Персонал

Цели И Задачи Кадрового Аудита В 2023 Году

Недостаточно зарегистрировать компанию, арендовать офис и закупить оборудование. Остается еще один важный момент — наём персонала. И именно здесь возникают самые большие проблемы.

Руководству приходится решать, где искать не просто сотрудников, а профессионалов. Не менее сложно найти управляющего и главного бухгалтера. Но на этом проблемы не заканчиваются.

Они сопровождают деятельность компании вплоть до момента ликвидации.

Например, нужно ли увеличивать штат? Или наоборот целесообразно сократить одно-два подразделения? И как в последнем случае правильно подготовить документы, чтобы избежать претензий со стороны гострудинспекции?

Подобных вопросов — миллионы. Получить не только ответы на них, но и практические рекомендации по ведению документооборота и текущей деятельности помогает аудит персонала организации. О том, что он собой представляет, какие позволяет решить задачи, речь и пойдет далее.

Кадровый аудит: что это?

Термин «аудит» не является чем-то новым. В кадровое делопроизводство он пришёл из бухгалтерии. Так называют независимую проверку документации, относящейся к той или иной сфере деятельности. И, как показывает практика, делать это необходимо своевременно, а не ждать постановлений о штрафах.

Аудит кадров позволяет не только избежать наказания, но и предупредить вероятность наступления неблагоприятных последствий как для работодателя, так и для персонала. Аудитор в ходе проверки выявляет кадровый потенциал работодателя, определяет эффективность его использования. А для этого (но не только) необходимо изучить все документы, имеющие отношение к кадровому делопроизводству:

принятые в компании локальные нормативные акты, регламентирующие режим работы, оплату, премирование. Если заключен коллективный договор, аудитор проверит и его содержание, а главное — исполнение;
документы, относящиеся к организационной структуре и штатному расписанию;
положение о защите персональных данных персонала;
журнал учёта движения трудовых книжек;
приказы о приёме на работу, увольнении, перемещениях и т. д.

Все перечисленные документы необходимо оформлять с учетом требований законодательства РФ, в том числе ТК РФ. Анализ информации позволяет сделать выводы о компетентности персонала отдела кадров. Появляется и возможность укрепить трудовую дисциплину при одновременном соблюдении прав работников.

Самая гибкая система тестирования сотрудников Попробовать бесплатно

Выделяют несколько видов аудита:

обязательный и инициативный. Применительно к кадровому делопроизводству речь в основном идёт о втором варианте. Федеральный закон № 307-ФЗ от 30.12.2008 года регламентирует проведение бухгалтерского (финансового) аудита;
внешний и внутренний.

Внешний аудит кадров проводится специалистами, сторонними по отношению к проверяемой организации. Этот вариант имеет и преимущества, и недостатки. Плюсом можно считать тот факт, что проверяющий не является заинтересованным лицом.

Минус — то, что аудитор может не знать специфики работы конкретной компании.

Ему потребуется время, чтобы войти в курс дела, понять, почему выбрана та или иная организационная структура, для чего в коллективный договор включены отдельные пункты.

Внутренний аудит проводят сотрудники этой же компании. Такой вариант чаще всего выбирают работодатели с небольшим штатом и минимальным объёмом кадровой документации.

Но в данном случае успех полностью зависит от квалификации проверяющего, его знания законодательства. Не стоит забывать и о том, что аудитор может быть заинтересованным лицом. Ему придётся рассматривать собственные ошибки и недочёты.

В результате он может просто скрыть от руководства информацию о реальном положении дел.

При проведении внутреннего аудита в комиссию целесообразно включить юристов, бухгалтеров, психологов (если они есть в штате компании). В среднем на каждые 500 проверяемых сотрудников приходится 1-2 аудитора.

Еще один минус внутреннего аудита в том, что на его проведение может потребоваться много времени. Ведь тем, кто входит в комиссию и изучает документы, приходится заниматься и своими непосредственными служебными обязанностями. И такая работа в рамках аудита часто приводит к зарождению в коллективе дополнительных конфликтов.

Также выделяют полный и выборочный аудит кадров. В первом случае проверке подлежат абсолютно все документы отдела кадров. Это позволяет выявить все потенциальные проблемы ещё до того, как они перейдут в разряд реальных. В ходе выборочного аудита анализируют документацию, например, за отдельный период или только приказы о найме, переводе, правильность заполнения карточек Т-2 и т. д.

Эффективность выборочного аудита может быть невелика. Это связано с тем, что зачастую нет возможности проследить взаимосвязи между происходящими в компании негативными событиями и теми ошибками, что выявлены в документации.

Добро — в ваших наушниках

Подкаст о том, как работать с людьми по-человечески

Слушать

Когда целесообразно проводить кадровый аудит?

Единых рекомендаций или правил в данном вопросе нет. Специалисты советуют проводить аудит кадрового делопроизводства (полностью или частично) в следующих ситуациях:

Увольняется руководитель кадровой службы, дела принимает новый сотрудник.
Планируется реорганизация компании: поглощение, слияние, разделение на несколько автономно работающих организаций.
Ожидается проверка со стороны гострудинспекции.
Вносятся изменения в Трудовой кодекс или иные законодательные акты. В этом случае целесообразно пересмотреть положения, принятые в компании, на предмет их соответствия новым требованиям.
С некоторой периодичностью в компании фиксируются конфликты с наёмным персоналом, в том числе с подачей жалоб в инспекцию по труду, суд или прокуратуру.
Работодатель меняет систему оплаты труда и/или премирования.
Планируется масштабное изменение штатного расписания, в том числе с сокращением персонала.

Причины для проведения аудита у каждой компании могут быть свои.

Задачи проведения кадрового аудита

Сразу нужно отметить, что аудитор не принимает какие-либо управленческие решения.

Он не может говорить о том, что кого-либо из сотрудников нужно уволить, либо в локальные нормативные акты необходимо внести определённые пункты.

Его задача — анализ представленной компанией-работодателем документации и иной информации и выработка рекомендаций в части правильного и полноценного управления кадровым потенциалом.

Помимо этого кадровый аудит позволяет определить:

Что является основной причиной возникающих в компании трудовых конфликтов? Либо кто является их инициатором, зачинателем? Как их разрешать и предотвращать?
Соответствует ли имеющийся кадровый потенциал задачам компании-работодателя? Можно ли с таким штатом сотрудников говорить о развитии, достижении стратегических целей хотя бы в ближайшей перспективе.
Какая в компании принята система управления персоналом? Соответствует ли она действующей организационной структуре?
Соблюдаются ли в компании требования действующих законодательных актов?

Цель проведения аудита по кадрам

Среди основных целей аудита персонала можно выделить следующие:

Анализ рисков, приводящих к зарождению и развитию трудовых конфликтов.
Выявление основных причин претензий со стороны контролирующих инстанций.

Методы проведения аудита

Выделяют следующие группы методов проведения аудита персонала:

Организационно-аналитические

Основной упор в данном случае делается на изучение документов: приказов, локальных нормативных актов, относящихся к организационной структуре и т. д. Аудитор может при необходимости проанализировать данные, показывающие эффективность работы персонала.

В дополнение к положениям (об оплате труда, премировании, трудовом распорядке), коллективному договору и приказам аудитор проверяет:

должностные инструкции;
результаты тестов (вне зависимости от содержания), проводимых среди работников;
данные о затратах на поиски сотрудников, их подготовку, повышение квалификации;
сведения о выплатах, в том числе премиальных;
данные о сфере деятельности компании в целом и отдельных подразделений. Ведь для промышленного предприятия и консалтинговой компании нельзя составить одинаковые должностные инструкции. Будут отличаться организационная структура, штатное расписание и иные документы кадрового характера;
сведения о профессиональных заболеваниях, несчастных случаях и травмах на производстве. Если их слишком много, сотрудникам приходится работать во вредных или опасных условиях, это негативно скажется на репутации компании в качестве работодателя;
общие финансовые показатели и результаты, в том числе от использования наёмного труда;
данные о распорядке рабочего дня и т. д.

Социально-психологические

В этом случае упор делается на опросы, анкетирование персонала. Такой подход позволяет определить, насколько сотрудники мотивированы к работе. Есть возможность и уточнить, насколько эффективные решения принимают руководители на разных уровнях. Тесты могут относиться и к сфере премирования, наличию какой-либо системы в данном вопросе.

Экономические

Для каждой отрасли установлены определённые нормативы выработки, производительности, оплаты труда. Проверяющий, выбирая для аудита персонала, экономические методы, сравнивает показатели: по данной конкретной компании и нормативные по сфере деятельности. Таким же образом сопоставляют сведения по выплатам из-за несчастных случаев, данные специальной оценки условий труда и т. д.

Если есть существенные отклонения от нормативных значений, руководству следует подумать о предоставлении сотрудникам лучших условий для работы, повышении оплаты труда и т. д.

На практике кадровый аудит в основном проводят с использованием комбинации всех перечисленных выше методов.

Этапы кадрового аудита

Вне зависимости от выбранного метода работы аудит кадров проводится в соответствии со следующим алгоритмом:

Определение целей и задач проверки конкретного объекта.
Формирование комиссии. В небольших компаниях её возглавляет руководитель лично. Если в организации работают сотни сотрудников, комиссию может возглавить кто-либо из совета директоров, например, руководитель кадровой службы.
Издание приказа с обозначением сроков проведения аудита и иной необходимой информации.
Формирование собственно плана проведения и обоснование метода проверок.
Уточнение, какие документы необходимы аудитору для анализа.
Проверка локальных нормативных актов и кадровой документации на предмет соответствия законодательным требованиям.
Анкетирование персонала, если это предусмотрено планом аудита.
Обработка полученных результатов и выработка рекомендаций для управленческого звена. Аудитор описывает выявленные недостатки, реальные и потенциальные риски и способы их минимизации или устранения.
Доведение результатов аудита персонала до руководства компании. При необходимости через 6-12 месяцев проводится повторная проверка. Её цель — проверка эффективности предпринятых мер и проведенных мероприятий.

Результаты и эффективность кадрового аудита

Своевременно и правильно проведённый аудит — это возможность:

оптимизировать кадровое делопроизводство;
минимизировать вероятность трудовых споров, конфликтов между сотрудниками;
повысить привлекательность компании в качестве работодателя и одновременно снизить вероятность наступления событий, неблагоприятно отражающихся на репутации компании;
минимизировать объём выплат вследствие производственных травм, несчастных случаев на производстве;
устранить ошибки, допущенные при подготовке локальных нормативных актов, трудовых договоров, должностных инструкций. Документы будут приведены в соответствие действующему законодательству;
минимизировать вероятность начисления штрафов со стороны инспекции по труду;
оценить эффективность принятой в компании кадровой политики.

Одновременно в ходе кадрового аудита можно оценить, насколько эффективно работает отдел кадров в компании. Ведь её сотрудники также могут допускать ошибки, негативно влияющие на репутацию организации в качестве работодателя, или приводящие к начислению штрафов. Аудит позволяет выявить резервы, позволяющие усовершенствовать функционирование HR-функции в дальнейшем.

Подпишитесь на рассылку от «звёзд» оценки!

Всего 2 письма в месяц, внутри — только полезные материалы, кейсы и исследования.

Аудит кадровой политики: что это такое и зачем его проводить

Кадры

Если у организации меняются собственники и руководство, при постоянной текучке кадров и в иных ситуациях проводят аудит кадровой политики в рамках предприятия или по подразделениям. Рассказываем, какие вопросы решает аудит и как его проводить.

10 июля 2023
Челозерцева Александра

Многим предприятиям знакома процедура аудита, основная область ее проведения — бухучет.

Для публичных акционерных обществ его проведение обязательно, для ООО проводят по желанию (если налоговые доходы меньше 800 млн рублей или сумма активов меньше 400 млн рублей).

Проверка бухгалтерских документов позволяет избежать доначислений налогов и назначения штрафов, проконтролировать корректность баланса. Аудит hr-политики преследует схожие цели.

Законом понятие аудита кадровой политики не закреплено. ТК РФ не требует его проведения, но на практике такое мероприятие рекомендовано проводить.

В отсутствие нормативного определения, кадровый аудит — это, простыми словами: проверка документов, проведение опросов персонала и проведение иных мероприятий с целью выявления нарушений политики по работе с персоналом и причин непостоянства персонала. С некоторой точки зрения, такой аудит, в отличие от бухгалтерского, даже более сложный.

Если для эффективного финансового планирования достаточно разобраться в цифрах и документах, то для хорошей работы персонала придется вникать в психологию и корпоративную культуру предприятия. Недостаточно проверки документов для выявления проблем с персоналом, аудитору предстоит выяснить социальные и психоэмоциональные составляющие коллектива.

Подробнее: как проходит аудиторская проверка бухгалтерской отчетности

Проверку проводят в зависимости от целей руководства:

контроль соблюдения законодательства;
выявление причин текучести персонала;
оценка персонала по заданным критериям;
анализ численности и пр.

Аудитор проверит те отрасли hr-отдела, по которым руководство составит техническое задание на проведение.

Для сведения: что такое государственный кадровый аудит и как он проходит

Кто и для чего его проводит

Провести аудит в управлении кадровой политики вправе любой работодатель — ИП, ООО, АО, бюджетное учреждение и пр. Принять решение о проведении проверки вправе руководитель организации или отдела, собственник предприятия.

Предложение о проведении проверки вправе выдвинуть кадровик, чтобы повысить эффективность работы отдела. Цель аудита — не выявление виновных в нарушениях, а исправление и улучшение работы отдела.

Исходя из всего этого, становится понятно, зачем проводить аудит hr-компании, — выявить слабые стороны отдела по работе с персоналом и недочеты в политике управления персоналом, которую ведет руководство или собственники. На производствах важна укомплектованность персоналом, чтобы организация выполняла финансовые и иные планы. Если персонала или его квалификации не хватает, страдает качество услуг, предприятие теряет деньги.

Еще одна причина, почему важно проводить кадровый аудит в организации, — во избежание нарушений трудового законодательства.

При высокой загруженности работников существует риск того, что персонал допускает ошибки при работе с документами: неправильно ведут табель, забывают оформить допсоглашения с персоналом, некорректно считают отпуск и пр.

Чтобы не получить замечание от трудовой инспекции, необходимо вовремя выявлять ошибки и устранять их.

Обычно такие мероприятия проводят:

при смене руководства и собственников;
перед проверкой трудовой инспекции;
при передаче дел между работниками;
для выявления причин проблем в сфере работы с персоналом.

Руководитель самостоятельно определяет, кто проводит кадровые проверки:

комиссия из числа сотрудников компании;
независимый аудитор.

Комиссией аудит проводят при смене кадровика, для проверки документов по нескольким сотрудникам и пр. Для этого издают приказ:

Подробнее: как провести кадровый аудит в организации

Если необходимо изучить всю документацию, опросить персонал, проверить квалификацию и решить масштабные задачи, привлекают внешнего аудитора.

Вот чем занимается кадровый аудитор: выполняет задание на проверку hr-отдела. Поскольку специалист не состоит в штате организации, у него нет заинтересованности в итоговом заключении.

С ним заключают гражданско-правовой договор и предоставляют техзадание.

Для анализа кадрового потенциала привлекают аудитора.

Организация вправе закрепить локальным актом обязательное проведение аудита, установив его цели и периодичность.

Понятие кадрового потенциала

Кадровый потенциал — это эффективность реализации политики предприятия по работе с персоналом. Если в политике имеются недочеты, потенциал низкий. Это приводит к невыполнению производственных и финансовых планов.

Например, функции hr выполняет секретарь или юрист. Работник не знает эффективных методов подбора персонала, поэтому компания долго не может закрыть вакансию. Руководство не видит проблемы — сотрудник ищет кандидатов; аудит выявит проблему — необходимо принять на работу профессионала по подбору персонала или отправить действующего сотрудника на обучение.

Другой пример — текучка.

Например, руководство не понимает причин частой смены персонала. Аудитор проводит опрос и выясняет, что сотрудники фактически находятся на работе 12 часов, а в табеле указывают 11, поскольку час дают на обед. Ввиду особенностей производства сотрудники не вправе покидать рабочее место. Они проводят на предприятии 12 часов. На прием пищи они тратят 20 минут, а остальное время работают. Это время им не оплачивают. Это причина, по которой уволилось более 50% штата. Если дальше так пойдет, потенциал плохой. У руководства два варианта: сократить обед и отпускать работников раньше или оплатить час. Исправив ситуацию, текучка прекратится, а производственные показатели улучшатся.

Проводя аудит системы кадрового планирования в организации, потенциала, работодатель решает такие задачи:

оценка эффективности персонала и производительности труда;
выявление и устранение причин текучки;
определение компетентности персонала;
проверка укомплектованности штата.

Методы аудита кадровой политики

Законом методы кадрового аудита не закреплены, на практике их делят на три группы:

Документарные. Этот метод используют для проверки соблюдения трудового законодательства, квалификации персонала. Такую проверку проводят с выездом к работодателю или удаленно.
Социально-психологические. Такие методы аудита кадрового потенциала используют для выявления причин неэффективной работы с персоналом, которые не связаны с соблюдением норм закона. Например, сотрудники увольняются из-за агрессивного руководства. Эти проблемы выявляют путем анкетирования и проведения опросов. Как правило, анкетирование проводят анонимно.
Экономические. Аудитор сравнивает социальные и экономические показатели в организации. Такой анализ позволяет выявить, что работодатель предлагает неконкурентные условия: низкая оплата труда, нет премий и карьерного роста, нет бонусов от работодателя.

Решение провести аудит кадрового потенциала организации и его методы определяет руководство. Методы подбирают совместно с аудитором.

что такое аудит полноты учетной политики

Как провести эффективный кадровый аудит

Главная Статьи Как провести эффективный кадровый аудит в 2023 году: Практические советы и рекомендации

Кадровый аудит включает в себя оценку таких аспектов, как:

Структура организации и распределение должностных обязанностей
Процессы подбора и адаптации новых сотрудников
Обучение и развитие сотрудников
Мотивация и удержание персонала
Оценка производительности и развитие карьеры сотрудников

Почему важен кадровый аудит

Кадровый аудит позволяет компании оценить свои возможности и ресурсы в области управления персоналом. Этот процесс помогает выявить проблемы и риски в работе сотрудников, а также предложить решения для повышения их эффективности. Кадровый аудит позволяет компании определить, какие изменения необходимо внести в кадровую политику и практики, чтобы достичь лучших результатов в работе.

Как подготовиться к кадровому аудиту

Перед тем, как начать процесс кадрового аудита, необходимо подготовиться к этому процессу. Это включает в себя следующие шаги:

Перед началом аудита необходимо определить его цели. Цели могут варьироваться в зависимости от потребностей компании, но обычно они связаны с улучшением работы сотрудников.

Определение критериев аудита

После того, как определены цели аудита, необходимо определить критерии, по которым будет оцениваться работа персонала. Критерии кадрового аудита могут быть различными и зависят от конкретных целей и задач, которые стоят перед компанией. Ниже перечислены некоторые из возможных критериев:

Качество кадрового состава: оценка квалификации, опыта работы, профессиональных навыков и т.д.
Эффективность управления персоналом: оценка деятельности HR-отдела, степени соответствия персональных планов компании, оценка степени вовлеченности сотрудников в жизнь компании и т.д.
Соответствие кадровой политики компании: оценка степени соблюдения правил и процедур при найме, увольнении, продвижении и т.д.
Финансовая эффективность кадровой политики: оценка степени сокращения затрат на персонал, максимизации доходов от использования персонала и т.д.
Оценка удовлетворенности сотрудников: оценка уровня удовлетворенности сотрудников компании, оценка степени лояльности и приверженности сотрудников к компании.
Развитие персонала: оценка степени развития профессиональных навыков и карьерного роста сотрудников, оценка уровня обучения и развития персонала.
Риск ухода сотрудников: оценка риска ухода квалифицированных сотрудников, оценка степени мотивации и удовлетворенности сотрудников.
Социальная ответственность: оценка степени соблюдения компанией принципов социальной ответственности, в том числе соблюдение прав и интересов сотрудников.

Определение методов аудита

Существует несколько методов проведения кадрового аудита, каждый из которых имеет свои преимущества и недостатки. Некоторые из методов:

Анализ документов: метод, основанный на анализе документов, связанных с персоналом компании, таких как трудовые договоры, личные дела, отчеты по оплате труда и т.д.
Интервью: метод, основанный на беседе с представителями компании и сотрудниками, включая HR-менеджеров, руководителей отделов и самых квалифицированных сотрудников.
Опросник: метод, основанный на использовании стандартных опросников и анкет, которые оценивают различные аспекты деятельности компании, связанные с персоналом.
Оценка навыков и знаний: метод, основанный на проведении специальных тестов, оценивающих профессиональные навыки и знания сотрудников.
Комбинированный метод: метод, включающий в себя использование нескольких методов, например, анализ документов и интервью, для более полной оценки кадрового состава компании.

Важно выбрать тот метод, который наиболее подходит для конкретной компании и конкретных целей и задач, которые стоят перед аудитом.

Как провести кадровый аудит

После того, как были подготовлены все необходимые этапы, можно приступать к проведению кадрового аудита. Этот процесс включает в себя следующие шаги:

Для проведения кадрового аудита необходимо собрать все необходимые данные, которые будут использоваться для анализа. Это могут быть документы, связанные с кадровой политикой и работой персонала, а также данные об уровне производительности и мотивации сотрудников.

После того, как данные были собраны, необходимо их проанализировать. Аудиторы должны выявить все проблемы и слабые места в работе персонала, а также предложить решения для их устранения.

Разработка плана действий

На основе результатов аудита необходимо разработать план действий, который поможет компании улучшить работу персонала. План должен быть конкретным и содержать рекомендации по изменению кадровой политики и практик.

После того, как был разработан план действий, необходимо приступить к его внедрению. Компания должна принять необходимые меры, чтобы изменить свою кадровую политику и практики в соответствии с рекомендациями, которые были предложены в результате аудита.

Практические советы и рекомендации

Для проведения эффективного кадрового аудита в 2023 году следует учитывать следующие практические советы и рекомендации:

Найм профессиональных аудиторов

Для того чтобы кадровый аудит был эффективным, необходимо обратится к профессионалам в области управления персоналом, которые имеют достаточный опыт и знания в этой области.

Определение конкретных целей

Цели аудита должны быть конкретными и понятными, чтобы аудиторы знали, что они должны оценить. Это позволит получить более точную оценку кадрового потенциала и кадровой политики компании.

Оценка уровня производительности

Оценка уровня производительности является одним из важных этапов кадрового аудита, так как это позволяет определить, насколько эффективно работает персонал компании и какие изменения необходимы для улучшения этого уровня.

Оценка кадрового потенциала

Оценка кадрового потенциала позволяет определить, насколько подготовлен персонал компании для реализации стратегии и достижения целей компании. Это поможет разработать более эффективную кадровую политику и практики.

Заключение

Проведение эффективного кадрового аудита является ключевым компонентом управления персоналом. Это поможет компании выявить проблемы и потенциальные риски, связанные с управлением персоналом, а также разработать план действий для их решения.

С помощью правильных инструментов и методов кадровый аудит может быть произведен более точно и полно.

Не забывайте, что эффективный кадровый аудит – это процесс, который требует много времени и ресурсов, но который может значительно улучшить работу компании и повысить ее производительность.

Аудит кадрового делопроизводства: основные цели и задачи

Ведение кадрового делопроизводства требует наличия специальных знаний и опыта. Независимо от того, создана на предприятии кадровая служба, либо документы обрабатываются одним уполномоченным сотрудником, задача руководителя заключается в контроле ведения делопроизводства и проверке правильности заполнения документации. При своевременном выявлении ошибок можно избежать существенных штрафов, которые вправе выписать ГИТ и другие надзорные органы.

Наиболее эффективный способ контроля и приведения кадрового делопроизводства в соответствие с актуальными требованиями законодательства – проведение аудита. Данная процедура подразумевает проверку всего массива кадровой документации и дальнейшее устранение выявленных нарушений. Существует несколько видов аудита и вариантов его выполнения.

Аудит кадрового делопроизводства: актуальность процедуры

Плановые и внеочередные проверки ГИТ проходят на всех предприятиях. Кроме данной инспекции документацию проверяют налоговые органы, Роспотребнадзор и другие контролирующие инстанции.

Чаще всего проверяющих интересуют приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки (особенно в свете внедрения электронных ТК), трудовые договоры и документация по охране труда. Выписать штраф юридическому лицу, ИП, должностным лицам могут при выявлении одной единственной ошибки.

В соответствии со ст. 5.27 КоАП, максимальная сумма штрафа за первичное нарушение в сфере трудового права составляет 20 тыс. руб. для должностных лиц, 10 тыс. руб. – для ИП и 100 тыс.- для юридических лиц.

При повторном аналогичном нарушении размер штрафа увеличивается, также предусмотрена дисквалификация должностных лиц и лишение их права занимать определенные должности.

С учетом вышеизложенного, единственным действенным механизмом, направленным на недопущение ошибок в документации, является регулярное выполнение аудита кадрового делопроизводства.

Кроме того, несмотря на то, что прямого законодательно закрепленного требования о проведении аудита кадровой документации нет, в п.1. ст.19 ФЗ №402 от 06.12.2011 г. «О бухучете» все же говорится об обязанности юр.

лиц и ИП осуществлять контроль фактов хоз. деятельности. Также п. 6.

4 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 предусматривает регулярное проведение мониторинга системы управления документами на предприятии и фиксацию результатов такого мониторинга.

Виды кадрового аудита

Цели и задачи кадрового аудита в 2023 году – Юридическая поддержка

Развитие любой компании во многом зависит от людей, которые в ней работают.

Рано или поздно перед руководителем организации встает вопрос: насколько оптимально продумана кадровая политика на предприятии? Нет ли лишних сотрудников, которых стоило бы сократить? Или, наоборот, не нужно ли набрать новые кадры на те или иные позиции? Не нарушает ли работа кадровой службы трудовое законодательство? На эти вопросы помогает ответить кадровый аудит. Он дает возможность понять, что мешает развитию компании, а также позволяет повысить эффективность работы сотрудников и избежать штрафов и судебных разбирательств.

Кадровый консалтинг и аудит — направления в области кадрового менеджмента, которые появились относительно недавно. Их задача — сделать отдел управления персоналом более эффективным. Что собой представляет кадровый аудит? По сути это проверка кадрового документооборота и экспертиза документов на соответствие действующему законодательству.

Это широкое понятие, которое охватывает анализ расчетов с персоналом по оплате труда, оценку правильности организации кадрового делопроизводства и кадровой безопасности предприятия, а также определяет, насколько сотрудники лояльны и соответствуют занимаемым позициям [1] Яшкова Н. В., Тимофеева Л. В. Кадровый аудит в системе управления персоналом.

Фундаментальные исследования. 2019. URL: https://fundamental-research.ru/ . Такая работа в конечном итоге позволяет улучшить организационную структуру компании и ее корпоративную культуру. Благодаря консалтинговой оценке со стороны эксперта в этой сфере появляется возможность подобрать эффективные технологии управления персоналом, которые подойдут под задачи конкретного предприятия.

Все вопросы трудового законодательства, а также ответственность за его нарушение прописаны в главе 5 «Кодекса об административных правонарушениях РФ» [2] Кодекс об административных правонарушениях. URL: https://www.zakonrf.info/ .

Когда требуется кадровый аудит организации?

Законодательно порядок и сроки проведения HR-аудита не закреплены.

Такую процедуру можно проводить в любое время, когда возникает потребность в оценке состояния кадровой документации и эффективности использования человеческого ресурса.

Обычно частота подобных мероприятий определяется с учетом ряда показателей, в первую очередь, общего объема документации и численности персонала. Однако есть случаи, когда желательно все же не затягивать с проведением проверки.

Аудит кадровой службы необходим в следующих ситуациях:

смена сотрудника, который вел кадровую документацию компании;
появление большого числа жалоб со стороны работников, например при увольнении, предоставлении отпусков, оплате сверхурочных и т. д.;
массовое увольнение сотрудников либо проведение масштабных сокращений;
смена руководства;
ожидание проверки со стороны трудовой инспекции или прокуратуры. Например, если возникла конфликтная ситуация с одним из работников компании;
изменения в трудовом законодательстве, появление новых нормативных актов, регламентирующих ведение кадровой документации;
слияние и разделение компаний.

Цели кадрового аудита

Само понятие аудита пришло из бухгалтерии. Так называют независимую проверку кадровых документов. У HR-аудита несколько задач. Во-первых, данная процедура позволяет заранее оценить риски нарушения трудового законодательства и возникновения конфликтных ситуаций на предприятии.

К примеру, спрогнозировать возможность трудовых споров, которые могут привести к проверкам деятельности компании со стороны инспекции труда. Во-вторых, кадровый аудит дает возможность проанализировать потенциал рабочих ресурсов.

В-третьих, в рамках такой проверки есть возможность оценить эффективность собственной HR-службы и в случае необходимости провести ее оптимизацию.

Кадровый аудит организации

Главная ›
Статьи ›
Кадровый аудит организации

Кадровый аудит подразумевает под собой проведение проверки не только всей документации отдела кадров, но и общих условий, которые созданы в компании для работников.

Цели и задачи кадрового аудита

Основная цель кадрового аудита – это проверка организации на предмет соблюдения трудового законодательства. Сюда относится:

проверка наличия всех документов, установленных законодательством;
проверка правильности оформления трудовых отношений с работниками;
проверка условий труда, создаваемых для сотрудников предприятия;
кадровый аудит персонала – проверка социально-психологического климата в рабочем коллективе.

Проведение аудита может ставить перед собой как все вышеуказанные цели, так и выполняться только в одном направлении. Например, аудиторы будут проверять только документацию отдела кадров.

Кадровый аудит выполняет следующие задачи:

приведение документации кадрового блока в соответствие с требованиями законодательства;
выявление и исправления типичных ошибок при ведении кадрового делопроизводства;
повышение уровня удовлетворенности персонала предприятия и улучшение условия труда.

Его проводят в следующих случаях:

плановая проверка на предприятии;
смена работника, ответственного за ведение документов отдела кадров;
предстоящая проверка компании со стороны вышестоящих организаций или проверяющих органов.
при кардинальных изменениях в законодательстве.

Можно провести кадровый аудит своими силами или пригласить стороннюю организацию.

Методы кадрового аудита

Все методы можно разделить на три группы, в зависимости от направления кадрового аудита:

Организационно-аналитическая. Подразумевает под собой проведение проверки всей документации, которая должна быть на предприятии. Проверяющие выявляют недостающие документы и ошибки в тех, которые ведутся.
Экономическая. Проводится проверка на предмет соответствия предприятия экономическим и социальным показателям. Например, сравнивается средний уровень заработной платы, начисляемой работникам организации, со средним показателем по региону. Для сравнения могут браться и отдельные отрасли деятельности предприятия. Также здесь могут учитываться такие показатели как травматизм, текучесть кадров, условия труда и т.д.
Социально-психологическая. Проводится путем опроса и анкетирования работников предприятия. Методы, относящиеся к этой группе, призваны выявить уровень мотивации сотрудников, эффективность системы премий и прочих поощрений, но при этом следует помнить, что на достоверность результатов может влиять человеческий фактор.

Деление всех методов, используемых при проведении аудита, на группы, весьма условное.

Этапы проведения кадрового аудита

Весь процесс проведения аудита можно разделить на три этапа:

Решение организационных вопросов. На этом этапе принимается решение о том, кто будет проводить проверку: специально нанятые профессионалы, либо организация проведет кадровый аудит своими силами. Также определяются цели и задачи, которые будут решены в ходе проверки.
Непосредственное проведение аудита. Проводится проверка по всем выбранным направлениям. Это основной этап, от тщательности его проведения зависит конечный результат и последующее ведение кадрового блока в организации.
Составления акта по результатам проверки. Комиссия делает выводы по полученным результатам: какие ошибки выявлены, каких документов недостает, какие положения законодательства нарушены. Также в конце акта даются рекомендации по устранению выявленных недостатков.

Приведение в порядок документации и всех кадровых вопросов может быть также поручено комиссии.

Аудит кадровых процессов подразумевает под собой проверку работы предприятия на соответствие трудовому законодательству и социально-экономическим показателям. Проведение аудита проводится по решению руководства предприятия, на законодательном уровне это не предусмотрено.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

При полном и частичном использовании материалов, активная ссылка на spmag.ru обязательна, при условии соблюдения правил перепечатки.