Кто может отдать вещь в бесплатное пользование

Отдать вещь может её собственник. Однако арендатор тоже может — если получил письменное согласие от арендодателя.

ООО и другим юрлицам запрещено отдавать бесплатно имущество с баланса учредителям и директору. Так сделали, чтобы из бизнеса не выводили ценное имущество, купленное на общую прибыль или внесённое в виде вклада. Правило — из ст. 690 ГК РФ.

А еще предпринимателям, которые работают вместе и открыли ООО, стоит помнить, что бесплатная передача имущества на сторону может попасть под крупную сделку и сделку с заинтересованностью. На крупную сделку надо взять разрешение всех партнеров. О сделке с заинтересованностью надо уведомлять. Иначе другой партнер может отменить договор.

Курс молодого ИП

11 видеоуроков для уверенного старта бизнеса

Что с налогами

Бесплатная аренда не меняет обязанностей платить разные налоги.

Налоги ссудодателя

Хозяин вещи продолжает платить налог на имущество, транспортный и земельный налог. Договор безвозмездного пользования не отменяет налоговое бремя. Это позиция Минфина из Письма № 03-03-04/1/589.

Налоги ссудополучателя

Для ИП на УСН, патенте и общей системе и юрлиц выгода от бесплатной аренды — это доход в натуральной форме. В доход ставят рыночную стоимость аренды похожего имущества. 

Подробно про учёт безвозмездных договоров на УСН мы писали в отдельной статье.

Заполняем шаблон договора безвозмездного пользования 

• Договор ссуды можно заключить устно, письменно или вообще оформить расписку или акт — кто, у кого и какое имущество взял.
• Передать имущество устно не получится в двух случаях:
• — когда есть ООО — юрлица всегда заключают письменные договоры;

— на имущество дороже 10 000 ₽ — то есть на автомобили, помещения и недешевое оборудование нужен письменный договор — ст. 161 ГК РФ.

Расписка и акт передачи — тоже письменный договор, тут закон не нарушается. Но мы рекомендуем заключать именно письменный договор на бумаге, который подписывают обе стороны. В этом случае условия можно переделать под свою выгоду и реальные обещания друг другу.

Заполним шаблон договора ссуды на примере автомобиля. Но вместо него может быть любая другая вещь.

Шаблон договора безвозмездного пользования 

Предмет: что отдают в пользование

Обязанность ссудодателя — передать автомобиль бесплатно и на время. Обязанность ссудополучателя — вернуть его в целости с учетом износа. В предмете расписывают характеристики автомобиля. Иначе договора как бы нет, и люди ничего не должны друг другу — ст. ст. 689, 607 ГК РФ.

Пример:

Ссудодатель передаёт во временное пользование Ссудополучателю принадлежащий Ссудодателю на праве собственности по свидетельству о регистрации ТС № вх2549877 автомобиль марки Opel Corsa выпуска 2019 года, VIN: fkfdf546456vfdgd, кузов № bgkj56, цвет голубой, номерной знак ак596вн, а Ссудополучатель обязуется вернуть автомобиль в том состоянии, в каком получил с учетом нормального износа.

Плюс ссудодатель отдаёт документы и принадлежности, без которых не обойтись — ключи, полис ОСАГО, диагностическую карту. Если не передаст, ссудополучатель может вернуть машину и спросить убытки. Например, деньги на бесполезную поездку за автомобилем в другой город. Правила — из ст. 691 ГК РФ.

Как ссудополучатель может использовать автомобиль

В договор записывают, для чего ссудополучатель взял автомобиль. Выйти за рамки будет нельзя.

Пример:

Ссудополучатель вправе использовать автомобиль для оказания услуг курьера в пределах города Москвы.

Если ссудополучатель будет возить туристов в Геленджик, ссудодатель сможет забрать автомобиль без всяких компенсаций и потребовать деньги за ремонт — ст. 615 ГК РФ.

Передача автомобиля

Автомобиль передают по акту. С этого момента ссудополучатель полностью отвечает за него. А еще — за аварии, штрафы и ДТП по своей вине. 

Шаблон акта приема-передачи

Если ссудодатель тянет с передачей автомобиля, ссудополучатель может отказаться от договора — ст. 692 ГК РФ.

В конце пользования автомобиль тоже возвращают по акту. И заботы по содержанию снова возвращаются к хозяину автомобиля.

Недостатки автомобиля

Ссудодатель обязан передать исправный автомобиль. 

Плохо, если автомобиль надо ремонтировать, а ссудодатель промолчал. У ссудополучателя появляется право сделать ремонт на свои деньги, потребовать ремонт от ссудодателя или отказаться от договора с возмещением своих расходов. И всё это несмотря на то, что аренда — бесплатная.

С ссудодателя снимается ответственность, если он прописал поломки в договоре или их было видно невооруженным глазом. Поэтому ссудополучателю стоит хорошо осмотреть автомобиль до подписи в акте. Правила — из ст. 693 ГК РФ.

Срок безвозмездного пользования

Срок бесплатной аренды записывают в договор.

Пример:

Ссудополучатель вправе пользоваться автомобилем в срок с 20 февраля 2022 года по 20 августа 2022 года.

Но стороны могут договориться, что ссудодатель ездит на автомобиле сколько угодно, пока ему нужно. Тогда срок договора можно не вписывать. Это будет бессрочный договор, так можно — ст. 610 ГК РФ.

Если срок истек, ссудодатель продолжает ездить на автомобиле, а ссудодатель не просит его назад, договор автоматом становится бессрочным — ч. 2 ст. 621 ГК РФ.

Кто ещё ездит на автомобиле

Хозяин автомобиля может разрешить пользоваться им сразу нескольким людям или юрлицам. Их всех записывают в договор. Без такой оговорки ссудополучатель может вернуть автомобиль и потребовать возмещения расходов. Правила — из ст. 694 ГК РФ.

Кто ремонтирует и содержит автомобиль

По умолчанию мелкий и капитальный ремонт автомобиля обязан делать ссудополучатель. Заправлять бензином и страховать ответственность — тоже. Пока автомобиль в безвозмездной аренде, у хозяина нет забот.

Если принципиально, в договоре можно подробно прописать каждую статью расхода ссудополучателя и точные сроки ремонта.

Но можно все расходы переложить на хозяина автомобиля — ст. 695 ГК РФ.

Риск случайной гибели

Пока автомобиль у ссудополучателя, он полностью отвечает за него. Если он разобьёт, поцарапает или утопит автомобиль, будет на свои деньги ремонтировать или покупать новый — ст. 696 ГК РФ.

Стоимость автомобиля можно вписать в договор. Но это не значит, что ссудодатель точно получит такую сумму денег. У ссудополучателя всегда есть возможность нанять оценщика и доказать, что договор заключили давно, и с этого времени автомобиль сильно упал в цене.

Пример:

По соглашению сторон автомобиль оценен в 1 000 000 рублей. Данная оценка учитывается при возмещении ущерба.

Улучшения автомобиля

Новое съемное оборудование на автомобиле ссудополучатель заберёт себе. Если в договоре не написано обратное.

Компенсацию за неотделимый ремонт типа покраски или замены стекол надо согласовать с ссудодателем — ст. 623 ГК РФ.

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Когда договор расторгают досрочно

От аренды без срока можно отказаться в любой момент. Уведомление об отказе посылают за месяц, если в договоре нет другого срока. Ссудополучатель может отказаться даже от срочной аренды, если в договоре не написано обратное — ст. 699 ГК РФ.

Ссудодатель может забрать автомобиль, если ссудополучатель плохо с ним обращается и использует, не так, как договорились. 

Ссудополучатель может вернуть автомобиль, если всплыли косяки, о которых ссудодатель умолчал. Подробно про расторжение — в ст. 698 ГК РФ.

Если ссудополучатель умер, автомобиль возвращают, договор прекращается.

Статья актуальна на  28.01.2022

Бухучет и налогообложение аренды автомобиля у сотрудника, без экипажа

Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации. Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность. В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.

Как арендатору отражать операции по договору аренды автомобиля в бухгалтерском учете?

Рассмотрим, как правильно отражать финансовые последствия договора аренды автомобиля в бухгалтерском учете, а также как они отражаются на налогообложении.

Права и возможности арендополучателя автотранспорта

Аренда автотранспортного средства – это заключение договора, согласно которому означенное авто предоставляется во временное пользование его владельцем в пользу арендополучателя (ст. 34 Гражданского Кодекса РФ). Цели применения машины не оговариваются, естественно, по умолчанию они не должны быть незаконными.

• Как осуществляется налогообложение у арендатора при аренде ТС с экипажем у организации или ИП?
• Разновидностью аренды является фрахтование – договор на использование транспорта вместе с экипажем (водителем).
• Арендодателем авто может выступать лицо любого статуса:

• физическое;
• юридическое;
• индивидуальный предприниматель.

Наниматель машины при согласии арендодателя может заключить безвозмездный договор или договор ссуды. Если для нужд организации используется машина ее сотрудника, которой управляет он сам, фирма компенсирует ему затраты.

Как отражать в бухгалтерском учете расходы работника на каршеринг в командировке?

Все возможные варианты аренды – наем без экипажа, фрахт, безвозмездная аренда, ссуда или компенсация – по-разному отражаются в бухучете и влияют на налоговую нагрузку.

Договор аренды авто

Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.

ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.

Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).

Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).

Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками.

На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства.

Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.

Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.

Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля

Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:

• марка и модель автомашины;
• ее пробег на момент передачи;
• стоимость данного актива;
• данные технического осмотра;
• номер подписанного сторонами договора аренды.

Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.

Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:

• 20 «Основное производство»;
• 23 «Вспомогательные производства»;
• 25 «Общепроизводственные расходы»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
• 44 «Расходы на продажу».

Примеры проводок для арендатора:

• дебет 20 (44), кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – арендная плата за пользование ТС начислена;
• дебет 76, кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» – удержание НДФЛ с суммы оплаты движимого имущества, которое арендовано у физлица;
• дебет 76, кредит 50 «Касса» (51«Расчетный счет») – передача средств за использование арендованного транспорта.

Примеры проводок для арендодателя:

• дебет 76, кредит 91.1 «Прочие доходы» – отражаются начисления арендной платы за автомобиль;
• дебет 51, кредит 76 – получение средств в уплату за аренду автомашины.

Арендодатель остается собственником актива – движимого имущества, которое учитывается на специальном субсчете счета 01. Он продолжает начислять на него обычную амортизацию: дебет 20 «Основное производство», кредит 02 «Амортизация основных средств».

Если владелец авто – сотрудник нанимателя

Договор аренды заключается по форме «без экипажа». Если стороны не договорились об ином, сотрудник – хозяин машины — оплачивает только прохождение техосмотра. Остальные платежи вносит сам арендатор, а именно:

• страховку;
• парковку;
• заправку;
• ремонт;
• компенсацию за использование в служебных целях личной машины – арендную плату по договору.

Для организации или физлица-работодателя эти платежи являются расходами, то есть учитываемыми при налогообложении средствами. Чтобы уменьшить налоговую базу, они должны обязательно подкрепляться платежными документами (чеками с заправок, копией страхового талона и т.п.). Бухгалтерский учет подобен описанному выше с учетом нескольких нюансов.

К СВЕДЕНИЮ! Если договор аренды заключен с собственным сотрудником, то вместо счета 76 следует применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример проводок для аренды автомобиля сотрудника:

• дебет 0001 – принятие машины сотрудника на забалансовый учет по определенной договором стоимости;
• дебет 26, кредит 73 – начисление платы за пользование автомобилем работника;
• дебет 73, кредит 68 – удержание НДФЛ с сотрудника, получившего доход – арендную плату;
• дебет 73, кредит 51 – перечисление сотруднику арендной платы минус подоходный налог на карточку;
• дебет 10, кредит 60 – учет топлива и смазочных материалов (по чеку, без налога);
• дебет 19, кредит 60 – НДС по ГСМ;
• дебет 68, кредит 19 – вычет НДС;
• дебет 26, кредит 10 – списание топлива;
• дебет 90, кредит 26 – учет остальных расходов;
• 001 – возврат сотруднику автомобиля.

Налоговые вопросы аренды ТС

Следует учесть нюансы начисления НДС, налога на прибыль и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.

Аренда без экипажа

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

• арендодатель предъявил счета-фактуры с выделенным НДС;
• автомобиль применяется для действий, облагаемых данным налогом;
• есть приемочный акт на автомобиль.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Аренда с экипажем

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль, если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

• если водитель – не сотрудник организации, это будут затраты на оплату труда;
• если хозяин машины работает в фирме и «шоферит» на нее свободное время, это будет «прочий расход по реализации и производству».

Договор безвозмездной аренды транспортного средства образец бланк

Автомобили давно перестали являться роскошью. Уже много лет люди избавлены от идеи купить одну машину на всю жизнь.

Поэтому в нынешнее время существует огромное количество возможностей использовать автомобили. Одной из таких возможностей является его передача в аренду.

Оформление арендных отношений

Арендные отношения возможны двух видов:

• Первый вид заключен в получении денег за то, что другое лицо пользуется авто.
• Второй вид – безвозмездный. Это означает, что машина отдается временно человеку, поэтому деньги не взимаются. Так, например, транспортные средства передаются родственникам, детям и так далее.

Чаще всего граждане при этом шаге оформляют доверенность. В настоящее время эта процедура крайне упрощена. Но это не является правильным, хотя и законным.

Причины, по которым доверенности недостаточно, будут заметны из текста данной статьи. А точнее, из текста того документа, речь о котором пойдет далее. Документ этот именуется «договором безвозмездной аренды транспортного средства».

Суть и значение договора безвозмездной аренды транспортного средства

Может показаться, что оформление этой бумаги не обязательный шаг и достаточно одной лишь доверенности. Для начала хотелось бы заметить, что доверительные взаимоотношения предполагают только лишь право управлять транспортным средством.

Практически доверенность не позволит требовать от того, на кого она выписана, пожалуй, ни одного из возможных материальных убытков. А теперь рассмотрим возможности договора.

При правильном его оформлении с арендатора (принявшей авто стороны) можно будет требовать оплачивать страховку, производить техническое обслуживание, поддерживать автомобиль в надлежащем состоянии.

Оплачивать все необходимые ремонтные и сервисные работы и так далее. И самое главное, этот документ позволяет законным способом заставить это делать, а в случае невыполнения условий – привлечь арендатора к ответственности.

Помимо возмещения затрат можно будет получить и дополнительные деньги в виде штрафных санкций. Доверенность всего этого позволить не может.

Достичь всего этого можно, если договор составлен правильно. Для этого к процессу необходимо привлечь опытного юриста. Либо воспользоваться образцами, примерами и бланками, которые находятся под данным текстом.

Правильное оформление договора

У этого документа обязательно должны быть: название, дата, указание города, в котором происходило событие, полные реквизиты сторон, их подписи.

То, что аренда безвозмездна, должна свидетельствовать соответствующая запись. Отсутствие арендной платы не дает права считать договор таковым. Все требования, описанные в предыдущем разделе статьи, должны найти отражение в тексте документа.

Особое внимание нужно уделить объекту и субъектам соглашения. Это означает, что в тексте нужно максимально подробно идентифицировать участников и передаваемое транспортное средство.

Ниже расположен типовой бланк и образец договора безвозмездной аренды транспортного средства, вариант которого можно скачать бесплатно.

Договор аренды авто у сотрудника, на котором он сам же будет ездить

Организации не всегда выгодно приобретать и содержать собственный транспорт. Вариантом решения вопроса с нуждаемостью в поездках становится использование личного автомобиля сотрудника. Для этого составляется договор аренды авто, на котором он сам будет ездить.

Как составить договор аренды авто у сотрудника, на котором он сам же будет ездить?

Эксплуатировать имущество работника в рабочих целях можно при условии оформления документально. Работодатель обязан компенсировать связанные с этим расходы в силу ст. 188 ТК РФ.

Производится доплата на основании договора аренды автомобиля, который может быть составлен как без экипажа, так и с экипажем.

В первом случае организация арендует только транспортное средство, во втором – с условием, что сотрудник будет ездить на нем сам.

Если за рулем будет находиться только сам собственник (работник организации), то речь идет об аренде с экипажем. Все необходимые моменты должны быть закреплены договором.

В соответствии с документом работник предоставляет работодателю машину во временное владение и пользование за установленную плату, при этом оказывает своими силами услуги по управлению и технической эксплуатации.

Правоотношения регулируются ст. 632 ГК РФ.

В договоре аренды авто под управлением работника должны быть следующие реквизиты:

1. Наименование документа, дата и место составления.
2. Информация о сторонах отношений: ФИО, паспортные данные, адрес регистрации – для сотрудника-арендодателя, наименование организации, реквизиты представителя – для работодателя-арендатора.
3. Полное описание транспортного средства, передаваемого во временное владение и пользование. Характеристики должны соответствовать технической документации. Сведения о ПТС, СТС, правоустанавливающем документе, полисах ОСАГО или КАСКО.

Указывается также стоимость автомобиля в качестве оценочной для возмещения возможного ущерба. Прописываются данные имущества, передаваемого в аренду вместе с ТС.

1. Информация о том, что услуги по управлению и технической эксплуатации будет осуществлять сам работник. Прописываются сведения о трудовом договоре, заключенном с ним.
2. Права и обязанности сторон, включая выполнение капитального и текущего ремонта ТС, страхованию и т.д.
3. Размер арендной платы и порядок ее внесения.
4. Ответственность сторон.
5. Срок действия договора и порядок его расторжения.
6. Иные положения по договоренности сторон.
7. Реквизиты арендодателя и арендатора, их подписи с расшифровкой.

Документ составляется в двух экземплярах равной юридической силы.

Необходимо также предусмотреть передаточный акт, где будут указано техническое состояние автомобиля на момент его передачи. Акт также подписывается обеими сторонами. У каждого участника сделки остается по экземпляру договора аренды и акта приема-передачи.

На что обратить внимание?

Такого вида соглашение между работодателем и работником имеет свои особенности:

• если автомобиль находится в совместной собственности, необходимо от супруги арендодателя получить нотариальное согласие на сдачу его в аренду;
• пропишите все моменты, касающиеся текущего и капитального ремонта арендуемого ТС, они должны производиться за счет арендодателя;
• организация, выплачивающая работнику плату за аренду его автомобиля, выступает для него налоговым агентом, т.е. должна исчислять и удерживать НДФЛ (сумма арендной платы будет зачисляться за вычетом налога);
• арендодатель (работник) должен самостоятельно страховать свою машину;
• арендатор (организация) несет расходы на эксплуатацию ТС в коммерческих целях: оплату бензина и расходных материалов.

Форма договора аренды автомобиля у работника

Законодательством не установлено строгой формы документа. Она обычная письменная, где учтены все договоренности сторон, не противоречащие действующим нормативным актам.

Образец договора аренды личного автомобиля в служебных целях

Составить договор аренды автомобиля у самого сотрудника можно по представленному образцу, прописав свои реквизиты.

Скачать договор

Бланк

Распечатайте ниже бланк и заполните самостоятельно его при аренде автомобиля у сотрудника.

Скачать договор

Автомобиль в безвозмездное пользование: на что обратить внимание в договоре

Организации, у которых нет или недостаточно своих транспортных средств, вправе использовать чужие. Это можно сделать в том числе по договору безвозмездного пользования автомобилем. Что нужно знать об этом договоре, в чем его особенности и на какие условия обратить внимание?

Особенности договора безвозмездного пользования автомобилем

По договору безвозмездного пользования автомобилем одна сторона (ссудодатель) передает или обязуется передать автомобиль во временное пользование бесплатно другой стороне (ссудополучателю). Ссудополучатель в свою очередь обязан вернуть тот же автомобиль в том же состоянии с учетом нормального износа .

Для договора безвозмездного пользования автомобилем характерно:

1) ссудодатель обязан передать автомобиль вместе со всеми необходимыми документами . Это могут быть: свидетельство о регистрации автомобиля, сертификат о прохождении государственного технического осмотра и др. Если документы не переданы, то ссудополучатель вправе потребовать по своему выбору :

• — их предоставления;
• — расторжения договора и возмещения понесенного им реального ущерба.
• На заметку
  Реальный ущерб — ущерб, который причинен ссудополучателю по причине непредоставления ссудодателем документов и (или) принадлежностей автомобиля. Это могут быть расходы ссудополучателя, утрата или повреждение его имущества ;

2) ссудополучатель должен использовать автомобиль в соответствии с его назначением, если иное стороны не установили в договоре . В противном случае ссудодатель вправе потребовать расторжения договора и возмещения убытков .

Пример. ООО «Альфа» передало автомобиль ООО «Омега» по договору безвозмездного пользования. В нем было указано, что автомобиль будет использоваться для перевозки пассажиров.

Однако ООО «Омега» перевозило в салоне автомобиля грузы (строительные материалы). В результате обивка сидений была порвана, салон авто загрязнен.

В данном случае ООО «Альфа» вправе требовать возмещения расходов на замену обивки сидений и чистку салона;

3) во время пользования автомобилем ссудополучатель может провести улучшения автомобиля. Если улучшения отделимы, то ссудополучатель вправе оставить их себе при возврате автомобиля . Например, установленная им стереосистема может быть демонтирована. Стоимость неотделимых улучшений будет возвращена, только если они произведены по согласованию со ссудодателем ;

1. 4) риск случайного повреждения, порчи или уничтожения автомобиля несет ссудополучатель. Ответственность наступает в следующих случаях :
2. — если автомобиль использовался не в соответствии с договором или не по назначению;
3. — если автомобиль был передан третьим лицам без согласия ссудодателя.
4. На заметку
   Согласие ссудодателя на передачу автомобиля третьим лицам можно оговорить в договоре или в дополнительном соглашении к нему;
5. — если ссудополучатель мог предотвратить гибель или порчу автомобиля, пожертвовав при этом своей вещью, но предпочел сохранить свою;

5) ссудодатель отвечает за вред, который причинен третьему лицу при использовании автомобиля, например в результате ДТП. За исключением случаев, когда вред причинен по умыслу или грубой неосторожности ссудополучателя или лица, которому он передал автомобиль .

Обратите внимание!
Ссудодатель вправе взыскать выплаченное им возмещение с лица, которое фактически причинило вред . Например, с водителя ссудополучателя, который управлял переданным автомобилем и совершил ДТП;

• 6) каждая из сторон договора безвозмездного пользования вправе требовать его досрочного расторжения. Ссудополучатель вправе заявить такое требование, если :
• — обнаружил недостатки автомобиля, которые препятствуют его использованию и о которых он не знал и не мог знать при заключении договора;
• — автомобиль стал непригодным для использования по независящим от ссудополучателя причинам;
• — ссудодатель не предупредил его о правах третьих лиц на автомобиль. Например, о том, что автомобиль находится в залоге;
• — ссудодатель не передал автомобиль или необходимые документы к нему.
• Ссудодатель вправе требовать досрочного расторжения договора, если ссудополучатель :
• — использует автомобиль не в соответствии с договором или назначением;
• — не поддерживает его в исправном состоянии;
• — существенно ухудшает состояние автомобиля;
• — передает его другим лицам без согласия ссудодателя.
• Условия договора, на которые нужно обратить внимание
• Договор безвозмездного пользования автомобилем должен содержать существенные условия. К ним относятся :

1) условие о предмете договора. В нем нужно точно определить автомобиль, который передается в безвозмездное пользование . Поэтому в договоре целесообразно указать:

1. — марку автомобиля;
2. — год выпуска;
3. — цвет;
4. — номер кузова;
5. — регистрационный номер;
6. — номер и дату выдачи свидетельства о регистрации.

Обратите внимание!
Если описание автомобиля не позволяет его идентифицировать, то договор не считается заключенным . Стороны не вправе требовать друг от друга его исполнения;

2) условия, которые любая из сторон считает обязательными для данного договора. Чтобы договор считался заключенным, по этим условиям также должно быть достигнуто соглашение сторон.

В договоре целесообразно указать срок его действия. Если он не определен, то договор безвозмездного пользования считается заключенным на неопределенный срок . Каждая из сторон может в любое время отказаться от него. Для этого необходимо уведомить другую сторону за один месяц. В договоре можно определить иной (больший или меньший) срок уведомления .

Требует внимания и срок передачи автомобиля от ссудодателя ссудополучателю. Его можно определить точной датой или периодом времени . Если ссудодатель не передаст автомобиль в установленный срок, то ссудополучатель вправе требовать расторжения договора и возмещения реального ущерба .

Законодательством не установлена обязанность сторон оформлять каким-либо образом передачу автомобиля от ссудодателя ссудополучателю и обратно. Однако факт передачи целесообразно подтвердить документально, например актом приема-передачи.

Ведь состояние автомобиля при передаче должно соответствовать его назначению и условиям договора .

При этом ссудодатель не несет ответственности за недостатки транспортного средства, о которых ссудополучатель знал или мог выявить их при осмотре автомобиля .

Возврат автомобиля тоже целесообразно оформлять актом. Это позволит зафиксировать сам факт возврата, состояние и степень износа автомобиля.

• На заметку
  Обязанность сторон оформить акт приема-передачи и его содержание можно закрепить в договоре.
• Если ссудодатель умышленно или по грубой неосторожности не укажет недостатки автомобиля в договоре и (или) акте приема-передачи, то ссудополучатель вправе по своему выбору :
• — требовать устранения этих недостатков ссудодателем за свой счет;
• — устранить недостатки самостоятельно или с помощью третьих лиц и требовать возмещения своих расходов;
• — требовать расторжения договора и возмещения реального ущерба.
• При этом ссудополучатель должен известить ссудодателя о выявленных недостатках автомобиля и выбранном способе защиты своих прав.

На заметку
Чтобы упростить исполнение договора, в нем можно определить срок и способ уведомления ссудодателя. Например, установить, что уведомление направляется по факсу в течение трех рабочих дней со дня обнаружения недостатков.

В свою очередь ссудодатель после получения такого уведомления может провести замену автомобиля на аналогичный в надлежащем состоянии . Законодательством установлено, что такая замена производится без промедления. Чтобы избежать различного толкования сторонами понятия «без промедления», целесообразно установить срок замены в договоре.

Обратите внимание!
Замена автомобиля с выявленными недостатками является правом ссудодателя. Ссудополучатель не может ее потребовать.

1. По общему правилу после получения автомобиля у ссудополучателя возникают обязанности :
2. — поддерживать автомобиль в исправном состоянии;
3. — нести расходы по его содержанию;
4. — проводить текущий и капитальный ремонт.

В договоре стороны вправе распределить эти обязанности иначе. Например, указать, что капитальный ремонт проводит ссудодатель.

Договор безвозмездного пользования автомобилем может быть заключен между нанимателем и работником. Иногда в такой договор включают условие, что в нерабочее время и (или) выходные дни ссудодатель — работник вправе пользоваться автомобилем.

Однако исполнение такого договора может вызвать затруднения. Например, при распределении расходов на содержание, ремонт, заправку автомобиля. Полагаем, такие взаимоотношения целесообразно оформлять как использование имущества работника для нужд нанимателя.

Это можно сделать в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему .

Обратите внимание!
При использовании автомобиля в служебных целях работник имеет право на компенсацию его износа (амортизации). Размер и порядок выплаты компенсации определяются по договоренности с нанимателем .

Договор аренды авто с последующим выкупом