Ильдар Мустафин, Экономист-финансист

С необходимостью привлечения дополнительной рабочей силы сталкивается почти каждый предприниматель — кто-то на этапе создания бизнеса, кто-то при его расширении. Ответственность и обязанности работодателя не зависят от организационно-правовой формы, и поэтому ИП при найме придётся соблюдать те же требования, что и для организации. Рассмотрим поподробнее, в чём они заключаются. Также нам интересно, как официально устроить сотрудника в ИП.

Как оформить сотрудника в ИП? Есть два разрешённых, законных способа:

1. заключить с ним трудовой договор (ТД). Такой вариант актуален, если обязанности работника носят рутинный, повторяющийся характер. Например, менеджер по снабжению занимается обеспечением производства на постоянной основе — каждый месяц он формирует и управляет поставками сырья и материалов.
2. подписать с ним гражданско-правовой договор (ГПД). Этот способ применим при выполнении уникальных, разовых или регулярных услуг, которые ограничены по времени и имеют чётко выраженный результат. К примеру, ГПД на установку и обслуживание программного обеспечения. Исполнитель работает по заявкам, и объём работ может сильно отличаться в разные месяцы.

Как нанять сотрудника в ИП, зарегистрированного как ИП? Так же как и любое другое физлицо. Но при этом он может выступать только как гражданин без статуса ИП.

Если ИП-работодатель относится к категории микропредприятий (с выручкой до 120 миллионов рублей в год и штатом сотрудников до 15 человек), то он может применять более простую форму ТД и оформлять работников по упрощённой процедуре.

Проще всего оформить ГПД. От исполнителя потребуются:

Реквизиты этих документов нужно указать в договоре. ГПД оформляется и подписывается в двух экземплярах (по одному для каждой из сторон). На этом всё.

Чтобы ввести сотрудника в штат и подписать с ним ТД, нужно будет пройти целую процедуру. Особенно при оформлении первого работника.

Рассмотрим упрощённый порядок оформления трудовых отношений, так как по умолчанию ясно, что ко времени первого найма ИП будет соответствовать уровню микропредприятия.

Но чтобы быть полностью в этом уверенным, нужно зайти на специальный сервис ФНС России, вбить ИНН и получить подтверждение.

Вся процедура оформления состоит из 7 этапов:

1. формирование штатного расписания;
2. подписание ТД с работником;
3. издание приказа о приёме на работу (можно не делать);
4. заполнение трудовой книжки (если у работника бумажный вариант);
5. отправка сведений в ПФР;
6. оформление личной карточки (не обязательно);
7. регистрация в ФСС в качестве работодателя.

Этапы 1 и 7 нужны только при найме первого работника. Но если новая должность не была предусмотрена в штатном расписании, его необходимо изменить.

Любая должность вводится на основе штатного расписания (ШР). ИП сам решает, какое количество работников ему нужно и сам определяет размер вознаграждения. Речь идет только о сотрудниках, работающим по ТД. Форма ШР может быть любой, но должна обязательно содержать информацию о:

• наименовании работодателя;
• номере и дате документа;
• периоде начала действия ШР;
• общем количестве единиц в штате;
• наименовании структурного подразделения;
• наименовании должности;
• количестве единиц по должности;
• об окладах, надбавках, общей сумме выплат по должности.

Документ заверяется самим ИП и главным бухгалтером (при наличии). Сам ИП не должен включаться в ШР.

Форма Т-3

ШР без приказа не действительно. В приказе нужно прописать пункты о:

• утверждении ШР;
• дате начала действия;
• о контроле за его исполнением.

Образец приказа

После подбора кандидата и собеседования с ним нужно заключить ТД, срочный или бессрочный — в зависимости от соглашения сторон.

Можно обойтись без заявления о приёме на работу. Но если оно требуется, его форма определяется работодателем.

От будущего сотрудника понадобятся:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• бумажная трудовая книжка (БТК) или форма СТД-Р, если был отказ от использования БТК;
• СНИЛС;
• документы воинского учета (военный билет или приписное удостоверение);
• документ об образовании или квалификации;
• справка об отсутствии судимости (если деятельность этого требует);
• справка о доходах и страховых взносах за 2 последних года и текущий год по форме 182-н;
• справка-приложение к 6-НДФЛ за текущий год;
• бланк-согласие на обработку персональных данных.

Два последних пункта нужны, если претендент до этого работал на других предприятиях.

На основании представленных документов заполняются кадровые документы. Сведения СТД-Р, справка по форме 182-н и справка-приложение к 6-НДФЛ нужны в оригинале.

Пример трудового договора

Как оформить работника в ИП официально? Только составив ТД. Первый лист трудового договора между ИП и сотрудником.

Весь ТД можно скачать здесь

Есть перечень профессий, на которые нельзя принимать людей без прохождения предварительного медосмотра и получения разрешения по состоянию здоровья (спортсмены, работники общепита, педагоги, работающие на транспорте, во вредных и опасных условиях, и т.д.).

Также без предварительного медосмотра нельзя брать на работу претендентов младше 18 лет (статья 69 ТК РФ). В таких случаях без справки от лечебного учреждения подписывать ТД нельзя.

После заключения ТД работника нужно ознакомить с должностной инструкцией (при наличии), инструкцией по охране труда, различными положениями (правила внутреннего распорядка, о коммерческой тайне, и т.д.).

Перестал быть обязательным с ноября 2021 года. Но издавать его не запрещается. Содержание приказа должно соответствовать условиям договора. Форма может быть любой, но обычно используют бланк Т-1.

Образец заполненного приказа о приёме на работу

Понадобится, если новый сотрудник не отказался от применения бумажного варианта. С 2021 года при первом трудоустройстве претендента ТК ему разрешено оформлять только в электронном виде. Когда отсутствует приказ, в БТК в качестве документа-основания нужно вписывать номер и дату ТД.

Запись о приёме в ТК

Не позже следующего рабочего дня после издания приказа или подписания ТД (если приказ не предусмотрен), нужно заполнить форму СЗВ-ТД на нового работника и отправить её в ПФР.

На основании сведений Пенсионный фонд зафиксирует найм сотрудника, если он пользуется электронным вариантом ТК.

Отчёт СЗВ-ТД о приёме на работу

Личная карточка — это желательный, но не обязательный атрибут кадрового учёта. Её можно и не заводить.

Туда заносятся реквизиты личных документов и персональные данные (ФИО, дата и место рождения, образование, квалификация, профессия, места работы, воинская обязанность, состояние в браке, и т.д.).

Используется унифицированная форма Т-2, состоящая из 4 страниц. Её заполняет ответственный за кадры специалист и подписывает сам работник. Срок хранения личной карточки — не менее 50 лет.

Туда должны вноситься все изменения которые происходят в период работы сотрудника.

Первый лист личной карточки сотрудника

Изначально, при открытии ИП, налоговая служба автоматически регистрирует налогоплательщика в Пенсионном фонде и в Фонде обязательного медицинского страхования. В ФСС регистрации не происходит, потому что ИП сам за себя не должен уплачивать взносы по временной нетрудоспособности и травматизму.

При первом заключении трудового договора ИП обязан подать заявление в ФСС на регистрацию в качестве страхователя. Ему на это даётся 30 календарных дней.

Аналогично, если заключается ГПД, в котором предусмотрена выплата страховых взносов на травматизм, нужно подавать свою форму заявления в те же сроки.

Соблюдение норм трудового законодательства жёстко контролируется государственными органами власти, а их нарушения строго наказываются. Особенно это касается юридических лиц — организаций и учреждений. К ИП-работодателям отношение более лояльное, но тем не менее, и их наказывают довольно ощутимо.

Штрафы для ИП мы собрали в отдельную таблицу:

Нарушение Санкции Основание

Неправильное оформление ТД или его отсутствие. Подмена ТД договором ГПХ	Штраф от 5 до 10 тысяч рублей в первый раз,от 30 до 40 тысяч при повторном нарушении	пункт 4 статьи 5.27 КоАП РФпункт 5 статьи 5.27 КоАП РФ
Отсутствие обязательного медосмотра	Штраф от 15 до 25 тысяч рублей в первый раз,от 30 до 40 тысяч при повторном нарушении	пункт 3 статьи 5.27.1 КоАП РФпункт 5 статьи 5.27.1 КоАП РФ
Допуск к работе без инструктажа по охране труда
Иные нарушения трудового законодательства	Штраф от 1 до 5 тысяч рублей в первый раз,от 10 до 20 тысяч при повторном нарушении	пункт 1 статьи 5.27 КоАП РФ,пункт 2 статьи 5.27 КоАП РФ

Мы рассмотрели вопрос, как ИП может официально устроить на работу сотрудника. Вариант только один — заключить трудовой договор или договор ГПХ. Подменять их нельзя, иначе будет грозить серьёзный штраф.

Издавать приказ не обязательно, но нужно вовремя отчитаться в ПФР, внести запись в ТК и завести личную карточку на работника. Основанием для приёма работника должно быть утверждённое руководителем штатное расписание.

Как правильно ИП принять на работу сотрудника? | Правила приема работника к предпринимателю — Контур.Бухгалтерия

При найме первого работника предприниматель совершает такие действия:

• Подписывает с сотрудником трудовой договор или один из вариантов гражданско-правового соглашения.
• Оформляет работника и выпускает необходимые инструкции и приказ — если выбрали трудовой договор.
• Регистрируется в СФР как работодатель, если заключил договор ГПХ с подрядчиком.

Отличие гражданско-правового договора от трудового договора

Какой договор выгоднее заключить предпринимателю с работником? Это зависит от целей и продолжительности сотрудничества.

Трудовой договор подразумевает, что новый сотрудник входит в штат предприятия и с этих пор выполняет конкретную работу, попадая под действие правил внутреннего распорядка.

Работодатель фиксирует штатные перемещения работника в электронной трудовой книжке и бумажной при наличии, издает приказы и должностные инструкции для него. Переводит НДФЛ в бюджет, уплачивает взносы в ФНС и ФСС.

Работодатель гарантирует работнику  зарплату два раза в календарный месяц, больничные, отпускные и другие блага по ТК РФ.

ИП-субъект малого предпринимательства может заключить с сотрудником срочный трудовой договор, если он на это согласится.

Обычно для этого нужно дополнительно учитывать характер работы и условия ее выполнения, но от малого бизнеса такого не требуют (ч. 2 ст. 58, ч. 2 ст. 59 ТК РФ).

Это право есть у ИП с численностью сотрудников меньше 35 человек включительно, а у бизнесменов из розницы и бытового обслуживания — до 20 человек.

Плюс срочного трудового для работодателя в том, что сотрудника гораздо проще уволить и при этом не нужно будет платить компенсации.

По гражданско-правовому договору физлицо самостоятельно выполняет работу или услугу и не вступает в штат предприятия. Порядок выплаты гонорара определяется соглашением сторон.

Договор нацелен на результат работы и заканчивает действие, когда работа выполнена и стороны подписали акт приемки. Регулирование отношений происходит в рамках Гражданского кодекса.

ИП может заключить с работником договор:

• подряда;
• агентирования;
• поручения;
• комиссии;
• возмездного оказания услуг.

Прием сотрудника и оформление документов

При зачислении сотрудника в штат выполните такие действия.

1. Запросите у работника список документов:

• Паспорт.
• Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности (справку СТД-Р или СТД-СФР) от прошлого работодателя.
• Страховое свидетельство — СНИЛС.
• Документы воинского учета.
• Диплом, сертификат, лицензию или другое свидетельство об образовании и профподготовке.

2. Помогите сотруднику написать заявление о приеме на работу

Заявление пишут от руки либо заполняют стандартную форму. 

3. Подпишите с работником трудовой договор

Правила заполнения трудового договора содержатся в ст. 57 ТК РФ. Составьте договор в двух экземплярах и зафиксируйте в нем условия оплаты труда. Сообщите обязанности сотрудника или предоставьте должностную инструкцию.

Ознакомьте работника с нормативными актами предприятия: инструкцией по охране труда, штатным расписанием, положениями о коммерческой тайне — при её наличии.

Затем работник письменно подтверждает, что ознакомился с этими материалами. 

Один экземпляр трудового договора предприниматель хранит у себя, другой забирает работник. Внизу договора, который предназначен ИП, перед подписью, работник пишет от руки: «Экземпляр трудового договора мною получен».

4. Оформите приказ о приеме сотрудника на работу (по желанию)

Приказ составляется по специальной форме, утвержденной ст. 57 ТК РФ. Согласуйте даты: сначала заключите договор и только затем издайте приказ. 

Важно! С ноября 2021 года приказ оформлять не обязательно (ст. 68 ТК РФ). Его заменяет трудовой договор. Знакомить сотрудника с приказом под подпись тоже больше не придется.

5. Заполните личную карточку работника по форме Т-2

Рекомендуется оформлять работнику личную карточку Т-2. Ведение карточки помогает разрешать возможные конфликты между сотрудником и ИП. В Контур.Бухгалтерии карточка заполняется в разделе «Сотрудники».

6. Сделайте запись в трудовой книжке

Если сотрудник принес бумажную трудовую книжку, внесите в нее сведения о приеме на работу в течение недели. В графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается полное наименование ИП.

В табличной части в графе 2 — дата приема на работу, и в графе 1 — порядковый номер записи.

В графе 3 сделайте запись о приеме на работу и назначении на должность, а в графе 4 укажите дату документа-основания: трудового договора или приказа.

Если сотрудник прежде нигде не оформлялся по трудовому договору, то предприниматель не заводит ему бумажную трудовую книжку, а просто подает в СФР форму ЕФС-1 о приеме сотрудника. Аналогично с сотрудниками, которые отказались от бумажных трудовых книжек еще у прошлого работодателя.

7. Подайте форму ЕФС-1 о трудоустройстве

Подайте в ПФР сведения о трудовой деятельности сотрудника (Раздел 1.1 формы ЕФС-1). Это нужно сделать и для тех, кто сохранил бумажную трудовую книжку, и для тех, кто полностью перешел на электронный формат.

Отправьте форму не позднее следующего рабочего дня после заключения трудового договора или оформления приказа (распоряжения) о приеме. Документ будет ждать ПФР по месту регистрации ИП.

Оформление завершено. Теперь учитывайте отработанные дни, начисляйте зарплату, рассчитывайте налоговые отчисления и взносы в фонды, и сдавайте отчеты по сотрудникам.

Регистрация нового работодателя в СФР 

Когда ИП принимает сотрудника по трудовому договору, он автоматически становится работодателем. До 2023 года он должен был зарегистрироваться в бывшем Фонде социального страхования в течение 30 дней. С работниками на ГПХ регистрация была нужна только в случае, если за сотрудника платились взносы на травматизм. 

С 2023 года при заключении трудовых договоров регистрироваться в СФР не нужно: фонд сам узнает из формы ЕФС-1, что ИП стал работодателем.

Заявление на регистрацию в фонде понадобится, только если ИП заключил с подрядчиком договор ГПХ и в нем есть условие об уплате взносов на травматизм (подп. 4 п. 1 ст. 6 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Тогда предприниматель должен отправить в СФР документы:

• заявление о постановке на учет (форма из приложения № 1 к административному регламенту, утвержденному приказом ФСС от 22.04.2019 № 214(;
• копия договора ГПХ, в котором прописана обязанность платить взносы на травматизм;
• копия своего паспорта.

Если ИП опоздает с регистрацией на 90 дней, ему грозит штраф 5 000 ₽, если больше трех месяцев — 10 000 ₽.

Теперь вы сделаете все правильно, и сотрудники помогут вывести бизнес на новый уровень!

Какие отчеты при приеме на работу нового сотрудника сдавать

Из нашей статьи вы узнаете:

При приёме сотрудника на работу, увольнении и других кадровых изменениях работодатель должен был отчитаться о них в ПФР по форме СЗВ-ТД. С 2023 года ПФР и ФСС образовали единый фонд — Социальный фонд России. Изменились и формы кадровой отчётности. Расскажем, какой отчёт сдаём при приёме на работу сотрудника в 2023 году.

Как изменилась отчётность при приёме на работу в 2023 году

На смену множеству разных отчётных форм по кадрам пришла единая форма сведений — ЕФС-1. Она состоит из двух разделов и нескольких подразделов, которые содержат сведения о трудовой деятельности сотрудников, о стаже, о страховых взносах, о результатах пройденных медосмотров и СОУТ.

При приёме сотрудника на работу необходимо заполнить и сдать в СФР не всю форму ЕФС-1, а только некоторые листы:

• титульный лист;
• подраздел 1;
• подраздел 1.1 подраздела 1 раздела 1.

Форма ЕФС-1, порядок её заполнения и сдачи утверждены постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 года № 245п.

Скачать форму ЕФС-1

Помимо этого, при трудоустройстве нового сотрудника работодатель обязан подать в СФР форму «Сведения о застрахованном лице». Она необходима для назначения и выплаты пособий. Форма отчёта утверждена приказом ФСС от 8 апреля 2022 года № 119.

Скачать форму «Сведения о застрахованном лице»

Сроки сдачи отчётов при приёме на работу в 2023 году

Сроки сдачи разделов-аналогов СЗВ-ТД при приеме на работу и в других случаях зависят от самого кадрового события.

Кадровое событие Срок сдачи

Приём или увольнение сотрудника, оформленного на основании трудового договора	Не позднее следующего рабочего дня после утверждения кадрового приказа
Прочие кадровые события у работника, трудоустроенного по трудовому договору	До 25 числа следующего месяца
Получение заявления о переходе на электронную трудовую книжку
Заключение или расторжение гражданско-правового договора на выполнение работ или оказание услуг	Не позднее следующего рабочего дня после заключения или расторжения договора

«Сведения о застрахованном лице» необходимо подать не позднее трёх рабочих дней со дня получения этих сведений от сотрудника. На самом деле, необязательно требовать у сотрудника эту информацию в первый день трудоустройства — некоторые работодатели предпочитают дождаться страхового случая. Но лучше сделать это заранее.

Как заполнить ЕФС-1 при приёме сотрудника на работу

Укажите на титульном листе информацию об организации:

• регистрационный номер в СФР (ПФР);
• сокращённое или полное название компании либо обособленного подразделения;
• ИНН и КПП компании. Если подаёте отчёт за юрлицо, в двух последних ячейках ИНН проставьте прочерки — они для ИП, у которых ИНН больше на две цифры;
• основной ОКВЭД организации;
• ОГРН или ОГРНИП. Для юрлица в начале ОГРН проставьте два ноля, графа больше на две цифры для ИП;
• телефон без скобок, плюсов и прочих символов;
• электронный адрес организации.

Затем переходите к заполнению подраздела 1.1. Для заполнения отчёта при приеме на работу понадобятся трудовой или гражданско-правовой договор, приказ о приёме штатного сотрудника и иные кадровые документы.

Графа Информация

1	Номер записи для каждого мероприятия в порядке возрастания
2	Дата кадрового мероприятия по приказу
3	Вид кадрового мероприятия по классификатору (в нашем случае «ПРИЕМ»)
4	Сведения о работе в регионах Крайнего Севера (если таких сведений нет, графу не заполняют)
5	Наименование должности в соответствии со штатным расписанием. Для госслужащих — код должности по реестру должностей.
6	Код выполняемой функции из Общероссийского классификатора занятий
7	Заполняется только при увольнении
8
9
10
11	Не заполняется в первичном отчёте, нужна для исправления ошибок

В графе 6 для исполнителей по ГПД указывают следующие коды:

Код Вид договора

ДГПХ	договор гражданско-правового характера о выполнении работ (оказании услуг)
ДАВТ	договор авторского заказа
ДОИП	договора об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
ИЗЛД	издательский лицензионный договор
ЛДПИ	лицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договор о передаче полномочий по управлению правами, заключённый с организацией по управлению правами на коллективной основе

В какой форме сдавать ефс-1

Если среднесписочная численность сотрудников и исполнителей по ГПХ — 10 человек и более, отчёт нужно подать в электронном виде. Если меньше 10, можно отчитаться на бумаге.

«Калуга Астрал» предлагает несколько сервисов для сдачи электронной отчётности. «Астрал Отчёт 5.0» — это удобный онлайн-сервис, в котором можно вести несколько организаций в режиме одного окна, «Астрал Отчёт 4.5» — программа для ПК, в которой есть всё для сдачи отчётности онлайн, а «1С-Отчётность» можно использовать в привычном интерфейсе 1С.

Как заполнить и сдать «Сведения о застрахованном лице»

Сведения о застрахованном лице заполняет сам работник. Работодатель только переносит указанные персональные данные в систему для сдачи отчётности и отправляет в СФР.

Отчёт состоит из семи блоков:

• ФИО, СНИЛС, дата рождения, пол, ИНН;
• информация о документе, удостоверяющем личность;
• данные о документах, подтверждающих временное или постоянное проживание на территории РФ (для лиц без гражданства и иностранных граждан);
• прочие сведения, дающие льготы при назначении и исчислении пособия;
• информация об адресе регистрации;
• информация о фактическом месте проживания (для случаев, когда способ выплаты пособия выбран почтовый перевод);
• сведения о способе выплаты пособия.

В конце указываются контакты работника и страхователя и согласие работника на передачу его данных в СФР.

Чтобы отправить «Сведения о застрахованном лице» в электронном виде, нужно обязательно заполнить первые два блока.

Способ получения пособия — необязательный блок для заполнения. Если нет возможности указать данные банковской карты сотрудника, например, она ещё в процессе выпуска, отправьте сведения без этой информации. Данные о способе получения пособия можно будет передать позже.

Штрафы за несдачу отчётности при приёме на работу

За неверное или несвоевременное предоставление сведений ЕФС-1 на штатных сотрудников должностному лицу грозит ответственность по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП. Это может быть предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей.

За нарушения в порядке сдачи и заполнения ЕФС-1 на исполнителей по ГПХ, наказание предусмотрено в ч. 1 ст. 15.33.2 КоАП. Размер административного штрафа тот же – от 300 до 500 рублей.

За несоблюдение электронной формы сдачи отчёта штраф составляет 1000 рублей.

За просрочку передачи в фонд сведений, необходимых для назначения и выплаты пособий, штраф составит 5 000 рублей (ч. 1-3 ст. 15.2 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ).

Регистрация в СФР в 2023 году

До 2023 года ИП-работодателям приходилось самостоятельно вставать на учет в ФСС и сниматься с учета. С 2023 года ПФР и ФСС объединились в единый Социальный фонд (СФР), и теперь порядок регистрации ИП-работодателей упростили.

Также новшества коснулись организаций с обособленными подразделениями. Мы проанализировали новый порядок регистрации и снятия с учета страхователей (приказ Минтруда от 07.12.2022 № 768н).

В статье расскажем подробно о порядке постановки на учет в Соцфонде и снятия с учета с 2023 года.

https://www.youtube.com/watch?v=IOOmHChDMCs\u0026pp=ygVQ0J_QvtC00LDRh9CwINC40L8g0LTQvtC60YPQvNC10L3RgtC-0LIg0L3QsCDQvdC-0LLQvtCz0L4g0YDQsNCx0L7RgtC90LjQutCwIDIwMjM%3D

Два выгодных нововведения для предпринимателей и одно — для организаций с обособленными подразделениями, которые открыли счет в банке, сами начисляют и делают выплаты сотрудникам.

Изменения для ИП

Отменили заявление о регистрации в качестве страхователя при заключении трудовых договоров

До 2023 года при найме своего первого сотрудника предприниматели должны были подать заявление о регистрации в ФСС, чтобы встать на учет в этом фонде. На подачу такого заявления закон давал 30 календарных дней со дня заключения договора. В Пенсионный фонд заявление не подавали — ПФР узнавал о найме сотрудника из формы СЗВ-ТД.

С 2023 года ФСС и ПФР объединились в единый Социальный фонд. В Соцфонд сдается аналог бывшей формы СЗВ-ТД — сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1. Из этого отчета фонд узнает о том, что ИП стал работодателем, поэтому дополнительно заявлять о факте трудоустройства сотрудников не требуется.

Отменили заявление о снятии с учета

До 2023 года с учета по соцстрахованию предпринимателей снимали по заявлению. Заявления подавали, если расторгли:

• последний трудовой договор;
• последний ГПД, в котором была прописана уплата взносов на травматизм.

С 2023 года Соцфонд снимает с учета в проактивном режиме, то есть без каких-либо заявлений. Теперь фонду достаточно для этого одной отчетности.

Если ИП расторг последние договоры концом 2022 года и не подавал заявление о снятии с учета, рекомендуем уточнить в своем отделении СФР, сняли ли ИП автоматически с учета по соцстрахованию или нужно подать заявление.

В законе нет переходных положений для такой ситуации.

Если ИП будет продолжать числиться страхователем по соцстрахованию, от него фонд будет ждать нулевые сведения о взносах на травматизм (бывший отчет 4-ФСС), а ФНС — нулевой расчет по страховым взносам (РСВ).

Изменения для организаций с самостоятельными ОП

Отменили заявление о снятии с учета

До 2023 года с учета по соцстрахованию обособленные подразделения снимали по заявлению.

С 2023 года Соцфонд снимает с учета без подачи заявления, на основании данных из ФНС.

Возможны только два случая, когда поставить на учет работодателя нужно самостоятельно, по заявлению. Один случай актуален для ИП, второй — для организаций. Эти случаи не новые, прописаны они в законе уже не первый год, и с 2023 года по ним применяется прежний порядок. Вот эти ситуации.

Предприниматель без работников должен встать на учет в СФР самостоятельно, если:

• заключил с физлицом гражданско-правовой договор (ГПД, ГПХ) на выполнение работ, оказание услуг, авторского заказа;
• в договор включили условие об уплате взносов на травматизм.

Организации сами ставят на учет свои обособленные подразделения (ОП), которые открыли счет в банке, начисляют и делают выплаты в пользу физлиц.

Фонд на основании заявления регистрирует заявителя только по травматизму. По другим видам страхования фонд регистрирует автоматически на основании данных из ФНС.

Если с заявлением опоздать, грозит штраф. Размер санкции зависит от времени просрочки. Если документы задержали на 90 календарных дней или меньше, оштрафуют на 5 000 ₽. Если опоздали более чем на 90 календарных дней, штраф — 10 000 ₽ (ст. 26.28 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Также возможен административный штраф от 500 до 1 000 ₽ (ст. 2.4 и 15.32 КоАП).

Способы регистрации в СФР

Документы, необходимые для регистрации в СФР, можно представить:

• электронно — через «Госуслуги» с ЭЦП;
• на бумаге — в СФР, через МФЦ или по почте.

При личном посещении фонда или МФЦ нужен паспорт либо иной документ, удостоверяющий личность. Подать документы может и уполномоченный представитель. Тогда нужен документ, удостоверяющий его личность, а также доверенность.

Компании и ИП с сотрудниками, которые были зарегистрированы в ПФР и ФСС по состоянию на конец 2022 года, не обязаны подавать заявление на регистрацию в новом фонде. СФР автоматически, в беззаявительном порядке, поставил на учет действующих страхователей.

Для вновь созданных компаний и ИП

По общему правилу Социальный фонд ставит компании и ИП на учет в фонде автоматически. При этом в качестве работодателей фонд ставит на учет организацию сразу после ее создания, а ИП — только после заключения предпринимателем первого трудового договора или договора ГПХ. Об этом событии Соцфонд узнает из отчетности.

https://www.youtube.com/watch?v=IOOmHChDMCs\u0026pp=YAHIAQE%3D

Чтобы Соцфонд своевременно поставил ИП-работодателя на учет, важно вовремя подавать сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1 (бывший отчет СЗВ-ТД). Срок сдачи сведений — день приема работника или заключения ГПД либо следующий рабочий день.

Отчет в электронном виде должны подавать страхователи, у которых работает более 10 человек, включая нанятых по ГПД. Даже если сотрудников меньше, с электронной отчетностью удобно отслеживать статусы документа: доставлен, принят. Первичный отчет всегда под рукой.

При необходимости можно скорректировать данные.

Уведомление о регистрации Соцфонд направляет страхователю в электронном виде:

• через «Госуслуги»;
• по электронной почте, которая указана в ЕГРЮЛ/ЕГРИП или в заявлении на регистрацию, если вставали на учет самостоятельно.

Вместе с уведомлением о регистрации в качестве плательщика взносов на травматизм Соцфонд вышлет уведомление о размере тарифа. У каждого страхователя тариф взносов на травматизм свой — он зависит от вида деятельности.

Уведомления на бумаге фонд может выдать по запросу страхователя в течение 3 рабочих дней. Запрашивать бумажные документы необязательно, для работы достаточно электронного варианта.

Регистрационный номер

Регистрационный номер в СФР можно посмотреть в уведомлении о регистрации, а также в выписке из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.

Социальный фонд снимает страхователей с учета автоматически. При этом организация числится на учете в качестве работодателя вплоть до закрытия бизнеса, а ИП — до прекращения последнего трудового договора или договора ГПХ. Об этом событии Соцфонд узнает из отчетности.

https://www.youtube.com/watch?v=IOOmHChDMCs\u0026pp=YAHIAQE%3D

Чтобы фонд своевременно снял ИП-работодателя с учета, важно вовремя подавать сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1 (бывший отчет СЗВ-ТД). Срок сдачи сведений — день увольнения работника или расторжения ГПД либо следующий рабочий день.

Соцфонд направляет бывшему страхователю уведомление о снятии с учета. Документ можно получить в электронном виде:

• через «Госуслуги»;
• по электронной почте, которая указана в ЕГРЮЛ/ЕГРИП или в заявлении на регистрацию, если вставали на учет самостоятельно.

На бумаге решение о снятии с учета можно получить по запросу в течение 3 рабочих дней.

По общему правилу Социальный фонд ставит компании и ИП на учет в фонде и снимает с учета в автоматическом порядке. Но есть редкие случаи, когда надо зарегистрироваться в СФР самостоятельно:

• ИП без сотрудников должен самостоятельно встать на учет в СФР в качестве страхователя в течение 30 дней с момента заключения первого договора ГПХ, по которому начисляются взносы на травматизм. При заключении трудового договора или обычного ГПД (без условия об уплате взносов на травматизм) регистрация пройдет автоматом;
• организации должны поставить на учет обособленные подразделения, которые открыли счет в банке, сами начисляют и делают выплаты сотрудникам.

Несмотря на то что постановка на учет работодателей теперь по общему правилу не требует никаких заявлений, расслабляться предпринимателям не стоит. Чтобы все сработало автоматически, нужно своевременно сдавать отчетность в СФР. Именно из нее фонд узнает, что ИП нанял работников.

Речь про сведения о трудовой (иной) деятельности по форме ЕФС-1 (бывший отчет СЗВ-ТД). Сдавать отчет нужно сразу в день найма сотрудника или максимум на следующий рабочий день. Сдавать такие оперативные отчеты, даже если сотрудников немного, удобно через бухгалтерскую программу.

СБИС проверит отчет перед отправкой по алгоритмам СФР и не даст отправить документ с критичными ошибками.

Ип нанимает сотрудника в 2023 году: какие нужны документы

Если индивидуальные предприниматель нанимает сотрудника, то сразу же превращается в работодателя, а это уже другие требования для документов и отчетов. Рассказываем, что нужно оформить при найме работников. 

Это нужно, чтобы прописать и закрепить условия работы, заработную плату, график и другие условия сотрудничества. Обычно подписывают два экземпляра: для сотрудника и работодателя.

Для заключения трудового договора нужно взять у сотрудника:

• Паспортные данные
• СНИЛС
• ИНН
• Трудовую книжку (при наличии)
• Военный билет (для мужчин)
• Выписку СТД-Р или СТД-ПФР (для тех, у кого нет трудовой книжки или для тех, кто перешел на электронную).

Кроме этого, работодатель имеет право запросить дополнительные документы. Например, диплом об образовании, медицинскую книжку или справку об отсутствии судимостей.

Трудовой кодекс разрешает нанимать сотрудников на испытательный срок на 3 месяца. Для руководителей и главбухов этот срок можно продлить до 6 месяцев. В это время можно платить меньше и предупреждать об увольнении за 3 дня, а не за 2 недели. Но трудовой договор все равно нужно заключать.

Если нанимать сотрудников без трудового договора, то ИП может получить штраф от 5 000 до 10 000 рублей. Если контролирующие органы снова найдут нарушение, то штраф увеличится.

Этот документ заводят для того, чтобы понять, сколько человек работает на ИП и какую работу они выполняют. Себя в качестве работника указывать не нужно. Обычно используют стандартную форму Т-3, в которой прописывают:

• Название отдела.
• Должность.
• Оклад.
• Надбавки.
• Месячная зарплата.

Штатное расписание — это документ, который нужно обязательно оформлять, если есть наемные сотрудники.

Небо — это удобный сервис для сдачи отчетов в ФНС, ПФР, ФСС и Росстат.

С октября 2021 года работодатели могут не издавать приказ о приеме на работу. Достаточно будет оформления трудового договора. Если есть необходимость для этого, то можно использовать стандартную форму или использовать свою.

Это нужно сделать, если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка и он не писал отказ в пользу электронной. Если сотрудник впервые устраивается на работу, то все сведения теперь собираются в электронном виде.

Это обязательное условие при приеме всех сотрудников. На следующий день нужно отправить сведения о трудовой деятельности в рамках отчета ЕФС-1 (подраздел 1.1 подраздела 1. «Сведения о трудовой (иной) деятельности»).

Это тоже необязательное условие и работодатель заполняет карточку по желанию. В ней прописывают основную информацию о сотруднике. Например, ФИО и паспортные данные. Для этого есть стандартная форма Т-2.

Сумма зарплаты не должна быть меньше, чем МРОТ. В 2023 году это 16 242 рубля. Бывает, что региональный МРОТ больше федерального показателя. Тогда ИП должен ориентироваться на региональный размер МРОТ.

Читайте нашу статью про МРОТ в 2023 году. 

ИП должен отправлять отчеты за сотрудников в ФНС:

• Расчет 6-НДФЛ. До 25 апреля, июля, октября. До 25 февраля следующего года по итогам года.
• Расчет по страховым взносам. До 25 апреля, июля, октября, января
• Персонифицированные сведения о физических лицах. 1 раз в месяц до 25 числа.

Остальные отчеты сдают в СФР. В нашей статье можно прочитать, когда и как это сделать.

Как ИП нанять сотрудника: пошаговая инструкция по оформлению – ИТ в логистике, бухгалтерия – АТИ, Центр: Система грузоперевозок

С расширением бизнеса приходит необходимость в найме новых сотрудников. «Клерк» пошагово разбирает, как происходит найм сотрудника индивидуальным предпринимателем и что нужно учесть при этом.

• Перед тем, как перейти непосредственно к пошаговой процедуре найма сотрудника, скажем пару слов о лимитах наемного персонала для ИП в разных ситуациях.
• Максимальное количество работников, которых ИП может принять в штат, зависит от нескольких факторов.
• Система налогообложения

На УСН максимальное количество сотрудников составляет – 130 человек (АУСН – 5 человек). На ПСН – 15 человек.

https://www.youtube.com/watch?v=NORmVgUGHFU\u0026pp=ygVQ0J_QvtC00LDRh9CwINC40L8g0LTQvtC60YPQvNC10L3RgtC-0LIg0L3QsCDQvdC-0LLQvtCz0L4g0YDQsNCx0L7RgtC90LjQutCwIDIwMjM%3D

Обратите внимание, что в расчет берется не реальное количество сотрудников, а их средняя численность, которая вычисляется по определенной формуле. При этом в ней учитываютсявнешние совместители и исполнители по ГПД.

1. Отнесение ИП к субъектам МСП
2. Если ИП рассчитывает на господдержку для субъектов МСП, он должен отвечать определенным условиям, одно из которых – ограниченное количество сотрудников.
3. Для микропредприятий лимит по работникам составляет – 15 человек, для малых предприятий – 100 человек, для средних – 250 человек.

4. В целом, порядок найма работника для ИП ничем не отличается от его приема работодателем-организацией.
5. Процедура оформления сотрудника включает в себя следующие шаги:

• Получение от работника документов.
• Ознакомление сотрудника с локальным нормативными актами.
• Заключение трудового договора.
• Оформление приказа о приеме на работу.
• Направление в СФР отчета ЕФС-1 о принятом работнике.
• Регистрация работника в системе индивидуального (персонифицированного) учета (если он не имеет СНИЛС или не зарегистрирован в этой системе).
• Направление в СФР сведений о застрахованном лице.
• Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она ведется)
• Оформление личной карточки сотрудника.

Рассмотрим более подробно каждый из указанных выше шагов.

При приеме на работу сотрудник обязан предоставить вам следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.

Представление иного документа должно быть обусловлено определенными причинами, такими как, например, недостижение возраста 14 лет, утрата паспорта или его замена, наличие иностранного гражданства.

К иным документам относятся, в частности, свидетельство о рождении, временное удостоверение личности, паспорт иностранного гражданина.

• Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности.

Если сотрудник продолжает вести трудовую книжку на бумаге, он предоставляет ее работодателю вместе со справкой СТД-Р с предыдущего места работы или СТД-СФР, взятую в СФР лично.

Если трудовая книжка сотрудника ведется в электронной форме, то он предоставляет только сведения о трудовой деятельности, полученные с предыдущего места работы или запрошенные в СФР.

Если работник устраивается на первую работу к ИП, то указанные документы он не предоставляет, а трудовая его начинает вестись в электронной форме.

Если сотрудник с опытом работы не принесет справку о трудовой деятельности и трудовую книжку (если она ведется на бумаге), то учесть его трудовой стаж, полученный ранее, будет невозможно.

Рекомендуйте сотруднику обратиться за получением такого документа к предыдущему работодателю или в СФР.

• СНИЛС или уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета.

Сотрудниками, зарегистрировавшимися в данной системе до 01.04.2019 года, предоставляется пластиковая карточка СНИЛС. А теми, кто встал на учет позднее, – уведомление о регистрации по форме АДИ-РЕГ.

Если сотрудник вообще не регистрировался в системе индивидуального (персонифицированного) учета, за него это делает работодатель. Подробнее об этом будет сказано ниже.

• Предоставляется только военнообязанными лицами и теми, кто подлежит призыву на воинскую службу.
• Если работа требует специальных знаний, работник обязан предоставить документ об образовании или наличии необходимой квалификации.
• К таким документам относятся аттестаты об общем и среднем общем образовании, диплом (о среднем профобразовании, бакалавра, специалиста и магистрата).

• Заявление о приеме на работу.

Этот документ не является обязательным к представлению работником, но на практике его составляют практически всегда.

В заявлении работник излагает свою просьбу о приеме на работу к ИП на конкретную должность и с определенного числа.

Требовать составление этого документа от работника работодатель не имеет права, так как он не является обязательным к представлению в рамках ст. 65 ТК.

Кроме указанных выше документов, у работника можно запросить в определенных случаях справку об отсутствии судимости, справку о том, является или не является он подвергнутым административному наказанию за потребление наркотических средств или психотропных веществ без назначения врача либо новых потенциально опасных психоактивных веществ, справку о доходах (для вычетов по НДФЛ).

Перед подписанием трудового договора сотрудника нужно ознакомить с локальными нормативными актами (ЛНА), которые связаны с его трудовой деятельностью (ч. 3 ст. 68 ТК).

Такими документами являются:

• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Положение об оплате труда и премировании.
• Правила и инструкции по охране труда.
• Правила хранения и использования персональных данных.
• Должностная инструкция.
• Коллективный договор.
• Иные документы.

ИП, являющиеся субъектами МСП, которые отнесены к микропредприятиям, вправе отказаться от ведения ЛНА. Но вместо них они обязаны прописать все существенные условия в трудовом договоре.

Ознакомление сотрудника с ЛНА производится под роспись на листе ознакомления с указанием ФИО работника и даты ознакомления. Кроме этого, такую отметку можно сделать и в трудовом договоре.

Трудовой договор с сотрудником заключается в письменной форме в двух экземплярах в срок не позднее 3 дней с даты начала работы. Один экземпляр договора остается у работодателя, а один у работника. На экземпляре работодателя работник должен поставить свою подпись, подтверждающую получение своего экземпляра документа.

Допускается заключение договора о дистанционной работе путем обмена электронными документами.

ИП-микропредприятие, отказавшийся от ведения ЛНА, должен заключить с сотрудником типовой договор, в котором будут отражены условия, которые в обычном порядке регламентируются ЛНА. Если работодатель не отказывается от ЛНА, то и заключать договор по типовой форме он не обязан.

В трудовой договор с сотрудником нужно включить все обязательные сведения, предусмотренные ст. 57 ТК.

Прием на работу оформляется трудовым договором. По своему усмотрению, ИП может на основании договора оформить приказ о приеме на работу.

Этот документ составляется по форме Т-1 (для одного работника) или Т-1а (для нескольких работников). Допускается разработка собственной формы, но такой документ должен отвечать условиям трудового договора.

При заполнении приказа по форме № Т-1 нужно учесть следующие моменты:

• Дата приказа не обязательна должна совпадать с датой подписания договора. Законом не оговорено, в какой срок должен быть составлен приказ.
• Если с сотрудником заключен бессрочный трудовой договор, то дату его окончания ставить не нужно.
• Структурное подразделение и должность отражаются в приказе в соответствии со штатным расписанием (если оно есть).
• Условия приема и характер работы, а также размер оклада прописываются так, как они отражены в трудовом договоре.
• Данные об испытательном сроке вносятся только, если он предусмотрен трудовым договором.
• Подписать приказ может как ИП, так и его уполномоченное лицо.

Если на работу принимаются несколько сотрудников, рекомендуем составить отдельно на каждого работника приказ по форме Т-1, а не общий Т-1а по всем.

Связано это с тем, что форма Т-1а содержит персональные данные каждого работника о сумме заработной платы. И это может вызвать определенные проблемы, так как с приказом должен быть ознакомлен каждый работник, в него включенный.

После оформления трудовых отношений с работником в СФР необходимо направить сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1.

Сделать это нужно в течение одного рабочего дня со дня подписания приказа о приеме на работу или трудового договора (если приказ не оформлялся).

Заполнению в данном случае подлежит только Титульный лист и подраздел 1.1 (аналог отмененного СЗВ-ТД).

Форма этого документа, а также порядок его заполнения приведены в постановлении Правления ПФ от 31.10.2022 № 245п.

Как было сказано выше, при отсутствии у сотрудника регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета работодатель обязан самостоятельно зарегистрировать его в СФР.

Если ИП принимает работника на дистанционную работу и обмен документами происходит с таким работником в электронной форме, то регистрировать его в СФР не нужно.