Часто сотрудники используют личные транспортные средства на блага компании. Как правильно оформить договор аренды транспортного средства?

Договор аренды автомобиля регулируется статьями 642–648 Гражданского кодекса («Аренда транспортного средства без предоставления услуг по управлению и технической эксплуатации, или проще: «Аренда без экипажа»). Согласно ГК такой договор должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока, однако регистрировать его, в отличие от договора аренды недвижимости, не надо.

Самое привлекательное условие для компании в такой форме сотрудничества с водителем на личном авто прописано в статье 646 ГК: «Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией». Расходы в связи с эксплуатацией – это не только ГСМ; это и мойка, и ТО, и текущий ремонт, и страхование, и возмещение вреда, причиненного автомобилю. Однако стороны могут перераспределить обязанности по содержанию и эксплуатации арендованного автомобиля по своему усмотрению. Достаточно прописать в договоре, кто какие расходы несет.

Для того чтобы договор не вызвал претензий со стороны контролирующих органов, необходимо соблюсти ряд условий. По нашему мнению, заключению договора должен предшествовать приказ, в котором обосновывается необходимость аренды (например, обеспечение бесперебойной работы какой-либо из служб компании и т. п.) и дано поручение юристу или иному ответственному лицу подготовить проект договора.

Напомним, что сдавать имущество в аренду имеет право только его собственник либо лицо, уполномоченное законом или опять же собственником (ст. 608 ГК РФ).

Это значит, что для признания расходов арендатора работник, сдающий в аренду свой автомобиль, должен представить организации документы, подтверждающие его право владения на машину.

Такой бумагой является паспорт транспортного средства (ПТС). В период действия договора аренды в компании должна храниться его копия.

Кроме того, сотрудник должен передать фирме:

• свидетельство о регистрации автомобиля;
• талон техосмотра;
• страховой полис, если риски застраховал сам сотрудник.

После издания приказа и определения кандидатуры арендодателя стороны согласовывают условия аренды и составляют договор.

Договор обязательно должен содержать следующие данные:

• марку машины;
• год выпуска;
• цвет;
• номер кузова и двигателя;
• государственный регистрационный номер.

Если в договоре аренды эти данные отсутствуют, то он не считается заключенным (ч. 3 ст. 607 ГК РФ). Также стороны указывают восстановительную стоимость автомобиля по состоянию на момент его передачи арендатору. Она определяется по договоренности.

В договоре следует прописать порядок, условия и сроки внесения арендной платы. Как правило, она вносится ежемесячно в виде фиксированного платежа (подп. 1 ч. 2 ст. 614 ГК РФ).

Можно установить и иной порядок, например, в зависимости от времени работы, пробега, количества выездов (ст. 614 ГК РФ).

Если арендная плата установлена в твердой сумме, то ее размер может изменяться только по соглашению сторон и не чаще одного раза в год (ч. 3 ст. 614 ГК РФ).

При передаче автомобиля обязательно составляется акт приема-передачи. Его можно оформить произвольно или использовать форму № ОС-1, утвержденную постановлением Госкомстата от 21 января 2003 г. № 7.

В акте надо указать характеристики передаваемого автомобиля, его согласованную стоимость, пробег, а также техническое состояние по результатам осмотра.

Возврат арендуемой машины работнику также оформляется актом о приеме-передаче объекта основных средств.

Налоговые последствия 

В соответствии с подпунктом 10 пункта 1 статьи 264 НК РФ, арендная плата принимается в расходы для определения налогооблагаемой базы, поэтому для компании очень привлекательно ее увеличивать. Однако существует позиция Минфина по данному вопросу.

В ведомстве считают, что «при принятии решения о размере арендной платы за автомобиль организация должна руководствоваться ценами, сложившимися в данном регионе» (письмо Минфина от 19 августа 2005 г. № 03-11-04/2/52).

На практике определить рыночную стоимость будет сложно, и для организации в этом случае важно, что в соответствии с пунктом 6 статьи 108 НК обязанность по доказыванию обстоятельств, свидетельствующих о факте налогового правонарушения и виновности лица в его совершении, возлагается на налоговые органы. Все неустранимые сомнения в виновности лица толкуются в его пользу.

При исчислении налога на прибыль арендная плата учитывается в сумме фактических затрат в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ). Датой отражения арендной платы является день расчетов, предусмотренный в договоре, или последний день отчетного периода (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Налог на прибыль уменьшают обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные расходы, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). Экономическую оправданность легко обосновать – она указана в приказе, о котором говорилось выше.

Документами, подтверждающими использование арендованного транспортного средства в производственной деятельности организации-арендатора, письмом УФНС по г. Москве от 30 апреля 2008 г. № 20-12/041966.1 названы:

• приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками;
• заявки на использование арендованных автомобилей;
• копии путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения автомобилей и время их эксплуатации.

Особо заостряем ваше внимание на оформлении путевых листов, так как этот документ будет являться оправдательным и для разных расходов. Существует приказ Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152, который устанавливает обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов.

https://www.youtube.com/watch?v=IWAb2XITT2g\u0026pp=ygV80JTQvtCz0L7QstC-0YAg0LDRgNC10L3QtNGLINCw0LLRgtC-0LzQvtCx0LjQu9GPINC80LXQttC00YMg0YTQuNC30LjRh9C10YHQutC40Lwg0LvQuNGG0L7QvCDQuCDQvtGA0LPQsNC90LjQt9Cw0YbQuNC10LkgMjAyMw%3D%3D

В письме от 25 августа 2009 г.

№ 03-03-06/2/161 представители финансового ведомства изложили свою позицию: путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные вышеуказанным приказом, может являться оправдательным документом. Не отменена также унифицированная форма этого документа, утвержденная постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78. Таким образом, арендатор имеет выбор:

• либо применять типовые межотраслевые формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. № 78, с особым контролем наличия в них реквизитов, названных в приказе Минтранса № 152 (разрешается дополнять унифицированные формы необходимыми реквизитами);
• либо разработать собственную форму путевого листа с соблюдением требований приказа Минтранса № 152 (см. ст. 9 Закона № 129-ФЗ).

Не забудьте подтвердить

Расходы на обслуживание и эксплуатацию автомобиля можно подтвердить следующими документами:

• путевыми листами (письмо Минфина от 25 августа 2009 г. № 03-03-06/2/161);
• талонами на бензин, счетами-фактурами и товарными накладными, выданными топливной компанией;  
• картами и договорами с нефтяной компанией на обслуживание автомобилей организации на ее заправках; отчетами держателя топливной карты о движении горючего;  
• кассовыми чеками;   
• актами выполненных ремонтных работ, дефектной ведомостью, сметами работ, накладными, заказ-нарядами и т. п.;  
• квитанциями установленного образца об оплате услуг автостоянки, автомойки и т. п. (в чеке ККТ или товарном чеке должны быть указаны марка и государственный регистрационный номер машины, которая обслуживалась (письмо УФНС
• по г. Москве от 12 апреля 2006 г. № 20-12/29007). 

Для подтверждения расходов на страхование понадобятся:

• договор страхования автомобиля;
• копия лицензии страховой компании на осуществление данного вида страхования;

Договор аренды автомобиля между физическим лицом и организацией — Портал Татарстана

Довольно часто встречается ситуация, когда руководство или сотрудники компании используют свои личные автомобили для выполнения своих должностных обязанностей.

В этом случае, для возмещения их затрат, таких как, износ транспортного средства, затраты на ГСМ и прочие, необходимо заключать договор аренды автомобиля.

Данные отношения между физическими и юридическими лицами регулируются статьями 642-648 ГК РФ «Аренда автомобиля без экипажа».

Оформленный договор аренды транспортного средства без экипажа выгоден компаниям (по сравнению с другими видами возмещения затрат сотрудникам) за счет того, что в законе прописан довольно широкий круг затрат, которые можно возмещать физическому лицу – владельцу авто.

К таким затратам относятся не только ГСМ, но и ремонт машины, страхование ответственности (ОСАГО, КАСКО), автомойка и возмещение ущерба, причиненного автомобилю. На сумму все перечисленных понесенных расходов предприятие вправе уменьшить свою налогооблагаемую базу.

Предоставить автомобиль в аренду юридическому лицу может только собственник транспортного средства.

Для подтверждения права собственности, необходимо предоставить копию ПТС, которая должна храниться у организации-арендатора весь период действия договора аренды автомобиля.

Кроме того, арендодатель обязан предоставить в компанию свидетельство о регистрации ТС (техталон) и страховой полис ОСАГО (при его наличии).

 Далее составляется договор аренды автомобиля без экипажа. В договоре в обязательном порядке должна быть указана следующая информация:

• марка автомобиля;
• год изготовления;
• цвет кузова;
• номера двигателя и кузова авто;
• гос. регистрационный знак.

По ссылке ниже вы можете скачать готовый образец договора аренда автомобиля между юридическим и физическим лицом:

Скачать бланк договора аренды транспорта

В случае если какого-либо из вышеперечисленных реквизита не будет в договоре, то он может быть признан недействительным. Ко всему прочему, в договоре аренды автомобиля должна быть указана его текущая стоимость, которая определяется по договоренности сторон.

В договоре прописывается сумма арендной платы, обычно – фиксированная ежемесячная. Следует иметь ввиду, что данная плата может быть изменена только с заключением дополнительного соглашения к договору и не может быть пересмотрена чаще одного раза в год.

Передача авто оформляется актом, в котором указывается техническое состояние автомобиля, технические характеристики, пробег и стоимость.

Документы для подтверждения расходов на транспорт

Для принятия к бухгалтерскому и налоговому учету расходов, понесенных при обслуживании и эксплуатации арендованного автомобиля, необходимо документальное подтверждение. Кроме того, что должен быть оформлен договор аренды транспортного средства,  подтвердить расходы можно следующими документами:

• путевой лист – оформляется ежемесячно с указанием пройденного маршрута, пробега расхода топлива;
• подтверждающие расходы на ГСМ документы – кассовые чеки, товарные накладные и счета-фактуры;
• договор с топливной компанией на приобретение горючего;
• актами выполненных ремонтных работ, накладными и т.п.;
• квитанции об оплате автостоянки, мойки и т.п., в которых должны быть указаны марка и гос. номер авто.

Особое внимание необходимо уделить правильному оформлению путевого листа. Описание данного документа и его бланк и рекомендации к заполнению размещены в материале путевой лист автомобиля.

Налогообложение для физического лица – арендодателя автомобиля

Арендная плата, выплачивающаяся арендодателю по условиям договора аренды автомобиля, признается налоговой службой доходом физического лица, поэтому, как и все доходы, они облагаются НДФЛ в размере 13%. Данную сумму налога организация-арендатор, как налоговый агент обязана перечислить за физической лицо в виде налога, а оставшиеся 87% суммы аренды – арендодателю.

Все прочие расходы, понесенные на обслуживание авто физическим лицом возмещаются ему без каких-либо налогов, т.к. они не являются доходами.

Договоры аренды автомобиля 2023: скачать в .pdf

• Образец договора аренды автомобиля без экипажа, заключаемого между физическим (Арендодатель) и юридическим (Арендатор) лицом
  1. Предмет договора
  2. Условия договора
  3. Порядок расчетов
  4. Срок действия договора
  5. Ответственность сторон
  6. Другие условия
  7. Юридические адреса и реквизиты сторон
  8. Подписи сторон
• Образец договора аренды автомобиля без экипажа. Вариант, заключаемый между физическими лицами. Файл проверен юристами amulex.ru и содержит редакцию от 2023 года. Скачайте образец документа об аренде авто бесплатно.
  1. Предмет договора
  2. Права и обязанности сторон
  3. Порядок расчетов
  4. Ответственность сторон, порядок расторжения договора и рассмотрения споров
  5. Срок действия договора и заключительные положения
  6. Подписи сторон
• Образец договора аренды автотранспортного средства с правом выкупа, заключаемого между физическими лицами
  1. Предмет договора
  2. Арендная плата и расчеты между сторонами
  3. Права и обязанности сторон
  4. Особые условия
  5. Дополнительные условия
  6. Право собственности
  7. Срок действия договора
  8. Рассмотрение споров
  9. Прочие условия
  10. Подписи сторон
• Образец договора аренды автомобиля без оказания услуг по управлению им и по его технической эксплуатации. Автомобиль используется Арендатором строго для личного пользования. Договор аренды автомобиля заключается между юридическим (Арендодатель) и физическим (Арендатор) лицом
  1. Предмет договора
  2. Сроки действия договора
  3. Права и обязанности сторон
  4. Цена и порядок расчетов
  5. Порядок передачи автомобиля
  6. Ответственность сторон
  7. Основания и порядок расторжения договора
  8. Обстоятельства непреодолимой силы
  9. Разрешение споров
  10. Заключительные положения
  11. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон
  12. Подписи сторон
• Образец договора аренды автобуса в целях использования его в качестве служебного автотранспорта, заключаемого между юридическими лицами
  1. Предмет договора
  2. Размер арендной платы и порядок расчетов
  3. Права и обязанности сторон
  4. Ответственность сторон
  5. Действие непреодолимой силы
  6. Применимое право и порядок разрешения споров
  7. Срок действия и порядок расторжения договора
  8. Заключительные положения
  9. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон
  10. Подписи сторон

НАВЕРХ

Напишите нам! Работаем круглосуточно

ВКонтакте

WhatsApp

Viber

Telegram

Договор на аренду автомобиля (с физическим лицом)

Под договором на аренду автомобиля (с физическим лицом) понимается соглашение, устанавливающее арендные отношения между владельцем ТС и арендодателем. Обязательной стороной документа является установка платы за временное использование машины (ст. 642 ГК РФ).

Что нужно указать в договоре аренды автомобиля?

Составленный договор на аренду автомобиля (с физическим лицом) в обязательном порядке должен содержать в себе информацию следующего типа:

• Обязанности сторон по сохранению транспортного средства;
• Обязанности арендатора, касающиеся оплаты ТС;
• Сроки действия соглашения, условия предварительного его расторжения;
• Ответственность обеих сторон за повреждения машины;
• Ответственность арендатора по управлению и поддержанию технического состояния автомобиля.

При необходимости в договор на аренду автомобиля (с физическим лицом) может быть внесено разрешение владельца транспорта на управление им третьими лицами. Все данные требования, касательно составления и содержания документа, установлены ГК РФ (раздел IV, гл. 34, п. 3).

Документы для подтверждения расходов на транспорт

Все расходы, которые были понесены предприятием в результате обслуживания и эксплуатации транспортного средства по договору аренды автомобиля с физлицом, должны быть приняты к бухгалтерскому и налоговому учету.Подтвердить расходы можно следующими документами:

• Путевой лист — в данном документе указывается пройденный маршрут и расход топлива;
• Кассовые чеки, подтверждающие расходы на ГСМ;
• Акты выполненных работ (на текущий и капитальный ремонт автомобиля);
• Квитанции об оплате стоянки, автомойки и других услуг, обеспечивающих сохранность транспортного средства (в квитанциях обязательно должен быть указан индивидуальный регистрационный знак автомобиля).

Особое внимание стоит уделить заполнению путевого листа. Именно он относится к категории первичных бухгалтерских документов. Неправильное заполнение листа может стать причиной наложения штрафов со стороны налоговых органов.

Процесс налогообложения для арендодателя автомобиля

Арендная плата, которую предприятие выплачивает собственнику автомобиля, признается налоговой службой доходом физического лица. Это означает, что данный доход должен облагаться НДФЛ в размере 13%.

Предприятие, которое заключило договор аренды автомобиля, в данном случае является налоговым агентом.

Соответственно, оно обязано самостоятельно перечислять сумму налога в размере 13%, а оставшиеся 87% от размера арендной платы будут перечислены физическому лицу.

Условия заключения договора аренды автомобиля

Заключаться договор может на одном из условий: аренда транспортного средства с экипажем (ст. 632 ГК РФ) или без него (ст. 642 ГК РФ). В первом случае арендатор не претендует на право управления и технического обслуживания автомобиля. При заключении формы второго типа все обязанности (а также возможность управления ТС по доверенности) возлагаются на сторону, арендующую транспорт.

Сроки действия договора

Сроки действия соглашения устанавливаются непосредственно сторонами, устанавливающими свои подписи (владелец ТС и арендатор). Этапом вступления договора на аренду автомобиля (с физическим лицом) считается дата подписания документа. Заполнение бланка выполняется непосредственно заявителем или нотариусом.

Порядок подписания

Для верного оформления договора необходимо воспользоваться универсальным типовым бланком. Найти образец заполнения формы можно в интернете (распечатав его самостоятельно) либо непосредственно в нотариальной конторе (где и будет совершен процесс заверения). Данные вносятся в установленную форму вручную (арендодателем и арендатором).

Каждый договор должен содержать информацию личных данных обеих сторон (взятых с паспорта), особенности расчета, условия, характеристику предмета, ответственность физических лиц и дополнительные требования. На заполненном экземпляре проставляются подписи сторон, после чего документ подлежит нотариальному заверению.

Договор аренды транспортного средства без экипажа: предмет, срок, бланк

Правила проката написаны в параграфе 3.2 ГК РФ. А мы сделали шаблон договора и простыми словами рассказали, какие пункты стоит прочитать внимательно и, если возможно, переписать под себя. Все наши примеры — про автомобиль. Но сдавать в аренду можно любой транспорт: квадроцикл, катер или микроавтобус.  

Шаблон договора аренды транспорта без экипажа

Предмет договора: какой транспорт берут в аренду и ключевые условия

В первых пунктах договора пишут, какой конкретно транспорт берут в прокат. Без этого считается, что стороны не связаны обязательством. Арендодатель в любой момент может забрать машину обратно, а арендатор отказаться платить по тарифу.

В предмете принципиально прописать:

— О чём именно стороны договорились. В нашем случае это передача автомобиля на время без услуг водителя и техобслуживания.

• — Характеристики автомобиля: марка, номер двигателя, пробег и всё остальное.
• Пример: Арендодатель предоставляет Арендатору за плату во временное владение и пользование принадлежащий Арендодателю на праве собственности легковой автомобиль марки Lada Largus, 2018 года изготовления, VIN: 5465456515456jhj65, тип двигателя: бензиновый, цвет: белый, именуемый далее «автомобиль», без оказания услуг по управлению им, технической эксплуатации и обслуживанию.
• Право собственности арендодателя подтверждается паспортом транспортного средства серии 25 ТС № 05632, выданным 02 февраля 2018 г.

Транспорт сдаёт в аренду его собственник — физлицо или организация, либо человек с письменной доверенностью от него. Люди без доверенности не могут распоряжаться автомобилем. Чтобы не было вопросов, в договоре указывают данные ПТС или СТС владельца или номер доверенности.

Вот ещё пара пунктов, которые избавят арендатора и арендодателя от лишних споров.

— Цель эксплуатации автомобиля. Например, личные поездки по городу и области. Если арендатор решит таксовать, договор можно разорвать. А арендатор сможет вернуть автомобиль без штрафов, если истек срок ТО и поездки в область стали  небезопасны. Часто в договор прямым текстом записывают, что арендатору запрещено использовать автомобиль в качестве такси. Так можно.

— Какое допоборудование установлено на автомобиле. Если прописать, что в автомобиле, к примеру, установлен видеорегистратор, арендатор заплатит за его поломку или утерю. И наоборот: за всё, что не выписано на бумагу, арендатор не платит. 

Нужна ли доверенность

Доверенность для вождения чужой машины не нужна с 24 ноября 2012 года. Инспекторы на дороге не оштрафуют за езду без неё. Арендатора просто вписывают в полис ОСАГО. Как вариант: делают полис ОСАГО с неограниченным числом водителей.

Но бывают ситуации, когда доверенность от арендодателя все-таки нужна. Например, чтобы забрать машину со штрафстоянки. Поэтому доверенность лучше оформить и вписать такой пункт в договор. Нотариально заверять не нужно, достаточно скачать и заполнить бланк из интернета.

Пример: Арендодатель при передаче автомобиля выдаёт Арендатору доверенность на управление им. При необходимости по запросу Арендатора Арендодатель выдаёт доверенность на ещё одного водителя в течение одного дня.

Срок аренды

В договор записывают срок, на который автомобиль взяли в аренду.

Пример: Настоящий договор аренды заключён на срок с 01 сентября 2021 года по 01 октября 2021 года.

Если срок не указать, ошибки не будет. Тут считается, что автомобиль сдали бессрочно. От бессрочного проката любая сторона может отказаться, предупредив за месяц. Этот срок в договоре можно сделать короче, например, пять дней.

Преимущественное право аренды и продление договора автоматом в аренде транспорта не работают.

Арендная плата

Арендную плату устанавливают по ставке за час, день, месяц или любую другую единицу времени. В этот же пункт добавляют срок и порядок оплаты. С арендатора можно взять аванс или вообще стопроцентную предоплату.

Пример: Арендная плата по настоящему договору составляет 30 000 рублей в месяц и оплачивается Арендатором ежемесячно не позднее 5 числа месяца, следующего за расчётным, путём перечисления денежных средств на банковский счёт Арендодателя.

Ещё пример: Арендная плата за автомобиль устанавливается в размере 10 000 рублей за всё время аренды и оплачивается арендатором полностью в момент подписания настоящего договора путём перечисления денежных средств на банковский счёт арендодателя.

При длительной аренде арендодатель может без согласия арендатора один раз в год поднять плату. Чаще — только по обоюдному согласию.

За просрочку платежа можно прописать неустойку.

Депозит 

Депозит — это сумма денег, которую арендатор передаёт арендодателю. Если арендатор не оплатит аренду, проткнёт шину или на автомобиль придёт штраф с дорожных камер, арендодатель возьмёт своё из депозита. Если арендатор не накопил долгов, в конце депозит возвращают или засчитывают за последний арендный платеж.

Условие о депозите необязательное. Его включают в договор, если стороны согласны.

Пример: При оформлении настоящего договора Арендатор вносит на банковский счёт Арендодателя 15 000 рублей в качестве депозита.

Сумма депозита обеспечивает исполнение обязательств Арендатора по настоящему договору, в частности, уплаты всех штрафов, наложенных на собственника автомобиля в период аренды за нарушение Арендатором Правил дорожного движения, расходов на ремонт автомобиля, восстановления документов на автомобиль, ключей от автомобиля и задолженности по арендной плате.

Депозит хранится у Арендодателя в течение 30 дней с даты возврата автомобиля, после чего возвращается на банковский счёт Арендатора.

Где и как передают транспортное средство

Если стороны далеко друг от друга, стоит договориться, где арендатор забирает автомобиль, ключи и документы.

Пример: Арендодатель обязуется передать автомобиль Арендатору в течение 1 рабочего дня с момента подписания настоящего Договора, а также свидетельство о регистрации транспортного средства, полис ОСАГО и ключи по адресу: г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 1.

Приём автомобиля оформляют актом. Если при осмотре арендатор увидел поломки или другие несоответствия договору, это отмечают в акте. Арендодатель обязан быстро устранить недостатки. Если устранение затянулось — заменить автомобиль, компенсировать ремонт или снизить арендную ставку. Без записи в акте арендодатель это делать не обязан.

Шаблон акта приёма-передачи автомобиля без экипажа

Осаго и каско

По закону арендатор обязан за свой счёт оформить полис ОСАГО на автомобиль. Но договором эту обязанность можно переложить на арендодателя. Плюс важно договориться какую страховку покупают: с одним конкретным водителем или с неограниченным числом. За отсутствие ОСАГО инспекторы на дороге оштрафуют арендатора.

Страхование каско на арендованный автомобиль оформляют по желанию. Штрафов за его отсутствие нет. Если стороны всё же решили оформить каско на автомобиль, в договор записывают, что из них платит за полис.

Ремонт и техосмотр

В период аренды ремонтировать автомобиль обязан арендатор. Правило нельзя менять в договоре. Арендатор обязан красить мелкие царапины, ремонтировать двигатель, менять резину и проходить техосмотр. 

Оплата бензина и другие расходы

Арендатор заправляет машину бензином на свои деньги. Все остальные расходы тоже на нём. Но можно договориться, что топливом обеспечивает хозяин машины. Тогда в договор вписывают соответствующий пункт. Ещё отдельным пунктом можно указать, какой маркой бензина обязан пользоваться арендатор.

Транспортный налог

По закону транспортный налог платит собственник машины. На время аренды не запрещено переложить налог на арендатора. Такое условие справедливо, когда транспорт отдают на очень длительный срок. Задача арендодателя здесь — сообщить арендатору сумму из налогового уведомления и проследить, чтобы платёж внесли вовремя.

Субаренда

По умолчанию арендатор сдаёт автомобиль в поднаем без согласия арендодателя. Если правило не устраивает, его меняют в договоре. Субаренду можно запретить совсем или обязать арендатора получить письменное согласие хозяина машины.

Но есть более интересное правило: арендатор может зарабатывать с помощью автомобиля. Единственное требование — не нарушать цель использования. Запретить подработку арендодатель не может. Поэтому арендатор может спокойно заключать договоры перевозки и оказания услуг.

Ответственность за аварию и штрафы ГИБДД

Арендованным автомобилем управляет арендатор или водитель, который сел за руль с его разрешения. Поэтому за виновное ДТП отвечает арендатор, но никак не арендодатель. Так пояснил Верховный суд РФ в п. 22 Постановлении Пленума № 1 от 26.01.2010 г. Именно арендатор оплатит ремонт машин и лечение пострадавшим, если не хватит компенсации по ОСАГО.

Ещё за виновную аварию арендатор оплатит ремонт автомобиля арендодателя.

Штрафы за нарушение ПДД тоже платит арендатор. Но если с нарушением поймают дорожные камеры, штраф пришлют собственнику машины. На этот случай можно прямо прописать в договоре, что арендатор на свои деньги оплачивает все штрафы от ГИБДД.

Пример: Арендатор обязуется самостоятельно уплачивать штрафы за нарушение ПДД и компенсировать расходы Арендодателя по уплате штрафов в течение 3 дней с момента направления Арендодателем требования, если протокол об административном правонарушении составлен на имя собственника автомобиля в период пользования Арендатором, в том числе по административным правонарушениям в случае их фиксации работающими в автоматическом режиме специальными техническими средствами.

Расторжение договора без суда

Закон говорит так: досрочно разорвать договор аренды можно в суде и только если одна из сторон нарушила договор. Гораздо удобнее — написать в договоре, что каждая сторона может отказаться от аренды автомобиля досрочно без суда.

Как правильно вернуть транспортное средство 

Арендованный автомобиль возвращают по акту. Вовремя или досрочно — значения не имеет. До подписания акта начисляется арендная плата по ст. 622 ГК РФ. 

Адрес возврата тоже стоит прописать заранее. 

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Кому принадлежат улучшения автомобиля

В период эксплуатации арендатор может за свои деньги поставить сигнализацию или поменять чехлы на сиденья. Всё это называется улучшением автомобиля. Когда договор закончится, каждый захочет забрать улучшения себе.

Отделимые улучшения забирает арендатор, неотделимые — арендодатель. Это правило из ст. 623 ГК РФ. Получается, арендатор снимет чехлы, а хозяину машины останется сигнализация. Если арендодатель письменно согласился на установку сигнализации, он обязан её компенсировать. Если нет — сигнализация останется у него без доплат.

В договоре правило об улучшениях можно менять как угодно.

Статья актуальна на  27.01.2022

Бухучет и налогообложение аренды автомобиля у сотрудника, без экипажа

Автомобиль – тот ресурс, без которого сложно обойтись любому предпринимателю и организации. Но в некоторых видах бизнеса он нужен не постоянно, поэтому не всегда целесообразно его приобретение в собственность. В таких случаях выручит аренда. Наиболее часто такой договор заключается с физическим лицом, в основном, это сотрудник. Можно воспользоваться и арендой у организации.

Как арендатору отражать операции по договору аренды автомобиля в бухгалтерском учете?

Рассмотрим, как правильно отражать финансовые последствия договора аренды автомобиля в бухгалтерском учете, а также как они отражаются на налогообложении.

Права и возможности арендополучателя автотранспорта

Аренда автотранспортного средства – это заключение договора, согласно которому означенное авто предоставляется во временное пользование его владельцем в пользу арендополучателя (ст. 34 Гражданского Кодекса РФ). Цели применения машины не оговариваются, естественно, по умолчанию они не должны быть незаконными.

• Как осуществляется налогообложение у арендатора при аренде ТС с экипажем у организации или ИП?
• Разновидностью аренды является фрахтование – договор на использование транспорта вместе с экипажем (водителем).
• Арендодателем авто может выступать лицо любого статуса:

• физическое;
• юридическое;
• индивидуальный предприниматель.

Наниматель машины при согласии арендодателя может заключить безвозмездный договор или договор ссуды. Если для нужд организации используется машина ее сотрудника, которой управляет он сам, фирма компенсирует ему затраты.

Как отражать в бухгалтерском учете расходы работника на каршеринг в командировке?

Все возможные варианты аренды – наем без экипажа, фрахт, безвозмездная аренда, ссуда или компенсация – по-разному отражаются в бухучете и влияют на налоговую нагрузку.

Договор аренды авто

Гражданский Кодекс РФ в ст. 606 разрешает предоставлять свое имущество, в том числе и автотранспортное средство, во временную эксплуатацию или владение и оформлять это соответствующим договором. Поскольку автомобиль – это движимое имущество, нотариально заверять или регистрировать у государства такой договор нет необходимости.

ВАЖНО! Не имеет значения, на какой срок и с какими особенностями заключается договор аренды – его надо оформлять исключительно в письменном виде.

Сроки действия такого договора могут быть лимитированы, но чаще их не прописывают, и срок действия остается неопределенным (ст. 610 ГК РФ).

Аренда ТС с экипажем (фрахт) предусматривает со стороны арендодателя не только предоставление автомобиля, но и оказание услуг по управлению, ремонту, техническому обслуживанию, хранению и т.п. (ст. 632 ГК РФ).

Члены экипажа являются представителями арендодателя – его работниками.

На время действия договора они должны будут выполнять распоряжения арендатора, касающиеся коммерческого применения арендованного транспортного средства.

Особенности оплаты их услуг изложены в договоре: если этот пункт пропущен, по умолчанию, членам экипажа платит арендодатель, поскольку их работодателем является именно он.

Аренда автомобиля без экипажа не предусматривает оказания дополнительных услуг, предоставляется в использование только сама автомашина (ст. 642 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если работодатель заключил договор аренды авто со своим сотрудником, это значит, что машина нанята без экипажа, ведь сотрудник не может быть работодателем самому себе.

Бухгалтерский учет операций при аренде автомобиля

Чтобы отразить в бухучете средства, которые связаны со взятием автомобиля в аренду, нужно первичное документальное основание. Таковым признан приемочный акт – документ, свидетельствующий о передаче ТС в пользование арендатора. В нем обязательно значатся:

• марка и модель автомашины;
• ее пробег на момент передачи;
• стоимость данного актива;
• данные технического осмотра;
• номер подписанного сторонами договора аренды.

Арендованный автомобиль регистрируется бухгалтером на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства», с него он будет списываться по окончании срока аренды и возвращаться назад владельцу. На баланс по счету 01 «Основные средства» его ставить нельзя, поскольку он не приобретается в собственность. По этой же причине не начисляется амортизация.

Финансы, которые сопровождают процесс аренды, будут отражаться на счетах, касающихся деятельности, которую ведет организация, по дебету счетов:

• 20 «Основное производство»;
• 23 «Вспомогательные производства»;
• 25 «Общепроизводственные расходы»;
• 26 «Общехозяйственные расходы»;
• 29 «Обслуживающие производства и хозяйства»;
• 44 «Расходы на продажу».

Примеры проводок для арендатора:

• дебет 20 (44), кредит 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» – арендная плата за пользование ТС начислена;
• дебет 76, кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» – удержание НДФЛ с суммы оплаты движимого имущества, которое арендовано у физлица;
• дебет 76, кредит 50 «Касса» (51«Расчетный счет») – передача средств за использование арендованного транспорта.

Примеры проводок для арендодателя:

• дебет 76, кредит 91.1 «Прочие доходы» – отражаются начисления арендной платы за автомобиль;
• дебет 51, кредит 76 – получение средств в уплату за аренду автомашины.

Арендодатель остается собственником актива – движимого имущества, которое учитывается на специальном субсчете счета 01. Он продолжает начислять на него обычную амортизацию: дебет 20 «Основное производство», кредит 02 «Амортизация основных средств».

Если владелец авто – сотрудник нанимателя

Договор аренды заключается по форме «без экипажа». Если стороны не договорились об ином, сотрудник – хозяин машины — оплачивает только прохождение техосмотра. Остальные платежи вносит сам арендатор, а именно:

• страховку;
• парковку;
• заправку;
• ремонт;
• компенсацию за использование в служебных целях личной машины – арендную плату по договору.

Для организации или физлица-работодателя эти платежи являются расходами, то есть учитываемыми при налогообложении средствами. Чтобы уменьшить налоговую базу, они должны обязательно подкрепляться платежными документами (чеками с заправок, копией страхового талона и т.п.). Бухгалтерский учет подобен описанному выше с учетом нескольких нюансов.

К СВЕДЕНИЮ! Если договор аренды заключен с собственным сотрудником, то вместо счета 76 следует применять счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Пример проводок для аренды автомобиля сотрудника:

• дебет 0001 – принятие машины сотрудника на забалансовый учет по определенной договором стоимости;
• дебет 26, кредит 73 – начисление платы за пользование автомобилем работника;
• дебет 73, кредит 68 – удержание НДФЛ с сотрудника, получившего доход – арендную плату;
• дебет 73, кредит 51 – перечисление сотруднику арендной платы минус подоходный налог на карточку;
• дебет 10, кредит 60 – учет топлива и смазочных материалов (по чеку, без налога);
• дебет 19, кредит 60 – НДС по ГСМ;
• дебет 68, кредит 19 – вычет НДС;
• дебет 26, кредит 10 – списание топлива;
• дебет 90, кредит 26 – учет остальных расходов;
• 001 – возврат сотруднику автомобиля.

Налоговые вопросы аренды ТС

Следует учесть нюансы начисления НДС, налога на прибыль и подоходного налога, связанного с арендоваными транспортными средствами.

Аренда без экипажа

НДС принимается арендатором к вычету, если соблюдены следующие условия:

• арендодатель предъявил счета-фактуры с выделенным НДС;
• автомобиль применяется для действий, облагаемых данным налогом;
• есть приемочный акт на автомобиль.

Налог на прибыль с аренды автомобиля учитывается в последний день отчетного периода по данному налогу. Иными словами, арендные платежи в качестве расходов уменьшают налоговую базу. Они входят в «Прочие расходы по производству и реализации», если организация применяет метод начисления.

НДФЛ отчисляется у сотрудника, если он сдал в аренду авто своему работодателю, который сам является его налоговым агентом. Он отчисляет 13% с получаемой арендной платы. Если личный автомобиль сдан в аренду другой организации, а не своему начальству, отчислять 13% должен «родной» работодатель.

Аренда с экипажем

Хозяин машины, которую предприятие зафрахтовало, сам обслуживает ее и несет сопутствующие расходы, потому что по факту он как бы временно становится сотрудником предприятия. Оно, в свою очередь, своевременно вносит арендную плату и чаще всего оплачивает расходы на топливо, потому что без него машина не сможет функционировать. Эти затраты и ложатся в основу учета налогооблагаемой базы.

НДС платится по такой же схеме, как и при аренде без экипажа.

НДФЛ в обычном размере 13% удерживается, только если машина принадлежит физическому лицу. Если она в собственности у организации, НДФЛ с зарплаты водителя не платится. То же касается страховых взносов – они удерживаются только при аренде у физлиц.

Налог на прибыль, если владелец авто – физлицо, делится на две группы: расходы на аренду автомобиля и затраты на оплату услуг водителя. Арендные платежи учитываются так же, как если владелец – юрлицо либо автомобиль арендуется без экипажа. А вот плата шоферу может быть признана расходом по-разному:

• если водитель – не сотрудник организации, это будут затраты на оплату труда;
• если хозяин машины работает в фирме и «шоферит» на нее свободное время, это будет «прочий расход по реализации и производству».