Про электронный документооборот, цифровую подпись и диджитализацию бизнес-процессов вообще говорят довольно давно. Компании продолжают переходить на работу с ЭДО (электронным документооборотом). Но несмотря на это мало кто действительно знает и понимает все тонкости электронного документооборота, причём не с технической стороны, а с правовой.

В этой статье мы расскажем о правовой стороне ЭДО и о том, какие бумажные документы всё-таки должны сохраниться в делопроизводстве независимо от диджитал-процессов.

О правовой стороне эдо

Для начала поговорим о правовых нюансах, которые могут вас ожидать при работе с электронным документооборотом.

• Яндекс Бизнес поможет запустить рекламу практически по всему интернету: в поиске Яндекса, Картах и на сайтах партнёров РСЯ, а МегаФон Таргет — максимально точно подобрать аудиторию.
• Используйте преимущества двух сервисов с выгодой.
• Попробовать →

Реклама. ПАО «МегаФон». ИНН 7812014560.

В ГОСТе Р 6.30-2003 прописаны рекомендации по оформлению документов, составу реквизитов, расположению подписи и прочему.

Хотя по закону ГОСТ не обязателен, а используется больше как образец, всё-таки на него стоит ориентироваться.

Особенно тем компаниям, которые работают с госструктурами, участвуют в госзакупках и тендерах. Остальные организации вправе устанавливать свои локальные регламенты.

Разработанный в 2003 году ГОСТ явно не справлялся с быстро меняющимися технологиями и потребовал переработки. В результате появился новый ГОСТ 7.0.97-2016, который вступит в силу 1 июля 2018 года. Первоначально планировали ввести его ещё летом 2017, но отложили процедуру на год.

В новом ГОСТе усовершенствованы правила оформления документов не только на бумажных, но и на электронных носителях.

И всё бы хорошо, но стандартизация дело такое — всегда найдутся недостатки. На практике становится очевидно, что правовая база ЭДО проработана недостаточно глубоко.

Проблемы в стандартизации ЭДО на данный момент

1. Проблемы возникают тогда, когда законами не регламентирован обмен электронными документами между юридическими лицами и/или госорганами.

2. Сейчас в действующих Федеральных законах об информации и её защите, об электронной подписи — недостаточно ясно прописано, что же делать с электронными документами (ЭД) и можно ли их использовать в суде.

3. Некоторые положения в новом ГОСТе вызывают ряд вопросов, как и в принципе вся правовая база документооборота. Вот лишь несколько спорных положений:

• в п. 5.23 говорится о необходимости проставлять отметку об электронной подписи на бумажном аналоге ЭД. При этом правовой статус документов с отметкой пока что не сложился в России;
• не указано, должна ли быть электронно-цифровая подпись (ЭЦП) квалифицированной;
• не прописано, нужно ли указывать ограничения на использование сертификата (если они есть);
• нет ничего про дату и время создания подписи. Так получается, что отметка об ЭЦП становится не больше, чем просто штампом;
• обошли стороной вопрос регистрации входящих ЭД, хотя такое предложение вносилось на рассмотрение;
• неясно с электронным бухгалтерским учётом. Законы не уточняют, какой вид ЭЦП следует применять;
• нет единого федерального регулирования по системам ЭДО. Это приводит к тому, что системы электронного документооборота часто несовместимы между собой. Это осложняет процесс ведения ЭДО.

По факту новые стандарты и законы всё так же применимы больше к бумажным документам, нежели к электронным. Вопрос стандартизации ЭД по-прежнему открыт.

Сейчас в России существует достаточно большой пробел в законодательной базе ЭДО. Главная проблема в том, что уполномоченные структуры не спешат делать различия между бумажным и электронным делопроизводством, хотя и понимают необходимость введения стандартов для электронного документооборота.

Электронный документ рассматривается больше как дубликат бумажного аналога. Это приводит к тому, что не все документы можно перевести в электронный вид, не потеряв их юридической значимости.

Блокчейн и ЭДО

С появлением технологии блокчейна некоторые эксперты в области ЭДО заговорили о возможном его использовании. Суть блокчейна заключается в прозрачности и безопасности любых транзакций.

Теоретически это применимо и к документообороту. Но пока что это только рассуждения и не более.

Какой блокчейн, если даже «классический» электронный документооборот не имеет под собой продуманной правовой базы?

Юридически значимый ЭД, и что можно перевести в электронный вид уже сейчас

Любой документ, участвующий в процессе внешнего делопроизводства, должен быть юридически значимым, то есть подтверждать факт проведения деловой деятельности. Юридически значимые электронные документы содержат ЭЦП — квалифицированную, усиленную или простую, но с дополнительным соглашением к основному документу.

Приведём список ЭД, которые принимаются ФСН и являются юридически значимыми.

Делопроизводство Вид документа

Кадровый учёт	Журналы регистраций трудовых договоров и учёта приказов о приёме на работу. Записки-расчёты по форме Т-60 и Т-61. Табели учёта рабочего времени. Приказы разного рода, служебные записки, исходящие письма (только при наличии ЭЦП у лиц, участвующих в процессе).
Первичные учётные документы	Счета-фактуры. Журнал регистрации счетов-фактур. Книги покупок. Книги продаж. Акты приёма/сдачи. Товарные накладные. Счета-фактуры об отгрузке товаров. Грузовые таможенные, транзитные декларации. Договоры, соглашения, дополнения к договору/соглашению.

Что касается судебных инстанций, то сейчас арбитражные и суды общей юрисдикции принимают во внимание электронные документы, но только те, которые официально закреплены в кодексах РФ и заполнены по форме, размещённой на официальном сайте суда. Это делает использование электронных документов и переход на ЭДО ещё более запутанным.

Недалёкое будущее бумажных документов — какие из них станут электронными?

Вероятность того, что некоторые бумаги кадрового учёта в ближайшие годы перейдут на электронный вид, очень велика.

Ещё в апреле 2017 года правительство высказывалось о возможности перевода бумажных трудовых книжек в электронный вид. Это логично, учитывая ст. 312.2 ТК РФ, где говорится о дистанционной работе.Такой поворот дела представляется наиболее закономерным в правовом поле развития ЭДО. Пока что планируется перевод бумажных трудовых книжек на цифровые носители в 2020 году.

Что касается трудовых договоров, которые уже могут быть электронными, то в недалеком будущем стоит ожидать полного отказа от бумажных копий. Сейчас трудовой договор ещё существует в двух вариантах — бумажном и электронном (как дубликат бумажной версии).

Будущий перевод бумажных документов касается в основном кадрового делопроизводства. Но тут тоже есть свои сложности — каждый сотрудник должен владеть электронной подписью. Но пока что у большинства людей её нет, и это затягивает процесс перехода.

Как построить документооборот компании с удалёнными сотрудниками

Кадровый документооборот и его цифровизация в первую очередь касается компаний с удалёнными сотрудниками.

Что нужно знать, чтобы грамотно закрепить трудовые отношения в таких случаях:

• ст. 312.2 ТК РФ даёт вполне конкретные указания, как и по какому принципу строится дистанционная работа. Обязательно к прочтению всем, кто работает с удалёнными сотрудниками;
• работать можно по электронному договору, но бумажная копия с печатями и подписями тоже нужна. И должна быть отправлена почтой по первому требованию со стороны заказчика или исполнителя;
• заявления о приёме/увольнении также могут быть в электронном виде, но с бумажными аналогами, заверенными подписями и печатями;
• трудовая книжка может находиться на руках у удалённого сотрудника.

В общем, для дистанционной работы сохраняются, по сути, те же правила, что и для традиционной офисной работы. Бумажные версии договоров должны всё так же храниться в отделе кадров компании.

Сколько надо хранить

Бумажные варианты документов, в зависимости от их важности, могут храниться до 10 лет, свыше 10 и бессрочно.

Сроки для хранения кадровых документов прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 № 125-ФЗ в 1 части ст. 17. Некоторые могут храниться бессрочно, если имеют историческую ценность.

Для ЭД сроки хранения установлены такие же, как и для их бумажных аналогов. Плюс важно сохранить не только сами документы, но и технические средства (программы, компьютеры, жёсткий диск и прочее), на которых они воспроизводятся.

Бумажные документы и их электронные аналоги имеют одинаковые сроки хранения.

Трудности для компаний с ЭДО возникают тогда, когда документы должны храниться довольно долго или совсем без срока. Со временем технические средства устаревают, их заменяют новыми. Старые файлы перестают отображаться на новых устройствах. Это приводит к проблеме адекватного воспроизведения ЭД через несколько десятков лет, которая пока не получила практического решения. Строятся лишь теории.

Что касается хранения бумажных вариантов — это столетиями проверенный способ. При определённой температуре и особых условиях бумага может храниться практически вечно. Поэтому важные документы гораздо выигрышнее выглядят на бумаге, чем на электронных носителях. Бумажные документы не зависят от технического обеспечения и точно могут быть воспроизведены спустя десятки лет.

Уцелевшие «бумажки»

Трудно представить, что даже в далеком будущем важные для деловой и государственной деятельности документы будут существовать исключительно в электронном виде. Тут встаёт вопрос о безопасности и сохранности данных.

Хотя технологии защиты информации постоянно совершенствуются, на них со временем всегда находится противодействие.

К тому же недоверие многих людей к хранению информации исключительно на электронных носителях до сих пор процветает в обществе.

Напрашивается очевидный вывод — часть документов останется на бумаге, часть всё-таки переведут в электронный формат, о чём мы говорили выше. Так какие документы должны быть представлены исключительно на бумаге?

Что останется на бумаге

Речь идёт в первую очередь о документах, которые представляют государственную и историческую важность:

• переводной и простой вексель. Это единственный документ, который указан в законе, как юридически значимый лишь на бумаге (ст. 4 Федерального закона от 11.03.1997 № 48-ФЗ);
• нормативные акты на специальных бумажных бланках. Бланки оснащены государственным гербом или эмблемой, потому имеют вес лишь в бумажном варианте. Эти бланки используются в основном органами исполнительной власти.

Существование таких документов связано с безопасностью и невозможностью на данный момент гарантировать полную независимость от каких-либо внешних факторов.

Пока не придуман способ, как перейти на полностью «безбумажную» работу, мы можем рассчитывать лишь на смешанный документооборот

ЭДО в России только начинает свой путь, и потребуется немало времени, чтобы прийти к правовому регулированию электронного документооборота. К тому же, важные документы всё равно будут значимыми лишь на бумаге. И пока не придуман способ, как перейти на полностью «безбумажную» работу, мы можем рассчитывать лишь на смешанный документооборот.

Мнение редакции может не совпадать с мнением автора. Ваши статьи присылайте нам на [email protected]. А наши требования к ним — вот тут.

Как перейти на электронный кадровый документооборот в 2022-2023 году: пошаговая инструкция

Закон о кадровом ЭДО позволяет работать с большей частью документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности появились у работодателей и как подготовиться к изменениям

Статья подготовлена по материалам вебинара Ирины Журавлевой «Электронный документооборот в трудовых отношениях».

Что изменилось

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи: 22.1, 22.2, 22.3, — которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО и правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:

• работодателей,
• работников,
• соискателей.

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

Какие документы переходят в цифровой формат

Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

Только на бумаге На бумаге или электронно — по желанию работника Можно только электронно — по решению работодателя

Трудовые книжки	Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)	Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров
Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1	Заявление о выдаче документов, связанных с работой	Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО	Локальные нормативные акты
Приказы (распоряжения) о увольнении работника	Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению	Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы
Журналы и ведомости инструктажей по охране труда	Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы

Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

Каковы права и обязанности работодателей и работников

Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

• Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2021 года, не надо. Вы обязаны только проинформировать их, что используете систему электронного кадрового документооборота.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

1. ЕЦП «Работа в России» — дорабатывается, будет запущена в полном объеме до 1 сентября 2022 года.
2. ИС работодателя, если она позволяет:

• подписывать и хранить электронные документы;
• фиксировать факт получения электронных документов сторонами трудовых отношений.

С 1 сентября 2022 работодатель обязан обеспечить взаимодействие своей ИС и единого портала государственных и муниципальных услуг при наличии комплекса необходимых и достаточных условий, а именно:

• работник осуществляет подписание электронных кадровых документов простой электронной подписью;
• в качестве способа получения документов, связанных с работой, работник в своем заявлении указал получение соответствующих документов на «Госуслугах». Без этих условий интеграция ИС работодателя и Госуслуг — это право, а не обязанность работодателя (см. разъяснение в Письме Минтруда РФ от 06.10.2022 № 14-6/ООГ-6311).

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

• письменно,
• через ИС работодателя,
• по электронной почте,
• через ЕЦП «Работа в России».

Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатель вовремя не открыл заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

• сведения об используемых ИС;
• порядок доступа к ИС работодателя;
• перечень документов, которые работодатель переводит в электронный формат;
• перечень категорий работников, с которыми ведется электронный кадровый документооборот;
• срок уведомления работников о переходе на ЭКДО и о праве дать согласие на электронное взаимодействие;
• сведения о дате введения ЭКДО — не ранее дня истечения срока указанного уведомления;
• сроки и периодичность подписания работником электронных документов или ознакомления с ними;
• порядок проведения инструктажа работников по вопросам кадрового ЭДО;
• исключительные случаи, при которых допускается оформление документов на бумажном носителе;
• процедуры взаимодействия с профсоюзом, комиссией по трудовым спорам (при наличии и необходимости).

В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

• усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП);
• усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП);
• простая электронная подпись.

Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

• усиленную неквалифицированную подпись, полученную через электронное правительство (УНЭПгос);
• простую электронную подпись, полученную для обращения за государственными и муниципальными услугами в электронном виде (ПЭПгос).

Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Для подписания документов работодатель может использовать: 

• УКЭП;
• УНЭП, если такой порядок утвержден внутренним документом;
• УНЭП, полученную через электронное правительство.

• Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.
• Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.
• Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:

• договорных документов: трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора на получение образования с отрывом или без отрыва от производства;
• дополнительных соглашений к договору;
• приказов о дисциплинарных взысканиях,
• уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ, то есть по организационным и технологическим причинам.

Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

• договорные документы: трудовой договор, договор о материальной ответственности, ученический договор, договор на получение образования с отрывом или без отрыва от производства и допсоглашения к ним;
• дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
• заявление об увольнении и заявление об отзыве такого заявления;
• ознакомление с уведомлением об изменении условий трудового договора (по ст. 74 ТК РФ).
• ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя.

Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Следовательно, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»

С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.

Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.

Сторона ТД Вид документов ИС работодателя ИС ЕЦП «Работа в России»

Работодатель	Документы из особого списка	УКЭП	УКЭП, УНЭПгос
Иные документы	УКЭП, УНЭП, УНЭПгос
Работник	Документы из особого списка	УКЭП, УНЭП, УНЭПгос	УКЭП, УНЭП, ПЭПгос
Иные документы	УКЭП, УНЭП, УНЭПгос, ПЭП

Экдо при форс-мажоре

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот.

В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

• Памятка по видам электронных подписей 644.1 КБ

Для скачивания шпаргалки нужно войти или зарегистрироваться

В 2022 году можно будет оформлять электронные копии некоторых документов | новости от роскачества

С 1 июля 2022 года у россиян появится возможность оцифровать целый ряд важных документов. Теперь эти данные не потеряются, да и предъявлять бумажные копии при обращении в органы власти не придется.

Чтобы создать цифровую копию, необходимо будет прийти в МФЦ и предоставить оригинал документа. Сотрудник отсканирует его и заверит электронной цифровой подписью. Дубликат будет загружен на портал Госуслуг в личный кабинет пользователя. Это не только позволит сохранить данные, но и избавит от необходимости предъявлять бумажные документы при обращении в МФЦ или органы власти.

В списке на оцифровку содержатся следующие документы:

• Военный билет.
• Трудовая книжка.
• Свидетельство о браке, выданное иностранным государством (и его перевод на русский).
• Свидетельство об усыновлении.
• Документы об образовании.
• Документы, содержащие исторические сведения о месте проживания гражданина до 2015 года включительно.
• Документы, подтверждающие расходы и являющиеся основанием для начисления льгот, выплат и пенсий (например, для получения налогового вычета).
• Копии решений, постановлений, приговоров и определений судов.
• Документы о государственных и ведомственных наградах.
• Документы о заработке и доходе.
• Медицинские справки.
• Документы об инвалидности, выданные за пределами России.
• Сведения о факте обучения гражданина в возрасте до 23 лет в образовательном заведении по очной форме.
• Сведения о факте обучения гражданина в возрасте до 23 лет в образовательном заведении по очной форме и неполучении стипендии (за определенный период).
• Сведения о факте прохождения лечения длительностью более трех месяцев (в результате чего нельзя было осуществлять трудовую деятельность).
• Сведения о прохождении военной службы по призыву.
• Сведения о размере единовременного пособия при увольнении с военной службы, из правоохранительных органов.

Обратите внимание, что основные документы, удостоверяющие личность, пока в этот список не включаются. Разрабатывается программа внедрения электронного паспорта, но она будет реализована только в конце 2022 года в ряде регионов – и то в качестве эксперимента.

Поэтому вопрос сохранения оригиналов паспорта остается актуальным.

В то же время некоторые документы, например СНИЛС, уже какое-то время выдаются в электронном виде, а значит, нет необходимости беречь оригинал, но важно знать, как найти свой номер индивидуального страхования, восстановить его или обновить данные.

Также напоминаем, что электронные данные необходимо оберегать от мошенников, которые могут украсть ваши логин и пароль, например, на портале Госуслуг и воспользоваться этими сведениями.

В общем и целом электронные версии документов существенно упростят процедуру их предоставления при обращении в органы власти. Их будет сложно потерять, легко восстановить. Главное – чтобы система работала без сбоев и была понятна для пользователей.

Следите за новостями, подписывайтесь на рассылку.

При цитировании данного материала активная ссылка на источник обязательна.

Новые форматы электронных документов в 2023 году

В 2023 году изменились форматы ряда электронных документов. Какие форматы кадровых документов, квитанций и ЭПД применяются В 2023 году и какие ещё документы планирует формализовать ФНС

С 1 марта 2023 года действует Приказ Минтруда России от 20 сентября 2022 года № 578н о единых требованиях к электронным документам, которые оформляются без дублирования на бумажном носителе. Выполнять его должны те работодатели, кто ведёт кадровое делопроизводство в КЭДО.

В приказе перечислены 123 кадровых документа, на которые распространяются новые требования, с кодами и указанием конкретной статьи ТК РФ, где упомянут этот документ. Документы в списке сгруппированы по ситуациям, например:

• приём на работу;
• оплата труда;
• материальная ответственность;
• персональные данные.

Работодателю не обязательно переводить в цифровой формат и применять все 123 документа из перечня. Он использует только те виды документов, которые сам выбрал для ведения в КЭДО.

По новым требованиям, кадровый электронный документ (КЭД) должен содержать следующие структурные элементы.

Обязательные:

• Основная часть — файл в формате PDF/A-1A.
• Приложения, если они есть, в форматах для текста, таблиц или изображений.
• Электронная цифровая подпись, требуемая для данного вида документа (ст. 22.3 ТК РФ). Приложения и основную часть можно подписать одной ЭЦП, если они сформированы единым pdf-документом. Если это отдельные файлы, то для каждого нужна своя подпись.

Необязательные:

• Машиночитаемая доверенность (Приказ Минцифры России от 18.08.2021 № 858). Она требуется, если документ подписан не руководителем, а уполномоченным должностным лицом.
• Описание в формате xml. Это обязательный элемент КЭД, который формируется по итогу подписания основной части и приложений (при их наличии).

Все файлы структуры электронного документа сохраняются в корневом каталоге. XML-схема описания кадрового электронного документа размещается на сайте Минтруда России. В 2023 году действует версия v.1.0.

Переходите на кадровый электронный документооборот с помощью облачного сервиса Астрал.iКЭДО. С его помощью вы сможете обеспечить электронными подписями штат сотрудников, а также создать необходимые условия для работы с электронными кадровыми документами и их хранения.

Новые форматы квитанций, участвующих в ЭДО

Речь идёт о форматах документов, связанных с выставлением и получением счетов-фактур по ТКС, утверждённых Приказом ФНС России от 30 января 2012 года № ММВ-7-6/36@. Для унификации документооборота эти форматы можно использовать при выставлении и получении первичных и иных документов хозяйствующих субъектов. Изменения в формате обусловлены внедрением МЧД (машиночитаемой доверенности).

ФНС обновила версию формата для следующих документов:

• извещение о получении электронного документа;
• подтверждение даты отправки документа;
• подтверждение даты получения документа;
• уведомление об уточнении электронного документа.

Формат информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами из Приказа исключили. Изменения внесены Приказом ФНС России от 21 февраля 2023 № ЕД-7-26/133@. Приказ вступил в силу 23 марта, но запрет на использование старых форматов квитанций начал действовать 23 мая.

Сервис Астрал.ЭДО не только позволяет быстро оформлять и передавать электронные документы контрагентам и внутри компании, но и упрощает процесс взаимодействия с налоговым органом. Все функции системы можно попробовать бесплатно!

Новые форматы ЭПД

1 марта 2023 года вступили в силу приказы ФНС России, которыми утверждены формы, правила заполнения и XML-форматы электронного договора фрахтования, электронного путевого листа, электронного заказа и заявки:

Электронный путевой лист состоит из шести титулов.

Файл обмена Состав файла

Обязательные титулы
Файл обмена информацией об обстоятельствах и особенностях рейса	Создаёт собственник ТС. Содержит информацию: о лице, оформившем ПЛ; о сроке действия ПЛ; о ТС; о водителе; о виде перевозки и о виде сообщения. Подписывается усиленной квалифицированной подписью (УКЭП).
Файл обмена информацией о результатах предсменного, предрейсового медицинского осмотра	В зависимости от схемы обмена ЭПЛ, титул создаёт штатный медицинский сотрудник или внешняя организация, например, оказывающая услуги дистанционного медицинского осмотра. Содержит информацию: о дате и времени проведения медосмотра; о результате проведения медосмотра; о водителе ТС; о медработнике или медорганизации, проводившей медосмотр. Подписывается КЭП медработника.
Файл обмена информацией о показаниях одометра при выезде транспортного средства с парковки (парковочного места) или при приёме транспортного средства от другого водителя	Содержит информацию: о дате и времени выезда с парковки или о дате и времени приёма ТС; о показаниях одометра при выезде с парковки или при приёме ТС. Файл подписывает ответственное за выпуск ТС на линию лицо (механик) своей УКЭП.
Файл обмена информацией о показаниях одометра при заезде транспортного средства на парковку (парковочное место) или при сдаче транспортного средства другому водителю	Содержит информацию: о дате и времени заезда на парковку или о дате и времени сдачи ТС; о показаниях одометра при заезде на парковку или при сдаче ТС. Файл подписывает ответственное за выпуск ТС на линию лицо (механик) своей УКЭП.
Необязательные титулы
Файл обмена информацией о результате предрейсового или предсменного контроля технического состояния транспортного средства и выпуске транспортного средства на линию	Титул создаёт ответственный за техническое состояние ТС. Это может быть штатный специалист или внешняя организация. Содержит информацию: о дате и времени проведения предрейсового контроля; о его результате; о дате и времени выпуска ТС на линию; о должностном лице, ответственном за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС. Файл подписывает ответственное за выпуск ТС на линию лицо (механик) своей УКЭП.
Файл обмена информацией о результате послесменного, послерейсового медицинского осмотра	Содержит информацию: о дате и времени проведения медосмотра; о результате проведения медосмотра; о водителе ТС; о медработнике или медорганизации, проводившей медосмотр. Подписывается КЭП медработника.

Электронный договор фрахтования включает в себя два файла обмена: файл обмена информации фрахтователя и файл обмена информации фрахтовщика.

Файл обмена Состав файла

Файл обмена информации фрахтователя	Содержит сведения: о фрахтователе, о фрахтовщике, о наименовании груза, о типе предоставляемого транспортного средства (при необходимости — количестве транспортных средств), о маршруте и месте подачи транспортного средства, о сроках выполнения перевозки, об определённом и неопределённом круге лиц, для перевозки которых предоставляется транспортное средство, о порядке допуска пассажиров для посадки в транспортное средство, установленный с учётом требований, предусмотренных правилами перевозок пассажиров (в случае, если транспортное средство предоставляется для перевозки определённого круга лиц), об иных условиях.
Файл обмена информации фрахтовщика	Содержит сведения: о фрахтовщике, о транспортном средстве, в том числе о типе предоставляемого транспортного средства, о водителе (водителях), о типе предоставляемого транспортного средства (при необходимости — количестве транспортных средств), о водителе (водителях), о путевом листе (путевых листах), об иных условиях перевозки.

Фрахтователь и фрахтовщик подписывают свои файлы обмена усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.

Электронный заказ (заявка) состоит из двух файлов обмена, которые подписываются усиленной квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью должностного лица.

Файл обмена Состав файла

Файл обмена информации грузоотправителя	Содержит сведения: о грузоотправителе, о перевозчике, об уполномоченных грузоотправителем лицах, об адресах пунктов подачи транспортного средства, погрузки и выгрузки, о грузе, о параметрах транспортного средства, необходимых для осуществления перевозки груза, об указаниях, необходимых для выполнения фитосанитарных, санитарных, карантинных требований, установленных законодательством РФ.
Файл обмена информации перевозчика о приёме груза к перевозке	Содержит сведения: о транспортном средстве, о водителе, о лице, ответственном за организацию перевозки со стороны перевозчика, о размере платы за перевозку и о порядке расчётов.

Применять новые форматы ЭПД можно с 11 марта 2023 года. Это пока необязательно, но если контрагенты обмениваются перечисленными документами в электронном неформализованном виде, то они должны перейти на утверждённые форматы ЭПД.

ГК «Астрал» прелагает удобные решения, которые позволяют не только передавать транспортные накладные по ЭДО, но и вести сопутствующий документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Решение «1С-ЭПД» работает во всех популярных конфигурациях 1С. Обновите вашу учётную систему и начните обмениваться ЭПД с вашими контрагентами. Сервис поддерживает установленные ФНС форматы ЭПД, а также обмен неформализованными документами.

«Платформа ЭПД» — интеграционное решение, которое встраивается в учётные системы пользователей для бесшовной работы с электронными документами. Оно позволяет обмениваться электронными перевозочными документами между участниками перевозки и передавать их в ГИС ЭПД, а также вести документооборот с контрагентами, не переходя в сторонние сервисы.

Какие ещё форматы документов планирует разработать ФНС в 2023 году

ФНС России утвердила план разработки и ввода в действие форматов электронных документов на 2023 год. В текущем году будут разработаны форматы четыре важных для электронного документооборота документов: акта приёма-передачи запасов (основных средств), накладной по учёту движения запасов, акта рекламации (претензии), спецификации.

Их использование позволит бизнесу автоматизировать внутренние процессы работы с документами, а также ускорит взаимодействие с контрагентами.

В перспективе доработка информационных систем сэкономит компаниям и предпринимателям деньги, учитывая возрастающие затраты на бумажные документы.

Кроме того, документы, сформированные по утверждённым форматам, можно передать в ФНС в электронном виде при проведении контрольных мероприятий.

ФНС также принимает предложения от налогоплательщиков. Если в списке нет нужного формата документов, можно разработать его самостоятельно согласно методическим рекомендациям и отправить на рассмотрение.

«Для простых жизненных ситуаций»: когда и как можно будет применять цифровые документы — Газета.Ru

Минцифры подготовило проект указа президента РФ о применении документов с использованием цифровых технологий. Министерство предлагает предъявлять при необходимости цифровые паспорта и другие документы, удостоверяющие личность, наравне с бумажными. Такую меру разрабатывают уже больше двух лет.

В 2021 году планировалось, что россияне получат паспорта с чипами и смогут через приложение генерировать QR-коды с личными данными.

Минцифры России предлагает разрешить в некоторых случаях использовать электронные документы с портала «Госуслуги» наравне с бумажными.

Это может коснуться паспорта и других бумаг, удостоверяющих личность.

«Предполагается, что такой механизм можно будет использовать в простых жизненных ситуациях. Например, при покупках в магазине, при посадке на поезд, для получения госуслуг в МФЦ», – заявили в пресс-службе Минцифры.

В пояснительной записке указано, что электронный документ может пригодиться россиянам при покупке алкоголя или сигарет.

Однако в самом проекте указа президента подчеркивается, что порядок использования цифровых сведений будет определен правительством в течение 90 дней со дня вступления в силу закона.

Кабмин установит также условия применения приложения «Госуслуг», а также способы обработки и проверки электронных документов. При этом использование приложения «Госуслуг» для предъявления сведений будет добровольным.

• «Цифровые версии не заменяют бумажные документы, при желании по-прежнему можно будет предъявлять оригиналы», – добавили в Минцифры.
• Кабмин также согласует с МВД и ФСБ, как будет использоваться мобильное приложение «Госуслуги» вместо реальных документов.
• Авторы указа полагают, что это позволит усовершенствовать процесс установления личности и «не повлечет социально-экономических, финансовых и иных последствий для субъектов предпринимательской и иной экономической деятельности, а также отрицательно не повлияет на достижение целей государственных программ РФ».

Проект указа «О предъявлении документов с использованием информационных технологий» разработан в соответствии с поручением президента России Владимира Путина от 15 февраля. Документ опубликован на портале проектов нормативных правовых актов.

Впервые Минцифры опубликовало проект указа Путина о цифровом паспорте чуть больше двух лет назад – 19 марта 2021 года. Предполагалось, что с 1 декабря того же года москвичи первыми оформят и получат соответствующие документы. По всей России эту практику планировалось внедрить не позднее 1 июля 2023 года.

Законодатели хотели разместить в паспорте чип, в котором была бы информация о его владельце, в том числе фото и отпечатки пальцев. Россиянин мог бы установить мобильное приложение, которое заменяло бы ему паспорт.

Но к июню 2022 года проект заморозили на неопределенный срок из-за западных санкций против России и спецоперации на Украине, писал Forbes со ссылкой на источники. Собеседник издания, участвовавший в разработке проекта, уточнил, что от создания электронного паспорта отказались «по финансовым причинам».

«Это вызвало бы большой резонанс в обществе: если жители Москвы могли бы себе позволить такие расходы, то в регионах не стали бы столько платить, учитывая, что практическая польза от такого паспорта неочевидна», — сказал собеседник издания.

Хотя технически проект и был готов, но правительство не согласовало его запуск. Предполагается также, что это произошло из-за дефицита чипов, которых «не хватает даже для банковских карт».

В то же время источник Forbes, близкий к одному из производителей микроэлектроники, отметил, что чипы, необходимые для смарт-карт, можно создавать в больших объемах, но так как нет технической документации, неизвестно, какие именно чипы нужны для электронного паспорта.

В середине февраля этого года президент России Владимир Путин и глава Минцифры Максут Шадаев вернулись к указу.

Министр рассказал, как устроена технология: «Вы на смартфон загружаете с биометрического паспорта фотографию, дальше у вас генерируется QR-код, который вы предъявляете.

И тот, кто хочет проверить у вас основание, из мобильного приложения «Госуслуг» проверяет ваш возраст либо фамилию, имя, отчество».

1. Предполагается, что в большинстве случаев это позволит использовать россиянам смартфон вместо оригинала паспорта, а сама технология, как утверждали в министерстве, безопасна и уже согласована с ФСБ.
2. Впоследствии Путин распорядился составить до 1 мая проект указа, в котором определялось бы, когда и как можно будет использовать цифровой вариант удостоверения личности вместо бумажного.
3. «Конечно, такие сервисы в большой степени востребованы и нужно ускорить их внедрение», — подчеркнул российский президент.

Прощание с бумагой. В Банке России ждут закон об уничтожении бумажных документов

Начальник управления департамента бухгалтерского учета и отчетности Банка России Владимир Двойнишников в ходе вебинара «Эффективный учет и хранение документов дня банка в соответствии с Указанием Банка России №2346-У», организованном компанией «Ланит», рассказал, что в Банке России очень ждут, когда Госдума примет законопроект, разрешающий уничтожение бумажных оригиналов банковских документов.

«Мы этот закон очень ждем, потому что он также будет касаться и бухгалтерских документов. Он будет касаться модернизации законно установленных требований по хранению, в том числе архивному, бухгалтерских документов.

Как только этот закон появится, мы приведем в современный вид указание №2346-У с точки зрения технических требований», — сказал Владимир Двойнишников.

По его словам, даже после уточнения требований к хранению электронных документов ключевые параметры, которые уже действуют для банков, сохранятся.

Он напомнил, что законопроект об электронных дубликатах документов создан два года назад, прошел первое чтение и застрял.

«Данный законопроект разрабатывало Минэкономразвития, и основная цель — чтобы документы на бумаге переводить в цифру, уничтожать бумажные, а в случае юридически значимых действий, представлять цифровой образ документа в суд, и чтобы электронный образ был идентичен первоначальному бумажному документу», — рассказал Владимир Двойнишников.

По его словам, в первую очередь речь идет о кредитных досье клиентов и иных бумажных документах, которые ведут банки. «Чтобы избавиться от бумаги, но не потерять юридическую сторону этой ситуации, и был создан этот законопроект.

Но к сожалению, в силовых ведомствах сказали, что если документ на бумаге (первоначальном оригинале), то можно сделать различные экспертизы, чтобы установить ту или иную истину.

Эти экспертизы нельзя провести с электронным образом документа», — отметил представитель Банка России.

По его словам, в ведомстве видят, что процесс по выпуску этого законопроекта «движется в сторону выхода в свет». «Мы ожидаем, что после летних каникул Госдума вернется к рассмотрению во втором чтении данного законопроекта. По крайней мере на уровне правительства постоянно проходят согласительные совещания между различными ведомствами», — сказал Владимир Двойнишников.

По его словам, требования Банка России к хранению электронных документов устарели и не соответствуют реалиям, однако до тех пор, когда закон о цифровых копиях не будет принят, требования уточнять бессмысленно.

«Указание №2346-У послужило юридической основой для процесса электронного хранения бухгалтерских документов кредитными организациями.

Сегодня, если посмотреть на современные технологии хранения, облачные технологии, конечно, 2346-У несколько устарел.

Мы на рабочих группах обсуждали, что 2346-У надо переиздать, и концептуально это поддерживаем и готовы реализовать, но на текущем этапе считаем это нецелесообразным», — отметил Владимир Двойнишников.

Пресс-служба Минэка сообщила, что в настоящее время проект поправок к законопроекту подготовлен и проходит межведомственное согласование. «Альтернативные законопроекты не разрабатываются. Мы сконцентрировались на создании и реализации единого системного подхода к цифровизации электронного документооборота в рамках законопроекта», — уточнила пресс-служба ведомства.

Депутаты не собираются принимать

Председатель комитета Госдумы РФ по информационной политике Александр Хинштейн сообщил ComNews, что Минэкономразвития до сих пор не подготовил поправки в законопроект после первого чтения. Полностью документ называется «Проект федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» №1173189-7.

«К этому законопроекту, действительно, есть большое число замечаний, и это отражено в решении комитета перед принятием в первом чтении. Есть серьезные нарекания со стороны Верховного суда», — сказал Александр Хинштейн.

По его словам, главная претензия сводится к несоответствию терминологии поправок базовому закону №149-й «О защите информации».

«Изначально, когда эта инициатива появилась, ее разрабатывал Минэк, мы говорили коллегам, что сама по себе проблема поднята правильно, но пути ее решения, на наш взгляд, на взгляд целого ряда экспертов, неверные. Проблема с тем, как они предлагают решить эту проблему», — рассказал депутат.

Он отметил, что обсуждалась необходимость внесения отдельного законопроекта об электронном документообороте вместо поправок в закон «О защите информации». «Именно отдельный закон, который бы определил, что такое электронный документооборот. Потому что если принять документ в том виде, в той логике, в которой они предлагают, то возникнет масса правовых коллизий.

В частности, на что указывает Верховный суд, — предлагают копии документов считать документами. Но если изначально эта копия сделана неверно — грубо говоря, отсканировали какой-то документ в PDF неверно, оригинал уничтожили.

Дальше как с этим быть — непонятно, и ответственности никакой законопроект не устанавливает за качество цифровизации», — рассказал Александр Хинштейн.

Он добавил, что в первом чтении законопроект приняли по настоянию Минэкономразвития. «Мы об этом говорили с самого начала.

Тогдашний замминистра экономики Владислав Федулов, который вел этот законопроект, ныне уже не работающий, слезно просил принять его в первом чтении, обещая, что до рассмотрения во втором они это сделают и такую инициативу внесут. Такой инициативы не последовало.

Поэтому наша позиция, что в таком виде законопроект дальше без базового законопроекта рассматривать неправильно», — отметил председатель комитета Госдумы РФ по информационной политике

Александр Хинштейн отметил, что за полтора года с момента принятия законопроекта в первом чтении никаких поправок из Минэкономразвития не поступало. «Я знаю, что коллеги из Минэкономразвития над чем-то работают, но сугубо по своим каналам. Официально никаких инициатив от них не поступало. Поправок нет, никаких предложений от них нет», — констатировал Александр Хинштейн.

В то же время он назвал справедливым и правильным стремление банков избавиться от бумажных документов и перейти полностью на электронный документооборот. «Дьявол в деталях. Я концептуально поддерживаю сам подход к электронному документообороту.

Давно пора не то чтобы отказаться от бумаги, а ввести вариативность, потому что, если люди хотят, чтобы у них были документы на бумаге, это их право. Но то, как предлагают это решить, порождает целую кучу проблем.

Представьте себе — поскольку никакой ответственности законопроект за сканирование и содержание цифровых документов не несет, завтра любые документы мы с вами переделываем, сканируем, они ложатся в архив, оригиналы уничтожаются, а послезавтра вы приходите и говорите: «Подождите, я же не Вася, я Петя».

И уже не доказать, что ты не Вася, потому что оригинал уничтожен. А почему уничтожили? А мы не обязаны были его сохранить. А кто ответственность понесет? А никто не понесет», — сказал депутат.

Александр Хинштейн добавил, что комитет Госдумы по информполитике не разрабатывает альтернативу инициативы Минэкономразвития, но готов это сделать при необходимости.

«Если Минэк признает свою беспомощность в этом вопросе и попросит нас это сделать, мы, конечно, сделаем. Но подменять собой правительство я считаю неправильным. Они на себя это брали, были поручения, они должны отработать.

Не могут — пожалуйста, скажите об этом, попросите помощи, мы всегда поможем», — подчеркнул Александр Хинштейн.

При этом он выступил против централизации хранения и обработки электронных документов в каком-либо государственном ведомстве. «Надо ли документы коммерческих структур складывать в единый архив — вопрос дискуссионный. У меня пока такого убеждения нет.

Государство не должно собой подменять все вокруг и становиться единственной точкой входа. Хранение персональных данных — здесь да, понятно, все в руках государства. Но в данном случае банк у себя хранит данные клиентов. Бога ради.

Зачем в какую-то единую точку это все сводить, это вопрос дискуссионный», — заключил Александр Хинштейн.