Электронные трудовые книжки — это сведения о трудовой деятельности работника, которые хранит Пенсионный фонд в электронном виде.

Фонду эти сведения сообщают работодатели в виде отчетов о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД (ч. 1 ст. 66.1 ТК РФ). Работники видят электронную трудовую в формах СТД-ПФР или СТД-Р.

В первой форме будет информация обо всех работодателях с 01.01.2020, во второй только об одном.

Но нельзя сказать, что электронная трудовая книжка — это то же самое, что бумажная. В электронной нет сведений о награждениях. А бумажную книжку с 1 сентября 2021 года разрешили печатать на компьютере (Приказ Минтруда России от 19.05.2021 № 320н).

Your browser does not support the video tag.

Электронная трудовая книжка — это цифровой набор сведений о трудовой деятельности работника с 2020 года. Информация хранится в зашифрованном виде на электронных ресурсах ПФР. К 2021 году все сотрудники должны были определиться с форматом, в котором будет вестись трудовая: в электронном или бумажном. Решение подкреплялось письменным заявлением работника.

Если сотрудник выбирает электронный вариант, бумажную трудовую выдают ему на руки и работодатель начинает сдавать сведения о трудовой деятельности работника в Пенсионный фонд. Если сотрудник не подал заявления, работодатель продолжает вести его трудовую на бумаге и все равно сдает сведения в Пенсионный фонд. Изменить своe решение можно в любой момент — у этого или следующего работодателя.

Основной плюс для работодателей в том, что полностью исключается риск утраты или порчи трудовой книжки. Цифровую трудовую потерять невозможно — все данные передаются в ПФР и хранятся там в защищенных базах. А значит, меньше поводов у инспектора труда для штрафов работодателю за неправильное хранение трудовых (по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Однако с хранением ЭТК не всe так однозначно. Если работник отказался от электронной трудовой, то бумажную он получает на руки и дальше данные о приемах, переводах и увольнениях хранит Пенсионный фонд.

У работника на руках остаются только справки СТД-Р с информацией о работе у конкретного работодателя. При необходимости работник может «потерять» какую-нибудь из них и новому работодателю показать предыдущую справку, без записи об увольнении за пьянство или прогул.

Как работники с электронными трудовыми подставляют работодателей и что с этим делать, читайте в статье.

Главный минус перехода на электронный учет — новые обязанности и сроки, а именно: подготовка и сдача отчетных форм СЗВ-ТД в Пенсионный фонд.

Сдавать такой отчет нужно на следующий день после издания приказа о приеме или увольнении и ежемесячно до 15 числа, иначе оштрафуют по ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ.

В бумажные трудовые записи вносили и задним числом при увольнении или проверке ГИТ. Как сдавать отчет СЗВ-ТД вовремя и с первого раза, читайте в статье.

Как хитрят кадровики. Чтобы не получать штрафы за сроки сдачи СЗВ-ТД, работодатели издают приказы заранее. Например, оформляют приказ от 17.06.21 о переводе с 01.07.21. Это актуально, когда в один день надо перевести целое подразделение и успеть за всех отчитаться.

Можно не хитрить, а просто автоматизировать процесс в СБИС. Программа сформирует СЗВ-ТД в момент приема или перевода, проверит их до отправки в фонд и отправит 100 отчетов за 1 раз.

Электронные трудовые книжки без ошибок

Для работника

Среди плюсов — работник может в любой момент посмотреть данные о стаже. Информация есть в Личном кабинете на портале Госуслуг, на сайте ПФР или в МФЦ.

Даже в случае ликвидации работодателя получить сведения о своей трудовой деятельности не составит труда. Кроме того, минимизируется риск порчи, утраты трудовой книжки, внесения в нее ложных или неточных данных.

А при необходимости электронные данные помогут оперативно оформить государственные услуги, соцпособия, кредит в банке, пенсию и т.д.

Минус — сведения в электронном виде формируются только с 2020 года. Чтобы подтвердить стаж до этого момента, всe равно понадобится бумажная трудовая, которую придется бережно хранить.

https://www.youtube.com/watch?v=EavvO-6D7_c\u0026pp=ygVr0J_QtdGA0LXRhdC-0LQg0L3QsCDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3Ri9C1INGC0YDRg9C00L7QstGL0LUg0LrQvdC40LbQutC4OiDQv9C-0YHQu9C10LTQvdC40LUg0L3QvtCy0L7RgdGC0Lg%3D

Перечень сведений электронной и бумажной трудовых книжек практически не отличается. В электронной версии отражается СНИЛС работника, но отсутствует информация о награждениях и поощрениях.

В ЭТК должны быть отражены следующие данные:

• ФИО, дата рождения сотрудника,
• СНИЛС,
• Сведения о трудовой деятельности (приеме, переводах, увольнениях, работе в районах Крайнего Севера).

С переходом на электронные трудовые книжки работодатели обязаны сдавать в Пенсионный фонд отчет по форме СЗВ-ТД. С 1 июля 2021 года отчет СЗВ-ТД изменился, появились новые графы:

• Код выполняемой функции.Должен быть указан обязательно, иначе отчет не примут. Он заполняется по Общероссийскому классификатору занятий, соответствует занимаемой должности и состоит из 5 знаков. Как определить код ОКЗ для СЗВ-ТД, разобрали в статье.
• Информация о работе в районах Крайнего Севера и местности, приравненной к ним.Раньше этой графы в отчете не было.

СЗВ-ТД работодатель подает в ПФР по каждому работнику отдельно. Способ подачи зависит от числа работников по состоянию на прошлый месяц (п. 2.6 ст. 11 Закона 27-ФЗ от 01.04.96 года):

• от 25 человек — отчет подается только в электронном виде,
• до 25 человек — отчет можно подавать в бумажном или электронном виде.

С 1 сентября 2021 года меняются правила ведения и хранения трудовых книжек, включая бумажные (Приказ Минтруда России от 19.05.21 № 320н). Три главных изменения:

1. Можно применять собственную форму книги (журналов) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и учета движения трудовых книжек.
2. Разрешили в бумажных трудовых печатать записи на принтере или вносить с помощью штампа, факсимиле.
3. Утвердили новые формы дубликата трудовой книжки и вкладыша к нему.

СЗВ-ТД формируется для каждого работника, который оформлен по трудовому договору, включая внешних и внутренних совместителей, удаленных сотрудников. По специалистам, привлеченным на основании договоров на оказание услуг, ГПХ, сведения о трудовой деятельности не подаются.

Информация, которую нужно включить в отчет СЗВ-ТД:

• Данные о работодателе — регистрационный номер в ПФР, название, ИНН и КПП.
• Данные о работнике — ФИО, дата рождения, СНИЛС.
• Сведения о трудовой деятельности в отчетном периоде — данные о приеме на работу, увольнении, о переводах на другую постоянную работу или присвоении новой специальности/квалификации; о подаче заявления о сохранении бумажной книжки или переходе на электронный формат.
• Информация о документе — основании для оформления кадрового события: название, номер и дата составления.

Юрлицо заверяет отчет подписью руководителя (или доверенного сотрудника) и печатью, ИП — личной подписью. При отправке формы в электронном виде достоверность сведений подтверждается электронной подписью ЭЦП.

Даже если ведете кадровый учет в другой системе, отправляйте отчетность в СБИС. Программа до отправки в фонд проверит отчет, покажет ошибки и объяснит их суть человеческим языком.

Хочу сдавать отчет СЗВ-ТД с первого раза

Как действовать при приеме и увольнении

Нанимая нового сотрудника, узнайте, подавалось ли заявление об отказе от бумажной трудовой по его предыдущему месту работы. Далее действуйте в зависимости от ситуации:

1. Работник подал предыдущему работодателю заявление об отказе от бумажной книжки в пользу ЭТК — проверьте в документе закрывающую запись о переходе. При ее наличии формируйте электронные сведения о трудовой деятельности сотрудника. На основании бумажной трудовой и формы СТД-Р (или СТД-ПФР) уточните данные о стаже и верните трудовую работнику.
2. Работник решил оставить бумажную книжку — ведите трудовую на бумаге и одновременно подавайте в ПФР сведения о трудовой деятельности.
3. Сотрудник впервые устраивается на работу — трудовую можно вести только в электронном формате.

Почему работники оспаривают увольнения за 1 день, читайте в статье.

https://www.youtube.com/watch?v=EavvO-6D7_c\u0026pp=YAHIAQE%3D

При увольнении специалиста, который ранее выбрал электронную трудовую, работодатель выдает сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Сотрудникам с бумажной трудовой эти сведения не предоставляются (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Случаи и сроки выдачи СТД-Р:

• при увольнении — в день расторжения трудового договора;
• в любой момент — в течение 3 рабочих дней с момента получения заявления работника.

Но тут есть особенность. Заявление работник вправе направить на электронную почту работодателя, например с адреса [email protected] на электронку отдела продаж. И если СТД-Р не выдать вовремя, то по жалобе работника инспектор труда привлечет фирму к ответственности. Штрафы для организации — от 30 до 50 тысяч рублей.

Избежать штрафов поможет правильная формулировка в локальном нормативном акте или кадровый электронный документооборот СБИС. В СБИС личность сотрудника идентифицирована. У него есть личный кабинет и возможность за пару кликов запросить у работодателя СТД-Р, 2-НДФЛ или отгул.

Читайте пример формулировок ЛНА в нашей статье.

Электронный документооборот с работниками

Сотрудникам, которые перешли на электронный формат, нужно отдать их бумажные трудовые. С этого момента работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение книжек (ч. 3 ст. 2 Закона 439-ФЗ).

Запись о подаче заявления о переходе на ЭТК отражается в трудовой. Отказаться от бумажной трудовой работник может в любой момент, у текущего работодателя или на другом месте работы.

А вот сведения о трудовой деятельности работника работодателю придется подавать в любом случае.

Основной закон об электронной трудовой книжке — № 439-ФЗ от 16.12.2019. Этот нормативный акт вступил в действие с 1 января 2020 года. Кроме того, переход на ЭТК предусмотрен следующими документами:

• Законом 436-ФЗ от 16.12.2019 — изменения вносятся в Закон № 27-ФЗ от 01.04.1996 года;
• Законом 136-ФЗ от 24.04.2020 — изменения вносятся в статьи 2, 11 Закона № 27-ФЗ от 01.04.96 года;
• Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п — утвержден бланк формы СЗВ-ТД;
• Приказом Минтруда № 23н от 20.01.2020 — утверждены бланки форм СТД-Р и СТД-ПФР;
• Приказом Минтруда № 320н от 19.05.2021 — утверждены формы порядка, ведения и хранения трудовых книжек.

Завести электронные трудовые

Новая трудовая книжка с 2023 года

Кадровый учёт 21 сентября’23 Татьяна Вепрева, Юрист

• ВКонтакте
• WhatsApp
• Telegram
• Скопировать урл

С 2023 года трудовые книжки (ТК) будут оформлять по новым бланкам. Рассказываем, как работать с трудовыми книжками нового, актуального образца.

С начала 2021 года многие работают по цифровым трудовым книжкам. Все сведения теперь передаются работодателями в Пенсионный фонд электронно.

Сейчас электронные книжки заводят:

• работникам, которые устроились впервые на официальную работу — им по умолчанию оформляют только цифровые ТК;
• работникам, которые до конца 2020 года написали заявление об отказе от электронной ТК.

Новые нормы актуальны только для бумажных бланков. Их нужно учитывать в двух случаях:

• если нужно завести дубликат книжки, потому что сотрудник потерял или испортил старую;
• при заполнении вкладыша, если в действующей книжке исчерпаются свободные листы.

В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:

• на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
• сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
• раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.

Корректировки в бланках вкладышей такие:

• та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
• в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
• в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.

Само содержание в обоих случаях останется таким же, как и в этом году. Если в книжку добавляют несколько вкладышей, нужно проштамповать каждый из них с указанием номера и серии ТК. Когда на титульнике кончится пространство для штампов, продолжить можно на первом вкладыше.

С 2023 года бланки ТК не обязательно заполнять только гелевыми и перьевыми ручками. Записи можно вносить на принтере, краской, стойкими чернилами или даже оттиском штампа. Цвет краски варьируется от черного до фиолетового или синего.

Рассмотрим основные нововведения в оформлении трудовых книжек и вкладышей, которые вступят в силу с 1 января следующего года.

В ТК отражают сведения о законченном образовании любого уровня: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д. Информацию о неоконченном образовании не нужно указывать на титульных листах.

Как и раньше, копии дипломов и аттестатов для внесения в книжку не подойдут. Сотрудник обязан предъявить оригиналы.

Сейчас информацию о переводе нужно отразить в книжке в течение 7 дней. В следующем году этот срок уменьшится до пяти дней.

Изменятся правила для случаев, когда сотрудник переводился временно, а в итоге полностью сменил место работы на новое. Записи об этом добавляются так:

• в первую графу вписывают номер записи;
• во второй указывают день, когда сотрудник по факту приступил к работе на новом месте;
• в третью вносят информацию о структурном подразделении, куда перевели сотрудника, указывают новую должность, его специальность и квалификацию;
• реквизиты документов, согласно которым сотрудника перевели на новое место, а затем оставили там работать на постоянку.

Как и сейчас, сведения о совместительстве в книжку вносит основной работодатель. Но если сотрудник ушел с основной работы, и ему после этого понадобилась запись о совместительстве в ТК, он вправе попросить об этом руководство, на которое работал по совместительству.

Со следующего года сведения о приеме и увольнении совместителя можно вносить в книжку:

• по хронологии;
• объединяя записи о приеме и увольнении в блоки, чтобы отражать их после каждого увольнения.

Даже если сотрудник сначала устроился по совместительству, а потом — на основную работу, информацию об этом нужно отразить в ТК.

В следующем году информацию об увольнении сотрудника нужно отражать так:

• запись оформляют с подробными ссылками на Трудовой кодекс: со статьями, частями, пунктами и подпунктами;
• при переводе работника на новое место указывают, что он переводится по согласию или собственному желанию, и вносят наименование организации нового работодателя;
• саму запись формулируют точно так же, как это указано в Трудовом кодексе.

Если сотрудник работает дистанционно, записи в его ТК вносят по его инициативе. Передать сведения он может электронно или по почте с отслеживанием письма.

Перечень награждений и поощрений, которые в следующем году нужно вносить в трудовую, дополнили. Кроме нынешних сведений будут указывать:

• награды, выданные Правительством или Президентом;
• награждения региональных и федеральных органов исполнительной власти;
• награды от органов местного самоуправления и профсоюзов, если они выданы другим членам профсоюза.

В трудовой книжке образца 2023 года сотрудники должны расписываться только на титульном листе. Подписывать остальные записи не надо.

Сейчас в книжка пишут, что компания с одним названием поменяла его на другое с определенной даты. По новому порядку это нужно делать так:

• указать в третьей графе, с какого и на какое название произошла замена;
• в четвертую графу вписать документ, послуживший основанием для переименования.

Если сотрудник подал заявление о переходе на другой формат ведения ТК, это также нужно отразить в бумажной версии. Сделать это нужно так:

• проставить в первой графе порядковый номер;
• во второй указать дату, когда работнику выдали бумажную ТК;
• в третьей отразить факт подачи заявления о предоставлении сведений в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ;
• в четвертой указать основание — заявление с датой и номером регистрации.

Бумажную ТК работнику должны выдать максимум через три дня после того, как он подал заявление.

1. Оформлять бумажные трудовые в следующем году будут по-другому. Изменения коснутся только тех, кому нужно заменить ТК или вклеить новый вкладыш. Старые книжки, которые сотрудники продолжают вести, специально менять не нужно.
2. Общее содержание бланков останется таким же, как в нынешнем году. Изменится количество разворотов, а на титульном листе появится отметка о печати — ее нужно проставлять, если она есть.
3. Учет ТК по-прежнему ведется, но не по унифицированным учетным книгам. Кроме того, их не нужно пломбировать и закреплять сургучной печатью.
4. Отдельные записи нужно будет оформлять так же по новым нормам. Подробно все изменения можно посмотреть в Приказе Министерства труда №320.

Заполните поля формы, чтобы получать новости законодательства, советы по снижению налогов и кейсы.

Переход на электронные трудовые книжки: последние новости

12 мая

31152

#CNT# data-template-html-inactive=В избранное #CNT#>

 В июне 2018 года на заседании кабмина Дмитрий Медведев сообщил, что вскоре учет рабочей деятельности и стажа станет электронным: работодатели будут передавать эти сведения напрямую в ПФР. Это быстрее и удобнее, чем вручную заполнять бланки.

По мнению премьер-министра, переход помог уйти от многих сложностей, с которыми связано ведение трудовых. Ведь они могут быть:

• Испорчены или утеряны. Восстановление требует затрат времени и средств.
• Подделаны. Чтобы этого избежать, государство регулярно вкладывает средства в разработку новых средств защиты.

Разговоры о том, какими будут электронные трудовые книжки, с 2019 года получили документальную базу — «законопроект об электронных трудовых книжках». В числе изменений:

• Введение электронного учета трудовой деятельности с использованием единого портала госуслуг.
• Ведение бумажного учета только для тех, кто до конца 2020 года напишет соответствующее заявление, остальным книжки выдадут на руки.
• Прекращение выдачи книжек тем, кто впервые устроится на работу после 1 января 2021 года, сведения об их трудовом пути будут вестись электронно.

Проект закона описывал также ответственность работодателей за неверное внесение данных и задержку сведений в случае увольнения.

Главный вопрос, который интересовал всех, кто уже знал о том, что такое электронная трудовая книжка — когда введут?

Дата вступления законопроекта в силу — 1 января 2020 года. Означает ли это, что бумажная информация о трудовой деятельности утратит силу, и все сведения срочно надо оцифровывать? Нет, столь резких перемен не будет.

Главный принцип — постепенность. У ПФР, работодателей и работников достаточно времени, чтобы адаптироваться к новому формату и отладить учет. Ниже пошаговый алгоритм перехода на электронные трудовые книжки.

• Шаг 1. Подготовка
• В 2019 году велась подготовительная работа: разрабатывались технические инструменты для формирования, ведения и защиты базы данных ПФР.
• Шаг 2. Работа в двух форматах

Плавный переход на электронные трудовые книжки с 2020 года предусматривал этап, когда одинаковую силу имеют два формата: бумажный и цифровой. До конца 2020 года работодатели должны внести данные о своих работниках в базу, а трудкнижки выдать на руки. При этом сохраняется возможность ведения бумажных версий для тех, кто выразит такое желание.

Шаг 3. Окончательный переход

С 1 января 2021 года тем, кто устраивается на свою первую работу, трудкнижку заводить не будут. Вместо этого сразу формируется регистрационная запись в базе данных ПФР.

Важно! Процесс перехода на электронные трудовые книжки продолжится в 2021 году — кто не писал заявление на переход по объективным причинам, смогут это сделать. При этом те, кто писал заявление и отказался от электронной трудовой в 2020, вправе подать противоположное заявление и отказаться от бумажного аналога в 2021 году.

Работникам, не написавшим заявления о выбранном виде трудовой, работодатель продолжит вести бумажный документ. Однако если работник устроится на другую работу, у его нового работодателя этой обязанности не будет. Он вправе вести только электронный учет трудовой деятельности, так как работник своим правом выбора не воспользовался.

У работодателя появляются новые формы отчетности, подробнее об этом читайте здесь.

Минтруд составил список мероприятий, которые призваны облегчить переход на новый формат учета. Чтобы в 2021 году у каждого сотрудника компании уже была электронная трудовая книжка, в 2020-м целесообразно:

• Разработать и внести изменения в ЛНА и коллективный договор.
• Ознакомить работников с информацией о переменах.
• Уведомление надо делать письменно. Позаботиться о соответствующем техническом оснащении, необходимом для передачи сведений в цифровом виде.

По состоянию законодательных актов на декабрь 2020 года можно сделать следующие выводы:

• Переход на цифровые трудкнижки состоялся. Старт процесса был в 2020 году.
• Работодатели должны ежемесячно поставлять в ПФР данные о работниках.
• Сведения о трудоустройстве и увольнении предоставлять на следующий день после соответствующего приказа.
• Вводится админответственность за систематические опоздания с поставкой данных или передачу данных с ошибками. Для начала это предупреждение.

Трудовая книжка в электронном виде содержит ту же информацию, что и бумажная. За исключением записей об образовании и поощрениях.

5 преимуществ цифровой версии:

1. Упростится ведение сведений о трудовой деятельности. Не будет трудоемких правок, если какая-то запись сделана с ошибкой.
2. Работодатели станут сдавать меньше бумажных отчетов.
3. Работники получают упрощенный доступ к своей трудовой истории. Эту же информацию будут видеть работодатели, ПФР и налоговая.
4. Процесс трудоустройства и увольнения станет проще.
5. Снизится риск утери или порчи документа.

Вместе с тем, у кадровиков «старой школы», да и у самих владельцев трудовых книжек есть ряд сомнений. Основные связаны с тем, что при оцифровке потеряется часть данных, а это поставит под угрозу начисление пенсии. Опасаются также:

• Хакерских атак с целью изменения данных о стаже.
• Сбоя систем, из-за которых все данные о трудовой деятельности потеряются.
• Отсутствия необходимых технических средств на многих российских предприятиях.
• Необходимости дополнительно обучать специалистов работе с цифровой трудкнижкой.
• Сложностей и потерь времени при заполнении.

Что нужно сделать работодателю на конец 2020 года:

• изменить имеющиеся или принять новые ЛНА, внести изменения в трудовые и коллективные договоры с работниками относительно внедрения ЭТК; 
• обеспечить техническую готовность отдела кадров к предоставлению сведений о трудовой деятельности в ПФР;
• до 31.10.2020 уведомить работников об изменениях в формате формирования сведений о трудовой дестельности;
• до этого же числа получить заявления от работников о переходе на электронный вид /оставлении в традиционной форме трудовой книжки.

Дальнейшие действия работодателя по переходу на электронные трудовые в 2021 году зависят от действий работников:

• Если работник выбрал традиционный формат трудовой — бумажный, работодатель продолжает вести документ в том же виде, параллельно отправляя информацию о трудовой деятельности (ТД) работника в ПФР;
• Если же работник отказался от бумажной книжки, ее выдают на руки, а работодатель вносит сведения о ТД  в ПФ только в электронном виде.

Примерное представление о том, как выглядит электронная трудовая книжка и образец ее заполнения дает отчетная форма СТД-Р.  Это справка или, по-старому, выписка из трудовой о периоде деятельности у одного работодателя.

О том, как заполнять СТД-Р, и когда она выдается работнику, читайте здесь.

О новой ответственности работодателя в 2021 году и других актуальных вопросах трудового права и кадрового делопроизводства вы узнаете из нашего интенсива. Вы получите удостоверения о повышении квалификации и пособия по всем разобранным темам.

 

Правительство внесло в Госдуму законопроект, расширяющий формат электронной трудовой книжки

10 ноября 2020 11:10

Распоряжение от 7 ноября 2020 года №2887-р

Электронная трудовая
книжка станет практически полным аналогом бумажной версии. С 2021 года по желанию работников в неё
будут включены записи о трудовом стаже за все предыдущие периоды. Для этого
Правительство внесло в Госдуму законопроект, предполагающий изменения в
федеральном законе «Об индивидуальном учёте в системе обязательного пенсионного
страхования».

Ранее предполагалось,
что в электронной трудовой будут содержаться сведения о трудовом стаже только начиная с 2020 года,
поэтому бумажную книжку всё равно нужно было хранить. Теперь в этом нет
необходимости. Достаточно обратиться с заявлением в Пенсионный фонд, и все записи
о трудовом стаже перенесут в электронный вид.

https://www.youtube.com/watch?v=iG7rkI8X6O8\u0026pp=ygVr0J_QtdGA0LXRhdC-0LQg0L3QsCDRjdC70LXQutGC0YDQvtC90L3Ri9C1INGC0YDRg9C00L7QstGL0LUg0LrQvdC40LbQutC4OiDQv9C-0YHQu9C10LTQvdC40LUg0L3QvtCy0L7RgdGC0Lg%3D

Таким образом,
электронная форма трудовой книжки станет почти полным аналогом бумажной. В ней также будет
информация о сотруднике, месте работы, дате приёма и увольнения, причине
прекращения трудового договора.

Посмотреть электронную
книжку можно будет в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда, на портале
госуслуг, а также через приложения этих ресурсов для смартфонов. Кроме того,
сведения из электронной книжки можно получить в виде бумажной выписки у последнего
работодателя, в Пенсионном фонде или МФЦ.

Закон о постепенном
переходе на электронные трудовые книжки вступил в силу с 1 января 2020 года.
Сотрудники вправе выбрать любой формат – бумажный или электронный. Сообщить о
своём решении работодателю необходимо до 31 декабря 2020 года.

При выборе электронной
формы бумажная трудовая книжка выдаётся на руки, а работодатель перестаёт
отвечать за её ведение.

При выборе бумажной трудовой книжки работодатель
продолжит вносить в неё сведения и параллельно ведёт электронный документ.
Право на сохранение бумажной трудовой остаётся и при смене работы.

Изменить
решение и перейти на электронную версию книжки можно в любой момент после 2021
года.

Если же работник не
подаст никакого заявления, то за ним по умолчанию сохранится бумажная трудовая.
У всех, кто впервые устроится на работу после 1 января 2021 года, будут только
электронные трудовые книжки.

Вопрос об изменениях в
формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде обсуждался на
заседании Правительства 5 ноября. По словам Михаила Мишустина, введение
электронной книжки упростит процедуру трудоустройства или предоставления
сведений о своей трудовой деятельности.

Переход на электронную трудовую книжку

В России с 2021 года начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), что стало одним из важных шагов в развитии цифровой экономики.

Этот процесс связан с внедрением новой электронной системы учёта трудовой деятельности работников, которая заменит бумажные трудовые книжки.

Новая система облегчит процесс учёта трудового стажа и поможет работодателям и работникам сократить бюрократические процедуры.

В данной статье мы рассмотрим наиболее часто задаваемые вопросы о переходе на электронные трудовые книжки в России. Кроме того, мы подготовили пошаговую инструкцию, которая поможет организовать переход на ЭТК.

Обязателен ли переход на электронную трудовую

Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, переход на электронную трудовую книжку не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.

Если сотрудник желает сохранить бумажную трудовую книжку, он имеет на это право.
Тем не менее, если сотрудник передумает и решит перейти на электронную трудовую книжку, он вправе написать соответствующее заявление и получить бумажный документ на руки в течение трёх дней со дня подачи заявления.

Следует отметить, что с 1 января 2022 года все работники, которые трудоустраиваются в первый раз, должны получать электронную трудовую книжку вместо бумажной. То есть, для тех, кто трудоустраивается впервые, переход на электронную форму является обязательным.

Если работник уже имеет трудовую книжку на бумаге, он имеет право на сохранение бумажного документа в дополнение к электронной трудовой. В этом случае работодатель должен вносить записи о трудовой деятельности сотрудника и в бумажный, и в электронный вариант трудовой книжки.

Таким образом, работники имеют право выбора между электронной и бумажной трудовой книжкой. Однако для новых сотрудников, нигде не работавших до 1 января 2022 года, электронная трудовая книжка является обязательной.

В чём преимущества перехода на электронные трудовые книжки

Рассмотрим основные преимущества перехода на электронные трудовые книжки:

1. Лёгкий доступ к данным.

Благодаря переходу на электронный формат трудовой работник может легко получить доступ к своей трудовой истории из любого места, где есть интернет.

2. Обеспечена сохранность документа.

Электронные трудовые книжки сохраняют информацию о трудовой деятельности работника на долгий срок, что позволяет избежать потери или повреждения бумажных документов. Это особенно актуально в случаях, когда сотрудник несколько раз менял место работы и ранее выданные бумажные трудовые книжки могут быть утеряны или повреждены.

3. Нельзя вносить изменения «задним числом».

Электронная трудовая книжка представляет собой цифровой документ, который не допускает внесения изменений в уже зафиксированные данные. Это позволяет исключить возможность подделки или изменения информации в трудовой книжке работника.

В соответствии с трудовым законодательством РФ, почти все кадровые документы, включая трудовые книжки, можно вести в электронной форме. Минтруд планирует, что к 2024 года ведение кадрового электронного документооборота (КЭДО) станет для работодателей обязательным.

Следовательно, имеет смысл начать перевод кадрового делопроизводства в электронный формат уже сейчас. С организацией кадрового электронного документооборота в вашей компании поможет облачный сервис Астрал iКЭДО. Переход на КЭДО позволит воспользоваться всеми преимуществами цифровизации кадрового делопроизводства.

Чтобы подключить сервис, оставьте заявку на нашем сайте.

Как сотруднику с электронной трудовой получить информацию о стаже

Сведения о стаже работы можно получить в режиме онлайн из аккаунта Социального фонда России и на портале Госуслуги. Кроме того, выписки о стаже можно получить в отделе кадров, в отделении СФР или в местном МФЦ.

Важно знать, что полная информация о стаже из электронной трудовой доступна только соответствующим уполномоченным органам, включая СФР. Работодатели же могут получать выписки о стаже работников из соответствующего реестра.

Как определить формат трудовой книжки сотрудника при приёме на работу

Чтобы узнать, выбрал ли работник электронный формат трудовой книжки или предпочёл остаться с бумажной, нужно обратиться к нему самому.

Если соискатель отказывается предоставить информацию о формате трудовой, работодатель не может сделать запрос в СФР или другое ведомство, чтобы уточнить, работал ли он ранее и в каком формате хранятся данные о его трудовой деятельности. Запросить эти сведения могут только сами граждане или их законные представители.

Если гражданин при трудоустройстве отказывается предоставить соответствующую выписку, работодатель может ему объяснить, что информация о стаже важна для расчёта пособий по временной нетрудоспособности и других выплат.

Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой

Согласно законодательству, электронная трудовая книжка равнозначна её бумажному варианту. Поэтому процедура приёма сотрудника с электронной трудовой книжкой не отличается от приёма с бумажной: работодатель получает минимальный набор данных, которые необходимы для заключения трудового договора с соискателем, перечисления ему заработной платы и иных выплат, сдачи отчётности.

Кроме сведений о трудовом стаже, представленных в выписке СТД-Р от предыдущего работодателя, также требуются паспорт, ИНН и СНИЛС. В зависимости от конкретной ситуации могут потребоваться дополнительные документы: военный билет, диплом, медицинская книжка и т.д.

Если специалист кадровой службы сомневается в подлинности предоставленной выписки о стаже, он имеет право запросить выписку из СФР.

Как организовать переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

Шаг 1. Работник пишет заявление

Заявление о переходе на электронную трудовую разрешается писать в произвольной форме. Документ составляется от имени сотрудника на имя руководителя компании. В заявлении о переходе должна быть указана дата, начиная с которой бумажная трудовая перестанет использоваться.

Шаг 2. Специалист кадровой службы проверяет информацию по бумажной трудовой

Рекомендуется проверить заполнение бумажной трудовой книжки, чтобы избежать расхождений с её цифровой версией. В противном случае в СФР могут поступить неправильные данные.

Шаг 3. Кадровик готовит и сдаёт отчёт по форме ЕФС-1 в СФР

До 1 января 2023 года кадровым специалистам нужно было сдавать отчёт по форме СЗВ-ТД в ПФР. Срок подачи был — до 15 числа месяца, следующего за отчётным.

С 1 января 2023 года форму СЗВ-ТД отменили в связи с объединением ПФР и ФСС, поэтому необходимо подавать новую отчётность по форме ЕФС-1 в СФР. При этом срок сдачи отчётности сдвинулся на более поздний: до 25 числа месяца, следующего за отчётным. Например, если работник подал заявление о переходе на ЭТК 5 апреля 2023 года, то форму ЕФС-1 на него нужно сдать не позднее 25 мая 2023 года.

Шаг 4. Работодатель вносит изменения во внутренние кадровые документы

Необходимо внести изменения в локальные акты, чтобы они соответствовали изменениям в Трудовом кодексе РФ. Если сотрудник отказался от бумажной трудовой, в электронной книжке должна быть сделана запись в соответствии с указаниями в письме Минтруда от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150.

• Шаг 5. Работнику выдают бумажную трудовую книжку
• Работодатель обязан выдать работникам их бумажные трудовые книжки в течение 3 дней после получения письменного заявления о переходе на электронные трудовые.
• Помимо вышеперечисленных пунктов пошаговой инструкции, необходимо в книге учёта движения трудовых книжек сделать запись следующего вида:

«Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ)».

Госдума одобрила электронные трудовые книжки — новости Право.ру

Нижняя палата поддержала поправки в Трудовой кодекс и в ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования».

Депутаты Госдумы приняли два законопроекта об электронных трудовых книжках в третьем чтении во вторник, 3 декабря. Далее документы поступят на одобрение Советом Федерации, потом – на подпись президенту.

Первый законопроект вводит трудовые книжки в электронном виде. До конца 2020 года сотрудники смогут передать работодателю письменное заявление, в котором сообщат, какая форма документа предпочтительнее: бумажная или электронная.

«Принятие законопроекта повысит уровень сохранности сведений о трудовой деятельности, упростит процедуру трудоустройства для работников в части взаимодействия с кадровой службой работодателя», – считают авторы инициативы.

По словам председателя Госдумы Вячеслава Володина, законопроект, с одной стороны, избавит бизнес от излишних трудозатрат, с другой – сведёт к минимуму риск потери работниками сведений о своём трудовом стаже. 

В этом сюжете

«Изменения затронут около 60 млн работников и 8,4 млн хозяйствующих субъектов, включая предпринимателей без образования юридического лица. Важно, что переход на электронные трудовые книжки будет добровольным и постепенным», – отмечал Володин (цитата – сайт Госдумы).

Второй законопроект обязывает работодателя вносить данные о сотрудниках в информационную систему Пенсионного фонда России. За ложные сведения о трудовой деятельности или их отсутствие работодатель понесёт административную ответственность. ПФР получит право передавать информацию о таких правонарушениях в Роструд в электронной форме.

Законопроект № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».

Законопроект № 748744-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системе обязательного пенсионного страхования» (о формировании сведений о трудовой деятельности застрахованного лица в электронном виде)».

• Госдума
• Законопроект
• Новости

10:22 Мнение инхауса: варианты защиты инвесторов в групповых исках «Экспертные мнения корпоративных юристов»: запускаем новую рубрику на Право.ru Право.ru перезапускает раздел «Конференции» Право.ru connections: вакансии, партнерства, проекты для юрфирм «Андрей Городисский и Партнеры» ищет PR-менеджера и патентного поверенного 19:04ФНС утвердила требования к документам по налоговому мониторингу 18:42В ФПА оценили «нейтрализацию» адвокатов уголовными делами 18:04Суд арестовал экс-главу минздрава Ростовской области 17:33Экс-главу отдела управления МВД Москвы осудят по делу о взятке 16:59Международный отчет: по каким признакам выбирают арбитра 16:50ВККС ищет 42 председателей, 44 зампредов и 308 судей 16:21«Мы не сможем переломить ситуацию»: эксперты о преследовании адвокатов 15:52ФАС оштрафовала «Почта Банк» за игнорирование требований 15:44Кассация защитила авторские права художника 15:14Суд вынес приговор за нервозную обстановку на заседании 14:54Апелляция арестовала активы бенефициара банка на 10 млрд руб. 14:15АСГМ отклонил иск «Адидаса» к «Ситибанку» на 63 млн руб. 13:54Госдума разъяснит кабмину порядок работы с поправками 13:27ВС отменил постановление, подписанное не теми судьями 12:52Для чиновников готовят штрафы за утечки данных с госресурсов 12:14Управляющие чаще всего платят убытки из-за привлечения специалистов 11:42Для адвокатов утвердили разъяснения о денежных требованиях и бизнесе 11:11ФНС запретила истребовать распечатки электронных документов 10:40ЦБ и МВД начнут обмен данными о мошеннических операциях 9:21ФАС предлагает штрафовать за фальшивые документы в закупках 9:04Утренний обзор за 20 октября 8:47ВС оценил обеспечение договора подряда 20:48ВККС выбрала кандидатов в судьи ДНР 18:56ФАС предлагает изменить механизм пересмотра предписаний 18:52ВККС выбрала кандидатов в судьи Запорожской области 18:47Высшая квалифколлегия отобрала претендентов в судьи Херсонской области 18:20Банкам с базовой лицензией разрешат открывать счета за рубежом 18:02Финляндия блокирует россиянам сделки по продаже недвижимости 17:35ВККС ищет трех судей и зампреда 17:20Суд признал экс-главу банка «ВЕК» банкротом 16:38Писатели снова подали иск к Meta* и Microsoft из-за авторских прав 16:38Президент ввел штрафы за навязывание услуг потребителям 15:58ВККС выдала следствию судью, которая помогла управляющему 15:49Госдума приняла закон о предпринимательских преступлениях 15:24Апелляция подтвердила приговор экс-главе Совета судей 15:07РКН предложил согласовывать с властями обработку данных граждан 14:41Полиция задержала кредитных мошенников с оборотом 160 млн руб. 14:17Высшая квалифколлегия отобрала претендентов в судьи ЛНР 14:01В Думе рекомендовали увеличить МРОТ 13:35ВККС одобрила уголовку для подозреваемого в мошенничестве экс-судьи 13:15ФПА: профстандарт для юристов сложится из работы юрфирм 12:48Апелляция отказалась взыскать 180 млн руб. с «Вымпелкома» 12:29ВС взыскал с лизинговой компании убытки клиента 11:56Адвокатура Флориды решит, снижать ли оплату юристам за использование ИИ 11:17Депутаты одобрили новую очередность выплат при просрочке кредита 10:50Спецноминации рейтинга Право-300: принимаем заявки 10:43Роскомнадзор выявил утечку данных в «МТС-банке» 9:12ВС решит, получит ли подрядчик оплату дополнительных работ 9:00Утренний обзор за 19 октября 19:20Суд взыскал с экс-руководителей «Мираф-Банка» 3,8 млрд руб. 19:19Суддеп опубликовал статистику по банкротным делам за первое полугодие 2023 года 18:51Материалы таможенной проверки разрешат фотографировать 18:14Для экс-зампрокурора Новосибирской области запросили 9,5 лет колонии